Odată cu apariția mesageriei instantanee, a mesajelor text, a chat-ului video, a rețelelor sociale și a altora, mulți au uitat de e-mail. În lumea afacerilor, totuși, e-mailul este încă o metodă esențială de comunicare.

Dacă folosiți în mod regulat e-mailurile, în special pentru afaceri, este important ca e-mailurile dvs. să aibă un aspect profesional. O semnătură profesională în partea de jos a mesajelor dvs. poate contribui în mare măsură la formalizarea e-mailurilor pe care le trimiteți colegilor, managerilor și clienților.

Dacă nu aveți încă o semnătură de e-mail sau dacă aveți una, dar ați uitat cum să o schimbați, ați ajuns la locul potrivit.

În acest articol, vă vom arăta cum să adăugați sau să vă modificați semnătura de e-mail și să o faceți să arate profesionist.

Cum să adăugați o semnătură în Gmail

Adăugarea unei semnături în Gmail este ușoară și se poate face rapid. Trebuie doar să urmați următorii pași:

Pasul 1: Mergeți la setările Gmail

În Gmail, faceți clic pe pictograma Setări din colțul din dreapta sus al ecranului.

Pasul 2: Faceți clic pe butonul "Vezi toate setările"

Pasul 3: Faceți clic pe butonul "Create New" (Creare nou)

Derulați în jos și găsiți secțiunea "Signature" (Semnătură). Va fi aproape de sfârșitul paginii. Odată ajuns acolo, faceți clic pe butonul "Create New" (Creați un nou cont).

Pasul 4: Introduceți numele semnăturii

După ce ați introdus numele, faceți clic pe butonul "Create" (Creați). În exemplul de mai jos am folosit doar numele meu, dar puteți introduce orice doriți.

Pasul 5: Introduceți semnătura dvs.

În fereastra de text din partea dreaptă a numelui, puteți introduce toate informațiile pe care doriți să le includeți în semnătura dvs. Puteți formata textul și chiar adăuga imagini sau linkuri URL, dacă doriți.

Ce informații ar trebui să adăugați pentru ca semnătura dvs. de e-mail să aibă un aspect profesional? Consultați secțiunea de mai jos pentru mai multe detalii.

Pasul 6: Setați valorile implicite ale semnăturii

Va trebui să selectați o semnătură care va fi utilizată pentru mesajele noi și una pentru mesajele de răspuns sau de redirecționare. Puteți adăuga mai multe semnături, astfel încât să alegeți semnături diferite pentru mesajele noi și pentru mesajele de răspuns sau de redirecționare. Dacă aveți mai multe semnături, toate vor apărea în lista derulantă.

Pasul 7: Salvați modificările

Nu uitați să parcurgeți până în partea de jos a ecranului și să salvați modificările. După ce ați făcut-o, ați terminat.

Cum să vă actualizați semnătura Gmail

S-ar putea să fie nevoie să vă actualizați semnătura atunci când obțineți un nou număr de contact sau o nouă funcție. Poate doriți să o schimbați pentru a avea un aspect mai profesional. În orice caz, dacă nu vă place cum arată semnătura dvs., nu vă faceți griji. Este ușor de modificat.

Pentru a o actualiza, urmați pur și simplu aceiași pași care au fost folosiți pentru a o crea pe cea nouă. Când ajungeți la secțiunea de semnătură din setări (Pasul 2), faceți clic pe nume, apoi efectuați modificările în fereastra de text din partea dreaptă.

Nu uitați să mergeți în partea de jos a paginii și să vă salvați setările.

Cum de a face ca semnătura ta Gmail să arate profesional

Există diverse moduri de a face ca semnătura dvs. de e-mail să aibă un aspect profesional. Începeți cu numele dvs. complet, urmat de informații care se referă la locul de muncă sau la poziția dvs. Următoarele sunt lucruri care vor adăuga cea mai mare valoare.

1. Denumire

Probabil că doriți să vă folosiți numele oficial în locul poreclelor sau al numelor prescurtate, cu excepția cazului în care aveți un mediu de lucru mai obișnuit sau clienți.

2. Titlu

Furnizați titlul postului dumneavoastră. Acest lucru poate fi esențial, în special pentru destinatarii care nu vă cunosc bine sau care nu au lucrat cu dumneavoastră în trecut.

3. Numele companiei

Dacă lucrați pentru o companie, spuneți-le pentru cine lucrați. Dacă nu lucrați pentru o anumită companie, puteți scrie "Independent Contractor" sau "Freelance Developer".

Atunci când adăugați informații despre companie, este posibil să doriți să adăugați logo-ul companiei dvs. Întrebați dacă compania dvs. are un format standard pentru semnăturile de e-mail.

4. Certificări

Poate doriți să enumerați orice certificări pe care le dețineți dumneavoastră sau compania dumneavoastră. Unele certificări sunt însoțite de un logo sau de un simbol pe care îl puteți adăuga și dumneavoastră.

5. Informații de contact

Oferiți modalități alternative prin care destinatarul să vă contacteze. Adăugați numărul de telefon, site-ul web al afacerii sau orice alte informații de contact. De asemenea, puteți include adresa dvs. de e-mail, chiar dacă aceasta se va afla deja în mesaj, la secțiunea "De la". Nu strică să o aveți unde cineva o poate găsi cu ușurință.

6. Informații despre social media

Puteți lua în considerare posibilitatea de a crea un link către orice cont profesional de socializare, cum ar fi LinkedIn.

7. Fotografie

Includerea unei fotografii cu dvs. este opțională, deși ar fi bine ca oamenii să vadă cu cine comunică. Asigurați-vă că folosiți o fotografie cu aspect profesional.

Ce nu ar trebui să includeți în semnătura dvs. de Gmail

Nu exagerați. Dacă adăugați prea multe informații, semnătura dvs. va fi aglomerată și greu de citit. Dacă este plină de informații care nu interesează pe nimeni, există o șansă mare ca destinatarul să o ignore cu totul.

Veți vedea uneori oameni care includ un citat preferat în semnătura lor de Gmail. Aș evita să adaug așa ceva, cu excepția cazului în care este un motto sau un slogan folosit de compania dvs. Citatele care sunt de opinie, politice sau controversate ar putea jigni pe cineva - iar locul de muncă nu este locul în care doriți să faceți acest lucru.

Evitați ca semnătura Gmail să vă distragă atenția. Nu o faceți atât de atrăgătoare încât să distragă atenția de la corpul mesajului de e-mail.

Semnătura ar trebui să ofere informații care să le spună oamenilor cine sunteți, cu ce vă ocupați, pentru cine lucrați, cum să vă contacteze și, poate, de ce pot avea încredere în dumneavoastră. Nimic din toate acestea nu ar trebui să vă distragă atenția de la mesajul dumneavoastră.

De ce am nevoie de o semnătură de e-mail pentru Gmail?

Semnăturile de e-mail conferă un aer de profesionalism comunicărilor dvs. Acestea sunt o parte esențială a mesajului dvs., chiar dacă sunt completate automat înainte de a apăsa butonul de trimitere.

O semnătură de e-mail bună economisește timp. Dacă trimiteți multe e-mailuri, adăugarea automată a numelui și a informațiilor dvs. în partea de jos a semnăturii vă poate scuti de multă frustrare și confuzie.

De asemenea, vă împiedică să uitați să furnizați informațiile de contact, ceea ce se poate întâmpla atunci când vă grăbiți să trimiteți un mesaj vital.

În cele din urmă, o semnătură Gmail oferă coerență. Aceasta trimite aceleași informații, corect, de fiecare dată. V-ați îngrijorat vreodată dacă ați furnizat numărul de telefon corect sau v-ați întrebat dacă destinatarul nu va ști de la cine este e-mailul dvs.?

Adresa dvs. de e-mail poate fi mult diferită de numele dvs. real. O semnătură de e-mail în Gmail asigură că destinatarul știe de la cine vine mesajul.

Ultimele cuvinte

Semnăturile de e-mail pot fi o parte vitală a mesajelor dvs. din Gmail. Acestea oferă informații importante despre dvs. și le oferă cititorilor modalități alternative de a vă contacta. Economisesc timp prin completarea automată a elementelor esențiale. În cele din urmă, vă asigură că trimiteți în mod constant aceleași informații tuturor destinatarilor dvs.

Odată ce v-ați configurat semnătura de e-mail pentru Gmail, asigurați-vă că o revizuiți frecvent și că o actualizați ori de câte ori se modifică informațiile dumneavoastră.

Sper că acest articol v-a ajutat la crearea semnăturii profesionale de e-mail în Gmail. Nu ezitați să ne contactați pentru orice întrebări sau comentarii.