Con l'avvento della messaggistica istantanea, dei messaggi di testo, delle videochat, dei social media e altro ancora, molti hanno dimenticato l'e-mail. Nel mondo degli affari, tuttavia, l'e-mail è ancora un metodo di comunicazione fondamentale.

Se utilizzate regolarmente la posta elettronica, soprattutto per lavoro, è importante che le vostre e-mail abbiano un aspetto professionale. Una firma professionale in calce ai vostri messaggi può contribuire notevolmente a formalizzare le e-mail che inviate a colleghi, dirigenti e clienti.

Se non avete ancora una firma e-mail, o se ne avete una ma avete dimenticato come modificarla, siete nel posto giusto.

In questo articolo vi mostreremo come aggiungere o modificare la vostra firma e-mail e farla apparire professionale.

Come aggiungere una firma in Gmail

L'aggiunta di una firma in Gmail è facile e veloce, basta seguire i seguenti passaggi:

Passo 1: accedere alle impostazioni di Gmail

In Gmail, fare clic sull'icona Impostazioni nell'angolo superiore destro dello schermo.

Fase 2: Fare clic sul pulsante "Vedi tutte le impostazioni".

Fase 3: Fare clic sul pulsante "Crea nuovo".

Scorrere verso il basso e trovare la sezione "Firma", quasi alla fine della pagina. Una volta lì, fare clic sul pulsante "Crea nuovo".

Passo 4: Inserire il nome della firma

Una volta inserito il nome, fare clic sul pulsante "Crea". Nell'esempio che segue ho utilizzato il mio nome, ma è possibile digitare qualsiasi cosa si desideri.

Passo 5: inserire la firma

Nella finestra di testo sul lato destro del nome, è possibile inserire tutte le informazioni che si desidera inserire nella firma. È possibile formattare il testo e aggiungere anche immagini o link URL, se lo si desidera.

Quali informazioni aggiungere per dare un aspetto professionale alla vostra firma e-mail? Consultate la sezione sottostante per maggiori dettagli.

Passo 6: Impostare le impostazioni predefinite della firma

È necessario selezionare una firma da utilizzare per i nuovi messaggi e una per le risposte o l'inoltro dei messaggi. È possibile aggiungerne più di una, per cui se ne possono scegliere diverse per i nuovi messaggi e per le risposte/anticipazioni. Se si hanno più firme, tutte appariranno nell'elenco a discesa.

Passo 7: salvare le modifiche

Non dimenticate di scorrere fino alla fine dello schermo e di salvare le modifiche. Una volta fatto, il gioco è fatto.

Come aggiornare la firma di Gmail

Potrebbe essere necessario aggiornare la firma quando si ottiene un nuovo numero di contatto o un nuovo titolo di lavoro, o forse si desidera modificarla per ottenere un aspetto più professionale. In ogni caso, se non vi piace l'aspetto della vostra firma, non preoccupatevi: è facile modificarla.

Per aggiornarla, basta seguire gli stessi passaggi utilizzati per crearne una nuova. Quando si arriva alla sezione della firma nelle impostazioni (passaggio 2), fare clic sul nome, quindi apportare le modifiche nella finestra di testo sul lato destro.

Non dimenticate di andare in fondo alla pagina e salvare le impostazioni.

Come rendere professionale la firma di Gmail

Ci sono vari modi per rendere professionale la vostra firma e-mail. Iniziate con il vostro nome e cognome, seguito da informazioni che riguardano il vostro lavoro o la vostra posizione. I seguenti sono gli elementi che aggiungeranno il maggior valore.

1. Nome

Probabilmente vorrete usare il vostro nome formale invece di soprannomi o nomi abbreviati, a meno che non abbiate un ambiente di lavoro o clienti più informali.

2. Titolo

Indicate il vostro titolo di lavoro, che può essere fondamentale soprattutto per i destinatari che potrebbero non conoscervi bene o che non hanno lavorato con voi in passato.

3. Nome della società

Se lavorate per un'azienda, fate sapere per chi lavorate. Se non lavorate per un'azienda specifica, potreste scrivere "Independent Contractor" o "Freelance Developer".

Quando si aggiungono informazioni sull'azienda, è possibile aggiungere il logo aziendale. Chiedete se la vostra azienda ha un formato standard per le firme delle e-mail.

4. Certificazioni

Si consiglia di elencare le certificazioni possedute da voi o dalla vostra azienda. Alcune certificazioni sono accompagnate da un logo o da un simbolo che potete aggiungere.

5. Informazioni di contatto

Fornite al destinatario modi alternativi per contattarvi: aggiungete il vostro numero di telefono, il sito web dell'azienda o qualsiasi altra informazione di contatto. Potete anche includere il vostro indirizzo e-mail, anche se sarà già presente nel messaggio nella sezione "Da". Non fa male averlo dove qualcuno può trovarlo facilmente.

6. Informazioni sui social media

Si può prendere in considerazione la possibilità di collegarsi a qualsiasi account di social media professionale, come LinkedIn.

7. Foto

L'inclusione di una propria foto è facoltativa, anche se potrebbe essere utile per vedere con chi si sta comunicando. Assicuratevi di utilizzare una foto dall'aspetto professionale.

Cosa non si deve includere nella firma di Gmail

Non esagerate: aggiungere troppe informazioni renderà la vostra firma disordinata e difficile da leggere. Se è piena di informazioni che non interessano a nessuno, è molto probabile che il destinatario la ignori del tutto.

A volte capita di vedere persone che includono una citazione preferita nella loro firma Gmail. Eviterei di aggiungere qualcosa del genere, a meno che non si tratti di un motto o di uno slogan utilizzato dalla vostra azienda. Le citazioni di carattere opinionistico, politico o controverso potrebbero offendere qualcuno, e il luogo di lavoro non è il posto in cui volete farlo.

Evitate di distrarre la vostra firma Gmail, non rendetela così accattivante da togliere importanza al corpo del messaggio di posta elettronica.

La firma deve fornire informazioni che indichino chi siete, cosa fate, per chi lavorate, come contattarvi e forse perché possono fidarsi di voi. Niente di tutto ciò deve sminuire il vostro messaggio.

Perché è necessaria una firma e-mail per Gmail?

Le firme delle e-mail conferiscono un'aria di professionalità alle vostre comunicazioni e sono una parte essenziale del vostro messaggio, anche se vengono compilate automaticamente prima di premere il pulsante di invio.

Se inviate molte e-mail, aggiungere automaticamente il vostro nome e le vostre informazioni in calce può farvi risparmiare molta frustrazione e confusione.

Inoltre, evita di dimenticare di fornire le informazioni di contatto, cosa che potrebbe accadere quando si ha fretta di inviare un messaggio importante.

Infine, la firma di Gmail garantisce la coerenza: invia sempre le stesse informazioni, in modo corretto. Vi siete mai preoccupati di aver fornito il numero di telefono corretto o vi siete chiesti se il destinatario non saprà da chi proviene la vostra e-mail?

Il vostro indirizzo e-mail potrebbe essere molto diverso dal vostro nome reale. Una firma e-mail in Gmail assicura che il destinatario sappia da chi proviene il messaggio.

Parole finali

Le firme di posta elettronica possono essere una parte fondamentale dei vostri messaggi Gmail. Forniscono informazioni importanti su di voi e offrono ai lettori modi alternativi per contattarvi. Fanno risparmiare tempo compilando automaticamente gli elementi essenziali per voi. Infine, assicurano l'invio costante delle stesse informazioni a tutti i vostri destinatari.

Una volta impostata la vostra firma e-mail per Gmail, assicuratevi di rivederla spesso e di tenerla aggiornata ogni volta che le vostre informazioni cambiano.

Spero che questo articolo vi abbia aiutato a progettare la vostra firma professionale in Gmail. Non esitate a contattarci per qualsiasi domanda o commento.