¿Está abrumado por el papel? ¿Cansado de los archivadores y de un escritorio desordenado? Es posible que esté leyendo este artículo de revisión porque ha decidido que es hora de pasar a la tecnología sin papel. Es posible que nunca elimine por completo el papel de su oficina, pero puede hacer fácilmente una versión electrónica de cada papel que tenga. Sus documentos serán más fáciles de acceder, más fáciles de encontrar y más fáciles de compartir. Para empezar, deberánecesita un escáner de documentos de calidad.

Un escáner de documentos está diseñado para escanear rápidamente documentos de varias páginas y convertirlos en documentos electrónicos con capacidad de búsqueda. Suelen contar con alimentadores de hojas fiables que pueden contener docenas de páginas de papel, pueden escanear ambas caras de una página a la vez y vienen con un software que puede guardar todas esas páginas en un PDF con capacidad de búsqueda.

Muchos son ahora inalámbricos, por lo que no tienen que vivir en su escritorio atados a su ordenador. Pueden escanear a múltiples ubicaciones, incluyendo ordenadores, dispositivos móviles y la nube.

ScanSnap iX1500 de Fujitsu es considerado por muchos como el mejor escáner de documentos disponible. Estoy de acuerdo, y tengo uno en mi propia oficina. Es rápido y fiable, y su gran pantalla táctil le permite escanear documentos largos a una variedad de lugares sin necesidad de un ordenador.

Para el uso móvil, el Doxie Q Es ligera y diminuta, funciona con pilas, ofrece un alimentador de hojas básico, puede conectarse de forma inalámbrica a sus dispositivos e incluso escanear a una tarjeta SD sin necesidad de otros dispositivos.

La mayoría de los usuarios estarán perfectamente satisfechos si eligen uno de estos escáneres (o ambos), pero no son las únicas opciones. Incluimos otros escáneres muy valorados que también pueden convenirle. Siga leyendo para descubrir cuál es el mejor para usted.

¿Por qué confiar en mí para esta guía de compra?

Hace seis años tenía bandejas, cajones y cajas llenas de papeles, y no siempre era fácil encontrar el documento adecuado. Era una usuaria entusiasta de Evernote y llevaba un tiempo considerando la posibilidad de prescindir del papel. Después de investigar un poco, compré el Fujitsu ScanSnap S1300i.

Antes de empezar a escanear todas esas páginas, me dediqué a experimentar con los ajustes y a determinar lo que quería. Finalmente, configuré el software incluido para crear archivos PDF de varias páginas, realizar un reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que los archivos PDF tuvieran capacidad de búsqueda y enviarlos directamente a Evernote. El escaneo fue rápido y sin esfuerzo y se realizó con sólo pulsar un botón del escáner.

A continuación vino el trabajo duro: meses de escaneo. Lo hice en mi tiempo libre, normalmente unos minutos cada vez, a veces más. Tuve muy pocos problemas. De vez en cuando se atascaba una página (por una grapa o un desgarro), pero una vez que desatascaba la máquina el escaneo continuaba desde donde se había producido el atasco. No tuve que volver a empezar. En general, el proceso fue muy fluido.

Me deshice de la mayoría de los documentos una vez escaneados. Hubo algunos documentos financieros que tuve que conservar durante varios años por razones legales, así que los metí en sobres grandes y claramente etiquetados y los guardé. Conservé algunos documentos por razones sentimentales. Cualquier papeleo nuevo se escaneaba a medida que llegaba, pero intenté minimizarlo asegurándome de que mis facturas y otra correspondenciame fueron enviados por correo electrónico.

He estado muy contento con el resultado. Poder acceder y organizar mis documentos digitalmente ha supuesto una gran diferencia. Así que este año decidí actualizarme al Fujitsu ScanSnap iX1500.

He aquí la razón:

• Su bandeja de documentos tiene capacidad para más hojas de papel, por lo que puedo empezar más fácilmente algunos proyectos de escaneo a gran escala, incluida una gran colección de manuales de formación de cursos que he realizado.
• Es inalámbrico, así que no tiene que vivir en mi escritorio.
• Puedo colocarlo en un lugar más accesible para que otros miembros de la familia puedan utilizarlo.
• Como es inalámbrico, pueden escanear directamente a sus propios teléfonos, por lo que no tengo que enviarles sus escaneos desde mi ordenador.
• Como puede escanear directamente a la nube, no se necesitan ordenadores ni dispositivos, es una solución todo en uno.

Para complementar mi propia experiencia en el uso de escáneres de documentos, también he comprobado cuidadosamente otros escáneres, teniendo en cuenta las pruebas del sector y las opiniones de los usuarios. Espero que este resumen le ayude a hacer su propia elección de un escáner de documentos.

Mejor escáner de documentos: los ganadores

La mejor opción: Fujitsu ScanSnap iX1500

El Fujitsu ScanSnap iX1500 es posiblemente el mejor escáner de documentos que se puede comprar. Es inalámbrico y ofrece una gran pantalla táctil que facilita su uso, y ofrece un escaneo a color a doble cara muy rápido de hasta 50 hojas a la vez. Los escaneos se procesan de manera que incluso pueden tener mejor aspecto que el documento original, y el software incluido creará archivos PDF de varias páginas con capacidad de búsqueda.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 30 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, USB
• Peso: 3,4 kg, 7,5 lb

El ScanSnap iX1500 es considerado casi universalmente como el mejor escáner de documentos disponible, aunque sea razonablemente caro. Los únicos que no parecen gustarle son los usuarios del modelo anterior, el ScanSnap iX500.

Muchos de esos usuarios consideran que el escáner anterior era más robusto y que pulsar un solo botón era más fácil que manejar la nueva pantalla táctil. Como resultado, muchos de ellos le dieron al iX1500 una calificación de una estrella, en mi opinión, bastante injusta.

Aunque el iX500 ya está descatalogado, todavía está disponible para su compra y se incluye como opción a continuación. ¿Es mejor que el iX1500 en todos los sentidos? Absolutamente no, y muchos usuarios están encantados con la actualización. Hay esa nueva pantalla táctil de 4,3 pulgadas que hace que sea más fácil de usar, y si se escanea directamente a la nube funciona como un dispositivo independiente sin necesidad de un ordenador.

¿Por qué es tan popular el ScanSnap iX1500? Tiene una excelente combinación de velocidad, funciones y facilidad de uso. Es rápido, ya que escanea por ambas caras hasta 30 páginas por minuto (aunque los tres escáneres que se mencionan a continuación son más rápidos), y el escaneado es silencioso. 50 hojas de papel caben en su fiable alimentador automático de documentos, y la conexión a través de Wi-Fi a su ordenador o dispositivo móvil es facilísima.

También está el software incluido que mejora automáticamente el escaneo y elimina las páginas en blanco, y da la opción de OCR.

El escáner detecta automáticamente el tamaño del papel y si es en color o en blanco y negro, gira automáticamente el escaneado si se coloca el papel de forma incorrecta e incluso puede decidir los ajustes de calidad de imagen que requiere el documento.

Aunque es muy inteligente, también se puede indicar al escáner con precisión lo que debe hacer. La forma más sencilla de hacerlo es creando varios perfiles de escaneo que predefinen los ajustes de escaneo y el lugar al que se envía el documento escaneado. En la pantalla táctil del escáner hay un icono para cada perfil, para mayor comodidad. El escáner es bastante compacto y está disponible en blanco o negro.

No viene con un manual de usuario, aunque hay uno bueno disponible en línea. Me gusta especialmente la sección detallada de "Usos" que explica detalladamente cómo usar el escáner para una larga lista de aplicaciones, incluyendo compartir documentos, escanear revistas, crear un álbum de fotos, organizar tarjetas postales y escanear sobres y recibos.

Pero el escáner no es perfecto. Algunos usuarios señalan que las imágenes pierden un poco de calidad, y eso es cierto -después de todo, no es un escáner fotográfico-. Algunos usuarios informaron de fallos en el software incluido, pero la mayoría de ellos parecen haberse solucionado con actualizaciones posteriores. Todavía estoy esperando que el soporte técnico me ayude con un problema sobre el guardado en la nube, y parece que no soy el único. Pero confío enun resultado positivo.

La mayoría de los usuarios parecen estar encantados con el escáner. El iX1500 es bastante duradero, y un usuario actualizó su opinión después de un año para informar de que todo seguía funcionando de forma fiable: motores, rodillos, alimentadores y software. Consigue tomar un trabajo complejo y hacerlo lo más rápido y fácil posible.

Lee mi reseña completa del ScanSnap iX1500 si quieres saber más sobre este escáner.

Más portátil: Doxie Q

Si buscas un escáner para uso portátil, te recomiendo el Doxie Q Su batería recargable puede realizar 1.000 escaneos con cada carga, por lo que no necesitará llevar un cable de alimentación. Además, puede guardar sus escaneos directamente en su memoria SD de 8 GB, por lo que ni siquiera tendrá que encender el ordenador.

Si quieres utilizar tu ordenador o dispositivo iOS, el escáner es inalámbrico para que no tengas que llevar un cable USB contigo, y el ADF abatible te permite escanear documentos de hasta ocho páginas.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 8 hojas,
• Escaneo a doble cara: No,
• Velocidad de escaneo: 8 ppm (una cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, USB,
• Peso: 1,81 lb, 0,82 kg.

El Doxie Q es delgado y compacto, y es el escáner que yo elegiría si hiciera muchos escaneos en el camino, lejos de la oficina. Está diseñado específicamente para el uso móvil, y no tendrá que llevar un cable de alimentación, un cable USB o incluso un ordenador.

Por defecto, tus escaneos irán directamente a una tarjeta de memoria, y esto es genial para el uso móvil, pero también significa que tendrás que realizar el OCR en tu ordenador más tarde, como un paso adicional. Si lo prefieres, también puedes escanear a tu ordenador a través de USB habilitando el Escaneo Conectado, pero incluso entonces estarás realizando una importación automática desde la tarjeta SD en lugar de escanear directamente al ordenador.

Para un uso portátil, este escáner parece casi ideal, pero se han hecho algunos compromisos para lograr su portabilidad. Es lento -casi una cuarta parte de la velocidad de nuestro escáner ganador anterior-, tiene un alimentador automático de documentos bastante limitado y no puede escanear a doble cara. Utilizarlo requerirá más tiempo y esfuerzo, pero puede hacerlo en el camino sin siquiera encender el ordenador.

Para un escáner portátil, parece razonable, pero no si es tu único escáner. El Doxie Q es demasiado lento si también quieres usarlo regularmente en la oficina.

Si quiere un escáner que lo haga todo, le recomiendo el Fujitsu ScanSnap S1300i o el Brother ADS-1700W, que son más rápidos y pueden escanear ambas caras de la página a la vez, sin dejar de ser bastante portátiles. Pero no funcionan con batería y el S1300i no ofrece conexión inalámbrica: tendrá que encender el ordenador y conectar el escáner a un puerto USB.

Otros grandes escáneres de documentos

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Aunque ya está descatalogado, el ScanSnap iX500 Aunque sólo tiene un botón y no tiene pantalla táctil, a muchos usuarios les encanta su simplicidad y flexibilidad: al iniciar un escaneo con una pulsación corta se realiza un tipo de escaneo diferente al de una pulsación larga. Algunos usuarios consideran que este escáner tiene mejor aspecto y es más robusto que su sucesor, el iX1500 (arriba).

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 25 ppm,
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, USB
• Peso: 2,99 kg, 6,6 lb.

Aparte de la falta de pantalla táctil, el iX500 es muy similar al iX1500 anterior: tiene el mismo alimentador de 50 hojas, una resolución de 600 ppp, interfaces Wi-Fi y USB, y un diseño compacto. Escanea un poco más lento (pero aún a doble cara), y permite configurar perfiles de escaneo, aunque no encontrarás un icono para cada uno de ellos en el escáner.

Los usuarios lo llaman un caballo de batalla. Ha estado disponible desde 2013, así que ha habido muchas oportunidades de probar su durabilidad, y algunos usuarios escanean cientos de páginas cada día. Parece ser un favorito en los despachos de abogados, donde el personal tiene que lidiar con una cantidad loca de papeleo. Un despacho de abogados compró uno en 2013, y cuando murió en 2017 salieron de inmediato a comprar otro.

Otro usuario compró uno para un proyecto de escaneo que creía que le llevaría semanas y lo terminó en un día. Eso se debe no sólo a la velocidad del escáner, sino también a la facilidad de uso.

Sin embargo, a juzgar por los comentarios de algunos usuarios, parece que la configuración del Wi-Fi no es tan fácil como en el caso del iX1500. A algunos usuarios les resultó más difícil configurar el software de lo que esperaban, y esos usuarios proceden tanto de Windows como de Mac. Pero una vez configurado el software de ScanSnap, el tiempo que transcurre desde que se pulsa el botón de escanear hasta que se obtiene un PDF de varias páginas con capacidad de búsqueda tiende a ser significativamente más rápido queimpresoras de otros fabricantes.

2. RavenScanner Original

El RavenScanner Original es un escáner muy valorado con muchas características en común con nuestro ganador. Tiene una gran pantalla táctil para escanear sin ordenador, un alimentador de documentos de 50 hojas, una resolución máxima de 600 ppp y funciona de forma inalámbrica o por cable (pero utiliza Ethernet en lugar de USB). Sin embargo, su velocidad de escaneo es casi la mitad de la de nuestro ganador.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 17 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, Ethernet,
• Peso: 6,17 lb, 2,8 kg.

Al igual que el ScanSnap iX1500, el RavenScanner puede enviar los documentos escaneados a varias ubicaciones, incluida la nube, pero también puede enviarlos por correo electrónico o por fax directamente desde el escáner y guardarlos en una unidad flash conectada.

Este escáner es un producto nuevo para 2019, por lo que es difícil calibrar cómo resiste el uso a largo plazo. Los usuarios parecen estar muy contentos hasta ahora, y el escáner tiene la calificación más alta de todos en esta revisión, pero aún no tiene suficientes opiniones para dar esa calificación demasiado peso. A los usuarios les encanta poder escanear sin un ordenador y lo comparan muy positivamente con los escáneres Fujitsu.

Si buscas algo más potente y estás dispuesto a pagar más, la compañía también ofrece un escáner más caro con mejores especificaciones, el RavenScanner Pro Tiene una pantalla táctil de 8 pulgadas, un alimentador de 100 hojas y puede escanear 60 páginas por minuto.

3. Epson DS-575

El Epson DS-575 tiene un aspecto similar al de nuestro ganador cuando está cerrado, aunque tiene una serie de botones y luces en lugar de una pantalla táctil. También tiene especificaciones similares, incluyendo una velocidad de escaneo ligeramente más rápida. Aunque ha existido durante más tiempo que el iX1500, no ha ganado la misma tracción en el mercado.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas, 96 revisiones,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 35 ppm (a doble cara)
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, USB,
• Peso: 8,1 libras, 3,67 kg.

El Epson DS-575 tiene más en común con el antiguo ScanSnap iX500 que con el nuevo iX1500. Ofrece conectividad inalámbrica o USB, permite escanear al ordenador, al dispositivo móvil o a la nube, e incluye un alimentador de 50 hojas y tiempos de escaneo a doble cara muy rápidos. Se pueden crear perfiles para diferentes tipos de escaneo. Pero no tiene pantalla táctil, lo que hace que dependas más de tu ordenador o dispositivoal elegir las opciones de escaneo.

Las opiniones de los consumidores son en general positivas. Los usuarios consideran que el software es más fácil de instalar que el de Fujitsu -aunque se quejan de tener que descargarlo-, pero menos capaz una vez instalado. Los usuarios también consideran que recuperarse de un atasco de papel no es tan fácil como cuando se utiliza un ScanSnap -aunque, afortunadamente, los atascos parecen bastante raros- y los escaneos en blanco y negro no tienen la misma calidad que los escaneos en color.

Otra alternativa muy similar de Epson es el ES-500W Tiene idénticas especificaciones y un diseño muy similar, pero es negro en lugar de blanco. Un problema de la línea de Epson es la falta de diferenciación. Estos escáneres son tan similares que es difícil saber por qué elegir uno en lugar de otro. También hay versiones no inalámbricas de ambos escáneres a un precio reducido.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

El S1300i es el hermano pequeño del ScanSnap iX1500. Tiene la mitad de velocidad y necesita estar conectado al ordenador para funcionar. Es más potente que el Doxie Q, pero no es tan portátil. Utilicé uno para escanear miles de hojas de papel durante varios años y nunca tuve ningún problema.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 10 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 12 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: USB,
• Peso: 3,09 lb, 1,4 kg.

Aunque no es tan rápido como nuestro ganador, 12 páginas a doble cara por minuto no está mal. (Pero tenga en cuenta que la velocidad se reduce a sólo 4 ppm cuando se utiliza la alimentación USB, por lo que para los trabajos de escaneo más grandes que definitivamente querrá conectar a la alimentación.) Si usted tiene una gran acumulación de papeleo para escanear, usted tendrá el trabajo hecho dos veces más rápido con el iX1500, pero si la portabilidad o el precio es importante para usted, este escáner hace unaexcelente alternativa.

El alimentador de documentos sólo tiene capacidad para 10 páginas, pero a veces he conseguido que quepan más. Y en el caso de documentos muy grandes, he conseguido añadir más páginas mientras se escaneaba la última hoja para producir un único PDF multipágina que contiene todas las páginas.

El funcionamiento con un solo botón era bastante intuitivo y pude crear varios perfiles de escaneo en mi ordenador, aunque no pude seleccionarlos desde el escáner, como se puede hacer con el iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

Para un escáner portátil, el Brother ADS-1700W tiene un montón de características. Tiene una pantalla táctil de 2,8 pulgadas, conectividad inalámbrica y un alimentador automático de documentos de 20 hojas. Puede realizar un escaneo a doble cara a una velocidad de 25 ppm (significativamente más rápido que los otros escáneres portátiles que cubrimos).

No tiene batería como el Doxie Q ni funciona con alimentación USB como el ScanSnap S1300i.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 20 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 25 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, micro-USB,
• Peso: 3,3 lb, 1,5 kg.

Al igual que el ScanSnap iX1500, puede crear accesos directos para tipos específicos de escaneos, que se mostrarán como iconos en la pantalla táctil. Puede escanear directamente una memoria flash USB, por lo que es posible escanear sin necesidad de ordenador.

Como alternativa, puedes escanear directamente a tu ordenador o dispositivo móvil. Sin embargo, los usuarios se sorprendieron al saber que el escáner no puede escanear directamente a la nube, al FTP o al correo electrónico sin la ayuda de un ordenador. El sitio web oficial parece ser un poco engañoso en este aspecto.

La velocidad de escaneo es significativamente más rápida que la de otros escáneres portátiles, y el alimentador automático de documentos tiene capacidad para 20 hojas, de nuevo mejor que el de la competencia, lo que lo convierte en un excelente escáner si quieres utilizarlo tanto en la oficina como en los desplazamientos. Aunque tendrás que llevar un cable de alimentación contigo, la conexión Wi-Fi hace que llevar un cable micro-USB sea opcional.

Aunque creo que el Doxie Q ofrece la mejor experiencia portátil -no es necesario enchufarlo a la corriente ni llevar un ordenador-, el ADS-1700W es una mejor opción para los usuarios que dan prioridad a un escaneo más rápido y a un alimentador de documentos de mayor capacidad. Sólo hay que tener en cuenta que pesa el doble y que habrá que llevar un cable de alimentación.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Pasemos a algunas opciones más caras. El Brother ADS-2800W es más grande y pesada que nuestra ganadora, pero ofrece un escaneo más rápido de 40 ppm y una opción de Wi-Fi, Ethernet y USB. Está diseñada para grupos de trabajo pequeños y medianos y admite destinos de escaneo más relevantes para ese entorno, como carpetas de red, FTP, SharePoint y unidades de memoria flash USB.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 40 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Peso: 10,03 lb, 4,55 kg.

Al igual que el ScanSnap iX1500, el ADS-2800 permite escanear a varios destinos directamente desde la pantalla táctil de 3,7 pulgadas del dispositivo (ligeramente más pequeña). La imagen escaneada se optimiza eliminando las perforaciones, limpiando los bordes y eliminando el ruido de fondo.

Sin embargo, a pesar de la velocidad de escaneo, un usuario se sintió frustrado por el tiempo que tardó en procesar el documento después de escanearlo. Informó de que un documento de 26 páginas tardó 9 minutos y 26 segundos, y el escáner no se pudo utilizar durante ese tiempo. Parece que estaba utilizando un ordenador potente, y no estoy seguro de que hubiera algún error del usuario.

El software parece más limitado que el de Fujitsu. Por ejemplo, cuando se inician escaneos desde la pantalla táctil, sólo un ordenador puede ser el destino. Para enviar escaneos a otros ordenadores hay que iniciar el escaneo desde ese ordenador.

Si quieres más potencia y estás dispuesto a pagar por ella, considera el Hermano I mageCenter ADS-3000N. Ofrece un escaneo aún más rápido de 50 ppm y está diseñado para grupos de trabajo medianos y grandes, pero no tiene pantalla táctil ni admite Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

La serie de escáneres ScanSnap de Fujitsu está diseñada para la oficina doméstica. fi-7160 es uno de sus escáneres para grupos de trabajo. Cuesta bastante más, pero tiene un alimentador de documentos con capacidad para 80 páginas (en lugar de 50) y escanea a 60 ppm (en lugar de 30). Sin embargo, el dispositivo es más grande y pesado y carece de pantalla táctil.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 80 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 60 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: USB,
• Peso: 9,3 lb, 4,22 kg.

Este escáner está diseñado para que un grupo de trabajo pueda escanear grandes documentos de varias páginas más rápido que nunca. Para conseguirlo, ofrece una velocidad de escaneado más rápida y un alimentador de documentos más grande que cualquier otro escáner de los que cubrimos, y está capacitado para realizar la friolera de 4.000 escaneos al día. Si su objetivo es realizar un trabajo de escaneado de gran tamaño sin complicaciones, el fi-7160 es una buena elección.

Pero esa potencia tiene un coste: este escáner no ofrece conectividad inalámbrica ni pantalla táctil, por lo que tendrá que mantener la impresora conectada al puerto USB de un ordenador de la oficina y seleccionar las opciones de escaneado desde el software incluido que se ejecuta en ese ordenador.

Los usuarios lo consideran un escáner sólido a la hora de procesar grandes volúmenes de papel en una sola mesa, por ejemplo, en un despacho de abogados, y muchas oficinas compran varias unidades. La calidad de la salida es muy alta y, con la configuración adecuada, normalmente se puede iniciar un escaneo con sólo pulsar el botón de la máquina.

¿Por qué no usar papel?

"¿Dónde está ese documento?" "¿Por qué está mi mesa tan desordenada?" "¿Archivamos por orden alfabético?" "¿Puedes fotocopiarlo por mí?" "Creo que está en la página 157" "Lo siento, me he dejado el documento en casa".

Son seis cosas que nunca tendrás que decir una vez que pases a no usar papel. Todas las empresas deberían considerarlo. Aquí tienes seis buenas razones:

• Ahorras espacio. Puedes acceder a todos tus documentos desde tu ordenador o dispositivo móvil. No tendrás pilas de papeles en tu mesa ni una habitación llena de archivadores.
• Buscar. Podrá encontrar la información que desea más fácilmente. Podrá buscar el archivo que necesita y, si se ha realizado el reconocimiento óptico de caracteres, buscar también el texto dentro del archivo.
• Acceso en cualquier momento y lugar. Puedes acceder a todos tus documentos desde tu ordenador y llevarlos contigo en un dispositivo móvil.
• Organización de documentos. Utiliza el sistema de archivos para organizar y sincronizar tus documentos, o colócalos en un sistema de gestión de documentos como Confluence, Microsoft SharePoint o Adobe Document Cloud para obtener mayor flexibilidad.
• Compartir y comunicar. Cualquier persona de la oficina puede acceder a los documentos digitales y compartirlos fácilmente con otros a través del correo electrónico y de diversos servicios en la nube.
• La seguridad. Los documentos digitales pueden ser fácilmente respaldados, protegidos con contraseña y almacenados en medios seguros.

Lo que hay que saber de antemano sobre la eliminación del papel

Escanear todos los documentos en papel de su oficina es un gran trabajo. No lo haga más difícil de lo necesario. Eso comienza con la elección de la herramienta adecuada para el trabajo.

Es probable que ya tenga un escáner, probablemente un escáner plano conectado a una impresora barata. Puede estar tentado de empezar con ese escáner, pero probablemente se arrepentirá. Colocar cada página en el escáner manualmente y escanear lentamente una cara a la vez es una receta para la frustración. Es más probable que abandone que que termine. Un trabajo que le llevaría segundos en el escáner adecuado le llevaráhoras.

Un escáner de documentos está diseñado para escanear rápidamente grandes documentos de varias páginas. Disponen de un alimentador de documentos que permite escanear hasta 50 páginas a la vez, y normalmente escanean ambas caras del papel a la vez (escaneo a doble cara). El software incluido los almacenará como PDFs de varias páginas y realizará un reconocimiento óptico de caracteres para hacerlos buscables, todo en tiempo real.

Un escáner fotográfico hará un trabajo más preciso con las imágenes, y un escáner plano manejará mejor el material encuadernado y el papel delicado. Una aplicación de escaneo en su teléfono le permitirá escanear un recibo en un restaurante en ese momento, en lugar de tener que recordar hacerlo más tarde.

Una vez que hayas escaneado todos tus documentos, mantente al tanto de la llegada de nuevos papeles e intenta detener la avalancha. Si existe la opción de recibir esos papeles por vía electrónica, tómala.

Cómo elegimos estos mejores escáneres de documentos

Valoraciones positivas de los consumidores

Llevo años escaneando documentos, pero sólo tengo experiencia real con dos escáneres, por lo que tengo que recurrir a una gama más amplia de experiencias. En esta reseña, he tenido en cuenta las pruebas del sector y las reseñas de los consumidores.

Las pruebas realizadas por expertos del sector ofrecen una imagen detallada de lo que se puede esperar de un escáner. Por ejemplo, Wirecutter ha dedicado 130 horas a investigar y probar una serie de escáneres a lo largo de varios años. Los comentarios de los consumidores son igualmente útiles. Alguien que ha comprado un escáner con su propio dinero suele ser honesto y sincero sobre sus experiencias positivas y negativas.

En este resumen, hemos incluido escáneres con una valoración de los consumidores de 3,8 estrellas o más, preferiblemente con reseñas dejadas por cientos de usuarios.

Con cable o sin cable

Tradicionalmente, un escáner de documentos se colocaba en el escritorio y se conectaba a uno de los puertos USB del ordenador. En muchas situaciones eso funciona perfectamente, y fue mi configuración durante muchos años.

Cuando un escáner es utilizado por varias personas, tiene sentido elegir un modelo inalámbrico que pueda colocarse en una ubicación central y escanear a varias ubicaciones, incluidos los dispositivos móviles, o incluso directamente a la nube.

Escaneo rápido de varias páginas

Como paso inicial, mucha gente tendrá un enorme cúmulo de papeles que necesitan ser escaneados. Esa fue ciertamente mi experiencia. En ese caso, un escáner rápido puede ahorrarte semanas de trabajo.

Elija un escáner con un alimentador automático de documentos (ADF) que le permita escanear hasta 50 hojas a la vez, lo que resulta especialmente útil para documentos muy largos de los que espera obtener un PDF de varias páginas. Busque también velocidades de escaneado rápidas (medidas en páginas por minuto, o ppm) y la posibilidad de escanear ambas caras del papel a la vez.

Portabilidad

Si su trabajo le lleva lejos de la oficina durante varios días, es posible que desee adquirir un escáner más portátil. Muchos de los escáneres de documentos más portátiles no cuentan con un alimentador de hojas. Son adecuados para escanear una sola página a la vez, pero se vuelven frustrantes con trabajos más grandes.

Por lo tanto, sólo hemos incluido escáneres portátiles con un ADF en esta ronda. Si va a comprar un segundo escáner para este fin, le recomiendo el Doxie Q. Si prefiere comprar sólo un escáner para la oficina y para viajar, el Fujitsu ScanSnap S1300i o el Brother ADS-1700W ofrecen un mejor equilibrio de características.

¿Hay algún otro buen escáner de documentos que merezca la pena incluir en esta lista recomendada? Háganos saber su opinión.