Oletko hukkunut paperiin? Oletko kyllästynyt arkistokaappeihin ja sekavaan työpöytään? Saatat lukea tätä katsausartikkelia, koska olet päättänyt, että on aika siirtyä paperittomuuteen. Et ehkä koskaan poista paperia kokonaan toimistostasi, mutta voit helposti tehdä sähköisen version jokaisesta paperista, joka sinulla on. Asiakirjojasi on helpompi käyttää, helpompi löytää ja helpompi jakaa. Alkuun pääset seuraavastitarvitset laadukkaan asiakirjaskannerin.

Asiakirjaskanneri on suunniteltu monisivuisten asiakirjojen nopeaan skannaamiseen ja niiden muuttamiseen haettavissa oleviksi sähköisiksi asiakirjoiksi. Niissä on yleensä luotettavat arkinsyöttölaitteet, joihin mahtuu kymmeniä sivuja paperia, ne voivat skannata sivun molemmat puolet kerralla, ja niiden mukana toimitetaan ohjelmisto, joka voi tallentaa kaikki sivut haettavissa olevaksi PDF-tiedostoksi.

Monet niistä ovat nykyään langattomia, joten niiden ei tarvitse olla työpöydälläsi tietokoneeseen kiinnitettynä. Ne voivat skannata useisiin paikkoihin, kuten tietokoneisiin, mobiililaitteisiin ja pilveen.

Fujitsun ScanSnap iX1500 Monet pitävät sitä parhaana saatavilla olevana asiakirjaskannerina. Olen samaa mieltä, ja minulla on sellainen omassa toimistossani. Se on nopea ja luotettava, ja sen suuren kosketusnäytön avulla voit skannata pitkiä asiakirjoja eri paikkoihin ilman tietokonetta.

Mobiilikäytössä Doxie Q Se on kevyt ja pieni, akkukäyttöinen, siinä on perusarkinsyöttölaite, se voi muodostaa langattoman yhteyden laitteisiisi ja jopa skannata SD-kortille ilman muita laitteita.

Useimmat käyttäjät ovat täysin tyytyväisiä valitsemalla jommankumman (tai molemmat) näistä skannereista, mutta ne eivät ole ainoat vaihtoehtosi, vaan mukana on myös useita muita korkeasti arvioituja skannereita, jotka voivat myös sopia sinulle. Lue lisää ja selvitä, mikä sopii sinulle parhaiten.

Miksi luottaa minuun tässä osto-oppaassa?

Olen käynyt läpi samoja kamppailuja paperityön kanssa kuin sinä. Kuusi vuotta sitten minulla oli lokeroita, laatikoita ja laatikoita täynnä paperityötä, eikä oikean asiakirjan löytäminen ollut aina helppoa. Olin innokas Evernote-käyttäjä ja olin harkinnut paperittomuuteen siirtymistä jo jonkin aikaa. Tutkittuani asiaa ostin Fujitsu ScanSnap S1300i:n.

Ennen kuin ryhdyin skannaamaan kaikkia näitä sivuja, vietin jonkin aikaa kokeilemalla asetuksia ja selvittämällä, mitä halusin. Lopulta määrittelin mukana toimitetun ohjelmiston luomaan monisivuisia PDF-tiedostoja, suorittamaan OCR-toiminnon, jotta PDF-tiedostot olisivat hakukelpoisia, ja lähettämään ne suoraan Evernoteen. Skannaaminen oli nopeaa ja vaivatonta, ja se onnistui skannerin napin painalluksella.

Seuraavaksi tuli kova työ: kuukausien skannaus. Tein sitä vapaa-ajallani, yleensä vain muutaman minuutin kerrallaan, joskus pidempäänkin. Minulla oli hyvin vähän ongelmia. Joskus sivu juuttui (niitin tai repeämän takia), mutta kun olin purkanut juuttumisen, skannaus jatkui siitä kohdasta, jossa juuttuminen tapahtui. Minun ei tarvinnut aloittaa alusta. Kaiken kaikkiaan prosessi sujui hyvin sujuvasti.

Hävitin suurimman osan asiakirjoista sen jälkeen, kun ne oli skannattu. Joitakin taloudellisia asiakirjoja minun oli säilytettävä useita vuosia oikeudellisista syistä, joten laitoin ne suuriin, selkeästi merkittyihin kirjekuoriin ja varastoin ne. Säilytin joitakin asiakirjoja sentimentaalisista syistä. Kaikki uudet asiakirjat skannattiin sitä mukaa, kun niitä tuli, mutta yritin minimoida tämän varmistamalla, että laskut ja muu kirjeenvaihtolähetettiin minulle sähköpostitse.

Olen ollut erittäin tyytyväinen siihen, miten kaikki on toiminut. Se, että voin käyttää ja järjestää asiakirjojani digitaalisesti, on tehnyt valtavan eron. Tänä vuonna päätin siis vaihtaa Fujitsu ScanSnap iX1500:een.

Tässä on syy:

• Sen asiakirjalokeroon mahtuu enemmän paperiarkkeja, joten voin helpommin aloittaa joitakin laajamittaisia skannausprojekteja, kuten suuren kokoelman koulutusoppaita kursseilta, joita olen pitänyt.
• Se on langaton, joten sen ei tarvitse asua työpöydälläni.
• Voin sijoittaa sen johonkin helpommin lähestyttävään paikkaan, jotta muut perheenjäsenet voivat käyttää sitä.
• Koska se on langaton, he voivat skannata suoraan omiin puhelimiinsa, joten minun ei tarvitse lähettää heille skannauksia tietokoneeltani.
• Koska se voi skannata suoraan pilvipalveluun, tietokoneita tai laitteita ei tarvita. Se on "kaikki yhdessä" -ratkaisu.

Oman kokemukseni täydentämiseksi asiakirjaskannereiden käytöstä tutkin huolellisesti myös muita skannereita ottaen huomioon alan testit ja käyttäjien arvostelut. Toivon, että tämä kooste auttaa sinua tekemään oman valintasi asiakirjaskannerin suhteen.

Paras asiakirjaskanneri: Voittajat

Paras valinta: Fujitsu ScanSnap iX1500

The Fujitsu ScanSnap iX1500 Se on langaton ja tarjoaa suuren kosketusnäytön, joka tekee siitä helppokäyttöisen, ja se skannaa erittäin nopeasti kaksipuolisesti jopa 50 arkkia kerrallaan. Skannaukset käsitellään niin, että ne saattavat näyttää jopa paremmalta kuin alkuperäinen asiakirja, ja mukana tuleva ohjelmisto luo hakukelpoisia monisivuisia PDF-tiedostoja.

Yhdellä silmäyksellä:

• Arkinsyöttölaite: 50 arkkia,
• Kaksipuolinen skannaus: Kyllä,
• Skannausnopeus: 30 ppm (kaksipuolinen),
• Suurin resoluutio: 600 dpi,
• Liitäntä: Wi-Fi, USB
• Paino: 7,5 lb, 3,4 kg.

ScanSnap iX1500:aa pidetään lähes yleisesti parhaana saatavilla olevana asiakirjaskannerina, vaikkakin kohtuullisen kalliina. Ainoat, jotka eivät tunnu pitävän siitä, ovat edeltävän mallin, ScanSnap iX500:n, käyttäjiä.

Monet näistä käyttäjistä ovat sitä mieltä, että edellinen skanneri tuntui tukevammalta ja että yhden painikkeen painaminen oli helpompaa kuin uuden kosketusnäytön käsittely. Tämän seurauksena monet heistä antoivat iX1500:lle yhden tähden arvosanan - mielestäni epäoikeudenmukaisesti.

Vaikka iX500:n valmistus on nyt lopetettu, se on edelleen ostettavissa, ja se on mukana alla olevana vaihtoehtona. Onko se kaikin tavoin parempi kuin iX1500? Ehdottomasti ei, ja monet käyttäjät ovat innoissaan päivityksestä. Uusi 4,3-tuumainen kosketusnäyttö helpottaa laitteen käyttöä, ja jos skannaat suoraan pilveen, se toimii itsenäisenä laitteena ilman tietokonetta.

Miksi ScanSnap iX1500 on niin suosittu? Siinä on erinomainen yhdistelmä nopeutta, ominaisuuksia ja helppokäyttöisyyttä. Se on nopea, sillä se skannaa molemmilta puolilta jopa 30 sivua minuutissa (tosin kolme alla lueteltua skanneria ovat nopeampia), ja skannaus on hiljaista. 50 arkkia paperia mahtuu sen luotettavaan automaattiseen asiakirjansyöttölaitteeseen, ja yhteyden muodostaminen Wi-Fi-yhteyden välityksellä tietokoneeseen tai mobiililaitteeseen on todella helppoa.

Mukana on myös ohjelmisto, joka parantaa skannausta automaattisesti ja poistaa tyhjät sivut sekä antaa mahdollisuuden OCR-tunnistukseen.

Skanneri tunnistaa automaattisesti paperin koon ja sen, onko se värillinen vai mustavalkoinen, kääntää skannauksen automaattisesti, jos asetat paperin väärinpäin, ja se voi jopa päättää asiakirjan vaatimat kuvanlaatuasetukset.

Vaikka se on erittäin älykäs, voit myös kertoa skannerille tarkasti, mitä tehdä. Helpoin tapa tehdä se on luoda useita skannausprofiileja, jotka määrittelevät etukäteen skannausasetukset ja sen, mihin skannattu asiakirja lähetetään. Kunkin profiilin kuvake on käytettävissä skannerin kosketusnäytöllä, jotta se olisi mahdollisimman kätevä. Skanneri on melko kompakti ja saatavana mustana tai valkoisena.

Laitteen mukana ei tule käyttöohjetta, mutta verkossa on saatavilla hyvä käyttöohje. Pidän erityisesti yksityiskohtaisesta "Käyttöohjeet"-osiosta, jossa selitetään yksityiskohtaisesti, miten skanneria voi käyttää moniin eri sovelluksiin, kuten asiakirjojen jakamiseen, lehtien skannaamiseen, valokuva-albumin luomiseen, postikorttien järjestämiseen sekä kirjekuorien ja kuittien skannaamiseen.

Skanneri ei kuitenkaan ole täydellinen. Jotkut käyttäjät huomauttavat, että kuvien laatu heikkenee hieman, ja se on totta - loppujen lopuksi kyseessä ei ole valokuvaskanneri. Jotkut käyttäjät ovat raportoineet virheistä mukana toimitetussa ohjelmistossa, mutta useimmat niistä on ilmeisesti korjattu myöhemmillä päivityksillä. Odotan edelleen teknisen tuen apua pilveen tallentamiseen liittyvässä ongelmassa, enkä näytä olevan yksin. Mutta olen varma, ettämyönteinen lopputulos.

Useimmat käyttäjät vaikuttavat olevan tyytyväisiä skanneriin. iX1500 on melko kestävä, ja eräs käyttäjä päivitti arvostelunsa vuoden kuluttua ja kertoi, että kaikki toimi edelleen luotettavasti - moottorit, rullat, syöttölaitteet ja ohjelmisto. Se onnistuu tekemään monimutkaisesta työstä mahdollisimman nopean ja helpon.

Lue koko ScanSnap iX1500 -arvosteluni, jos haluat lisätietoja tästä skannerista.

Kannettavin: Doxie Q

Jos etsit kannettavaa skanneria, suosittelen skanneria Doxie Q Sen ladattava akku kestää 1 000 skannausta yhdellä latauksella, joten sinun ei tarvitse kantaa mukanasi virtajohtoa. Voit tallentaa skannauksesi suoraan sen 8 Gt:n SD-muistiin, joten sinun ei tarvitse edes käynnistää tietokonetta.

Jos haluat käyttää tietokonetta tai iOS-laitetta, skanneri on langaton, joten sinun ei tarvitse kuljettaa USB-kaapelia mukanasi, ja kääntyvän ADF:n avulla voit skannata jopa kahdeksan sivun pituisia asiakirjoja.

Yhdellä silmäyksellä:

• Arkinsyöttölaite: 8 arkkia,
• Kaksipuolinen skannaus: Ei,
• Skannausnopeus: 8 ppm (yksipuolinen),
• Suurin resoluutio: 600 dpi,
• Liitäntä: Wi-Fi, USB,
• Paino: 1,81 lb, 0,82 kg.

Doxie Q on ohut ja kompakti, ja valitsisin sen, jos skannaisin paljon tien päällä, poissa toimistolta. Se on suunniteltu erityisesti mobiilikäyttöön, eikä sinun tarvitse kantaa mukanasi virtajohtoa, USB-kaapelia tai edes tietokonetta.

Oletusarvoisesti skannaukset menevät suoraan muistikortille, mikä on hienoa mobiilikäytössä, mutta se tarkoittaa myös sitä, että sinun on suoritettava OCR-tarkistus tietokoneella myöhemmin lisävaiheena. Voit halutessasi skannata tietokoneelle myös USB:n kautta ottamalla käyttöön Connected Scanning -ominaisuuden, mutta tällöinkin suoritat automaattisen maahantuonnin SD-kortilta sen sijaan, että skannaisit suoraan tietokoneelle.

Kannettavaan käyttöön tämä skanneri vaikuttaa lähes ihanteelliselta, mutta sen kannettavuuden saavuttamiseksi on tehty joitakin kompromisseja. Se on hidas - lähes neljäsosa edellä mainitun voittajaskannerimme nopeudesta -, siinä on melko rajallinen automaattinen asiakirjansyöttölaite, eikä se pysty skannaamaan kaksipuolisesti. Sen käyttäminen vaatii enemmän aikaa ja vaivaa, mutta voit tehdä sen tien päällä ilman, että tietokone on edes päällä.

Kannettavalle skannerille tämä vaikuttaa kohtuulliselta - mutta ei, jos se on ainoa skannerisi. Doxie Q on aivan liian hidas, jos haluat käyttää sitä säännöllisesti myös toimistossa.

Jos haluat yhden skannerin, joka pystyy kaikkeen, suosittelen Fujitsu ScanSnap S1300i:tä tai Brother ADS-1700W:tä. Ne ovat nopeampia ja pystyvät skannaamaan sivun molemmat puolet kerralla ja ovat samalla melko kannettavia. Ne eivät kuitenkaan toimi akulla, eikä S1300i:ssä ole langatonta yhteyttä - sinun on kytkettävä tietokoneeseen virta ja liitettävä skanneri USB-porttiin.

Muut Suuret Parhaat asiakirjaskannerit

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Vaikka nykyään lakkautettu ScanSnap iX500 Vaikka siinä on vain yksi painike eikä kosketusnäyttöä, monet käyttäjät pitävät sen yksinkertaisuudesta ja joustavuudesta - skannauksen aloittaminen lyhyellä painalluksella suorittaa eri tyyppisen skannauksen kuin pitkällä painalluksella. Joidenkin käyttäjien mielestä tämä skanneri näyttää paremmalta ja tuntuu tukevammalta kuin sen seuraaja iX1500 (yllä).

Yhdellä silmäyksellä:

• Arkinsyöttölaite: 50 arkkia,
• Kaksipuolinen skannaus: Kyllä,
• Skannausnopeus: 25 ppm,
• Suurin resoluutio: 600 dpi,
• Liitäntä: Wi-Fi, USB
• Paino: 6,6 lb, 2,99 kg.

Kosketusnäytön puuttumista lukuun ottamatta iX500 on hyvin samankaltainen kuin edellä mainittu iX1500: siinä on sama 50 arkin syöttölaite, 600 dpi:n tarkkuus, Wi-Fi- ja USB-liitännät ja kompakti muotoilu. Se skannaa hieman hitaammin (mutta silti kaksipuolisesti) ja mahdollistaa skannausprofiilien määrittämisen, vaikkakaan et löydä kuvaketta jokaiselle niistä skannerista.

Käyttäjät kutsuvat sitä työhevoseksi. Se on ollut saatavilla vuodesta 2013 lähtien, joten sen kestävyyttä on voitu testata paljon, ja jotkut käyttäjät skannaavat satoja sivuja päivittäin. Se näyttää olevan suosikki asianajotoimistoissa, joissa henkilökunnan on käsiteltävä mieletön määrä paperityötä. Eräs asianajotoimisto osti sellaisen vuonna 2013, ja kun se kuoli vuonna 2017, he ostivat saman tien uuden.

Eräs toinen käyttäjä osti skannerin skannausprojektia varten, jonka hän luuli vievän viikkoja, ja se valmistui päivässä. Tämä ei johdu pelkästään skannerin nopeudesta vaan myös sen helppokäyttöisyydestä.

Joidenkin käyttäjien kommenttien perusteella vaikuttaa kuitenkin siltä, että Wi-Fi:n käyttöönotto ei ole yhtä helppoa kuin iX1500:ssa. Joidenkin käyttäjien mielestä ohjelmiston käyttöönotto on odotettua vaikeampaa, ja nämä käyttäjät ovat sekä Windows- että Mac-käyttäjiä. Kun ScanSnap-ohjelmisto on kuitenkin kerran otettu käyttöön, skannauspainikkeen painamisesta hakukelpoisen, monisivuisen PDF-tiedoston saamiseen kuluu yleensä huomattavasti nopeammin kuin ScanSnap-ohjelmistolla.muiden valmistajien tulostimet.

2. RavenScanner Original

The RavenScanner Original on korkealle arvosteltu skanneri, jolla on monia yhteisiä ominaisuuksia voittajamme kanssa. Siinä on suuri kosketusnäyttö tietokonetta käyttämättömään skannaukseen, 50 arkin asiakirjansyöttölaite, 600 dpi:n enimmäistarkkuus ja se toimii joko langattomasti tai langallisesti (mutta käyttää Ethernetiä USB:n sijasta). Sen skannausnopeus on kuitenkin lähes puolet voittajamme nopeudesta.

Yhdellä silmäyksellä:

• Arkinsyöttölaite: 50 arkkia,
• Kaksipuolinen skannaus: Kyllä,
• Skannausnopeus: 17 ppm (kaksipuolinen),
• Suurin resoluutio: 600 dpi,
• Liitäntä: Wi-Fi, Ethernet,
• Paino: 6,17 lb, 2,8 kg.

Voit tehdä skannerin kosketusnäytöltä vielä enemmän kuin voittajallamme. ScanSnap iX1500:n tavoin RavenScanner voi lähettää skannatut asiakirjat useisiin paikkoihin, kuten pilveen, mutta voit myös lähettää ne sähköpostitse tai faksata ne suoraan skannerista ja tallentaa ne liitetylle muistitikulle. 7-tuumaisen kosketusnäytön avulla voit jopa tehdä asiakirjojen perusmuokkausta.

Tämä skanneri on uusi tuote vuonna 2019, joten on vaikea arvioida, miten se kestää pitkäaikaista käyttöä. Käyttäjät vaikuttavat toistaiseksi erittäin tyytyväisiltä, ja skanneri on saanut tämän arvostelun korkeimman arvosanan, mutta sillä ei ole vielä tarpeeksi arvosteluja, jotta arvosanalle voitaisiin antaa liikaa painoarvoa. Käyttäjät pitävät siitä, että se voi skannata ilman tietokonetta, ja vertaavat sitä erittäin myönteisesti Fujitsun skannereihin.

Jos etsit jotakin hieman tehokkaampaa ja olet valmis maksamaan ylimääräistä, yritys tarjoaa myös kalliimpaa skanneria, jossa on paremmat ominaisuudet. RavenScanner Pro Siinä on 8-tuumainen kosketusnäyttö, 100 arkin syöttölaite ja skannausnopeus 60 sivua minuutissa.

3. Epson DS-575

The Epson DS-575 näyttää suljetussa tilassaan samanlaiselta kuin voittajamme, mutta siinä on kosketusnäytön sijasta joukko painikkeita ja valoja. Se on myös teknisiltä ominaisuuksiltaan samanlainen, mukaan lukien hieman nopeampi skannausnopeus. Vaikka se on ollut markkinoilla pidempään kuin iX1500, se ei ole saavuttanut samanlaista suosiota markkinoilla.

Yhdellä silmäyksellä:

• Arkinsyöttölaite: 50 arkkia, 96 arvostelua,
• Kaksipuolinen skannaus: Kyllä,
• Skannausnopeus: 35 ppm (kaksipuolinen)
• Suurin resoluutio: 600 dpi,
• Liitäntä: Wi-Fi, USB,
• Paino: 8,1 lb, 3,67 kg.

Epson DS-575:llä on enemmän yhteistä vanhemman ScanSnap iX500:n kuin uuden iX1500:n kanssa. Se tarjoaa langattoman tai USB-yhteyden, sen avulla voit skannata tietokoneeseen, mobiililaitteeseen tai pilvipalveluun, ja siinä on 50 arkin syöttölaite ja erittäin nopeat kaksipuoliset skannausajat. Eri skannaustyyppejä varten voidaan luoda profiileja. Siinä ei kuitenkaan ole kosketusnäyttöä, joten olet riippuvaisempi tietokoneesta tai laitteesta.kun valitset skannausvaihtoehtoja.

Kuluttajien arviot ovat yleisesti ottaen myönteisiä. Käyttäjät pitivät ohjelmistoa helpompana asentaa kuin Fujitsun ohjelmistoa - tosin he valittivat, että sen joutuu lataamaan - mutta sen asennuksen jälkeen se ei ole yhtä tehokas. Käyttäjät havaitsivat myös, että paperitukoksesta toipuminen ei ole yhtä kivutonta kuin ScanSnapin käytön yhteydessä - vaikka onneksi tukokset vaikuttavat melko harvinaisilta - ja että mustavalkoskannaukset eivät ole laadultaan yhtä hyviä kuin väriskannaukset.

Toinen hyvin samankaltainen vaihtoehto Epsonilta on ES-500W . Sillä on identtiset tekniset tiedot ja hyvin samankaltainen muotoilu, mutta se on musta eikä valkoinen. Yksi Epsonin malliston ongelma on eron puute. Nämä skannerit ovat niin samanlaisia, että on vaikea tietää, miksi valitsisit toisen toisen sijaan. Molemmista skannereista on saatavilla myös langattomia versioita alennettuun hintaan.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

The S1300i on ScanSnap iX1500:n pikkuveli. Sen nopeus on puolet pienempi, ja se on kytkettävä tietokoneeseen toimiakseen. Se on tehokkaampi kuin Doxie Q, mutta ei yhtä kannettava. Käytin sitä tuhansien paperiarkkien skannaamiseen useiden vuosien ajan, eikä koskaan ollut ongelmia.

Yhdellä silmäyksellä:

• Arkinsyöttölaite: 10 arkkia,
• Kaksipuolinen skannaus: Kyllä,
• Skannausnopeus: 12 ppm (kaksipuolinen),
• Suurin resoluutio: 600 dpi,
• Liitäntä: USB,
• Paino: 3,09 lb, 1,4 kg.

Vaikka se ei ole yhtä nopea kuin voittajamme, 12 kaksipuolista sivua minuutissa ei ole hassumpi. (Huomaa kuitenkin, että nopeus laskee vain 4 sivuun minuutissa, kun käytät USB-virtaa, joten isompia skannaustöitä varten kannattaa ehdottomasti kytkeä virta.) Jos sinulla on valtava määrä skannattavaa paperityötä, saat työn tehtyä kaksi kertaa nopeammin iX1500:lla, mutta jos kannettavuus tai hinta on sinulle tärkeää, tämä skanneri on paras vaihtoehto.erinomainen vaihtoehto.

Asiakirjansyöttölaitteeseen mahtuu vain 10 sivua, mutta joskus sain mahtumaan enemmänkin. Ja hyvin suuriin asiakirjoihin onnistuin lisäämään lisää sivuja, kun viimeinen arkki skannattiin, jolloin tuloksena oli yksi monisivuinen PDF-tiedosto, joka sisälsi jokaisen sivun.

Yhden painikkeen käyttö oli varsin intuitiivista, ja pystyin luomaan useita skannausprofiileja tietokoneellani. En kuitenkaan pystynyt valitsemaan niitä skannerista, kuten iX1500:ssa.

5. Brother ADS-1700W Compact

Kannettavan skannerin osalta Brother ADS-1700W on paljon ominaisuuksia. Siinä on 2,8-tuumainen kosketusnäyttö, langaton liitettävyys ja 20 arkin automaattinen asiakirjansyöttölaite. Se pystyy tekemään kaksipuolisen skannauksen nopeudella 25 sivua/min (huomattavasti nopeammin kuin muut käsittelemämme kannettavat skannerit).

Siinä ei ole akkua kuten Doxie Q:ssa tai se ei toimi USB-virralla kuten ScanSnap S1300i.

Yhdellä silmäyksellä:

• Arkinsyöttölaite: 20 arkkia,
• Kaksipuolinen skannaus: Kyllä,
• Skannausnopeus: 25 ppm (kaksipuolinen),
• Suurin resoluutio: 600 dpi,
• Liitäntä: Wi-Fi, micro-USB,
• Paino: 3,3 lb, 1,5 kg.

ScanSnap iX1500:n tapaan voit luoda pikavalintoja tietyntyyppisiä skannauksia varten, ja ne näkyvät kuvakkeina kosketusnäytössä. Voit skannata suoraan USB-muistista, joten skannaaminen ilman tietokonetta on mahdollista.

Vaihtoehtoisesti voit skannata suoraan tietokoneeseen tai mobiililaitteeseen. Käyttäjät olivat kuitenkin yllättyneitä kuullessaan, että skanneri ei voi skannata suoraan pilveen, FTP:hen tai sähköpostiin ilman tietokoneen apua. Virallinen verkkosivusto näyttää olevan hieman harhaanjohtava tässä asiassa.

Skannausnopeus on huomattavasti nopeampi kuin muilla kannettavilla skannereilla, ja automaattiseen asiakirjansyöttölaitteeseen mahtuu 20 arkkia, mikä on jälleen parempi kuin kilpailijoilla. Tämä tekee tästä erinomaisen skannerin, jos haluat käyttää sitä sekä toimistossa että tien päällä. Vaikka sinun on kannettava virtajohto mukanasi, Wi-Fi-yhteyden ansiosta mikro-USB-kaapelin kuljettaminen ei ole välttämätöntä.

Vaikka Doxie Q tarjoaa mielestäni parhaan kannettavan kokemuksen - sinun ei tarvitse kytkeä verkkovirtaa tai ottaa tietokonetta mukaan - ADS-1700W on parempi valinta käyttäjille, jotka pitävät tärkeinä nopeampaa skannausta ja suuremman kapasiteetin asiakirjansyöttölaitetta. Ota vain huomioon, että se on kaksi kertaa painavampi ja sinun on kannettava virtajohto mukanasi.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Seuraavaksi tarkastellaan kalliimpia vaihtoehtoja. Brother ADS-2800W on suurempi ja painavampi kuin voittajamme, mutta tarjoaa nopeampaa 40 sivun/min skannausta ja valinnanvaraa Wi-Fi-, Ethernet- ja USB-yhteyden välillä. Se on suunniteltu pienille ja keskisuurille työryhmille, ja se tukee skannauskohteita, jotka soveltuvat paremmin kyseiseen ympäristöön, kuten verkkokansioita, FTP:tä, SharePointia ja USB-muistitikkuja.

Yhdellä silmäyksellä:

• Arkinsyöttölaite: 50 arkkia,
• Kaksipuolinen skannaus: Kyllä,
• Skannausnopeus: 40 ppm (kaksipuolinen),
• Suurin resoluutio: 600 dpi,
• Liitäntä: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Paino: 10.03 lb, 4.55 kg.

ScanSnap iX1500:n tapaan ADS-2800:lla voit skannata useisiin kohteisiin suoraan laitteen (hieman pienemmästä) 3,7 tuuman kosketusnäytöstä. Skannattu kuva optimoidaan poistamalla reiät, puhdistamalla reunat ja poistamalla taustakohina.

Nopeasta skannausnopeudesta huolimatta eräs käyttäjä turhautui siihen, kuinka kauan asiakirjan käsittely kesti skannauksen jälkeen. Hän kertoi, että yhden 26-sivuisen asiakirjan käsittely kesti 9 minuuttia 26 sekuntia, ja skanneri oli käyttökelvoton tuona aikana. Näyttää siltä, että hän käytti tehokasta tietokonetta, enkä ole varma, oliko kyseessä jokin käyttäjän virhe.

Ohjelmisto kuulostaa rajoitetummalta kuin Fujitsun ohjelmisto. Esimerkiksi kun käynnistät skannauksen kosketusnäytöltä, vain yksi tietokone voi olla määränpäänä. Jos haluat lähettää skannauksia muille tietokoneille, sinun on käynnistettävä skannaus kyseiseltä tietokoneelta.

Jos haluat lisää tehoa ja olet valmis maksamaan siitä, harkitse mallia Veli I mageCenter ADS-3000N. Se tarjoaa vielä nopeamman 50 sivun/min skannauksen, ja se on suunniteltu keskisuurille ja suurille työryhmille, mutta siinä ei ole kosketusnäyttöä eikä se tue Wi-Fi:tä.

7. Fujitsu fi-7160

Fujitsun ScanSnap-sarjan skannerit on suunniteltu kotitoimistoon. fi-7160 Se maksaa huomattavasti enemmän, mutta siinä on asiakirjansyöttölaite, johon mahtuu 80 sivua (50:n sijasta), ja skannausnopeus on 60 sivua minuutissa (30:n sijasta). Laite on kuitenkin suurempi ja painavampi, eikä siinä ole kosketusnäyttöä.

Yhdellä silmäyksellä:

• Arkinsyöttölaite: 80 arkkia,
• Kaksipuolinen skannaus: Kyllä,
• Skannausnopeus: 60 ppm (kaksipuolinen),
• Suurin resoluutio: 600 dpi,
• Liitäntä: USB,
• Paino: 9,3 lb, 4,22 kg.

Tämä skanneri on suunniteltu siten, että työryhmä voi skannata suuria monisivuisia asiakirjoja nopeammin kuin koskaan. Tämän saavuttamiseksi se tarjoaa nopeamman skannausnopeuden ja suuremman asiakirjansyöttölaitteen kuin mikään muu käsittelemämme skanneri, ja se on mitoitettu käsittelemään valtavat 4 000 skannausta päivässä. Jos tavoitteenasi on saada suuri skannaustyö valmiiksi vaivattomasti, fi-7160 on hyvä valinta.

Teholla on kuitenkin hintansa: tässä skannerissa ei ole langatonta yhteyttä eikä kosketusnäyttöä. Sinun on pidettävä tulostin kytkettynä toimiston yhden tietokoneen USB-porttiin ja valittava skannausvaihtoehdot kyseisellä tietokoneella käytössä olevasta ohjelmistosta.

Käyttäjät pitävät sitä vankkana skannerina käsiteltäessä suuria paperimääriä yhdellä työpöydällä, esimerkiksi lakiasiaintoimistossa, ja monet toimistot hankkivatkin useita yksiköitä. Tulostuslaatu on erittäin korkea, ja oikealla kokoonpanolla skannauksen voi yleensä aloittaa vain painamalla laitteen painiketta.

Miksi siirtyä paperittomuuteen?

"Missä se asiakirja on?" "Miksi työpöytäni on niin täynnä?" "Arkistoidaanko se aakkosjärjestyksessä?" "Voitko kopioida sen minulle?" "Se taitaa olla sivulla 157." "Anteeksi, jätin asiakirjan kotiin."

Kun siirryt paperittomuuteen, sinun ei tarvitse enää koskaan sanoa kuutta asiaa, ja jokaisen yrityksen pitäisi harkita sitä. Tässä on kuusi hyvää syytä:

• Säästät tilaa. Pääset käsiksi kaikkiin asiakirjoihin tietokoneelta tai mobiililaitteelta, eikä pöydälläsi ole paperipinoja tai huone täynnä arkistokaappeja.
• Etsi. Löydät haluamasi tiedot helpommin. Voit etsiä tarvitsemasi tiedoston ja, jos optinen merkintunnistus on suoritettu, etsiä myös tiedoston sisällä olevaa tekstiä.
• Pääset käsiksi milloin tahansa, missä tahansa. Voit käyttää kaikkia asiakirjojasi tietokoneeltasi ja ottaa ne mukaasi mobiililaitteella.
• Asiakirjojen järjestäminen. Käytä tiedostojärjestelmää asiakirjojen järjestämiseen ja synkronointiin tai sijoita ne asiakirjahallintajärjestelmään, kuten Confluenceen, Microsoft SharePointiin tai Adobe Document Cloudiin, jos haluat lisää joustavuutta.
• Jakaminen ja viestintä. Kuka tahansa toimistossasi voi käyttää digitaalisia asiakirjoja, ja niitä on helppo jakaa muiden kanssa sähköpostitse ja erilaisten pilvipalveluiden kautta.
• Turvallisuus. Digitaaliset asiakirjat voidaan helposti varmuuskopioida, suojata salasanalla ja tallentaa suojatulle tietovälineelle.

Mitä sinun on tiedettävä etukäteen paperittomuuteen siirtymisestä?

Kaikkien toimistossasi olevien paperiasiakirjojen skannaaminen on iso työ, mutta älä tee siitä vaikeampaa kuin on tarpeen. Se alkaa oikean työkalun valinnasta.

Sinulla on todennäköisesti jo skanneri - luultavasti tasoskanneri, joka on liitetty edulliseen tulostimeen. Sinulla saattaa olla houkutus aloittaa skannerilla, mutta tulet todennäköisesti katumaan sitä. Jokaisen sivun asettaminen skanneriin käsin ja hitaasti yksi sivu kerrallaan skannaaminen on turhautumisen resepti. Luovutat todennäköisemmin kuin saat sen valmiiksi. Työhön, joka oikealla skannerilla kestäisi sekunneissa, kuluu aikaatuntia.

Asiakirjaskanneri on suunniteltu suurten monisivuisten asiakirjojen nopeaan skannaamiseen. Niissä on asiakirjansyöttölaite, jonka avulla voit skannata jopa 50 sivua kerrallaan, ja ne skannaavat yleensä paperin molemmat puolet kerralla (kaksipuolinen skannaus). Mukana tuleva ohjelmisto tallentaa ne monisivuisiksi PDF-tiedostoiksi ja suorittaa optisen hahmontunnistuksen, jotta niistä voidaan tehdä hakukelpoisia - kaikki reaaliaikaisesti.

On kuitenkin hyödyllistä pitää mukanasi muunlaisia skannereita. Kuvaskanneri tekee tarkempaa työtä kuvien kanssa, ja tasoskanneri käsittelee paremmin sidottua materiaalia ja herkkää paperia. Puhelimessa olevan skannaussovelluksen avulla voit skannata kuitin ravintolassa heti paikalla, eikä sinun tarvitse muistaa tehdä sitä myöhemmin.

Kun olet skannannut kaikki asiakirjasi, pidä huolta siitä, että uusia papereita tulee, ja yritä pysäyttää tulva. Jos on mahdollisuus vastaanottaa paperit sähköisesti, käytä sitä!

Miten valitsimme nämä parhaat asiakirjaskannerit?

Positiiviset kuluttajaluokitukset

Olen skannannut asiakirjoja jo vuosia, mutta minulla on todellista kokemusta vain kahdesta skannerista, joten minun on hyödynnettävä laajempia kokemuksia. Tässä arvostelussa olen ottanut huomioon alan testit ja kuluttajien arvostelut.

Alan asiantuntijoiden tekemät testit antavat yksityiskohtaisen kuvan siitä, mitä skannerilta voi odottaa. Esimerkiksi Wirecutter on käyttänyt 130 tuntia erilaisten skannereiden tutkimiseen ja testaamiseen useiden vuosien ajan. Kuluttajien arvostelut ovat yhtä hyödyllisiä. Skannerin omalla rahalla ostanut henkilö on yleensä rehellinen ja rehellinen kertomaan positiivisista ja negatiivisista kokemuksistaan.

Tähän yhteenvetoon olemme ottaneet mukaan skannerit, joiden kuluttajaluokitus on vähintään 3,8 tähteä, mieluiten satojen käyttäjien jättämien arvostelujen perusteella.

Langallinen tai langaton

Perinteisesti asiakirjaskanneri on istunut työpöydälläsi ja kytketty tietokoneen USB-porttiin. Monissa tilanteissa se toimii täydellisesti, ja se olikin minun käyttämäni asetus monien vuosien ajan.

Kun skanneria käyttää useampi henkilö, on järkevää valita langaton malli, joka voidaan sijoittaa keskitettyyn paikkaan ja skannata useisiin paikkoihin, kuten mobiililaitteisiin tai jopa suoraan pilveen.

Nopea monisivuinen skannaus

Monilla ihmisillä on alkuvaiheessa valtava määrä paperitöitä, jotka on skannattava. Se oli ainakin minun kokemukseni. Siinä tapauksessa nopea skanneri voi säästää viikkojen työn.

Valitse skanneri, jossa on automaattinen asiakirjansyöttölaite (ADF), jonka avulla voit skannata jopa 50 arkkia kerralla. Tämä on erityisen hyödyllistä hyvin pitkille asiakirjoille, joista on tarkoitus saada monisivuinen PDF-tiedosto. Etsi myös nopea skannausnopeus (sivuja minuutissa eli ppm) ja mahdollisuus skannata paperin molemmat puolet kerralla.

Siirrettävyys

Jos työsi vie sinut pois toimistolta päiviksi kerrallaan, saatat haluta hankkia kannettavamman skannerin. Monissa kannettavimmissa asiakirjaskannereissa ei ole arkinsyöttölaitetta. Ne sopivat vain yhden sivun skannaamiseen kerrallaan, mutta ne turhautuvat isommissa töissä.

Siksi olemme ottaneet tähän kierrokseen mukaan vain kannettavat skannerit, joissa on ADF. Jos ostat toisen skannerin tätä tarkoitusta varten, suosittelen Doxie Q:ta. Jos haluat ostaa vain yhden skannerin sekä toimistoon että matkoille, Fujitsu ScanSnap S1300i tai Brother ADS-1700W tarjoavat paremman tasapainon ominaisuuksien välillä.

Onko muita hyviä asiakirjaskannereita, jotka kannattaa sisällyttää tähän suosituslistaan? Kerro meille mielipiteesi.