Ако често ползвате електронна поща, вероятно сте виждали писма от колеги, приятели или роднини, които имат подпис в края. В него може да са посочени името, телефонният номер, длъжността и друга важна информация. Подписът може да направи електронното писмо да изглежда изключително професионално.

Въпреки че повечето електронни комуникации вече са под формата на незабавни съобщения, текстови съобщения, видеочат или социални медии, електронната поща все още се използва широко в света на бизнеса. Поради това е изключително важно да имате професионално изглеждащ знак, който да се откроява и да позволява на другите да разберат с кого общуват.

Потребител на Outlook ли сте? Създаването на имейл подпис в Microsoft Outlook е доста просто; може да се направи само за няколко минути.

Ако вече имате такъв и сте забравили как да го промените, ще ви покажем как. Нека разгледаме как да добавите или промените подписа на електронната си поща. След това сме включили някои бележки как да го направите да изглежда професионално.

Добавяне на подпис в Microsoft Outlook

Добавянето на подпис в Outlook е сравнително лесен процес. Ще направим това в уеб версията на Outlook, но може да се направи и чрез почти идентични стъпки в приложението Outlook. Екранните снимки в тази статия са от уеб версията на Outlook.

Стъпка 1: Влезте в Microsoft Outlook

Влезте в Microsoft Outlook.

Стъпка 2: Отворете настройките на Outlook

Отворете настройките на акаунта си. Направете това, като кликнете върху иконата за настройки в горния десен ъгъл на браузъра си.

Стъпка 3: Кликнете върху "Преглед на всички настройки на Outlook"

Стъпка 4: Кликнете върху Mail - Compose and Reply

В менюто с настройки щракнете върху "Mail" и след това върху "Compose and reply" (Съставяне и отговор). В горната част на прозореца от дясната страна на екрана веднага трябва да видите раздела "Email signature" (Имейл подпис).

Стъпка 5: Добавете информация за подписа си

Добавете всички неща, които искате да се появят в подписа ви. Вижте раздела по-долу как да се уверите, че подписът ви изглежда професионално.

Можете да променяте шрифтовете и да използвате други стандартни опции за форматиране на текст. Ако желаете, можете да добавяте и изображения.

Стъпка 6: Изберете опции

Изберете опции, за да определите кога да се използва подписът. Той може да бъде включен в нови съобщения и в съобщения, на които отговаряте или които препращате.

Стъпка 7: Запазване на промените

Не забравяйте да щракнете върху бутона "Запази" в долния десен ъгъл. След като запазите, сте готови; трябва да имате хубав професионално изглеждащ подпис на имейлите си.

Актуализиране на подписа в Microsoft Outlook

Ако не сте доволни от начина, по който изглежда новият ви подпис, не се притеснявайте. Лесно е да го редактирате. Също така често се налага да правите промени, когато информацията за контакт се промени, получите нова длъжност или просто искате да я опресните малко.

За да го актуализирате, просто следвайте същите стъпки, които са използвани за създаването на новия. Когато стигнете до раздела за подпис в настройките (стъпка 4), щракнете върху прозореца за текст отдясно, след което редактирайте текстовото поле, за да изглежда по желания от вас начин. Толкова е просто. Не забравяйте да запазите настройките си.

Как да направите подписа си в Outlook да изглежда професионален

Има много начини да гарантирате, че подписът на електронната ви поща изглежда професионално. Основните ви приоритети: включете пълното си име, последвано от работата или длъжността ви, след това информация за контакт. По-долу са посочени елементите, които ще добавят най-голяма стойност.

1. Име

Може да искате да използвате официалното си име. Не използвайте прякори или съкратени имена, освен ако не работите в по-непринудена работна среда или нямате клиенти.

2. Заглавие

Това може да е от решаващо значение, особено за тези, които не ви познават добре или не са работили с вас в миналото.

3. Име на компанията

Ако работите за компания, получателите трябва да знаят името ѝ. Ако не работите за компания, можете да напишете нещо като "Независим изпълнител" или "Разработчик на свободна практика". Можете също така да пропуснете тази част, ако не представлявате компания.

Когато добавяте информация за компанията, може да помислите за добавяне на фирменото лого. Първо се консултирайте с компанията, за да разберете дали има конкретни неща, които бихте искали да включите.

4. Сертификати

Може да посочите и всички сертификати, които притежавате вие или вашата компания. Сертификатите могат да бъдат придружени от лого или символ, които също могат да бъдат добавени.

5. Информация за контакт

Това може би е най-важната част. Представете алтернативни начини, по които някой може да се свърже с вас. Добавете телефонния си номер, уебсайта на фирмата си или други методи, които може да имате. Можете да включите и имейл адреса си, въпреки че той вече ще бъде в съобщението в раздела "От". Не пречи да го има там, където някой може лесно да го види и да има достъп до него.

6. Социални медии

Помислете за свързване с всички професионални профили в социалните медии, като LinkedIn или други, които представят вашия бизнес.

7. снимка

Вашата снимка не е задължителна, но е хубаво хората да виждат с кого общуват. Ако фирмената ви култура е официална, не забравяйте да използвате професионално изглеждаща снимка.

Какво не трябва да включвате в подписа си в Outlook

Както виждате, разделът за подпис ви позволява да добавяте изобилие от текст или снимки, но няма нищо лошо в това да го запазите опростен. Целта е да предоставите данни, които добавят най-голяма стойност към вашите съобщения.

Не прекалявайте с информацията. Ако добавите твърде много, тя може да изглежда претрупана. Претоварването с информация може да накара получателя просто да я игнорира, особено ако бърза.

Често виждате хора, които включват някакъв цитат или поговорка в подписа на имейла си. Не препоръчвам това, освен ако не е мото или слоган на вашата компания. Цитатите често могат да бъдат с изразено мнение, политически или противоречиви; може да рискувате да обидите някого. Ако желанието ви е да бъдете професионалисти, цитатите са нещо, което трябва да избягвате.

И още нещо, за което трябва да помислите: избягвайте подписът ви да отвлича вниманието. Искате той да бъде забелязан, но също така не искате да е толкова привлекателен, че да отнема от посланието ви.

Подписът трябва да казва на хората кой сте, какво правите, за кого работите, как да се свържат с вас и евентуално защо могат да ви се доверят.

Защо се нуждаете от имейл подпис за Outlook

Има и някои други основателни причини да разполагате с предварително форматиран псевдоним. Макар да изглеждат прости, не подценявайте значението им.

Както вече видяхме, подписът на имейла прави съобщенията ви да изглеждат по-професионални. Подписът може да спести ценно време.

Макар да не изглежда много, изпращането на множество имейли и постоянното добавяне на името и други данни може да отнеме време за други задачи. С предварително създадени имейли по подразбиране има едно нещо по-малко, което трябва да правите за всяко съобщение.

Подписът също така гарантира, че вашето име и други данни са винаги включени във всеки имейл. Няма да забравите да добавите важната си информация за контакт. Стандартният подпис запазва информацията за контакт постоянна, така че да знаете, че изпращате точно същото нещо на всеки получател.

Има и една последна причина: получателят ще знае от кого получава съобщението. Имейл адресите често представляват разбъркани части от нашите имена, комбинирани с цифри или други букви.

В резултат на това лицето, което получава съобщението, може да не знае пълното ви име. Официалният подпис гарантира, че получателят знае кой сте вие.

Заключителни думи

Имейл подписът ви в Outlook е важна част от комуникациите ви. Той предоставя информация за вас и дава на читателите ви алтернативни начини за връзка с вас. Той спестява време при писане и изпращане на имейли, тъй като няма да се налага да попълвате непрекъснато повтарящ се текст.

След като настроите подписа си в Outlook, не забравяйте да го преглеждате често и да се уверите, че го актуализирате, ако нещо се промени.

Надяваме се, че тази статия ви е помогнала да настроите професионалния си имейл подпис в Outlook. Моля, не се колебайте да се свържете с нас с всякакви въпроси или коментари.