Dengan munculnya pesan instan, pesan teks, obrolan video, media sosial, dan banyak lagi, banyak yang telah melupakan email. Namun, dalam dunia bisnis, email masih merupakan metode komunikasi yang penting.

Jika Anda adalah pengguna email secara teratur, terutama untuk bisnis, penting bagi email Anda untuk terlihat profesional. Memiliki tanda tangan profesional di bagian bawah pesan Anda dapat sangat membantu dalam memformalkan email yang Anda kirim ke rekan kerja, manajer, dan klien.

Jadi bagaimana Anda melakukannya? Jika Anda belum memiliki tanda tangan email, atau Anda sudah memilikinya tetapi lupa bagaimana cara mengubahnya, Anda telah datang ke tempat yang tepat.

Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara menambahkan atau mengubah signature email Anda dan membuatnya terlihat profesional.

Cara Menambahkan Tanda Tangan di Gmail

Menambahkan tanda tangan di Gmail itu mudah dan dapat dilakukan dengan cepat. Cukup gunakan langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Pergi ke pengaturan Gmail

Di Gmail, klik ikon Settings (Pengaturan) di sudut kanan atas layar.

Langkah 2: Klik tombol "Lihat semua pengaturan"

Langkah 3: Klik tombol "Buat Baru"

Gulir ke bawah dan temukan bagian "Signature". Bagian ini akan berada hampir di dekat akhir halaman. Setelah Anda berada di sana, klik tombol "Create New".

Langkah 4: Masukkan nama tanda tangan

Setelah Anda memasukkan nama, klik tombol "Create". Saya hanya menggunakan nama saya dalam contoh di bawah ini, tetapi Anda dapat mengetik apa pun yang Anda inginkan.

Langkah 5: Masukkan tanda tangan Anda

Di jendela teks di sisi kanan nama, Anda dapat memasukkan semua informasi yang ingin Anda masukkan ke dalam tanda tangan Anda. Anda dapat memformat teks dan bahkan menambahkan gambar atau tautan URL jika Anda mau.

Informasi apa yang harus Anda tambahkan untuk membuat tanda tangan email Anda terlihat profesional? Lihat bagian di bawah ini untuk lebih jelasnya.

Langkah 6: Tetapkan default tanda tangan

Anda harus memilih tanda tangan yang akan digunakan untuk pesan baru, dan satu lagi untuk membalas atau meneruskan pesan. Anda bisa menambahkan lebih dari satu, jadi Anda bisa memilih tanda tangan yang berbeda untuk pesan baru dan pesan balasan/terusan. Jika Anda memiliki beberapa tanda tangan, semuanya akan muncul dalam daftar drop-down.

Langkah 7: Simpan perubahan

Jangan lupa untuk menggulir ke bagian bawah layar dan menyimpan perubahan Anda. Setelah itu, Anda sudah selesai.

Cara Memperbarui Tanda Tangan Gmail Anda

Anda mungkin perlu memperbarui tanda tangan Anda ketika Anda mendapatkan nomor kontak atau jabatan baru. Mungkin Anda ingin mengubahnya agar terlihat lebih profesional. Apa pun masalahnya, jika Anda tidak menyukai tampilan tanda tangan Anda, jangan khawatir. Mudah untuk dimodifikasi.

Untuk memperbaruinya, cukup ikuti langkah-langkah yang sama dengan yang digunakan untuk membuat yang baru. Ketika Anda sampai ke bagian tanda tangan di pengaturan Anda (Langkah 2), klik namanya, lalu buat perubahan di jendela teks di sisi kanan.

Sesederhana itu. Jangan lupa untuk pergi ke bagian bawah halaman dan menyimpan pengaturan Anda.

Cara Membuat Tanda Tangan Gmail Anda Terlihat Profesional

Ada berbagai cara untuk membuat signature email Anda terlihat profesional. Mulailah dengan nama lengkap Anda, diikuti dengan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan atau posisi Anda. Berikut ini adalah hal-hal yang akan menambah nilai paling besar.

1. Nama

Anda mungkin ingin menggunakan nama formal Anda alih-alih nama panggilan atau nama yang disingkat, kecuali jika Anda memiliki lingkungan kerja atau klien yang lebih kasual.

2. Judul

Berikan jabatan Anda. Ini bisa sangat penting, khususnya bagi penerima yang mungkin tidak mengenal Anda dengan baik atau belum pernah bekerja dengan Anda sebelumnya.

3. Nama Perusahaan

Jika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan, beri tahu mereka untuk siapa Anda bekerja. Jika Anda tidak bekerja untuk perusahaan tertentu, Anda bisa mencantumkan "Kontraktor Independen" atau "Pengembang Lepas."

Saat menambahkan informasi perusahaan, Anda mungkin ingin menambahkan logo perusahaan Anda. Tanyakan apakah perusahaan Anda memiliki format standar untuk tanda tangan email.

4. Sertifikasi

Anda mungkin ingin mencantumkan sertifikasi apa pun yang Anda atau perusahaan Anda miliki. Beberapa sertifikasi dilengkapi dengan logo atau simbol yang mungkin juga Anda tambahkan.

5. Informasi Kontak

Berikan cara alternatif bagi penerima untuk menghubungi Anda. Tambahkan nomor telepon, situs web bisnis, atau info kontak lainnya. Anda juga dapat menyertakan alamat email Anda, meskipun sudah ada dalam pesan di bagian "Dari". Tidak ada salahnya untuk memilikinya di tempat yang mudah ditemukan seseorang.

6. Informasi Media Sosial

Anda dapat mempertimbangkan untuk menautkan ke akun media sosial profesional apa pun, seperti LinkedIn.

7. Foto

Menyertakan foto diri Anda adalah opsional, meskipun mungkin menyenangkan bagi orang untuk melihat dengan siapa mereka berkomunikasi. Pastikan untuk menggunakan foto yang terlihat profesional.

Apa yang Tidak Boleh Anda Cantumkan dalam Tanda Tangan Gmail Anda

Jangan berlebihan. Menambahkan terlalu banyak informasi akan membuat tanda tangan Anda berantakan dan sulit dibaca. Jika penuh dengan informasi yang tidak dipedulikan oleh siapa pun, ada kemungkinan besar penerima akan mengabaikannya sama sekali.

Terkadang Anda akan melihat orang menyertakan kutipan favorit pada tanda tangan Gmail mereka. Saya akan menghindari menambahkan sesuatu seperti itu kecuali itu adalah moto atau slogan yang digunakan perusahaan Anda. Kutipan yang bersifat opini, politis, atau kontroversial mungkin menyinggung seseorang-dan tempat kerja bukanlah tempat yang Anda inginkan untuk melakukan itu.

Hindari membuat tanda tangan Gmail Anda mengganggu. Jangan membuatnya begitu menarik sehingga menghilangkan isi pesan email Anda.

Tanda tangan harus memberikan informasi yang memberi tahu orang-orang siapa Anda, apa yang Anda lakukan, untuk siapa Anda bekerja, bagaimana cara menghubungi Anda, dan mungkin mengapa mereka dapat mempercayai Anda. Tidak ada satupun yang harus mengurangi pesan Anda.

Mengapa Saya Membutuhkan Tanda Tangan Email untuk Gmail?

Tanda tangan email memberikan kesan profesionalisme pada komunikasi Anda. Tanda tangan email merupakan bagian penting dari pesan Anda, bahkan jika tanda tangan email diisi secara otomatis sebelum Anda menekan tombol kirim.

Tanda tangan email yang baik menghemat waktu. Jika Anda mengirimkan banyak email, menambahkan nama dan informasi Anda di bagian bawah secara otomatis dapat menghemat banyak frustrasi dan kebingungan.

Ini juga mencegah Anda lupa memberikan informasi kontak Anda, yang mungkin terjadi apabila Anda sedang terburu-buru untuk mengirimkan pesan penting.

Terakhir, tanda tangan Gmail memberikan konsistensi. Tanda tangan Gmail mengirimkan informasi yang sama, dengan benar, setiap saat. Pernahkah Anda khawatir jika Anda memberikan nomor telepon yang benar atau bertanya-tanya apakah penerima Anda tidak akan tahu dari siapa email Anda berasal?

Alamat email Anda mungkin jauh berbeda dari nama Anda yang sebenarnya. Tanda tangan email di Gmail memastikan bahwa penerima tahu dari siapa pesan itu berasal.

Kata-kata Terakhir

Tanda tangan email bisa menjadi bagian penting dari pesan Gmail Anda. Mereka memberikan informasi penting tentang Anda dan memberikan cara alternatif kepada pembaca untuk menghubungi Anda. Mereka menghemat waktu dengan mengisi hal-hal penting untuk Anda secara otomatis. Akhirnya, mereka memastikan Anda secara konsisten mengirim info yang sama ke semua penerima Anda.

Setelah Anda menyiapkan tanda tangan email untuk Gmail, pastikan untuk sering memeriksanya dan pastikan Anda selalu memperbaruinya setiap kali ada perubahan informasi Anda.

Saya harap artikel ini telah membantu Anda dalam mendesain tanda tangan email profesional Anda di Gmail. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan atau komentar.