Är du överväldigad av papper? Trött på arkivskåp och ett rörigt skrivbord? Du kanske läser den här artikeln för att du har bestämt dig för att det är dags att bli papperslös. Du kanske aldrig helt kan eliminera papper från ditt kontor, men du kan enkelt göra en elektronisk version av varje papper du har. Dina dokument blir lättare att komma åt, lättare att hitta och lättare att dela med dig av. För att komma igång kan dubehöver en högkvalitativ dokumentskanner.

En dokumentskanner är utformad för att snabbt skanna flersidiga dokument och omvandla dem till sökbara elektroniska dokument. De har vanligtvis tillförlitliga arkmatare som kan ta emot dussintals sidor papper, kan skanna båda sidorna av en sida på en gång och levereras med programvara som kan spara alla dessa sidor i en sökbar PDF-fil.

Många av dem är numera trådlösa, så de behöver inte stå på skrivbordet kopplade till datorn och kan skannas till flera platser, inklusive datorer, mobila enheter och molnet.

Fujitsus ScanSnap iX1500 anses av många vara den bästa dokumentskannern som finns att tillgå. Jag håller med och har en sådan på mitt eget kontor. Den är snabb och pålitlig, och den stora pekskärmen gör att du kan skanna långa dokument till en mängd olika platser utan att en dator ens är inblandad.

För mobil användning kan Doxie Q Den är lätt och liten, batteridriven, har en enkel arkmatare, kan anslutas trådlöst till dina enheter och kan till och med skanna till ett SD-kort utan att det krävs några andra enheter.

De flesta användare kommer att vara nöjda med att välja en av (eller båda) dessa skannrar, men de är inte de enda alternativen. Vi har tagit med ett antal andra högt rankade skannrar som också kan passa dig. Läs vidare för att ta reda på vilken som är bäst för dig.

Varför lita på mig när det gäller denna köpguide?

Jag har haft samma problem med pappersarbete som du. För sex år sedan hade jag fack, lådor och lådor fulla av pappersarbete, och det var inte alltid lätt att hitta rätt dokument. Jag var en flitig användare av Evernote och hade funderat på att bli papperslös ett tag. Efter att ha gjort en del efterforskningar köpte jag Fujitsu ScanSnap S1300i.

Innan jag började skanna alla dessa sidor ägnade jag lite tid åt att experimentera med inställningar och ta reda på vad jag ville ha. Till slut konfigurerade jag den medföljande programvaran så att den skapade PDF-filer med flera sidor, utförde OCR så att PDF-filerna var sökbara och skickade dem direkt till Evernote. Skanningen på detta sätt gick snabbt och smidigt och skedde med en knapptryckning på skannern.

Därefter kom det hårda arbetet: månader av skanning. Jag gjorde det på min fritid, vanligtvis bara några minuter åt gången, ibland längre. Jag hade mycket få problem. Ibland fastnade en sida (på grund av en häftning eller en reva), men när jag väl hade lossat maskinen fortsatte skanningen från den plats där fastlåset uppstått. Jag behövde inte börja om från början. På det hela taget var processen mycket smidig.

Jag gjorde mig av med de flesta dokumenten när de var skannade. Det fanns några finansiella dokument som jag var tvungen att behålla i flera år av juridiska skäl, så jag lade dem i stora, tydligt märkta kuvert och förvarade dem. Jag behöll några dokument av sentimentala skäl. Alla nya papper skannades när de kom in, men jag försökte minimera detta genom att se till att mina räkningar och annan korrespondensskickades till mig via e-post.

Jag har varit mycket nöjd med hur allting har fungerat. Att kunna komma åt och organisera mina dokument digitalt har gjort en enorm skillnad. Så i år bestämde jag mig för att uppgradera till Fujitsu ScanSnap iX1500.

Här är anledningen till detta:

• Dokumentfacket rymmer fler pappersark, så jag kan lättare påbörja några storskaliga skanningsprojekt, bland annat en stor samling utbildningsmanualer från kurser som jag har hållit.
• Den är trådlös, så den behöver inte stå på mitt skrivbord.
• Jag kan placera den på ett mer lättillgängligt ställe så att andra familjemedlemmar kan använda den.
• Eftersom den är trådlös kan de skanna direkt till sina egna telefoner, så jag behöver inte skicka dem skanningarna från min dator.
• Eftersom den kan skanna direkt till molnet behövs inga datorer eller enheter, utan det är en allt-i-ett-lösning.

För att komplettera min egen erfarenhet av att använda dokumentskannrar har jag noggrant kollat upp andra skannrar också, med hänsyn till branschtester och användarrecensioner. Jag hoppas att den här sammanställningen hjälper dig att göra ditt eget val av dokumentskanner.

Bästa dokumentskanner: Vinnarna

Bästa valet: Fujitsu ScanSnap iX1500

Fujitsu ScanSnap iX1500 är utan tvekan den bästa dokumentskanner du kan köpa. Den är trådlös och har en stor pekskärm som gör den lätt att använda, och erbjuder mycket snabb dubbelsidig färgskanning av upp till 50 ark åt gången. Skanningarna bearbetas så att de till och med kan se bättre ut än originaldokumentet, och den medföljande programvaran skapar sökbara PDF-filer med flera sidor.

En överblick:

• Bladmatare: 50 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 30 ppm (dubbelsidigt),
• Högsta upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, USB
• Vikt: 7,5 lb, 3,4 kg

ScanSnap iX1500 anses nästan allmänt vara den bästa dokumentskannern på marknaden, även om den är ganska dyr. De enda som inte verkar gilla den är användare av den föregående modellen, ScanSnap iX500.

Många av dessa användare anser att den tidigare skannern kändes stabilare och att det var lättare att trycka på en enda knapp än att hantera den nya pekskärmen. Därför gav många av dem iX1500 en stjärna - ganska orättvist om du frågar mig.

Även om iX500 nu har upphört att tillverkas finns den fortfarande att köpa, och den ingår som ett alternativ nedan. Är den bättre än iX1500 på alla sätt? Absolut inte, och många användare är nöjda med uppgraderingen. Den nya 4,3-tums pekskärmen gör den enklare att använda, och om du skannar direkt till molnet fungerar den som en fristående enhet utan behov av en dator.

Varför är ScanSnap iX1500 så populär? Den har en utmärkt kombination av snabbhet, funktioner och användarvänlighet. Den är snabb och skannar båda sidor på upp till 30 sidor per minut (även om tre skannrar som anges nedan är snabbare) och skanningen är tyst. 50 ark papper ryms i den pålitliga automatiska dokumentmataren och det är lätt att ansluta via Wi-Fi till din dator eller mobila enhet.

Sedan finns det en medföljande programvara som automatiskt förbättrar skanningen och tar bort tomma sidor samt ger möjlighet till OCR.

Skannern känner automatiskt av pappersstorleken och om det är färg eller svartvitt, roterar automatiskt skanningen om du lägger pappret på fel sätt och kan till och med bestämma vilka inställningar för bildkvaliteten som krävs för dokumentet.

Även om den är mycket intelligent kan du också exakt tala om för skannern vad den ska göra. Det enklaste sättet att göra det är att skapa flera skanningsprofiler som i förväg definierar skanningsinställningarna och vart det skannade dokumentet skickas. En ikon för varje profil finns på skannerns pekskärm för maximal bekvämlighet. Skannern är ganska kompakt och finns i svart eller vitt.

Jag gillar särskilt det detaljerade avsnittet "Användningsområden" som förklarar i detalj hur skannern kan användas för en lång rad olika tillämpningar, inklusive delning av dokument, skanning av tidskrifter, skapande av ett fotoalbum, organisering av vykort och skanning av kuvert och kvitton.

Men skannern är inte perfekt. Vissa användare påpekar att bilderna förlorar lite kvalitet, och det är sant - det är trots allt inte en fotoscanner. Vissa användare rapporterade om buggar i den medföljande programvaran, men de flesta av dessa verkar ha åtgärdats genom senare uppdateringar. Jag väntar fortfarande på att den tekniska supporten ska hjälpa mig med ett problem med att spara till molnet, och det verkar som om jag inte är ensam. Men jag är övertygad om attett positivt resultat.

De flesta användare verkar nöjda med skannern. iX1500 är ganska hållbar, och en användare uppdaterade sin recension efter ett år för att rapportera att allt fortfarande fungerade tillförlitligt - motorer, rullar, matning och programvara. Den lyckas med att ta ett komplicerat jobb och göra det så snabbt och enkelt som möjligt.

Läs min fullständiga recension av ScanSnap iX1500 om du vill veta mer om den här skannern.

Mest bärbara: Doxie Q

Om du letar efter en skanner för bärbar användning rekommenderar jag Doxie Q Det uppladdningsbara batteriet klarar 1 000 skanningar per laddning, så du behöver inte ha med dig någon strömkabel. Du kan spara dina skanningar direkt på dess 8 GB SD-minne, så du behöver inte ens slå på datorn.

Om du vill använda din dator eller iOS-enhet är skannern trådlös så att du inte behöver bära med dig en USB-kabel, och med den öppna dokumentmataren kan du skanna dokument på upp till åtta sidor.

En överblick:

• Bladmatare: 8 ark,
• Dubbelsidig skanning: Nej,
• Skanningshastighet: 8 ppm (enkelsidig),
• Högsta upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, USB,
• Vikt: 0,82 kg.

Doxie Q är smal och kompakt, och det är den skanner jag skulle välja om jag skulle skanna mycket på resande fot, långt från kontoret. Den är särskilt utformad för mobil användning och du behöver inte ha med dig någon strömkabel, USB-kabel eller ens en dator.

Som standard skickas dina skanningar direkt till ett minneskort, vilket är bra för mobil användning, men det innebär också att du måste utföra OCR på datorn senare, som ett ytterligare steg. Om du föredrar det kan du också skanna till datorn via USB genom att aktivera ansluten skanning, men även då utför du en automatisk import från SD-kortet i stället för att skanna direkt till datorn.

För bärbar användning är den här skannern nästan idealisk, men vissa kompromisser gjordes för att uppnå bärbarhet. Den är långsam - nästan en fjärdedel av hastigheten hos vår vinnande skanner ovan - har en ganska begränsad automatisk dokumentmatare och kan inte skanna dubbelsidigt. Att använda den kommer att kräva mer tid och ansträngning, men du kan göra det på vägen utan att ens slå på datorn.

För en bärbar skanner verkar det rimligt - men inte om det är din enda skanner. Doxie Q är alldeles för långsam om du också vill använda den regelbundet på kontoret.

Om du vill ha en skanner som kan göra allt rekommenderar jag Fujitsu ScanSnap S1300i eller Brother ADS-1700W nedan. De är snabbare och kan skanna båda sidorna på en gång samtidigt som de är ganska bärbara. Men de går inte på batteri, och S1300i har ingen trådlös anslutning - du måste slå på datorn och ansluta skannern till en USB-port.

Andra stora bästa dokumentskannrar

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Även om den numera har upphört att tillverkas ScanSnap iX500 är fortfarande mycket populär och finns fortfarande tillgänglig. Även om den bara har en enda knapp och ingen pekskärm, älskar många användare dess enkelhet och flexibilitet - om du startar en skanning med ett kort tryck kommer du att utföra en annan typ av skanning än om du trycker länge på den. Vissa användare tycker att denna skanner ser bättre ut och känns stabilare än dess efterföljare, iX1500 (ovan).

En överblick:

• Bladmatare: 50 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 25 ppm,
• Högsta upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, USB
• Vikt: 2,99 kg.

Bortsett från avsaknaden av pekskärm är iX500 mycket lik iX1500 ovan: den har samma 50-arkmatare, 600 dpi-upplösning, Wi-Fi- och USB-gränssnitt och en kompakt design. Den skannar lite långsammare (men fortfarande dubbelsidigt) och gör det möjligt att ställa in skanningsprofiler, även om det inte finns någon ikon för var och en av dem på skannern.

Användarna kallar den för en arbetshäst. Den har funnits tillgänglig sedan 2013, så det har funnits många tillfällen att testa dess hållbarhet, och vissa användare skannar hundratals sidor varje dag. Den verkar vara en favorit på advokatbyråer, där personalen måste hantera en vansinnig mängd pappersarbete. En advokatbyrå köpte en 2013, och när den dog 2017 köpte de genast en ny.

En annan användare köpte en skanner för ett skanningsprojekt som de trodde skulle ta flera veckor, men som de slutförde på en dag. Det beror inte bara på skannerns snabbhet, utan också på användarvänligheten.

Men att döma av vissa användares kommentarer verkar det som om det inte är lika enkelt att installera Wi-Fi som med iX1500. Vissa användare tyckte att programvaran var svårare att installera än de förväntade sig, och dessa användare kommer från både Windows- och Mac-lägret. Men när ScanSnap-programvaran väl är installerad, tenderar tiden från det att man trycker på skanningsknappen till att man får en sökbar PDF-fil med flera sidor att vara betydligt snabbare änskrivare från andra tillverkare.

2. RavenScanner Original

RavenScanner Original är en högt rankad skanner med många funktioner som är gemensamma med vår vinnare. Den har en stor pekskärm för datorlös skanning, en dokumentmatare för 50 ark, en maximal upplösning på 600 dpi och fungerar antingen trådlöst eller trådbundet (men använder Ethernet i stället för USB). Skanningshastigheten är dock nästan hälften så hög som vår vinnares.

En överblick:

• Bladmatare: 50 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 17 ppm (dubbelsidigt),
• Högsta upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, Ethernet,
• Vikt: 2,8 kg.

Du kan göra ännu mer från skannerns pekskärm än med vår vinnare. Precis som ScanSnap iX1500 kan RavenScanner skicka dina skannade dokument till ett antal platser, bland annat till molnet, men du kan också skicka dem via e-post eller fax direkt från skannern och spara dem på ett anslutet flashminne. Du kan till och med göra grundläggande dokumentredigering med hjälp av den 7-tums pekskärmen.

Den här skannern är en ny produkt för 2019, så det är svårt att bedöma hur den står sig vid långvarig användning. Användarna verkar mycket nöjda hittills, och skannern har det högsta betyget av alla i den här recensionen, men har ännu inte tillräckligt många recensioner för att ge det betyget alltför stor vikt. Användarna älskar att kunna skanna utan dator och jämför den mycket positivt med Fujitsus skannrar.

Om du letar efter något lite mer kraftfullt och är villig att betala extra, erbjuder företaget även en dyrare skanner med bättre specifikationer, nämligen RavenScanner Pro Den har en 8-tums pekskärm, 100 arkmatare och kan skanna 60 sidor per minut.

3. Epson DS-575

Epson DS-575 ser likadan ut som vår vinnare när den är stängd, men har en rad knappar och lampor i stället för en pekskärm. Den har också liknande specifikationer, inklusive en något snabbare skanningshastighet. Även om den har funnits längre än iX1500 har den inte fått samma genomslagskraft på marknaden.

En överblick:

• Bladmatare: 50 ark, 96 recensioner,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 35 ppm (dubbelsidigt)
• Högsta upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, USB,
• Vikt: 3,67 kg.

Epson DS-575 har mer gemensamt med den äldre ScanSnap iX500 än med den nya iX1500. Den har trådlös eller USB-anslutning, låter dig skanna till din dator, mobila enhet eller molnet, har en 50-arkmatare och mycket snabb dubbelsidig skanning. Profiler kan skapas för olika typer av skanningar. Men den har ingen pekskärm, vilket gör att du är mer beroende av din dator eller enhet.när du väljer skanningsalternativ.

Konsumenternas recensioner är generellt sett positiva. Användarna tyckte att programvaran var lättare att installera än Fujitsus programvara - men klagade över att de måste ladda ner den - men att den är mindre kapabel när den väl är installerad. Användarna tyckte också att det inte är lika smärtfritt att återställa ett pappersstopp som när man använder en ScanSnap - även om det lyckligtvis verkar vara ganska sällsynt med pappersstopp - och att svartvita skanningar inte är av samma kvalitet som färgskanningar.

Ett annat mycket liknande alternativ från Epson är ES-500W Den har identiska specifikationer och en mycket likartad design men är svart istället för vit. Ett problem med Epsons sortiment är bristen på differentiering. Dessa skannrar är så lika att det är svårt att veta varför man skulle välja den ena framför den andra. Icke trådlösa versioner av båda skannrarna finns också tillgängliga till ett lägre pris.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

S1300i är ScanSnap iX1500:s lillebror. Den har halva hastigheten och måste anslutas till datorn för att fungera. Den är kraftfullare än Doxie Q, men inte lika portabel. Jag använde en sådan för att skanna tusentals pappersark i flera år och hade aldrig några problem.

En överblick:

• Bladmatare: 10 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 12 ppm (dubbelsidigt),
• Högsta upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: USB,
• Vikt: 1,4 kg.

Även om den inte är lika snabb som vår vinnare är 12 dubbelsidiga sidor per minut inte illa. (Observera dock att hastigheten sjunker till endast 4 sidor per minut vid användning av USB-ström, så för större skanningsjobb bör du definitivt ansluta till strömmen.) Om du har en stor mängd pappersarbete som ska skannas får du jobbet gjort dubbelt så snabbt med iX1500, men om du tycker att bärbarhet eller pris är viktigt för dig är den här skannern ett bra alternativ.ett utmärkt alternativ.

Dokumentmataren rymmer bara 10 sidor, men ibland lyckades jag få plats med fler. Och för mycket stora dokument lyckades jag lägga till fler sidor när det sista arket skannades för att producera en enda flersidig PDF som innehåller alla sidor.

Användningen med en enda knapp var ganska intuitiv, och jag kunde skapa ett antal skanningsprofiler på datorn. Jag kunde dock inte välja dem från skannern, vilket du kan göra med iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

För en bärbar skanner är Brother ADS-1700W har många funktioner. Den har en 2,8-tums pekskärm, trådlös anslutning och en automatisk dokumentmatare för 20 ark. Den kan skanna dubbelsidigt med en hastighet på 25 sidor per minut (betydligt snabbare än de andra bärbara skannrar som vi har undersökt).

Den har inget batteri som Doxie Q och fungerar inte via USB som ScanSnap S1300i.

En överblick:

• Bladmatare: 20 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 25 ppm (dubbelsidigt),
• Högsta upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, mikro-USB,
• Vikt: 1,5 kg.

Precis som i ScanSnap iX1500 kan du skapa genvägar för specifika typer av skanningar, och dessa visas som ikoner på pekskärmen. Du kan skanna direkt från USB-flashminnet, så det är möjligt att skanna utan dator.

Alternativt kan du skanna direkt till din dator eller mobila enhet. Användarna blev dock förvånade över att skannern inte kan skanna direkt till molnet, FTP eller e-post utan hjälp av en dator. Den officiella webbplatsen verkar vara lite missvisande här.

Skanningshastigheten är betydligt snabbare än andra bärbara skannrar och den automatiska dokumentmataren rymmer 20 ark, vilket är bättre än konkurrenterna igen. Det gör detta till en utmärkt skanner om du vill använda den både på kontoret och på resande fot. Du måste ha med dig en strömkabel, men tack vare Wi-Fi-anslutningen är det inte nödvändigt att ha med sig en mikro-USB-kabel.

Även om jag tycker att Doxie Q erbjuder den bästa bärbara upplevelsen - du behöver inte koppla in dig på strömmen eller ta med dig en dator - är ADS-1700W ett bättre val för användare som prioriterar snabbare skanning och en dokumentmatare med större kapacitet. Tänk bara på att den är dubbelt så tung och att du måste ta med dig en strömkabel.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Låt oss gå över till några dyrare alternativ. Brother ADS-2800W är större och tyngre än vår vinnare, men erbjuder snabbare skanning med 40 sidor per minut och ett urval av Wi-Fi, Ethernet och USB. Den är utformad för små och medelstora arbetsgrupper och stöder skanningsdestinationer som är mer relevanta för den miljön, t.ex. nätverksmappar, FTP, SharePoint och USB-flashminneskort.

En överblick:

• Bladmatare: 50 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 40 ppm (dubbelsidigt),
• Högsta upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Vikt: 4,55 kg.

Precis som ScanSnap iX1500 kan du med ADS-2800 skanna till ett antal destinationer direkt från enhetens (något mindre) 3,7-tums pekskärm. Den skannade bilden optimeras genom att ta bort hålslag, rensa upp kanter och ta bort bakgrundsbrus.

Men trots den snabba skanningshastigheten blev en användare frustrerad över hur lång tid det tog att bearbeta dokumentet efter skanningen. Han rapporterade att ett dokument med 26 sidor tog 9 minuter och 26 sekunder, och skannern var oanvändbar under den tiden. Det verkar som om han använde en kraftfull dator, och jag är inte säker på att något användarfel var inblandat.

Programvaran låter mer begränsad än Fujitsus programvara. När du t.ex. startar skanningar från pekskärmen kan endast en dator vara målet. Om du vill skicka skanningar till andra datorer måste du starta skanningen från den datorn.

Om du vill ha mer kraft och är villig att betala för det, kan du överväga att köpa en Broder I mageCenter ADS-3000N. Den erbjuder ännu snabbare skanning med 50 sidor per minut och är utformad för medelstora och stora arbetsgrupper, men har ingen pekskärm eller stöd för Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Fujitsus ScanSnap-serie av skannrar är utformad för hemmakontoret. fi-7160 är en av deras skannrar för arbetsgrupper. Den kostar betydligt mer, men har en dokumentmatare som rymmer 80 sidor (i stället för 50) och skannar med 60 sidor per minut (i stället för 30). Enheten är dock större och tyngre och saknar en pekskärm.

En överblick:

• Bladmatare: 80 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 60 ppm (dubbelsidigt),
• Högsta upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: USB,
• Vikt: 4,22 kg.

Den här skannern är utformad för att göra det möjligt för en arbetsgrupp att skanna stora flersidiga dokument snabbare än någonsin. För att uppnå detta har den en högre skanningshastighet och en större dokumentmatare än någon annan skanner som vi har undersökt, och den är beräknad för att klara av hela 4 000 skanningar per dag. Om ditt mål är att använda ett enkelt tillvägagångssätt för att slutföra ett stort skanningsjobb, är fi-7160 ett bra val.

Men den kraften har ett pris: den här skannern har ingen trådlös anslutning eller pekskärm. Du måste ha skrivaren ansluten till USB-porten på en dator på kontoret och välja skanningsalternativ från den medföljande programvaran som körs på den datorn.

Användarna tycker att det är en solid skanner när de behandlar stora mängder papper vid ett enda skrivbord, till exempel på en advokatbyrå, och många kontor köper flera enheter. Kvaliteten på utdata är mycket hög och med rätt konfiguration kan du normalt sett bara starta en skanning genom att trycka på knappen på maskinen.

Varför gå papperslöst?

"Var är dokumentet?" "Varför är mitt skrivbord så rörigt?" "Är det alfabetiskt?" "Kan du fotokopiera det åt mig?" "Jag tror att det står på sidan 157." "Jag glömde dokumentet hemma."

Det är sex saker som du aldrig behöver säga när du blir papperslös. Alla företag bör överväga det. Här är sex goda skäl:

• Du sparar utrymme. Du kan komma åt alla dina dokument från din dator eller mobila enhet och slipper högar av papper på skrivbordet eller ett rum fullt av arkivskåp.
• Sök. Du kan lättare hitta den information du vill ha. Du kan söka efter den fil du behöver, och om optisk teckenigenkänning har utförts kan du även söka efter text i filen.
• Tillgång när som helst, var som helst. Du kan komma åt alla dina dokument från din dator och ta med dig dem på en mobil enhet.
• Organisering av dokument. Använd filsystemet för att organisera och synkronisera dina dokument eller placera dem i ett dokumenthanteringssystem som Confluence, Microsoft SharePoint eller Adobe Document Cloud för större flexibilitet.
• Delning och kommunikation. Digitala dokument kan nås av alla på kontoret och delas enkelt med andra via e-post och olika molntjänster.
• Säkerhet. Digitala dokument kan enkelt säkerhetskopieras, lösenordsskyddas och lagras på säkra medier.

Vad du behöver veta i förväg om du ska bli papperslös

Att skanna alla pappersdokument på kontoret är ett stort arbete. Gör det inte svårare än det behöver vara. Det börjar med att välja rätt verktyg för uppgiften.

Du äger troligen redan en skanner - förmodligen en plattbäddsskanner som är ansluten till en billig skrivare. Du kan vara frestad att börja med den skannern, men du kommer förmodligen att ångra dig. Att lägga varje sida på skannern manuellt och långsamt skanna en sida i taget är ett recept för frustration. Det är troligare att du ger upp än att du blir klar. Ett jobb som skulle ta några sekunder med rätt skanner tar digtimmar.

En dokumentskanner är utformad för att snabbt skanna stora flersidiga dokument. De har en dokumentmatare som gör att du kan skanna upp till 50 sidor åt gången och skannar vanligtvis båda sidor av pappret samtidigt (duplexskanning). Den medföljande programvaran lagrar dem som flersidiga PDF-filer och utför optisk teckenigenkänning för att göra dem sökbara - allt i realtid.

Men det är bra att ha andra typer av skannrar i närheten. En fotoscanner gör ett noggrannare jobb med bilder, och en flatbäddsskanner hanterar inbundet material och känsligt papper bättre. Med en skanningsapp på din telefon kan du skanna ett kvitto på en restaurang där och då, i stället för att behöva komma ihåg att göra det senare.

När du har skannat alla dina dokument, håll koll på att det kommer in nya papper och försök att stoppa flödet. Om det finns ett alternativ för att ta emot pappersarbetet elektroniskt, ta det!

Hur vi valde ut de bästa dokumentskannrarna

Positiva konsumentbetyg

Jag har skannat dokument i flera år, men har bara erfarenhet av två skannrar, så jag måste använda mig av ett bredare urval av erfarenheter. I den här recensionen har jag tagit hänsyn till branschtester och konsumentrecensioner.

Tester av branschexperter ger en detaljerad bild av vad man kan förvänta sig av en skanner. Wirecutter har till exempel ägnat 130 timmar åt att undersöka och testa en rad skannrar under ett antal år. Konsumentrecensioner är lika användbara. Någon som köpt en skanner för sina egna pengar tenderar att vara ärlig och uppriktig om sina positiva och negativa erfarenheter.

I den här sammanställningen har vi inkluderat skannrar med ett konsumentbetyg på 3,8 stjärnor eller mer, helst med recensioner från hundratals användare.

Trådbunden eller trådlös

Traditionellt sett står en dokumentskanner på skrivbordet och ansluts till en av datorns USB-portar. I många situationer fungerar det perfekt, och det var min inställning i många år.

Men det gör det svårt för andra att komma åt skannern och det blir mer rörigt på skrivbordet. När en skanner används av flera personer är det klokt att välja en trådlös modell som kan placeras på en central plats och skanna till flera platser, inklusive mobila enheter eller till och med direkt till molnet.

Snabb skanning av flera sidor

Som ett första steg kommer många människor att ha en stor eftersläpning av pappersarbete som måste skannas. Det var i alla fall min erfarenhet. I det fallet kan en snabb skanner spara veckor av arbete.

Välj en skanner med en automatisk dokumentmatare (ADF) som gör att du kan skanna upp till 50 ark på en gång. Det är särskilt användbart för mycket långa dokument där du räknar med att få en PDF-fil med flera sidor. Leta också efter snabb skanningshastighet (mätt i sidor per minut, eller ppm) och möjligheten att skanna båda sidor av pappret på en gång.

Bärbarhet

Om ditt jobb tar dig från kontoret flera dagar i taget kanske du vill köpa en mer bärbar skanner. Många av de mest bärbara dokumentskannrarna har ingen arkmatare. De är lämpliga för att skanna bara en sida i taget, men blir frustrerande när det gäller större jobb.

Därför har vi bara tagit med bärbara skannrar med ADF i den här sammanställningen. Om du köper en andra skanner för det här ändamålet rekommenderar jag Doxie Q. Om du föredrar att köpa bara en skanner för både kontoret och resan, erbjuder Fujitsu ScanSnap S1300i eller Brother ADS-1700W en bättre balans av funktioner.

Finns det några andra bra dokumentskannrar som är värda att ta med i denna rekommenderade lista? Låt oss få veta vad du tycker.