اگر کاربر مکرر ایمیل هستید، احتمالاً نامه هایی از همکاران، همکاران، دوستان یا خانواده را مشاهده کرده اید که در انتهای آن یک امضا وجود دارد. ممکن است نام، شماره تلفن، عنوان شغلی و سایر اطلاعات مربوط به آنها را ارائه دهد. یک امضا می تواند یک ایمیل را بسیار حرفه ای جلوه دهد.

در حالی که اکثر ارتباطات الکترونیکی اکنون به شکل پیام رسانی فوری، پیام متنی، چت ویدیویی یا رسانه های اجتماعی هستند، ایمیل هنوز به طور گسترده در دنیای تجارت استفاده می شود. به همین دلیل، داشتن یک علامت حرفه ای که برجسته باشد و به دیگران اجازه دهد با چه کسی در ارتباط هستند بسیار مهم است.

آیا شما کاربر Outlook هستید؟ ایجاد امضای ایمیل در Microsoft Outlook بسیار ساده است. فقط در چند دقیقه می توان آن را انجام داد.

اگر قبلاً یکی دارید، و فراموش کرده اید که چگونه آن را تغییر دهید، ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه آن را تغییر دهید. بیایید نحوه افزودن یا اصلاح امضای ایمیل خود را بررسی کنیم. پس از آن، نکاتی را در مورد نحوه حرفه ای جلوه دادن آن اضافه کرده ایم.

اضافه کردن امضا در Microsoft Outlook

افزودن امضا در Outlook یک فرآیند نسبتاً ساده است. ما این کار را در نسخه وب Outlook انجام خواهیم داد، اما می‌توان آن را با استفاده از مراحل تقریباً یکسان در برنامه Outlook نیز انجام داد. اسکرین شات های این مقاله از نسخه وب Outlook هستند.

مرحله 1: وارد Microsoft Outlook شوید

ورود به Microsoft Outlook.

مرحله 2 : تنظیمات Outlook را باز کنید

تنظیمات حساب خود را باز کنید. این کار را با کلیک بر روی نماد تنظیمات در گوشه سمت راست بالای مرورگر خود انجام دهید.

مرحله 3: روی "مشاهده همه تنظیمات Outlook" کلیک کنید

مرحله 4: روی Mail - Compose and Reply کلیک کنید

در منوی تنظیمات، روی "Mail" و سپس "Compose and Reply" کلیک کنید. در بالای پنجره سمت راست صفحه، باید بلافاصله بخش "امضای ایمیل" را ببینید.

مرحله 5: اطلاعات امضای خود را اضافه کنید

افزودن همه موارد چیزهایی که می خواهید در امضای خود نشان دهید. بخش زیر را در مورد نحوه اطمینان از حرفه ای بودن آن ببینید.

می توانید فونت ها را تغییر دهید و از گزینه های استاندارد قالب بندی متن استفاده کنید. همچنین در صورت تمایل می‌توانید تصاویر را اضافه کنید.

مرحله 6: گزینه‌ها را انتخاب کنید

گزینه‌ها را انتخاب کنید تا مشخص کنید چه زمانی باید از امضا استفاده شود. می‌تواند در پیام‌ها و پیام‌هایی که به آنها پاسخ می‌دهید یا فوروارد می‌کنید، گنجانده شود.

مرحله 7: تغییرات خود را ذخیره کنید

فراموش نکنید که روی دکمه «ذخیره» در گوشه سمت راست پایین هنگامی که ذخیره کردید، کارتان تمام شد. شما باید یک امضای حرفه ای زیبا در ایمیل های خود داشته باشید.

امضای Microsoft Outlook خود را به روز کنید

اگر از ظاهر امضای جدید خود راضی نیستید، نگران نباشید. ویرایش آن آسان است. همچنین زمانی که اطلاعات تماس تغییر می‌کند، عنوان شغلی جدیدی دریافت می‌کنید، یا فقط می‌خواهید کار را انجام دهید، معمول است که نیاز به ایجاد تغییرات داشته باشید.آن را کمی افزایش دهید.

برای به روز رسانی آن، کافی است همان مراحلی را که برای ایجاد مورد جدید استفاده شد، دنبال کنید. هنگامی که به بخش امضای تنظیمات رسیدید (مرحله 4)، روی پنجره متن در سمت راست کلیک کنید، سپس کادر متن را به شکلی که می‌خواهید ویرایش کنید. ساده است. فراموش نکنید که تنظیمات خود را ذخیره کنید.

چگونه امضای Outlook خود را حرفه ای جلوه دهید

راه های متعددی برای اطمینان از حرفه ای بودن امضای ایمیل شما وجود دارد. اولویت های اصلی شما: نام کامل خود را به همراه شغل یا موقعیت خود وارد کنید، سپس اطلاعات تماس را درج کنید. موارد زیر بیشترین ارزش را خواهند داشت.

1. نام

شما ممکن است بخواهید از نام رسمی خود استفاده کنید. نام مستعار یا نام کوتاه شده را حذف نکنید، مگر اینکه محیط کاری معمولی یا مشتریانی داشته باشید.

2. عنوان

این می تواند بسیار مهم باشد، به خصوص برای کسانی که ممکن است شما را به خوبی نشناسند یا نشناسند. در گذشته با شما کار کرده ام.

3. نام شرکت

اگر برای شرکتی کار می کنید، گیرندگان باید نام آن را بدانند. اگر برای یک شرکت کار نمی‌کنید، ممکن است چیزی مانند «پیمانکار مستقل» یا «توسعه‌دهنده آزاد» قرار دهید. همچنین اگر نماینده شرکتی نیستید، می‌توانید این بخش را کنار بگذارید.

هنگام افزودن اطلاعات شرکت، ممکن است به اضافه کردن لوگوی شرکت خود فکر کنید. ابتدا با شرکت خود بررسی کنید تا ببینید آیا آنها چیزهای خاصی دارند که مایلند شما آنها را لحاظ کنید.

4. گواهینامه ها

شماهمچنین ممکن است هر گونه گواهینامه ای را که شما یا شرکت شما دارید فهرست کند. گواهینامه ها ممکن است با یک آرم یا نماد همراه باشند که می تواند اضافه شود.

5. اطلاعات تماس

این ممکن است مهمترین بخش باشد. راه های جایگزینی را ارائه دهید تا کسی با شما در تماس باشد. شماره تلفن، وب‌سایت کسب‌وکارتان یا هر روش دیگری که ممکن است داشته باشید را اضافه کنید. همچنین می‌توانید آدرس ایمیل خود را وارد کنید حتی اگر قبلاً در پیامی در بخش «از» باشد. داشتن آن در جایی که کسی بتواند به راحتی آن را ببیند و به آن دسترسی داشته باشد، ضرری ندارد.

6. رسانه های اجتماعی

به هر حساب رسانه اجتماعی حرفه ای مانند لینکدین یا سایر حساب های اجتماعی که نشان دهنده آن هستند پیوند دهید. کسب و کار شما.

7. عکس

عکسی از خودتان اختیاری است، اما برای مردم خوب است که ببینند با چه کسی در ارتباط هستند. اگر فرهنگ شرکت شما رسمی است، مطمئن شوید که از یک عکس با ظاهر حرفه ای استفاده کنید.

آنچه را که نباید در امضای Outlook خود قرار دهید

همانطور که می بینید، بخش امضا به شما اجازه می دهد برای افزودن متن یا عکس فراوان، اما ساده نگه داشتن آن اشکالی ندارد. هدف ارائه داده هایی است که بیشترین ارزش را به پیام های شما می بخشد.

در آن زیاده روی نکنید. اگر مقدار زیادی اضافه کنید، ممکن است به هم ریخته به نظر برسد. بیش از حد اطلاعات ممکن است باعث شود گیرنده آن را نادیده بگیرد، به خصوص اگر عجله داشته باشد.

شما اغلب می بینید که افراد نوعی نقل قول یا نقل قول می دهند.در امضای ایمیل خود می گویند. من این را توصیه نمی کنم مگر اینکه شعار یا شعار شرکت شما باشد. نقل قول ها اغلب می توانند نظری، سیاسی یا بحث برانگیز باشند. ممکن است خطر توهین به کسی را داشته باشید. اگر میل شما حرفه ای بودن است، نقل قول ها چیزی است که باید از آن اجتناب کنید.

آخرین چیزی که باید در مورد آن فکر کنید: از ایجاد حواس پرتی امضای خود اجتناب کنید. شما می خواهید مورد توجه قرار گیرد، اما همچنین نمی خواهید آنقدر چشم نواز باشد که پیام شما را از بین ببرد.

امضا باید به مردم بگوید که شما چه کسی هستید، چه کار می‌کنید، برای چه کسی کار می‌کنید، چگونه با شما تماس بگیرند، و احتمالاً چرا می‌توانند به شما اعتماد کنند.

چرا به امضای ایمیل نیاز دارید Outlook

دلایل خوب دیگری برای داشتن نام نامی از پیش فرمت شده وجود دارد. اگرچه ممکن است ساده به نظر برسند، اما اهمیت آنها را دست کم نگیرید.

همانطور که قبلاً دیدیم، امضای ایمیل پیام های شما را حرفه ای تر می کند. یک امضا می تواند در زمان با ارزش صرفه جویی کند.

در حالی که ممکن است زیاد به نظر نرسد، ارسال چندین ایمیل و افزودن مداوم نام و سایر جزئیات می تواند کارهای دیگر را از بین ببرد. با یک پیش‌فرض از قبل ایجاد شده، یک کار کمتر برای هر پیام وجود دارد.

یک امضا همچنین تضمین می‌کند که نام و سایر جزئیات همیشه در هر ایمیل وجود دارد. فراموش نخواهید کرد که اطلاعات تماس بسیار مهم خود را اضافه کنید. یک امضای استاندارد اطلاعات تماس شما را ثابت نگه می دارد تا شما را بشناسیددقیقاً همان چیزی را برای هر گیرنده ارسال می کنند.

یک دلیل آخر وجود دارد: گیرنده می داند که از چه کسی پیام را دریافت می کند. آدرس های ایمیل اغلب قسمت های درهم آمیخته نام ما هستند که با اعداد یا حروف دیگر ترکیب شده اند.

در نتیجه، شخصی که پیام را دریافت می کند ممکن است نام کامل شما را نداند. امضای رسمی تضمین می کند که گیرنده شما را می شناسد.

کلمات پایانی

امضای ایمیل Outlook شما بخش مهمی از ارتباطات شما است. اطلاعاتی در مورد شما ارائه می دهد و راه های دیگری را به خوانندگان شما می دهد تا با شما تماس بگیرند. در زمان تایپ و ارسال ایمیل صرفه جویی می کند زیرا مجبور نیستید به طور مداوم متن تکراری را پر کنید.

هنگامی که امضای Outlook خود را تنظیم کردید، حتماً آن را مرتباً مرور کنید و مطمئن شوید که آن را ادامه می دهید. اگر چیزی تغییر کند تا به امروز.

امیدواریم این مقاله به شما کمک کرده باشد تا امضای ایمیل حرفه ای خود را در Outlook تنظیم کنید. لطفا در صورت هرگونه سوال یا نظر با ما تماس بگیرید.