Bạn có bị choáng ngợp bởi giấy không? Bạn phát ốm vì tủ hồ sơ và bàn làm việc bừa bộn? Bạn có thể đang đọc bài viết đánh giá này vì bạn quyết định đã đến lúc không cần giấy tờ. Bạn có thể không bao giờ loại bỏ hoàn toàn giấy ra khỏi văn phòng của mình, nhưng bạn có thể dễ dàng tạo phiên bản điện tử của mọi mẩu giấy mà bạn có. Tài liệu của bạn sẽ dễ truy cập hơn, dễ tìm hơn và dễ chia sẻ hơn. Để bắt đầu, bạn sẽ cần một máy quét tài liệu chất lượng.

Máy quét tài liệu được thiết kế để quét nhanh tài liệu nhiều trang và biến chúng thành tài liệu điện tử có thể tìm kiếm được. Chúng thường có các khay nạp tờ đáng tin cậy có thể chứa hàng chục trang giấy, có thể quét cả hai mặt của trang cùng một lúc và đi kèm với phần mềm có thể lưu tất cả các trang đó dưới dạng PDF có thể tìm kiếm.

Nhiều loại là bây giờ không dây, vì vậy chúng không phải sống trên bàn của bạn được kết nối với máy tính của bạn. Họ có thể quét đến nhiều vị trí, bao gồm cả máy tính, thiết bị di động và đám mây.

ScanSnap iX1500 của Fujitsu được nhiều người cho là máy quét tài liệu tốt nhất hiện có. Tôi đồng ý, và có một cái trong văn phòng của tôi. Nó nhanh và đáng tin cậy, đồng thời màn hình cảm ứng lớn của nó cho phép bạn quét các tài liệu dài đến nhiều vị trí khác nhau mà thậm chí không cần đến máy tính.

Để sử dụng trên thiết bị di động, Doxie Q chắc chắn đáng để cân nhắc . Nó nhẹ và nhỏ, chạy bằng pin, cung cấp khay nạp giấy cơ bản, có thể kết nối không dâymáy in của các nhà sản xuất khác.

2. RavenScanner Original

RavenScanner Original là một máy quét được đánh giá cao với nhiều tính năng tương đồng với người chiến thắng của chúng tôi. Nó có màn hình cảm ứng lớn để quét không cần máy tính, khay nạp tài liệu 50 tờ, độ phân giải tối đa 600 dpi và hoạt động không dây hoặc có dây (nhưng sử dụng Ethernet thay vì USB). Tuy nhiên, tốc độ quét của nó chỉ bằng một nửa so với người chiến thắng của chúng tôi.

Sơ lược:

• Khay nạp tờ: 50 tờ,
• Quét hai mặt: Có ,
• Tốc độ quét: 17 trang/phút (hai mặt),
• Độ phân giải tối đa: 600 dpi,
• Giao diện: Wi-Fi, Ethernet,
• Trọng lượng: 6,17 lb, 2,8 kg.

Bạn thậm chí có thể làm được nhiều việc hơn từ màn hình cảm ứng của máy quét so với người chiến thắng của chúng tôi. Giống như ScanSnap iX1500, RavenScanner có thể gửi tài liệu đã quét của bạn đến một số vị trí bao gồm cả đám mây, nhưng cũng có thể gửi email hoặc fax chúng trực tiếp từ máy quét và có thể lưu vào ổ đĩa flash được kết nối. Bạn thậm chí có thể thực hiện chỉnh sửa tài liệu cơ bản bằng màn hình cảm ứng 7 inch.

Máy quét này là sản phẩm mới cho năm 2019, vì vậy rất khó để đánh giá mức độ ổn định của nó trong quá trình sử dụng lâu dài. Cho đến nay, người dùng có vẻ rất hài lòng và máy quét có xếp hạng cao nhất trong số bất kỳ đánh giá nào trong bài đánh giá này nhưng chưa có đủ bài đánh giá để xếp hạng đó quá nặng. Người dùng thích có thể quét mà không cần máy tính và so sánh nó rất tích cực vớiMáy quét của Fujitsu.

Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó mạnh hơn một chút và sẵn sàng trả thêm tiền, thì công ty cũng cung cấp máy quét đắt tiền hơn với thông số kỹ thuật tốt hơn, RavenScanner Pro . Máy có màn hình cảm ứng 8 inch, khay nạp 100 tờ và có thể quét 60 trang mỗi phút.

3. Epson DS-575

Máy Epson DS-575 trông tương tự như người chiến thắng của chúng tôi khi đóng lại, mặc dù có một loạt nút và đèn thay vì màn hình cảm ứng. Nó cũng có thông số kỹ thuật tương tự, bao gồm tốc độ quét nhanh hơn một chút. Mặc dù nó đã tồn tại lâu hơn iX1500, nhưng nó không đạt được sức hút tương tự trên thị trường.

Tổng quan:

• Khay nạp tờ: 50 tờ, 96 đánh giá,
• Quét hai mặt: Có,
• Tốc độ quét: 35 trang/phút (hai mặt)
• Độ phân giải tối đa: 600 dpi,
• Giao diện: Wi -Fi, USB,
• Trọng lượng: 8,1 lb, 3,67 kg.

Epson DS-575 có nhiều điểm chung với ScanSnap iX500 cũ hơn so với iX1500 mới. Nó cung cấp kết nối không dây hoặc USB, cho phép bạn quét vào máy tính, thiết bị di động hoặc đám mây, đồng thời bao gồm khay nạp 50 tờ và thời gian quét hai mặt rất nhanh. Hồ sơ có thể được tạo cho các loại quét khác nhau. Nhưng nó không có màn hình cảm ứng, khiến bạn phụ thuộc nhiều hơn vào máy tính hoặc thiết bị của mình khi chọn các tùy chọn quét.

Đánh giá của người tiêu dùng nhìn chung là tích cực. Người dùng thấy phần mềm dễ cài đặt hơnCủa Fujitsu - mặc dù phàn nàn về việc phải tải xuống - nhưng ít khả năng hơn sau khi cài đặt. Người dùng cũng nhận thấy rằng việc khôi phục khi bị kẹt giấy không dễ dàng như khi sử dụng ScanSnap—mặc dù may mắn thay, tình trạng kẹt giấy dường như khá hiếm gặp—và bản quét đen trắng không có chất lượng như bản quét màu.

Một giải pháp thay thế tương tự khác của Epson là ES-500W . Nó có thông số kỹ thuật giống hệt nhau và thiết kế rất giống nhau nhưng có màu đen chứ không phải màu trắng. Một vấn đề với dòng sản phẩm của Epson là thiếu sự khác biệt. Những máy quét này giống nhau đến mức khó biết tại sao bạn lại chọn cái này hơn cái kia. Các phiên bản không dây của cả hai máy quét cũng có sẵn với giá ưu đãi.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

S1300i là em trai của ScanSnap iX1500. Nó chỉ bằng một nửa tốc độ và cần được cắm vào máy tính của bạn để hoạt động. Nó mạnh hơn Doxie Q, nhưng không di động bằng. Tôi đã sử dụng một cái để quét hàng nghìn tờ giấy trong nhiều năm và chưa bao giờ gặp sự cố.

Sơ lược:

• Khay nạp tờ: 10 tờ,
• Quét hai mặt: Có,
• Tốc độ quét: 12 trang/phút (hai mặt),
• Độ phân giải tối đa: 600 dpi,
• Giao diện: USB,
• Trọng lượng: 3,09 lb, 1,4 kg.

Mặc dù không nhanh bằng người chiến thắng của chúng tôi nhưng tốc độ 12 trang hai mặt mỗi phút không tệ. (Nhưng lưu ý rằng tốc độ giảm xuống chỉ còn 4 trang/phút khi sử dụng nguồn USB, vì vậy đối vớicông việc quét mà bạn chắc chắn sẽ muốn cắm nguồn.) Nếu bạn có một lượng lớn giấy tờ tồn đọng cần quét, bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh gấp đôi với iX1500, nhưng nếu tính di động hoặc giá cả là quan trọng đối với bạn, thì điều này máy quét là một giải pháp thay thế tuyệt vời.

Khay nạp tài liệu chỉ chứa được 10 trang, nhưng đôi khi tôi cố nhét được nhiều hơn. Và đối với các tài liệu rất lớn, tôi đã thành công trong việc thêm nhiều trang hơn vì trang cuối cùng đang được quét để tạo ra một tệp PDF nhiều trang có chứa mọi trang.

Thao tác một nút khá trực quan và tôi có thể tạo một số hồ sơ quét trên máy tính của tôi. Tuy nhiên, tôi không thể chọn chúng từ máy quét, giống như bạn có thể làm với iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

Đối với máy quét di động, Brother ADS-1700W có rất nhiều tính năng. Nó có màn hình cảm ứng 2,8 inch, kết nối không dây và khay nạp tài liệu tự động 20 tờ. Nó có thể thực hiện quét hai mặt với tốc độ nhanh 25 trang/phút (nhanh hơn đáng kể so với các máy quét di động khác mà chúng tôi đề cập).

Nhưng bạn cần cắm nó vào ổ cắm điện. Nó không có pin như Doxie Q hoặc hoạt động khi tắt nguồn USB như ScanSnap S1300i.

Sơ lược:

• Khay nạp tờ: 20 tờ,
• Quét hai mặt: Có,
• Tốc độ quét: 25 trang/phút (hai mặt),
• Độ phân giải tối đa: 600 dpi,
• Giao diện: Wi-Fi, micro-USB,
• Trọng lượng: 3,3lb, 1,5 kg.

Giống như ScanSnap iX1500, bạn có thể tạo lối tắt cho các kiểu quét cụ thể và những lối tắt này sẽ được hiển thị dưới dạng biểu tượng trên màn hình cảm ứng. Bạn có thể quét trực tiếp bộ nhớ flash USB, vì vậy có thể quét mà không cần máy tính.

Ngoài ra, bạn có thể quét trực tiếp vào máy tính hoặc thiết bị di động của mình. Tuy nhiên, người dùng đã rất ngạc nhiên khi biết rằng máy quét không thể quét trực tiếp lên đám mây, FTP hoặc email mà không có sự trợ giúp của máy tính. Trang web chính thức có vẻ hơi gây nhầm lẫn ở đây.

Tốc độ quét nhanh hơn đáng kể so với các máy quét di động khác và khay nạp tài liệu tự động có thể chứa 20 tờ, một lần nữa tốt hơn so với đối thủ cạnh tranh. Điều đó làm cho nó trở thành một máy quét tuyệt vời nếu bạn muốn sử dụng nó cả trong văn phòng và trên đường. Mặc dù bạn sẽ cần mang theo dây nguồn bên mình nhưng kết nối Wi-Fi giúp bạn tùy chọn mang theo cáp micro-USB.

Mặc dù tôi nghĩ Doxie Q mang lại trải nghiệm di động tốt nhất nhưng bạn không cần phải mang theo cắm nguồn hoặc mang theo máy tính—ADS-1700W là lựa chọn tốt hơn cho người dùng ưu tiên quét nhanh hơn và khay nạp tài liệu dung lượng lớn hơn. Chỉ cần lưu ý rằng nó nặng gấp đôi và bạn sẽ phải mang theo dây nguồn bên mình.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Hãy chuyển sang một số tùy chọn đắt tiền hơn. Brother ADS-2800W lớn hơn và nặng hơn so với người chiến thắng của chúng tôi nhưng cung cấp tốc độ quét 40 trang/phút nhanh hơn vàlựa chọn Wi-Fi, Ethernet và USB. Nó được thiết kế cho các nhóm làm việc vừa và nhỏ và hỗ trợ các đích quét phù hợp hơn với môi trường đó, chẳng hạn như thư mục mạng, FTP, SharePoint và ổ nhớ flash USB.

Tổng quan:

• Khay nạp tờ: 50 tờ,
• Quét hai mặt: Có,
• Tốc độ quét: 40 trang/phút (hai mặt),
• Độ phân giải tối đa: 600 dpi,
• Giao diện: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Trọng lượng: 10,03 lb, 4,55 kg.

Giống như ScanSnap iX1500, ADS-2800 cho phép bạn quét đến một số điểm đến trực tiếp từ màn hình cảm ứng 3,7 inch (nhỏ hơn một chút) của thiết bị. Hình ảnh quét được tối ưu hóa bằng cách loại bỏ các lỗ đục lỗ, làm sạch các cạnh và loại bỏ nhiễu nền.

Tuy nhiên, mặc dù tốc độ quét nhanh nhưng một người dùng đã cảm thấy thất vọng với thời gian xử lý tài liệu sau khi quét quá lâu. Anh ấy báo cáo rằng một tài liệu dài 26 trang mất 9 phút 26 giây và máy quét không sử dụng được trong thời gian đó. Có vẻ như anh ấy đang sử dụng một máy tính mạnh mẽ và tôi không chắc có liên quan đến lỗi người dùng nào không.

Phần mềm nghe có vẻ hạn chế hơn của Fujitsu. Ví dụ: khi bắt đầu quét từ màn hình cảm ứng, chỉ một máy tính có thể là đích đến. Để gửi các bản quét đến các máy tính khác, bạn cần bắt đầu quá trình quét từ máy tính đó.

Nếu bạn muốn có thêm sức mạnh và sẵn sàng trả tiền cho nó, hãy xem xét BrotherI mageCenter ADS-3000N. Nó cung cấp khả năng quét 50 trang/phút thậm chí còn nhanh hơn và được thiết kế cho các nhóm làm việc từ trung bình đến lớn, nhưng không có màn hình cảm ứng hoặc hỗ trợ Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Dòng sản phẩm ScanSnap của Fujitsu của máy quét được thiết kế cho văn phòng tại nhà. fi-7160 là một trong những máy quét nhóm làm việc của họ. Nó đắt hơn đáng kể, nhưng có khay nạp tài liệu có thể chứa 80 trang (thay vì 50) và quét ở tốc độ 60 trang/phút (thay vì 30 trang). Tuy nhiên, thiết bị này lớn hơn, nặng hơn và thiếu màn hình cảm ứng.

Tổng quan:

• Khay nạp tờ: 80 tờ,
• Quét hai mặt: Có ,
• Tốc độ quét: 60 trang/phút (hai mặt),
• Độ phân giải tối đa: 600 dpi,
• Giao diện: USB,
• Trọng lượng: 9,3 lb , 4,22 kg.

Máy quét này được thiết kế để cho phép một nhóm làm việc quét các tài liệu lớn nhiều trang nhanh hơn bao giờ hết. Để đạt được điều này, nó cung cấp tốc độ quét nhanh hơn và bộ nạp tài liệu lớn hơn bất kỳ máy quét nào khác mà chúng tôi đề cập và nó được đánh giá là có thể xử lý 4.000 lượt quét lớn mỗi ngày. Nếu mục tiêu của bạn là thực hiện một cách đơn giản để hoàn thành công việc quét lớn, thì fi-7160 là một lựa chọn tốt.

Nhưng sức mạnh đó phải trả giá: máy quét này không cung cấp kết nối không dây hoặc một màn hình cảm ứng. Bạn sẽ phải cắm máy in vào cổng USB của một máy tính trong văn phòng và chọn các tùy chọn quét của mình từ phần mềm đi kèm chạy trên cổng đó.máy tính.

Người dùng thấy đây là một máy quét ổn định khi xử lý khối lượng lớn giấy tại một bàn làm việc, chẳng hạn như trong văn phòng luật và nhiều văn phòng mua nhiều đơn vị. Chất lượng đầu ra rất cao và với cấu hình phù hợp, thông thường bạn có thể bắt đầu quét bằng cách nhấn nút trên máy.

Tại sao chọn Paperless?

“Tài liệu đó ở đâu?” “Tại sao bàn của tôi lại lộn xộn như vậy?” “Chúng ta có nộp hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái không?” “Bạn có thể sao chụp nó cho tôi được không?” “Tôi nghĩ nó ở trang 157.” “Xin lỗi, tôi đã để quên tài liệu ở nhà.”

Đó là sáu điều bạn sẽ không bao giờ phải nói sau khi sử dụng tài liệu không cần giấy tờ. Mỗi doanh nghiệp nên xem xét nó. Dưới đây là sáu lý do chính đáng:

• Bạn tiết kiệm dung lượng. Bạn có thể truy cập tất cả tài liệu của mình từ máy tính hoặc thiết bị di động. Bạn sẽ không có hàng chồng giấy trên bàn làm việc hay một căn phòng đầy tủ hồ sơ.
• Tìm kiếm. Bạn có thể tìm thấy thông tin mình muốn dễ dàng hơn. Bạn sẽ có thể tìm kiếm tệp mình cần và nếu tính năng nhận dạng ký tự quang học đã được thực hiện, hãy tìm kiếm cả văn bản bên trong tệp.
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi. Bạn có thể truy cập tất cả các tài liệu của bạn từ máy tính và mang theo bên mình trên thiết bị di động.
• Tổ chức tài liệu. Sử dụng hệ thống tệp để sắp xếp và đồng bộ hóa tài liệu của bạn hoặc đặt chúng vào một hệ thống quản lý tài liệu như Confluence, Microsoft SharePoint hoặc Adobe Document Cloud cholinh hoạt hơn.
• Chia sẻ và liên lạc. Bất kỳ ai trong văn phòng của bạn cũng có thể truy cập tài liệu kỹ thuật số và dễ dàng chia sẻ với những người khác qua email và các dịch vụ đám mây khác nhau.
• Bảo mật. Có thể dễ dàng sao lưu, bảo vệ bằng mật khẩu và lưu trữ tài liệu kỹ thuật số trên phương tiện bảo mật.

Những điều bạn cần biết trước về việc sử dụng tài liệu không cần giấy tờ

Quét mỗi tài liệu giấy trong văn phòng của bạn là một công việc lớn. Đừng làm cho nó khó hơn mức cần thiết. Điều đó bắt đầu bằng việc chọn công cụ phù hợp cho công việc.

Có thể bạn đã sở hữu một máy quét—có thể là một máy quét phẳng được gắn vào một máy in rẻ tiền. Bạn có thể muốn bắt đầu với máy quét đó, nhưng có thể bạn sẽ hối tiếc. Đặt từng trang lên máy quét theo cách thủ công và quét chậm từng mặt một là công thức gây ra sự thất vọng. Bạn có nhiều khả năng bỏ cuộc hơn là kết thúc. Một công việc chỉ mất vài giây trên máy quét phù hợp sẽ khiến bạn mất hàng giờ.

Máy quét tài liệu được thiết kế để quét nhanh các tài liệu lớn nhiều trang. Chúng có khay nạp tài liệu cho phép bạn quét tối đa 50 trang cùng một lúc và thường sẽ quét cả hai mặt giấy cùng một lúc (quét hai mặt). Phần mềm đi kèm sẽ lưu trữ chúng dưới dạng các tệp PDF nhiều trang và thực hiện nhận dạng ký tự quang học để giúp chúng có thể tìm kiếm được – tất cả đều trong thời gian thực.

Tuy nhiên, thật hữu ích khi giữ các loại máy quét khác xung quanh. Máy quét ảnh sẽ làm được nhiều hơn thếcông việc chính xác với hình ảnh và máy quét hình phẳng sẽ xử lý tài liệu đóng gáy và giấy mỏng tốt hơn. Một ứng dụng quét trên điện thoại của bạn sẽ cho phép bạn quét biên lai tại một nhà hàng ngay tại đó, thay vì phải nhớ để thực hiện sau.

Sau khi bạn đã quét tất cả tài liệu của mình, hãy tiếp tục nó khi giấy tờ mới đến, và cố gắng ngăn chặn lũ lụt. Nếu có tùy chọn nhận giấy tờ đó bằng điện tử, hãy nhận lấy!

Cách chúng tôi chọn những máy quét tài liệu tốt nhất này

Xếp hạng tích cực của người tiêu dùng

Tôi đã quét tài liệu trong nhiều năm nhưng mới có kinh nghiệm thực tế với 2 máy scan nên cần rút kinh nghiệm rộng rãi hơn. Trong bài đánh giá này, tôi đã xem xét các bài kiểm tra trong ngành và đánh giá của người tiêu dùng.

Các bài kiểm tra của các chuyên gia trong ngành đưa ra bức tranh chi tiết về những gì mong đợi từ máy quét. Ví dụ: Wirecutter đã dành 130 giờ để nghiên cứu và thử nghiệm nhiều loại máy quét trong nhiều năm. Đánh giá của người tiêu dùng cũng hữu ích không kém. Một số người đã mua máy quét bằng tiền của mình có xu hướng trung thực và thẳng thắn về trải nghiệm tích cực và tiêu cực của họ.

Trong phần tổng hợp này, chúng tôi đã bao gồm các máy quét có xếp hạng của người tiêu dùng từ 3,8 sao trở lên, tốt nhất là kèm theo bài đánh giá do hàng trăm người dùng để lại.

Có dây hoặc Không dây

Theo truyền thống, máy quét tài liệu sẽ đặt trên bàn của bạn và được cắm vào một trong các USB của máy tínhkết nối với thiết bị của bạn và thậm chí quét vào thẻ SD mà không cần thiết bị nào khác.

Hầu hết người dùng sẽ hoàn toàn hài lòng khi chọn một trong hai (hoặc cả hai) máy quét này, nhưng chúng không phải là tùy chọn duy nhất của bạn . Chúng tôi bao gồm một số máy quét được đánh giá cao khác cũng có thể phù hợp với bạn. Hãy đọc tiếp để khám phá điều gì là tốt nhất cho bạn.

Tại sao tôi tin tưởng vào Hướng dẫn mua hàng này?

Tôi cũng đã trải qua những khó khăn với thủ tục giấy tờ giống như bạn. Sáu năm trước, tôi có các khay, ngăn kéo và hộp chứa đầy giấy tờ và không phải lúc nào cũng dễ dàng tìm được tài liệu phù hợp. Tôi là một người dùng Evernote quan tâm và đã cân nhắc việc sử dụng không cần giấy tờ trong một thời gian. Sau khi thực hiện một số nghiên cứu, tôi đã mua Fujitsu ScanSnap S1300i.

Trước khi bắt tay vào quét tất cả các trang đó, tôi đã dành thời gian thử nghiệm các cài đặt và tìm ra những gì tôi muốn. Cuối cùng, tôi đã định cấu hình phần mềm đi kèm để tạo các tệp PDF nhiều trang, thực hiện OCR để các tệp PDF có thể tìm kiếm được và gửi thẳng chúng đến Evernote. Quá trình quét theo cách đó diễn ra nhanh chóng, dễ dàng và diễn ra chỉ bằng một nút bấm trên máy quét.

Tiếp theo là công việc khó khăn: nhiều tháng quét. Tôi đã làm điều đó trong thời gian rảnh rỗi, thường chỉ vài phút mỗi lần, đôi khi lâu hơn. Tôi có rất ít vấn đề. Đôi khi một trang sẽ bị kẹt (do ghim hoặc bị rách), nhưng khi tôi đã gỡ kẹt giấy, quá trình quét của máy sẽ tiếp tục từ nơi xảy ra kẹt giấy. Tôicổng. Trong nhiều trường hợp, nó hoạt động hoàn hảo và đó là thiết lập của tôi trong nhiều năm.

Nhưng nó khiến người khác khó truy cập vào máy quét và khiến bàn của bạn thêm lộn xộn. Khi nhiều người sử dụng máy quét, bạn nên chọn kiểu máy không dây có thể đặt ở vị trí trung tâm và quét đến một số vị trí, bao gồm cả thiết bị di động hoặc thậm chí trực tiếp lên đám mây.

Quét nhiều trang nhanh

Ở bước đầu tiên, nhiều người sẽ có một lượng lớn giấy tờ tồn đọng cần được quét. Đó chắc chắn là kinh nghiệm của tôi. Trong trường hợp đó, máy quét nhanh có thể giúp bạn tiết kiệm hàng tuần làm việc.

Hãy chọn máy quét có khay nạp tài liệu tự động (ADF) cho phép bạn quét tối đa 50 tờ cùng một lúc. Điều đó đặc biệt hữu ích đối với các tài liệu rất dài mà bạn muốn có một tệp PDF nhiều trang. Ngoài ra, hãy tìm kiếm tốc độ quét nhanh (được đo bằng số trang mỗi phút hoặc ppm) và khả năng quét cả hai mặt giấy cùng một lúc.

Tính di động

Nếu công việc của bạn khiến bạn phải rời xa văn phòng trong nhiều ngày liền, bạn có thể muốn mua một máy quét di động hơn. Nhiều máy quét tài liệu di động nhất không có khay nạp giấy. Chúng chỉ thích hợp để quét một trang mỗi lần, nhưng lại trở nên khó chịu với các công việc lớn hơn.

Vì vậy, chúng tôi chỉ đưa vào các máy quét di động có ADF trong bản tóm tắt này. Nếu bạn đang mua một máy quét thứ hai cho mục đích này, tôikhuyên dùng Doxie Q. Nếu bạn chỉ muốn mua một máy quét cho cả văn phòng và khi đi du lịch, thì Fujitsu ScanSnap S1300i hoặc Brother ADS-1700W mang lại sự cân bằng tốt hơn về các tính năng.

Bất kỳ loại nào khác máy quét tài liệu tốt có đáng để đưa vào danh sách được đề xuất này không? Hãy cho chúng tôi biết ý kiến ​​của bạn.

Tôi đã xử lý hầu hết các tài liệu sau khi chúng được quét. Có một số tài liệu tài chính tôi phải giữ trong vài năm vì lý do pháp lý, vì vậy tôi đặt chúng trong phong bì lớn, dán nhãn rõ ràng và cất vào kho. Tôi giữ một số tài liệu vì lý do tình cảm. Mọi thủ tục giấy tờ mới đều được quét khi nó đến, nhưng tôi đã cố gắng giảm thiểu điều này bằng cách đảm bảo rằng các hóa đơn và thư từ khác đều được gửi cho tôi qua email.

Tôi rất hài lòng với cách mọi thứ diễn ra. Khả năng truy cập và sắp xếp tài liệu của tôi bằng kỹ thuật số đã tạo ra sự khác biệt lớn. Vì vậy, năm nay tôi quyết định nâng cấp lên Fujitsu ScanSnap iX1500.

Đây là lý do:

• Khay tài liệu của nó có thể chứa nhiều tờ giấy hơn, vì vậy tôi có thể bắt đầu dễ dàng hơn với một số tờ giấy lớn. -các dự án quét quy mô, bao gồm một bộ sưu tập lớn các hướng dẫn đào tạo từ các khóa học tôi đã thực hiện.
• Nó không dây nên tôi không cần phải đặt nó trên bàn làm việc.
• Tôi có thể đặt nó ở đâu đó dễ tiếp cận hơn để các thành viên khác trong gia đình có thể sử dụng.
• Vì là mạng không dây nên họ có thể quét thẳng vào điện thoại của mình, vì vậy tôi không phải gửi cho họ bản quét từ máy tính của mình.
• Bởi vì nó có thể quét trực tiếp lên đám mây, không cần máy tính hoặc thiết bị. Đó là một giải pháp tất cả trong một.

Để bổ sung cho trải nghiệm sử dụng máy quét tài liệu của riêng tôi, tôi đã cẩn thận kiểm tra các giải pháp kháccả máy quét, có tính đến thử nghiệm trong ngành và đánh giá của người dùng. Tôi hy vọng tổng hợp này sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn máy quét tài liệu của riêng mình.

Máy quét tài liệu tốt nhất: Người chiến thắng

Lựa chọn tốt nhất: Fujitsu ScanSnap iX1500

The Fujitsu ScanSnap iX1500 được cho là máy quét tài liệu tốt nhất mà bạn có thể mua. Nó không dây và cung cấp một màn hình cảm ứng lớn giúp dễ sử dụng và cung cấp khả năng quét màu hai mặt rất nhanh lên đến 50 tờ một lần. Các bản quét được xử lý sao cho chúng thậm chí có thể trông đẹp hơn cả tài liệu gốc và phần mềm đi kèm sẽ tạo các tệp PDF nhiều trang có thể tìm kiếm được.

Tổng quan:

• Khay nạp tờ: 50 tờ,
• Quét hai mặt: Có,
• Tốc độ quét: 30 trang/phút (hai mặt),
• Độ phân giải tối đa : 600 dpi,
• Giao diện: Wi-Fi, USB
• Trọng lượng: 7,5 lb, 3,4 kg

ScanSnap iX1500 gần như được coi là máy quét tài liệu tốt nhất có sẵn, mặc dù là một cái đắt tiền hợp lý. Những người duy nhất có vẻ không thích nó là những người dùng của kiểu máy trước đó, ScanSnap iX500.

Nhiều người dùng trong số đó cảm thấy rằng máy quét trước đó chắc chắn hơn và việc nhấn một nút dễ dàng hơn so với xử lý màn hình cảm ứng mới. Do đó, nhiều người trong số họ đã xếp hạng một sao cho iX1500—nếu bạn hỏi tôi thì khá là không công bằng.

Mặc dù iX500 hiện đã ngừng sản xuất nhưng nó vẫncó sẵn để mua và được bao gồm như một tùy chọn bên dưới. Nó có tốt hơn iX1500 về mọi mặt không? Hoàn toàn không, và nhiều người dùng rất vui mừng với việc nâng cấp. Có màn hình cảm ứng 4,3 inch mới giúp sử dụng dễ dàng hơn và nếu bạn quét trực tiếp lên đám mây, nó sẽ hoạt động như một thiết bị độc lập mà không cần máy tính.

Tại sao ScanSnap iX1500 lại phổ biến như vậy? Nó có sự kết hợp tuyệt vời giữa tốc độ, tính năng và dễ sử dụng. Nó rất nhanh, quét cả hai mặt lên đến 30 trang mỗi phút (mặc dù ba máy quét được liệt kê bên dưới nhanh hơn) và quá trình quét diễn ra yên tĩnh. 50 tờ giấy nằm gọn trong khay nạp tài liệu tự động đáng tin cậy của nó và việc kết nối qua Wi-Fi với máy tính hoặc thiết bị di động của bạn thật dễ dàng.

Sau đó, có phần mềm đi kèm giúp tự động nâng cao quá trình quét và loại bỏ các trang trống, đồng thời cung cấp tùy chọn OCR.

Máy quét tự động cảm nhận kích thước của giấy và cho dù đó là màu hay đen trắng, tự động xoay bản quét nếu bạn đặt giấy sai cách và thậm chí có thể quyết định cài đặt chất lượng hình ảnh theo yêu cầu của tài liệu.

Mặc dù nó rất thông minh nhưng bạn cũng có thể ra lệnh chính xác cho máy quét phải làm gì. Cách dễ nhất để làm điều đó là tạo nhiều cấu hình quét xác định trước cài đặt quét và nơi gửi tài liệu được quét. Một biểu tượng cho mỗi cấu hình có sẵn trên màn hình cảm ứng của máy quétđể thuận tiện tối đa. Máy quét khá nhỏ gọn và có sẵn màu đen hoặc trắng.

Máy không đi kèm hướng dẫn sử dụng, mặc dù có một hướng dẫn tốt trên mạng. Tôi đặc biệt thích phần “Cách sử dụng” chi tiết giải thích chi tiết cách sử dụng máy quét cho một danh sách dài các ứng dụng, bao gồm chia sẻ tài liệu, quét tạp chí, tạo album ảnh, sắp xếp bưu thiếp cũng như quét phong bì và biên lai.

Nhưng máy quét không hoàn hảo. Một số người dùng chỉ ra rằng hình ảnh bị giảm chất lượng một chút và điều đó đúng—xét cho cùng, đó không phải là máy quét ảnh. Một số người dùng đã báo cáo lỗi trong phần mềm đi kèm, nhưng hầu hết những lỗi đó dường như đã được giải quyết bằng các bản cập nhật tiếp theo. Tôi vẫn đang chờ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật giúp tôi giải quyết vấn đề về việc lưu vào đám mây và có vẻ như tôi không đơn độc. Nhưng tôi tự tin về một kết quả tích cực.

Hầu hết người dùng có vẻ hào hứng với máy quét. iX1500 khá bền và một người dùng đã cập nhật bài đánh giá của mình sau một năm để báo cáo rằng mọi thứ vẫn hoạt động ổn định—động cơ, con lăn, nguồn cấp dữ liệu và phần mềm. Nó thành công trong việc thực hiện một công việc phức tạp và thực hiện nó nhanh chóng và dễ dàng nhất có thể.

Hãy đọc bài đánh giá đầy đủ về ScanSnap iX1500 của tôi nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về máy quét này.

Di động nhất: Doxie Q

Nếu bạn đang tìm kiếm một máy quét để sử dụng di động, tôi khuyên dùng Doxie Q . Pin sạc của nó có thể quản lý 1.000quét trên mỗi lần sạc, vì vậy bạn sẽ không cần mang theo cáp nguồn. Và bạn có thể lưu trực tiếp các bản quét của mình vào bộ nhớ SD 8 GB, do đó, bạn thậm chí không cần bật máy tính của mình.

Nếu bạn muốn sử dụng máy tính hoặc thiết bị iOS của mình, thì máy quét không dây vì vậy bạn không cần phải mang theo cáp USB bên mình và ADF mở lật cho phép bạn quét tài liệu có độ dài lên đến tám trang.

Xem nhanh :

• Khay nạp tờ: 8 tờ,
• Quét hai mặt: Không,
• Tốc độ quét: 8 trang/phút (một mặt),
• Độ phân giải tối đa: 600 dpi,
• Giao diện: Wi-Fi, USB,
• Trọng lượng: 1,81 lb, 0,82 kg.

Doxie Q mỏng và nhỏ gọn, và đó là máy quét mà tôi sẽ chọn nếu quét nhiều trên đường, cách xa văn phòng. Nó được thiết kế đặc biệt để sử dụng trên thiết bị di động và bạn sẽ không phải mang theo cáp nguồn, cáp USB hay thậm chí là máy tính.

Theo mặc định, bản quét của bạn sẽ được chuyển trực tiếp vào thẻ nhớ và điều này thật tuyệt để sử dụng cho thiết bị di động, nhưng điều đó cũng có nghĩa là bạn sẽ phải thực hiện OCR trên máy tính của mình sau này, như một bước bổ sung. Nếu muốn, bạn cũng có thể quét vào máy tính của mình qua USB bằng cách bật Quét được kết nối, nhưng ngay cả khi đó, bạn đang thực hiện nhập tự động từ thẻ SD thay vì quét trực tiếp vào máy tính.

Để sử dụng di động, máy quét này có vẻ gần như lý tưởng, nhưng một số thỏa hiệp đã được thực hiện để đạt được tính di động của nó. Của nóchậm—gần bằng một phần tư tốc độ của máy quét chiến thắng của chúng tôi ở trên—có bộ nạp tài liệu tự động khá hạn chế và không thể quét thực hiện quét hai mặt. Sử dụng nó sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn, nhưng bạn có thể thực hiện trên đường mà không cần bật máy tính.

Đối với máy quét di động, điều đó có vẻ hợp lý – nhưng không phải nếu đó là máy quét duy nhất của bạn. Doxie Q quá chậm nếu bạn cũng muốn sử dụng nó thường xuyên trong văn phòng.

Nếu bạn muốn một máy quét có thể làm được tất cả, tôi khuyên dùng Fujitsu ScanSnap S1300i hoặc Brother ADS-1700W bên dưới. Chúng nhanh hơn và có thể quét cả hai mặt của trang cùng một lúc trong khi vẫn khá di động. Tuy nhiên, chúng không chạy bằng pin và S1300i không cung cấp kết nối không dây—bạn sẽ phải bật máy tính của mình và cắm máy quét vào cổng USB.

Các máy quét tài liệu tuyệt vời khác tốt nhất

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Mặc dù hiện đã ngừng sản xuất nhưng ScanSnap iX500 vẫn rất phổ biến và vẫn có sẵn. Mặc dù nó chỉ có một nút duy nhất và không có màn hình cảm ứng, nhưng nhiều người dùng yêu thích sự đơn giản và linh hoạt của nó—bắt đầu quét bằng một lần nhấn ngắn sẽ thực hiện một kiểu quét khác với một lần nhấn lâu. Một số người dùng cảm thấy máy quét này trông đẹp hơn và chắc chắn hơn so với phiên bản kế nhiệm của nó, iX1500 (ở trên).

Tổng quan:

• Khay nạp tờ: 50 tờ,
• Quét hai mặt: Có,
• Tốc độ quét: 25 trang/phút,
• Tối đađộ phân giải: 600 dpi,
• Giao diện: Wi-Fi, USB
• Trọng lượng: 6,6 lb, 2,99 kg.

Ngoài việc thiếu màn hình cảm ứng, iX500 rất giống với iX1500 ở trên: nó có cùng khay nạp 50 tờ, độ phân giải 600 dpi, giao diện Wi-Fi và USB cũng như thiết kế nhỏ gọn. Nó quét chậm hơn một chút (nhưng vẫn ở chế độ in hai mặt) và cho phép bạn thiết lập các cấu hình quét, mặc dù bạn sẽ không tìm thấy biểu tượng cho từng cấu hình trên máy quét.

Người dùng gọi nó là công cụ hỗ trợ. Nó đã có sẵn từ năm 2013, vì vậy đã có rất nhiều cơ hội để kiểm tra độ bền của nó và một số người dùng quét hàng trăm trang mỗi ngày. Nó dường như được yêu thích trong các văn phòng luật, nơi nhân viên cần phải giải quyết một lượng lớn giấy tờ. Một văn phòng luật đã mua một cái vào năm 2013 và khi nó ngừng hoạt động vào năm 2017, họ đã ngay lập tức mua một cái khác.

Một người dùng khác đã mua một cái cho dự án quét mà họ nghĩ sẽ mất hàng tuần và hoàn thành trong một ngày. Điều đó không chỉ do tốc độ của máy quét mà còn do tính dễ sử dụng.

Tuy nhiên, theo nhận xét của một số người dùng, có vẻ như việc thiết lập Wi-Fi không dễ dàng như với iX1500. Một số người dùng nhận thấy phần mềm khó cài đặt hơn họ mong đợi và những người dùng đó đến từ cả phe Windows và Mac. Nhưng một khi phần mềm ScanSnap được thiết lập, thời gian từ khi nhấn nút Quét đến khi nhận được một tệp PDF nhiều trang, có thể tìm kiếm có xu hướng nhanh hơn đáng kể so với