Wenn Sie häufig E-Mails verschicken, haben Sie wahrscheinlich schon einmal eine E-Mail von Kollegen, Freunden oder Verwandten gesehen, die am Ende eine Signatur mit Namen, Telefonnummer, Berufsbezeichnung und anderen wichtigen Informationen enthält. Eine Signatur kann eine E-Mail sehr professionell aussehen lassen.

Auch wenn die meisten elektronischen Kommunikationsmittel heute in Form von Instant Messaging, Textnachrichten, Videochats oder sozialen Medien genutzt werden, ist die E-Mail in der Geschäftswelt nach wie vor weit verbreitet. Deshalb ist es wichtig, ein professionelles Zeichen zu haben, das sich von anderen abhebt und die Kommunikation mit anderen Personen erkennen lässt.

Sind Sie ein Outlook-Benutzer? Das Erstellen einer E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook ist recht einfach und kann in wenigen Minuten erledigt werden.

Wenn Sie bereits eine haben und vergessen haben, wie Sie sie ändern können, zeigen wir Ihnen, wie das geht. Wir sehen uns an, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur hinzufügen oder ändern können. Danach haben wir einige Hinweise für ein professionelles Aussehen hinzugefügt.

Hinzufügen einer Signatur in Microsoft Outlook

Das Hinzufügen einer Signatur in Outlook ist ein recht unkomplizierter Prozess. Wir werden dies in der Webversion von Outlook tun, aber es kann auch mit fast identischen Schritten in der Outlook-App durchgeführt werden. Die Screenshots in diesem Artikel stammen aus der Webversion von Outlook.

Schritt 1: Melden Sie sich bei Microsoft Outlook an.

Melden Sie sich bei Microsoft Outlook an.

Schritt 2: Öffnen Sie die Outlook-Einstellungen

Öffnen Sie Ihre Kontoeinstellungen, indem Sie auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Browsers klicken.

Schritt 3: Klicken Sie auf "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen".

Schritt 4: Klicken Sie auf Mail - Verfassen und Antworten

Klicken Sie im Menü "Einstellungen" auf "E-Mail" und dann auf "Verfassen und Antworten". Im oberen Teil des Fensters auf der rechten Seite des Bildschirms sollten Sie sofort den Abschnitt "E-Mail-Signatur" sehen.

Schritt 5: Fügen Sie Ihre Unterschriftsinformationen hinzu

Fügen Sie alle Dinge hinzu, die in Ihrer Signatur erscheinen sollen, und lesen Sie im folgenden Abschnitt, wie Sie dafür sorgen, dass Ihre Signatur professionell aussieht.

Sie können die Schriftart ändern und andere Standard-Textformatierungsoptionen verwenden. Es ist auch möglich, Bilder hinzuzufügen, wenn Sie dies wünschen.

Schritt 6: Optionen auswählen

Wählen Sie Optionen aus, um festzulegen, wann die Signatur verwendet werden soll. Sie kann in neue Nachrichten sowie in Nachrichten, die Sie beantworten oder weiterleiten, eingefügt werden.

Schritt 7: Speichern Sie Ihre Änderungen

Vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche "Speichern" in der unteren rechten Ecke zu klicken. Sobald Sie gespeichert haben, sind Sie fertig; Sie sollten eine schöne, professionell aussehende Signatur für Ihre E-Mails haben.

Aktualisieren Sie Ihre Microsoft Outlook-Signatur

Wenn Sie mit dem Aussehen Ihrer neuen Unterschrift nicht zufrieden sind, können Sie sie ganz einfach bearbeiten. Es kommt auch häufig vor, dass Sie Änderungen vornehmen müssen, wenn sich Ihre Kontaktdaten ändern, Sie eine neue Berufsbezeichnung erhalten oder Sie sie einfach ein wenig auffrischen möchten.

Um sie zu aktualisieren, befolgen Sie einfach die gleichen Schritte wie bei der Erstellung der neuen. Wenn Sie zum Abschnitt "Signatur" der Einstellungen gelangen (Schritt 4), klicken Sie auf das Textfenster auf der rechten Seite und bearbeiten Sie das Textfeld so, wie Sie es wünschen. So einfach ist das. Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen zu speichern.

Wie Sie Ihre Outlook-Signatur professionell aussehen lassen

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Signatur professionell aussieht. Ihre oberste Priorität: Ihr vollständiger Name, gefolgt von Ihrem Beruf oder Ihrer Position, dann die Kontaktinformationen. Die folgenden Elemente werden den größten Mehrwert bieten.

1. der Name

Verwenden Sie Ihren offiziellen Namen und lassen Sie Spitznamen oder abgekürzte Namen weg, es sei denn, Sie arbeiten in einem lockeren Umfeld oder haben Kunden.

2. titel

Dies kann entscheidend sein, insbesondere für diejenigen, die Sie nicht gut kennen oder in der Vergangenheit nicht mit Ihnen zusammengearbeitet haben.

3. der Name des Unternehmens

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, müssen die Empfänger den Namen des Unternehmens kennen. Wenn Sie nicht für ein Unternehmen arbeiten, können Sie etwas wie "Independent Contractor" oder "Freelance Developer" angeben. Sie können diesen Teil auch weglassen, wenn Sie kein Unternehmen vertreten.

Wenn Sie Informationen über Ihr Unternehmen hinzufügen, können Sie auch Ihr Firmenlogo hinzufügen. Erkundigen Sie sich zunächst bei Ihrem Unternehmen, ob es bestimmte Dinge gibt, die Sie einfügen sollen.

4. bescheinigungen

Sie können auch alle Zertifizierungen aufführen, die Sie oder Ihr Unternehmen besitzen. Zertifizierungen können mit einem Logo oder Symbol versehen sein, das ebenfalls hinzugefügt werden kann.

5. kontaktinformationen

Dies ist vielleicht der wichtigste Teil. Geben Sie alternative Möglichkeiten an, wie jemand mit Ihnen in Kontakt treten kann. Fügen Sie Ihre Telefonnummer, Ihre Unternehmenswebsite oder andere Methoden hinzu. Sie können auch Ihre E-Mail-Adresse angeben, obwohl sie bereits in der Nachricht im Abschnitt "Von" steht. Es schadet nicht, sie dort zu haben, wo jemand sie leicht sehen und abrufen kann.

6. soziale Medien

Erwägen Sie die Verknüpfung mit professionellen Konten in sozialen Medien wie LinkedIn oder anderen, die Ihr Unternehmen repräsentieren.

7. foto

Ein Foto von Ihnen selbst ist optional, aber es ist schön für die Leute zu sehen, mit wem sie kommunizieren. Wenn Ihre Unternehmenskultur formell ist, stellen Sie sicher, dass Sie ein professionell aussehendes Foto verwenden.

Was Sie nicht in Ihre Outlook-Signatur aufnehmen sollten

Wie Sie sehen, können Sie im Signaturbereich eine Fülle von Text oder Bildern hinzufügen, aber es spricht nichts dagegen, es einfach zu halten. Das Ziel ist es, Daten bereitzustellen, die Ihren Nachrichten den größten Mehrwert verleihen.

Übertreiben Sie es nicht. Wenn Sie zu viel hinzufügen, kann es unübersichtlich wirken. Eine Überfrachtung mit Informationen kann dazu führen, dass der Empfänger sie einfach ignoriert, vor allem, wenn er in Eile ist.

Oft sieht man Leute, die ein Zitat oder einen Spruch in ihre E-Mail-Signatur einfügen. Ich empfehle, davon abzusehen, es sei denn, es handelt sich um ein Motto oder einen Slogan Ihres Unternehmens. Zitate können oft rechthaberisch, politisch oder kontrovers sein; Sie riskieren, jemanden zu beleidigen. Wenn Sie professionell sein wollen, sollten Sie Zitate vermeiden.

Ein letzter Punkt: Vermeiden Sie es, dass Ihre Unterschrift zu sehr ablenkt. Sie wollen, dass sie wahrgenommen wird, aber sie soll auch nicht so auffällig sein, dass sie von Ihrer Botschaft ablenkt.

Die Unterschrift sollte den Leuten sagen, wer Sie sind, was Sie tun, für wen Sie arbeiten, wie sie Sie kontaktieren können und warum sie Ihnen vertrauen können.

Warum Sie eine E-Mail-Signatur für Outlook benötigen

Es gibt noch einige andere gute Gründe für einen vorformatierten Namen, die zwar einfach erscheinen mögen, deren Bedeutung aber nicht unterschätzt werden sollte.

Wie wir bereits gesehen haben, lässt eine E-Mail-Signatur Ihre Nachrichten professioneller aussehen. Eine Signatur kann wertvolle Zeit sparen.

Es mag nicht viel erscheinen, aber das Versenden mehrerer E-Mails und das ständige Hinzufügen Ihres Namens und anderer Details kann Sie von anderen Aufgaben ablenken. Mit einem vorgefertigten Standard müssen Sie für jede Nachricht einen Schritt weniger tun.

Eine Signatur stellt auch sicher, dass Ihr Name und andere Angaben immer in jeder E-Mail enthalten sind. Sie werden nicht vergessen, Ihre wichtigen Kontaktdaten hinzuzufügen. Eine Standardsignatur hält Ihre Kontaktdaten konstant, so dass Sie wissen, dass Sie jedem Empfänger genau das Gleiche senden.

Es gibt noch einen letzten Grund: Der Empfänger wird wissen, von wem er die Nachricht erhält. E-Mail-Adressen sind oft zusammengewürfelte Teile unserer Namen, kombiniert mit Zahlen oder anderen Buchstaben.

Eine förmliche Unterschrift stellt sicher, dass der Empfänger weiß, wer Sie sind, und nicht, dass er Ihren vollständigen Namen kennt.

Letzte Worte

Ihre Outlook-E-Mail-Signatur ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Kommunikation. Sie enthält Informationen über Sie und bietet Ihren Lesern alternative Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Sie spart Zeit beim Tippen und Versenden von E-Mails, da Sie nicht ständig wiederkehrenden Text ausfüllen müssen.

Sobald Sie Ihre Outlook-Signatur eingerichtet haben, sollten Sie sie regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass sie auf dem neuesten Stand ist, wenn sich etwas ändert.

Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen geholfen, Ihre professionelle E-Mail-Signatur in Outlook einzurichten. Bei Fragen oder Anmerkungen können Sie sich gerne an uns wenden.