Với sự ra đời của tin nhắn nhanh, tin nhắn văn bản, trò chuyện video, mạng xã hội, v.v., nhiều người đã quên mất email. Tuy nhiên, trong thế giới kinh doanh, email vẫn là một phương thức giao tiếp quan trọng.

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng email, đặc biệt là đối với doanh nghiệp, thì điều quan trọng là email của bạn phải trông thật chuyên nghiệp. Việc có chữ ký chuyên nghiệp ở cuối thư có thể giúp ích rất nhiều trong việc chính thức hóa email mà bạn gửi cho đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng.

Vậy bạn làm điều đó như thế nào? Nếu bạn chưa có chữ ký email hoặc bạn có nhưng quên cách thay đổi chữ ký đó, bạn đã đến đúng nơi.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm hoặc thay đổi chữ ký email của bạn và làm cho nó trông chuyên nghiệp.

Cách thêm chữ ký trong Gmail

Thêm một chữ ký trong Gmail rất dễ dàng và có thể được thực hiện nhanh chóng. Chỉ cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Chuyển đến cài đặt Gmail

Trong Gmail, nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên bên phải của màn hình.

Bước 2: Nhấp vào nút “Xem tất cả cài đặt”

Bước 3: Nhấp vào nút “Tạo mới”

Cuộn xuống và tìm phần “Chữ ký”. Nó sẽ ở gần cuối trang. Sau khi bạn ở đó, hãy nhấp vào nút “Tạo mới”.

Bước 4: Nhập tên chữ ký

Sau khi bạn đã nhập tên, hãy nhấp vào nút “Tạo”. Tôi chỉ sử dụng tên của mình trong ví dụ dưới đây, nhưngbạn có thể nhập bất cứ thứ gì bạn muốn.

Bước 5: Nhập chữ ký của bạn

Trong cửa sổ văn bản ở bên phải tên, bạn có thể nhập tất cả thông tin bạn muốn nhập trong chữ ký của bạn. Bạn có thể định dạng văn bản và thậm chí thêm hình ảnh hoặc liên kết URL nếu muốn.

Bạn nên thêm thông tin gì để chữ ký email trông chuyên nghiệp? Xem phần bên dưới để biết thêm chi tiết.

Bước 6: Đặt mặc định chữ ký

Bạn sẽ cần chọn một chữ ký để sử dụng cho thư mới và một chữ ký để trả lời hoặc chuyển tiếp thư . Bạn có thể thêm nhiều hơn một, vì vậy bạn có thể chọn những cái khác nhau cho tin nhắn mới và tin nhắn trả lời/chuyển tiếp. Nếu bạn có nhiều chữ ký, tất cả chúng sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống.

Bước 7: Lưu thay đổi

Đừng quên cuộn xuống cuối màn hình và lưu các thay đổi của bạn. Khi bạn đã có, bạn đã hoàn tất.

Cách cập nhật chữ ký Gmail của bạn

Bạn có thể cần cập nhật chữ ký của mình khi nhận được số điện thoại liên hệ hoặc chức danh công việc mới. Có thể bạn muốn thay đổi nó để trông chuyên nghiệp hơn. Dù thế nào đi chăng nữa, nếu bạn không thích chữ ký của mình trông như thế nào, đừng lo lắng. Thật dễ dàng để sửa đổi.

Để cập nhật nó, chỉ cần làm theo các bước tương tự đã được sử dụng để tạo cái mới. Khi bạn đến phần chữ ký trong cài đặt của mình (Bước 2), hãy nhấp vào tên, sau đó thực hiện các thay đổi trong cửa sổ văn bản ở bên phải.

Đó làthật đơn giản. Đừng quên đi đến cuối trang và lưu cài đặt của bạn.

Cách làm cho chữ ký Gmail của bạn trông chuyên nghiệp

Có nhiều cách khác nhau để làm cho chữ ký email của bạn trông chuyên nghiệp. Bắt đầu với tên đầy đủ của bạn, tiếp theo là thông tin liên quan đến công việc hoặc vị trí của bạn. Sau đây là những điều sẽ mang lại nhiều giá trị nhất.

1. Tên

Bạn có thể muốn sử dụng tên chính thức của mình thay vì bất kỳ biệt danh hoặc tên rút gọn nào trừ khi bạn có môi trường làm việc bình thường hơn hoặc khách hàng.

2. Chức danh

Nêu chức danh công việc của bạn. Điều này có thể rất quan trọng, đặc biệt đối với những người nhận có thể không biết rõ về bạn hoặc chưa từng làm việc với bạn trong quá khứ.

3. Tên công ty

Nếu bạn làm việc cho một công ty, hãy cho họ biết bạn đang làm việc cho ai. Nếu bạn không làm việc cho một công ty cụ thể, bạn có thể đặt "Nhà thầu độc lập" hoặc "Nhà phát triển tự do".

Khi thêm thông tin công ty, bạn có thể muốn thêm biểu tượng công ty của mình. Hỏi xem công ty của bạn có định dạng chuẩn cho chữ ký email hay không.

4. Giấy chứng nhận

Bạn có thể muốn liệt kê bất kỳ giấy chứng nhận nào mà bạn hoặc công ty của bạn có. Một số chứng nhận đi kèm với biểu trưng hoặc biểu tượng mà bạn cũng có thể thêm vào.

5. Thông tin liên hệ

Cung cấp các cách thay thế để người nhận liên hệ với bạn. Thêm số điện thoại, trang web doanh nghiệp hoặc bất kỳ thông tin liên hệ nào khác của bạn. Bạn cũng có thể bao gồm email của bạnđịa chỉ, mặc dù nó đã có trong tin nhắn trên phần “Từ”. Sẽ không hại gì nếu có nó ở nơi ai đó có thể dễ dàng tìm thấy.

6. Thông tin trên mạng xã hội

Bạn có thể cân nhắc liên kết với bất kỳ tài khoản mạng xã hội chuyên nghiệp nào như LinkedIn.

7. Ảnh

Việc bao gồm một bức ảnh của chính bạn là tùy chọn, mặc dù mọi người có thể thấy họ đang giao tiếp với ai là điều tốt. Chỉ cần đảm bảo sử dụng ảnh có giao diện chuyên nghiệp.

Những điều bạn không nên đưa vào chữ ký Gmail của mình

Đừng lạm dụng nó. Thêm quá nhiều thông tin sẽ làm cho chữ ký của bạn trở nên lộn xộn và khó đọc. Nếu nó chứa đầy thông tin mà không ai quan tâm, thì rất có thể người nhận sẽ bỏ qua nó hoàn toàn.

Đôi khi bạn sẽ thấy mọi người bao gồm một câu trích dẫn yêu thích trên chữ ký Gmail của họ. Tôi sẽ tránh thêm những thứ như thế trừ khi đó là phương châm hoặc khẩu hiệu mà công ty bạn sử dụng. Những trích dẫn mang tính quan điểm, chính trị hoặc gây tranh cãi có thể xúc phạm ai đó—và nơi làm việc không phải là nơi bạn muốn làm điều đó.

Tránh làm cho chữ ký Gmail của bạn trở nên mất tập trung. Đừng làm cho nó bắt mắt đến mức làm mất đi nội dung email của bạn.

Chữ ký phải cung cấp thông tin cho mọi người biết bạn là ai, bạn làm gì, bạn làm việc cho ai, cách liên hệ với bạn và có thể tại sao họ có thể tin tưởng bạn. Không điều nào trong số đó làm giảm thông điệp của bạn.

Tại sao tôi cần một chữ ký email cho Gmail?

Chữ ký email mang lại không khí chuyên nghiệp cho thông tin liên lạc của bạn. Chúng là một phần quan trọng trong thư của bạn, ngay cả khi chúng được điền tự động trước khi bạn nhấn nút gửi.

Chữ ký email tốt giúp tiết kiệm thời gian. Nếu bạn gửi nhiều email, việc tự động thêm tên và thông tin của bạn ở dưới cùng có thể giúp giảm bớt rất nhiều sự thất vọng và nhầm lẫn.

Điều này cũng giúp bạn không quên cung cấp thông tin liên hệ của mình, điều có thể xảy ra khi bạn đang vội gửi một thư quan trọng.

Cuối cùng, chữ ký Gmail cung cấp tính nhất quán. Nó gửi cùng một thông tin, một cách chính xác, mọi lúc. Bạn có bao giờ lo lắng liệu mình đã cung cấp đúng số điện thoại hay băn khoăn liệu người nhận có biết email của bạn là của ai không?

Địa chỉ email của bạn có thể khác xa so với tên thật của bạn. Chữ ký email trong Gmail đảm bảo rằng người nhận biết thư đến từ ai.

Lời cuối

Chữ ký email có thể là một phần quan trọng trong thư Gmail của bạn. Chúng cung cấp thông tin quan trọng về bạn và cung cấp cho người đọc những cách khác để liên hệ với bạn. Họ tiết kiệm thời gian bằng cách tự động điền thông tin cần thiết cho bạn. Cuối cùng, chúng đảm bảo rằng bạn luôn gửi cùng một thông tin cho tất cả những người nhận của mình.

Sau khi bạn thiết lập chữ ký email cho Gmail, hãy nhớ xem lại thông tin đó thường xuyên và đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật thông tin đóbất cứ khi nào bất kỳ thông tin nào của bạn thay đổi.

Tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn thiết kế chữ ký email chuyên nghiệp trong Gmail. Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào.