Met de komst van instant messaging, sms, videochat, sociale media en meer, zijn velen e-mail vergeten. In de zakenwereld is e-mail echter nog steeds een essentiële communicatiemethode.

Als u regelmatig e-mail gebruikt, vooral voor zaken, is het belangrijk dat uw e-mails er professioneel uitzien. Een professionele handtekening onderaan uw berichten kan veel bijdragen aan het formaliseren van e-mails die u verstuurt naar collega's, managers en klanten.

Dus hoe doe je dat? Als je nog geen e-mailhandtekening hebt, of je hebt er wel een maar bent vergeten hoe je die moet veranderen, dan ben je hier op de juiste plaats.

In dit artikel laten we u zien hoe u uw e-mailhandtekening toevoegt of wijzigt en er professioneel laat uitzien.

Een handtekening toevoegen in Gmail

Een handtekening toevoegen in Gmail is eenvoudig en kan snel gebeuren. Gebruik gewoon de volgende stappen:

Stap 1: Ga naar Gmail instellingen

Klik in Gmail op het pictogram Instellingen in de rechterbovenhoek van het scherm.

Stap 2: Klik op de knop "Alle instellingen bekijken".

Stap 3: Klik op de knop "Nieuw aanmaken

Scroll naar beneden en vind de sectie "Handtekening", bijna aan het einde van de pagina. Klik daar op de knop "Nieuwe aanmaken".

Stap 4: Voer de naam van de handtekening in

Zodra u de naam hebt ingevoerd, klikt u op de knop "Aanmaken". Ik heb in onderstaand voorbeeld mijn naam gebruikt, maar u kunt alles typen wat u wilt.

Stap 5: Voer uw handtekening in

In het tekstvenster rechts van de naam kunt u alle informatie invoeren die u in uw handtekening wilt hebben. U kunt tekst opmaken en zelfs afbeeldingen of URL-links toevoegen als u dat wilt.

Welke informatie moet u toevoegen om uw e-mailhandtekening er professioneel uit te laten zien? Zie het gedeelte hieronder voor meer details.

Stap 6: Standaardinstellingen handtekening instellen

U moet een handtekening selecteren die wordt gebruikt voor nieuwe berichten, en één voor het beantwoorden of doorsturen van berichten. U kunt er meer dan één toevoegen, dus u kunt verschillende handtekeningen kiezen voor nieuwe berichten en voor het beantwoorden/doorsturen van berichten. Als u meerdere handtekeningen hebt, verschijnen ze allemaal in de vervolgkeuzelijst.

Stap 7: Wijzigingen opslaan

Vergeet niet naar de onderkant van het scherm te scrollen en je wijzigingen op te slaan. Als je dat gedaan hebt, ben je klaar.

Uw Gmail-handtekening bijwerken

Misschien moet u uw handtekening bijwerken wanneer u een nieuw contactnummer of een nieuwe functie krijgt. Misschien wilt u hem veranderen om er professioneler uit te zien. Hoe dan ook, als u niet houdt van hoe uw handtekening eruit ziet, geen zorgen. Hij is gemakkelijk aan te passen.

Om deze bij te werken, volgt u gewoon dezelfde stappen als bij het aanmaken van de nieuwe handtekening. Wanneer u bij het onderdeel handtekening in uw instellingen komt (Stap 2), klikt u op de naam en brengt u de wijzigingen aan in het tekstvenster aan de rechterkant.

Zo eenvoudig is het. Vergeet niet onderaan de pagina uw instellingen op te slaan.

Hoe uw Gmail-handtekening er professioneel uitziet

Er zijn verschillende manieren om uw e-mailhandtekening er professioneel uit te laten zien. Begin met uw volledige naam, gevolgd door informatie die betrekking heeft op uw baan of functie. De volgende zaken zullen de meeste waarde toevoegen.

1. Naam

Je wilt waarschijnlijk je formele naam gebruiken in plaats van bijnamen of verkorte namen, tenzij je een meer informele werkomgeving of klanten hebt.

2. Titel

Geef uw functietitel. Dit kan cruciaal zijn, vooral voor ontvangers die u misschien niet goed kennen of in het verleden niet met u hebben samengewerkt.

3. Bedrijfsnaam

Als u voor een bedrijf werkt, laat hen dan weten voor wie u werkt. Als u niet voor een specifiek bedrijf werkt, kunt u "Onafhankelijk contractant" of "Freelance ontwikkelaar" zetten.

Wanneer u bedrijfsinformatie toevoegt, kunt u misschien uw bedrijfslogo toevoegen. Vraag of uw bedrijf een standaardformaat heeft voor e-mailhandtekeningen.

4. Certificaten

U kunt eventuele certificeringen van u of uw bedrijf vermelden. Bij sommige certificeringen hoort een logo of symbool dat u ook kunt toevoegen.

5. Contactgegevens

Zorg voor alternatieve manieren voor de ontvanger om contact met u op te nemen. Voeg uw telefoonnummer, bedrijfswebsite of andere contactinformatie toe. U kunt ook uw e-mailadres opnemen, ook al staat dat al in het bericht in het gedeelte "Van". Het kan geen kwaad om het op een plaats te hebben waar iemand het gemakkelijk kan vinden.

6. Informatie over sociale media

U kunt overwegen een link te maken naar een professionele sociale media-account zoals LinkedIn.

7. Foto

Het toevoegen van een foto van jezelf is optioneel, hoewel het leuk kan zijn voor mensen om te zien met wie ze communiceren. Zorg ervoor dat je een professioneel uitziende foto gebruikt.

Wat je niet in je Gmail-handtekening moet zetten

Overdrijf het niet. Te veel informatie toevoegen maakt je handtekening onoverzichtelijk en moeilijk leesbaar. Als hij vol staat met informatie die niemand interesseert, is de kans groot dat de ontvanger hem helemaal zal negeren.

Soms zie je dat mensen een favoriet citaat opnemen in hun Gmail-handtekening. Ik zou het toevoegen van zoiets vermijden, tenzij het een motto of slogan is die je bedrijf gebruikt. Citaten die opiniërend, politiek of controversieel zijn, kunnen iemand beledigen - en de werkplek is niet waar je dat wilt doen.

Vermijd dat uw Gmail-handtekening afleidt. Maak hem niet zo opvallend dat hij afleidt van de inhoud van uw e-mailbericht.

De handtekening moet informatie geven die mensen vertelt wie je bent, wat je doet, voor wie je werkt, hoe ze contact met je kunnen opnemen, en misschien waarom ze je kunnen vertrouwen. Niets daarvan mag afbreuk doen aan je boodschap.

Waarom heb ik een e-mailhandtekening voor Gmail nodig?

E-mailhandtekeningen geven uw communicatie een professionele uitstraling. Ze vormen een essentieel onderdeel van uw bericht, zelfs als ze automatisch worden ingevuld voordat u op de verzendknop drukt.

Een goede e-mailhandtekening bespaart tijd. Als u veel e-mails verstuurt, kan het automatisch toevoegen van uw naam en informatie onderaan veel frustratie en verwarring besparen.

Het voorkomt ook dat u vergeet uw contactinformatie te geven, wat kan gebeuren wanneer u haast heeft om een belangrijk bericht te versturen.

Ten slotte zorgt een Gmail-handtekening voor consistentie. Het stuurt elke keer dezelfde informatie, correct. Maakt u zich wel eens zorgen of u het juiste telefoonnummer heeft opgegeven of vraagt u zich af of uw ontvanger niet weet van wie uw e-mail afkomstig is?

Uw e-mailadres kan ver afwijken van uw werkelijke naam. Een e-mailhandtekening in Gmail zorgt ervoor dat de ontvanger weet van wie het bericht afkomstig is.

Laatste woorden

E-mailhandtekeningen kunnen een essentieel onderdeel zijn van uw Gmail-berichten. Ze geven belangrijke informatie over u en geven lezers alternatieve manieren om contact met u op te nemen. Ze besparen tijd door essentiële zaken automatisch voor u in te vullen. Ten slotte zorgen ze ervoor dat u consequent dezelfde informatie naar al uw ontvangers stuurt.

Zodra u uw e-mailhandtekening voor Gmail hebt ingesteld, moet u deze regelmatig bekijken en ervoor zorgen dat u deze actueel houdt wanneer uw informatie verandert.

Ik hoop dat dit artikel u heeft geholpen met het ontwerpen van uw professionele e-mailhandtekening in Gmail. Neem gerust contact met ons op als u vragen of opmerkingen heeft.