Wraz z pojawieniem się komunikatorów internetowych, wiadomości tekstowych, czatów wideo, mediów społecznościowych i innych, wielu zapomniało o poczcie elektronicznej. W świecie biznesu jednak, poczta elektroniczna jest nadal krytyczną metodą komunikacji.

Jeśli regularnie korzystasz z poczty elektronicznej, zwłaszcza w celach biznesowych, ważne jest, aby Twoje wiadomości wyglądały profesjonalnie. Posiadanie profesjonalnego podpisu na dole wiadomości może przejść długą drogę w formalizowaniu wiadomości, które wysyłasz do współpracowników, menedżerów i klientów.

Jak więc to zrobić? Jeśli nie masz jeszcze podpisu email, albo masz, ale zapomniałeś jak go zmienić, to trafiłeś we właściwe miejsce.

W tym artykule pokażemy Ci, jak dodać lub zmienić swój podpis email i sprawić, by wyglądał profesjonalnie.

Jak dodać podpis w Gmailu

Dodanie podpisu w Gmailu jest proste i można to zrobić szybko, wystarczy skorzystać z poniższych kroków:

Krok 1: Przejdź do ustawień Gmaila

W Gmailu kliknij ikonę ustawień w prawym górnym rogu ekranu.

Krok 2: Kliknij przycisk "Zobacz wszystkie ustawienia"

Krok 3: Kliknij przycisk "Utwórz nowy".

Przewiń w dół i znajdź sekcję "Podpis". Będzie ona prawie pod koniec strony. Gdy już tam będziesz, kliknij przycisk "Utwórz nowy".

Krok 4: Wprowadź nazwę podpisu

Po wpisaniu nazwy kliknij przycisk "Utwórz". W poniższym przykładzie użyłem właśnie swojego imienia, ale możesz wpisać cokolwiek chcesz.

Krok 5: Wprowadź swój podpis

W oknie tekstowym po prawej stronie nazwy możesz wpisać wszystkie informacje, które mają się znaleźć w Twoim podpisie. Możesz formatować tekst, a nawet dodawać obrazy lub linki URL, jeśli chcesz.

Jakie informacje powinieneś dodać, aby Twój podpis mailowy wyglądał profesjonalnie? Więcej szczegółów znajdziesz w poniższej sekcji.

Krok 6: Ustaw domyślne ustawienia podpisu

Musisz wybrać sygnaturę, która będzie używana dla nowych wiadomości oraz jedną dla odpowiedzi lub przekazywania wiadomości dalej. Możesz dodać więcej niż jedną, więc możesz wybrać różne dla nowych wiadomości i odpowiedzi/współpracy. Jeśli masz wiele sygnatur, wszystkie pojawią się na liście rozwijanej.

Krok 7: Zapisz zmiany

Nie zapomnij przewinąć do dołu ekranu i zapisać zmiany, a gdy już to zrobisz, to gotowe.

Jak zaktualizować podpis w Gmailu

Być może będziesz musiał zaktualizować swój podpis, gdy otrzymasz nowy numer kontaktowy lub nazwę stanowiska. Może chcesz zmienić go, aby wyglądał bardziej profesjonalnie. Niezależnie od sytuacji, jeśli nie podoba Ci się wygląd Twojego podpisu, nie martw się, można go łatwo zmodyfikować.

Aby go zaktualizować, wystarczy wykonać te same kroki, które zostały użyte do stworzenia nowego. Gdy dojdziesz do sekcji podpisu w ustawieniach (Krok 2), kliknij nazwę, a następnie wprowadź zmiany w oknie tekstowym po prawej stronie.

To takie proste, nie zapomnij przejść na sam dół strony i zapisać swoich ustawień.

Jak sprawić, by podpis pod Gmailem wyglądał profesjonalnie?

Istnieją różne sposoby, aby Twój podpis emailowy wyglądał profesjonalnie. Zacznij od swojego imienia i nazwiska, a następnie informacji, które odnoszą się do Twojej pracy lub stanowiska. Poniżej znajdują się rzeczy, które dodadzą najwięcej wartości.

1. nazwa

Prawdopodobnie chcesz użyć swojej formalnej nazwy zamiast jakichkolwiek pseudonimów lub skróconych nazw, chyba że masz bardziej swobodne środowisko pracy lub klientów.

2) Tytuł

Podaj swoją nazwę stanowiska. To może być kluczowe, zwłaszcza dla odbiorców, którzy mogą Cię nie znać dobrze lub nie współpracowali z Tobą w przeszłości.

3) Nazwa firmy

Jeśli pracujesz dla firmy, daj im znać, dla kogo pracujesz. Jeśli nie pracujesz dla konkretnej firmy, możesz umieścić "Independent Contractor" lub "Freelance Developer".

Dodając informacje o firmie, możesz dodać logo firmy. Zapytaj, czy Twoja firma ma standardowy format podpisów e-mail.

4. certyfikaty

Możesz wymienić wszelkie certyfikaty, które posiadasz Ty lub Twoja firma. Niektóre certyfikaty posiadają logo lub symbol, który możesz również dodać.

5) Dane kontaktowe

Zapewnij odbiorcy alternatywne sposoby kontaktu z Tobą. Dodaj swój numer telefonu, stronę internetową firmy lub inne informacje kontaktowe. Możesz również umieścić swój adres e-mail, nawet jeśli będzie on już w wiadomości w sekcji "Od". Nie zaszkodzi mieć go w miejscu, w którym ktoś może go łatwo znaleźć.

6) Informacje o mediach społecznościowych

Możesz rozważyć powiązanie z dowolnym profesjonalnym kontem w mediach społecznościowych, takich jak LinkedIn.

7. fot.

Zamieszczenie swojego zdjęcia jest opcjonalne, choć może być miłe dla ludzi, którzy chcą zobaczyć z kim się komunikują. Upewnij się tylko, że używasz profesjonalnie wyglądającego zdjęcia.

Czego nie należy umieszczać w sygnaturze Gmaila

Nie przesadzaj, dodanie zbyt wielu informacji sprawi, że Twój podpis będzie zagracony i trudny do odczytania. Jeśli będzie pełen informacji, które nikogo nie obchodzą, istnieje duża szansa, że odbiorca całkowicie go zignoruje.

Czasami można zauważyć, że ludzie umieszczają ulubiony cytat w podpisie Gmaila. Unikałbym dodawania czegoś takiego, chyba że jest to motto lub slogan używany przez Twoją firmę. Cytaty, które są opiniotwórcze, polityczne lub kontrowersyjne mogą kogoś urazić - a miejsce pracy nie jest miejscem, w którym chcesz to zrobić.

Unikaj rozpraszającego podpisu pod Gmailem. Nie rób go tak efektownym, że odciąga uwagę od treści wiadomości.

Podpis powinien zawierać informacje, które mówią ludziom kim jesteś, co robisz, dla kogo pracujesz, jak się z Tobą skontaktować i być może dlaczego mogą Ci zaufać. Żadna z tych informacji nie powinna odciągać uwagi od Twojego przekazu.

Dlaczego potrzebuję podpisu email dla Gmaila?

Podpisy emailowe dodają profesjonalizmu do Twojej komunikacji i są istotną częścią wiadomości, nawet jeśli są wypełniane automatycznie przed naciśnięciem przycisku wysyłania.

Dobry podpis emailowy oszczędza czas. Jeśli wysyłasz dużo emaili, automatyczne dodanie swojego imienia i informacji na dole może zaoszczędzić wiele frustracji i zamieszania.

Dzięki temu nie zapomnisz podać swoich danych kontaktowych, co może się zdarzyć, gdy spieszysz się z wysłaniem ważnej wiadomości.

Wreszcie, podpis Gmaila zapewnia spójność. Wysyła te same informacje, poprawnie, za każdym razem. Czy kiedykolwiek martwiłeś się, czy podałeś poprawny numer telefonu lub zastanawiałeś się, czy twój odbiorca nie będzie wiedział, od kogo jest twój e-mail?

Twój adres e-mail może znacznie różnić się od Twojego rzeczywistego nazwiska. Podpis e-mail w Gmailu gwarantuje, że odbiorca wie, od kogo pochodzi wiadomość.

Słowa końcowe

Podpisy email mogą być istotną częścią Twoich wiadomości na Gmailu. Dostarczają ważnych informacji o Tobie i dają czytelnikom alternatywne sposoby kontaktu z Tobą. Oszczędzają czas poprzez automatyczne wypełnianie istotnych informacji za Ciebie. Wreszcie, zapewniają, że konsekwentnie wysyłasz te same informacje do wszystkich odbiorców.

Po skonfigurowaniu podpisu email dla Gmaila, pamiętaj, aby często go przeglądać i upewnić się, że jest on aktualny, gdy zmienią się jakiekolwiek Twoje informacje.

Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci w zaprojektowaniu profesjonalnej sygnatury e-mail w Gmailu. Zapraszam do kontaktu z nami w przypadku jakichkolwiek pytań lub komentarzy.