Með tilkomu spjallskilaboða, textaskilaboða, myndspjalls, samfélagsmiðla og fleira hafa margir gleymt tölvupósti. Í viðskiptaheiminum er tölvupóstur samt mikilvægur samskiptaaðferð.

Ef þú ert venjulegur notandi tölvupósts, sérstaklega fyrir fyrirtæki, er mikilvægt að tölvupósturinn þinn líti fagmannlega út. Með því að hafa faglega undirskrift neðst í skilaboðunum þínum geturðu verið langt í því að formfesta tölvupóst sem þú sendir til vinnufélaga, stjórnenda og viðskiptavina.

Svo hvernig gerirðu það? Ef þú ert ekki þegar með tölvupóstundirskrift, eða þú ert með hana en gleymdir hvernig á að breyta henni, þá ertu kominn á réttan stað.

Í þessari grein munum við sýna þér hvernig á að bæta við eða breyta tölvupóstundirskriftinni þinni og láta hana líta fagmannlega út.

Hvernig á að bæta við undirskrift í Gmail

Bæta við undirskrift í Gmail er auðveld og hægt að gera það fljótt. Notaðu bara eftirfarandi skref:

Skref 1: Farðu í Gmail stillingar

Í Gmail, smelltu á Stillingar táknið efst í hægra horninu á skjánum.

Skref 2: Smelltu á „Sjá allar stillingar“ hnappinn

Skref 3: Smelltu á „Búa til nýtt“ hnappinn

Skrunaðu niður og finndu „Undirskrift“ hlutann. Það verður næstum undir lok blaðsins. Þegar þú ert þar skaltu smella á „Búa til nýtt“ hnappinn.

Skref 4: Sláðu inn nafn undirskriftarinnar

Þegar þú hefur slegið inn nafnið skaltu smella á „Búa til“ hnappinn. Ég notaði bara nafnið mitt í dæminu hér að neðan, enþú getur slegið inn hvað sem þú vilt.

Skref 5: Sláðu inn undirskriftina þína

Í textaglugganum hægra megin við nafnið geturðu slegið inn allar upplýsingar sem þú vilt vera í undirskrift þinni. Þú getur sniðið texta og jafnvel bætt við myndum eða vefslóðartenglum ef þú vilt.

Hvaða upplýsingum ættir þú að bæta við til að undirskrift tölvupósts þíns líti fagmannlega út? Sjá kaflann hér að neðan til að fá frekari upplýsingar.

Skref 6: Stilltu sjálfgefnar undirskriftir

Þú þarft að velja undirskrift til að nota fyrir ný skilaboð og eina til að svara eða framsenda skilaboð . Þú getur bætt við fleiri en einu, svo þú getur valið mismunandi fyrir ný skilaboð og svarað/framsent skilaboðum. Ef þú ert með margar undirskriftir munu þær allar birtast í fellilistanum.

Skref 7: Vistaðu breytingar

Ekki gleyma að fletta neðst á skjáinn og vistaðu breytingarnar þínar. Þegar þú hefur gert það ertu búinn.

Hvernig á að uppfæra Gmail undirskriftina þína

Þú gætir þurft að uppfæra undirskriftina þína þegar þú færð nýtt tengiliðanúmer eða starfsheiti. Kannski viltu breyta því til að líta fagmannlegra út. Hvað sem því líður, ef þér líkar ekki hvernig undirskriftin þín lítur út, engar áhyggjur. Það er auðvelt að breyta því.

Til að uppfæra það skaltu einfaldlega fylgja sömu skrefum og notuð voru til að búa til nýja. Þegar þú kemur að undirskriftarhlutanum í stillingunum þínum (skref 2), smelltu á nafnið og gerðu síðan breytingarnar í textaglugganum hægra megin.

Það ersvona einfalt. Ekki gleyma að fara neðst á síðunni og vista stillingarnar þínar.

Hvernig á að gera Gmail undirskriftina þína fagmannlega

Það eru ýmsar leiðir til að láta tölvupóstundirskriftina þína líta fagmannlega út. Byrjaðu á fullu nafni þínu, fylgt eftir með upplýsingum sem varða starf þitt eða stöðu. Eftirfarandi eru hlutir sem munu auka mest gildi.

1. Nafn

Þú vilt líklega nota formlega nafnið þitt í stað gælunafna eða styttra nafna nema þú sért með afslappaðra vinnuumhverfi eða viðskiptavinum.

2. Titill

Gefðu upp starfsheiti þitt. Þetta getur verið mikilvægt, sérstaklega fyrir viðtakendur sem kunna að þekkja þig ekki vel eða hafa ekki unnið með þér áður.

3. Nafn fyrirtækis

Ef þú vinnur fyrir fyrirtæki, láttu þá vita fyrir hvern þú ert að vinna. Ef þú vinnur ekki fyrir tiltekið fyrirtæki gætirðu sett „Sjálfstætt verktaki“ eða „Freelance Developer“.

Þegar þú bætir við fyrirtækjaupplýsingum gætirðu viljað bæta við fyrirtækismerki þínu. Spyrðu hvort fyrirtækið þitt hafi staðlað snið fyrir undirskrift tölvupósts.

4. Vottun

Þú gætir viljað skrá hvaða vottorð sem þú eða fyrirtæki þitt hefur. Sumum vottunum fylgir lógó eða tákn sem þú gætir líka bætt við.

5. Samskiptaupplýsingar

Gefðu viðtakandanum aðrar leiðir til að hafa samband við þig. Bættu við símanúmerinu þínu, vefsíðu fyrirtækisins eða öðrum tengiliðaupplýsingum. Þú getur líka látið tölvupóstinn þinn fylgja meðheimilisfang, jafnvel þó að það sé nú þegar í skilaboðunum í hlutanum „Frá“. Það sakar ekki að hafa það þar sem einhver getur auðveldlega fundið það.

6. Upplýsingar um samfélagsmiðla

Þú gætir íhugað að tengja við hvaða faglegan samfélagsmiðlareikning eins og LinkedIn.

7. Mynd

Að setja mynd af sjálfum sér er valfrjálst, þó það gæti verið gott fyrir fólk að sjá við hverja það er í samskiptum. Gakktu úr skugga um að nota fagmannlega mynd.

Það sem þú ættir ekki að hafa með í Gmail undirskriftinni þinni

Ekki ofleika það. Ef þú bætir við of miklum upplýsingum verður undirskriftin þín ringulreið og erfið að lesa. Ef það er fullt af upplýsingum sem engum er sama um eru góðar líkur á að viðtakandinn hunsi þær alveg.

Stundum sérðu fólk með uppáhaldstilvitnun í Gmail undirskrift sína. Ég myndi forðast að bæta einhverju slíku við nema það séu einkunnarorð eða slagorð sem fyrirtækið þitt notar. Tilvitnanir sem eru skoðanakenndar, pólitískar eða umdeildar gætu móðgað einhvern—og vinnustaðurinn er ekki þar sem þú vilt gera það.

Forðastu að gera Gmail undirskriftina þína truflandi. Ekki gera það svo áberandi að það taki frá meginmáli tölvupóstskeytisins.

Undirskriftin ætti að veita upplýsingar sem segja fólki hver þú ert, hvað þú gerir, fyrir hverja þú vinnur, hvernig á að hafa samband við þig og kannski hvers vegna það getur treyst þér. Ekkert af því ætti að draga úr skilaboðum þínum.

Af hverju þarf ég tölvupóstundirskrift fyrir Gmail?

Tölvupóstundirskriftir veita samskiptum þínum fagmennsku. Þau eru mikilvægur hluti af skilaboðunum þínum, jafnvel þótt þau fyllist sjálfkrafa út áður en þú ýtir á sendahnappinn.

Góð tölvupóstundirskrift sparar tíma. Ef þú sendir út fullt af tölvupósti getur það sparað mikla gremju og rugl að bæta við nafni þínu og upplýsingum neðst sjálfkrafa.

Það kemur líka í veg fyrir að þú gleymir að gefa upp tengiliðaupplýsingarnar þínar, sem gæti gerst þegar þú ert að flýta þér að senda út mikilvæg skilaboð.

Að lokum veitir Gmail undirskrift samkvæmni. Það sendir sömu upplýsingar, rétt, í hvert skipti. Hefur þú einhvern tíma áhyggjur ef þú gafst upp rétt símanúmer eða veltir fyrir þér hvort viðtakandinn þinn muni ekki vita frá hverjum tölvupósturinn þinn er?

Netfangið þitt gæti verið miklu frábrugðið raunverulegu nafni þínu. Tölvupóstundirskrift í Gmail tryggir að viðtakandinn viti frá hverjum skilaboðin koma.

Lokaorð

Tölvupóstundirskrift getur verið mikilvægur hluti af Gmail skilaboðunum þínum. Þeir veita mikilvægar upplýsingar um þig og gefa lesendum aðrar leiðir til að hafa samband við þig. Þeir spara tíma með því að fylla sjálfkrafa út nauðsynlegar upplýsingar fyrir þig. Að lokum tryggja þeir að þú sendir stöðugt sömu upplýsingar til allra viðtakenda þinna.

Þegar þú hefur sett upp tölvupóstundirskriftina þína fyrir Gmail, vertu viss um að skoða þær oft og vertu viss um að hafa þær uppfærðaralltaf þegar einhverjar upplýsingar þínar breytast.

Ég vona að þessi grein hafi hjálpað þér við að hanna faglega tölvupóstundirskriftina þína í Gmail. Vinsamlegast ekki hika við að hafa samband við okkur með spurningar eða athugasemdir.