Wordt u overweldigd door papier? Hebt u genoeg van archiefkasten en een onoverzichtelijk bureau? Misschien leest u dit overzichtsartikel omdat u hebt besloten dat het tijd is om papierloos te gaan werken. Misschien zult u papier nooit helemaal uit uw kantoor elimineren, maar u kunt gemakkelijk een elektronische versie maken van elk stuk papier dat u hebt. Uw documenten zullen gemakkelijker toegankelijk, gemakkelijker te vinden en gemakkelijker te delen zijn. Om te beginnen zult ueen kwaliteitsscanner nodig.

Een documentscanner is ontworpen om snel documenten met meerdere pagina's te scannen en ze om te zetten in doorzoekbare elektronische documenten. Ze hebben meestal betrouwbare papierinvoer die tientallen pagina's papier kan bevatten, beide zijden van een pagina tegelijk kan scannen en wordt geleverd met software die al die pagina's kan opslaan in een doorzoekbare PDF.

Vele zijn nu draadloos, dus ze hoeven niet meer op uw bureau vast te zitten aan uw computer. Ze kunnen naar meerdere locaties scannen, waaronder computers, mobiele apparaten en de cloud.

Fujitsu's ScanSnap iX1500 Velen beschouwen hem als de beste documentscanner die er is. Ik ben het ermee eens, en heb er zelf een in mijn kantoor. Hij is snel en betrouwbaar, en dankzij het grote aanraakscherm kunt u lange documenten naar allerlei locaties scannen zonder dat er een computer aan te pas komt.

Voor mobiel gebruik is de Doxie Q Hij is licht en klein, werkt op batterijen, heeft een basisinvoer voor vellen, kan draadloos verbinding maken met uw apparaten en zelfs naar een SD-kaart scannen zonder dat er andere apparaten nodig zijn.

De meeste gebruikers zullen prima uit de voeten kunnen met een van deze (of beide) scanners, maar dit zijn niet uw enige opties. We hebben een aantal andere hooggewaardeerde scanners opgenomen die wellicht ook voor u geschikt zijn. Lees verder om te ontdekken welke het beste bij u past.

Waarom mij vertrouwen voor deze koopgids?

Zes jaar geleden had ik bakken, laden en dozen vol papierwerk en het was niet altijd gemakkelijk om het juiste document te vinden. Ik was een fervent Evernote-gebruiker en overwoog al een tijdje om papierloos te gaan werken. Na wat onderzoek kocht ik de Fujitsu ScanSnap S1300i.

Voordat ik al die pagina's ging scannen, heb ik enige tijd geëxperimenteerd met instellingen en uitgewerkt wat ik wilde. Uiteindelijk heb ik de meegeleverde software geconfigureerd om PDF's van meerdere pagina's te maken, OCR uit te voeren zodat de PDF's doorzoekbaar waren, en ze rechtstreeks naar Evernote te sturen. Het scannen ging op die manier snel en moeiteloos en gebeurde met één druk op de knop van de scanner.

Daarna kwam het zware werk: maandenlang scannen. Ik deed het in mijn vrije tijd, meestal maar een paar minuten per keer, soms langer. Ik had weinig problemen. Af en toe liep een pagina vast (door een nietje of een scheur), maar als ik die had losgemaakt, ging de machine verder met scannen vanaf de plaats waar de blokkade was ontstaan. Ik hoefde niet opnieuw te beginnen. Over het geheel genomen verliep het proces heel soepel.

De meeste documenten heb ik weggegooid zodra ze gescand waren. Er waren enkele financiële documenten die ik om juridische redenen meerdere jaren moest bewaren, dus die heb ik in grote, duidelijk gelabelde enveloppen gedaan en opgeborgen. Sommige documenten heb ik om sentimentele redenen bewaard. Al het nieuwe papierwerk werd gescand zodra het binnenkwam, maar ik probeerde dit tot een minimum te beperken door ervoor te zorgen dat mijn rekeningen en andere correspondentiewerden naar mij gemaild.

Ik was erg blij met de manier waarop alles werkte. De mogelijkheid om mijn documenten digitaal te raadplegen en te organiseren heeft een enorm verschil gemaakt. Dus besloot ik dit jaar te upgraden naar de Fujitsu ScanSnap iX1500.

Dit is waarom:

• De documentenlade kan meer vellen papier bevatten, zodat ik gemakkelijker kan beginnen aan enkele grootschalige scanprojecten, waaronder een grote verzameling opleidingshandleidingen van cursussen die ik heb gevolgd.
• Het is draadloos, dus het hoeft niet op mijn bureau te staan.
• Ik kan het ergens plaatsen waar het toegankelijker is, zodat andere familieleden het kunnen gebruiken.
• Omdat het draadloos is, kunnen ze rechtstreeks naar hun eigen telefoon scannen, zodat ik ze hun scans niet vanaf mijn computer hoef te sturen.
• Omdat hij rechtstreeks naar de cloud kan scannen, zijn er geen computers of apparaten nodig. Het is een alles-in-één oplossing.

Als aanvulling op mijn eigen ervaring met het gebruik van documentscanners heb ik ook andere scanners zorgvuldig bekeken, rekening houdend met tests uit de sector en gebruikersrecensies. Ik hoop dat deze roundup u helpt bij het maken van uw eigen keuze voor een documentscanner.

Beste documentscanner: de winnaars

Beste keuze: Fujitsu ScanSnap iX1500

De Fujitsu ScanSnap iX1500 Dit is misschien wel de beste documentscanner die u kunt kopen. Hij is draadloos en heeft een groot touchscreen waardoor hij gemakkelijk te gebruiken is, en biedt zeer snelle dubbelzijdige kleurenscans tot 50 vel per keer. De scans worden zo verwerkt dat ze er zelfs beter uitzien dan het originele document, en de meegeleverde software maakt doorzoekbare PDF-bestanden met meerdere pagina's.

In één oogopslag:

• Papierinvoer: 50 vel,
• Dubbelzijdig scannen: Ja,
• Scansnelheid: 30 ppm (dubbelzijdig),
• Maximale resolutie: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB
• Gewicht: 7,5 pond, 3,4 kg

De ScanSnap iX1500 wordt vrijwel algemeen beschouwd als de beste documentscanner die beschikbaar is, zij het een redelijk dure. De enige mensen die hem niet lijken te waarderen zijn gebruikers van het voorgaande model, de ScanSnap iX500.

Veel van die gebruikers vinden dat de vorige scanner steviger aanvoelde en dat het indrukken van een enkele knop gemakkelijker was dan het omgaan met het nieuwe touchscreen. Als gevolg daarvan gaven veel van hen de iX1500 een beoordeling van één ster - nogal onterecht als je het mij vraagt.

Hoewel de iX500 nu niet meer wordt gebruikt, kan hij nog steeds worden gekocht en is hij hieronder als optie opgenomen. Is hij in alle opzichten beter dan de iX1500? Absoluut niet, en veel gebruikers zijn blij met de upgrade. Het nieuwe 4,3-inch touchscreen maakt hem gebruiksvriendelijker, en als u rechtstreeks naar de cloud scant, werkt hij als een zelfstandig apparaat zonder computer.

Waarom is de ScanSnap iX1500 zo populair? Hij heeft een uitstekende combinatie van snelheid, functies en gebruiksgemak. Hij is snel, scant beide zijden van maximaal 30 pagina's per minuut (hoewel drie onderstaande scanners sneller zijn), en scant geruisloos. 50 vellen papier passen in de betrouwbare automatische documentinvoer, en verbinding via Wi-Fi met uw computer of mobiele apparaat is doodsimpel.

Dan is er nog de meegeleverde software die de scan automatisch verbetert en blanco pagina's verwijdert, en de mogelijkheid biedt tot OCR.

De scanner detecteert automatisch het formaat van het papier en of het om kleur of zwart-wit gaat, draait de scan automatisch als u het papier verkeerd plaatst en kan zelfs de instellingen voor de beeldkwaliteit bepalen die het document vereist.

Hoewel hij zeer intelligent is, kunt u de scanner ook precies vertellen wat hij moet doen. De eenvoudigste manier om dat te doen is door meerdere scanprofielen aan te maken die vooraf de scaninstellingen bepalen en waar het gescande document naartoe wordt gestuurd. Een pictogram voor elk profiel is beschikbaar op het touchscreen van de scanner voor maximaal gemak. De scanner is vrij compact en verkrijgbaar in zwart of wit.

Er is geen handleiding bijgeleverd, maar er is wel een goede online beschikbaar. Ik ben vooral te spreken over het gedetailleerde hoofdstuk "Gebruik", waarin gedetailleerd wordt uitgelegd hoe de scanner kan worden gebruikt voor een lange lijst toepassingen, waaronder het delen van documenten, het scannen van tijdschriften, het maken van een fotoalbum, het organiseren van ansichtkaarten en het scannen van enveloppen en bonnetjes.

Maar de scanner is niet perfect. Sommige gebruikers wijzen erop dat de afbeeldingen wat aan kwaliteit verliezen, en dat is waar - het is tenslotte geen fotoscanner. Sommige gebruikers meldden bugs in de meegeleverde software, maar de meeste daarvan lijken te zijn opgelost door latere updates. Ik wacht nog steeds op technische ondersteuning om me te helpen met een probleem over opslaan in de cloud, en het lijkt erop dat ik niet de enige ben. Maar ik heb vertrouwen ineen positief resultaat.

De meeste gebruikers lijken enthousiast over de scanner. De iX1500 is vrij duurzaam, en een gebruiker werkte zijn beoordeling na een jaar bij om te melden dat alles nog steeds betrouwbaar werkte - motoren, rollers, invoer en software. Hij slaagt erin een complexe taak zo snel en eenvoudig mogelijk te maken.

Lees mijn volledige ScanSnap iX1500 review als u meer wilt weten over deze scanner.

Meest draagbare: Doxie Q

Als u een scanner zoekt voor draagbaar gebruik, raad ik u de Doxie Q De oplaadbare batterij kan 1000 scans per lading aan, dus u hoeft geen stroomkabel mee te nemen. En u kunt uw scans direct opslaan op het 8 GB SD-geheugen, dus u hoeft uw computer niet eens aan te zetten.

Als u toch uw computer of iOS-apparaat wilt gebruiken, is de scanner draadloos, zodat u geen USB-kabel hoeft mee te nemen, en met de openklapbare automatische documentinvoer kunt u documenten van maximaal acht pagina's scannen.

In één oogopslag:

• Invoer: 8 vel,
• Dubbelzijdig scannen: Nee,
• Scansnelheid: 8 ppm (enkelzijdig),
• Maximale resolutie: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB,
• Gewicht: 1,81 pond, 0,82 kg.

De Doxie Q is slank en compact, en het is de scanner die ik zou kiezen als ik veel zou scannen onderweg, weg van kantoor. Hij is speciaal ontworpen voor mobiel gebruik, en u hoeft geen stroomkabel, USB-kabel of zelfs een computer mee te nemen.

Standaard gaan uw scans rechtstreeks naar een geheugenkaart, en dit is geweldig voor mobiel gebruik, maar het betekent ook dat u later OCR moet uitvoeren op uw computer, als een extra stap. Als u wilt, kunt u ook naar uw computer scannen via USB door Connected Scanning in te schakelen, maar zelfs dan voert u een automatische import uit vanaf de SD-kaart in plaats van rechtstreeks naar de computer te scannen.

Voor draagbaar gebruik lijkt deze scanner bijna ideaal, maar er zijn enkele compromissen gesloten om zijn draagbaarheid te bereiken. Hij is traag - bijna een kwart van de snelheid van onze winnende scanner hierboven - heeft een vrij beperkte automatische documentinvoer, en kan niet dubbelzijdig scannen. Het gebruik ervan vergt meer tijd en moeite, maar u kunt het onderweg doen zonder zelfs uw computer aan te zetten.

Voor een draagbare scanner lijkt dat redelijk - maar niet als het uw enige scanner is. De Doxie Q is veel te traag als u hem ook regelmatig op kantoor wilt gebruiken.

Als u één scanner wilt die alles kan, raad ik hieronder de Fujitsu ScanSnap S1300i of Brother ADS-1700W aan. Ze zijn sneller en kunnen beide kanten van de pagina in één keer scannen, terwijl ze toch heel draagbaar blijven. Maar ze werken niet op batterijen, en de S1300i heeft geen draadloze verbinding - u moet uw computer aanzetten en de scanner op een USB-poort aansluiten.

Andere geweldige beste documentscanners

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Hoewel nu stopgezet, de ScanSnap iX500 Hoewel hij slechts één knop heeft en geen aanraakscherm, houden veel gebruikers van zijn eenvoud en flexibiliteit - een scan starten met een korte druk voert een ander type scan uit dan een lange druk. Sommige gebruikers vinden dat deze scanner er beter uitziet en steviger aanvoelt dan zijn opvolger, de iX1500 (hierboven).

In één oogopslag:

• Papierinvoer: 50 vel,
• Dubbelzijdig scannen: Ja,
• Scansnelheid: 25 ppm,
• Maximale resolutie: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB
• Gewicht: 2,99 kg.

Behalve het ontbreken van een touchscreen lijkt de iX500 sterk op de iX1500 hierboven: hij heeft dezelfde 50-vel invoer, 600 dpi resolutie, Wi-Fi en USB-interfaces, en een compact ontwerp. Hij scant iets langzamer (maar nog steeds in duplex), en u kunt scanprofielen instellen, hoewel u niet voor elk daarvan een pictogram op de scanner vindt.

Gebruikers noemen het een werkpaard. Het is verkrijgbaar sinds 2013, dus er zijn veel mogelijkheden geweest om de duurzaamheid ervan te testen, en sommige gebruikers scannen honderden pagina's per dag. Het lijkt een favoriet te zijn in advocatenkantoren, waar het personeel een waanzinnige hoeveelheid papierwerk moet verwerken. Eén advocatenkantoor kocht er een in 2013, en toen het in 2017 stierf, hebben ze meteen een nieuwe gekocht.

Een andere gebruiker kocht er een voor een scanproject waarvan hij dacht dat het weken zou duren en was in een dag klaar. Dat komt niet alleen door de snelheid van de scanner, maar ook door het gebruiksgemak.

Maar te oordelen naar het commentaar van sommige gebruikers, lijkt het instellen van Wi-Fi niet zo eenvoudig als bij de iX1500. Sommige gebruikers vonden de software moeilijker in te stellen dan ze hadden verwacht, en die gebruikers komen zowel uit het Windows- als het Mac-kamp. Maar als de ScanSnap-software eenmaal is ingesteld, is de tijd die verstrijkt tussen het indrukken van de scanknop en het verkrijgen van een doorzoekbare PDF met meerdere pagina's over het algemeen aanzienlijk sneller dan bij de iX1500.printers van andere fabrikanten.

2. RavenScanner Original

De RavenScanner Origineel Dit is een zeer goed beoordeelde scanner met veel kenmerken gemeen met onze winnaar. Hij heeft een groot touchscreen voor scannen zonder computer, een documentinvoer voor 50 vel, een maximale resolutie van 600 dpi, en werkt zowel draadloos als bekabeld (maar gebruikt Ethernet in plaats van USB). Zijn scansnelheid is echter bijna de helft van die van onze winnaar.

In één oogopslag:

• Papierinvoer: 50 vel,
• Dubbelzijdig scannen: Ja,
• Scansnelheid: 17 ppm (dubbelzijdig),
• Maximale resolutie: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, Ethernet,
• Gewicht: 2,8 kg.

U kunt nog meer doen vanaf het touchscreen van de scanner dan bij onze winnaar. Net als de ScanSnap iX1500 kan de RavenScanner uw gescande documenten naar een aantal locaties sturen, waaronder de cloud, maar u kunt ze ook rechtstreeks vanaf de scanner e-mailen of faxen en opslaan op een aangesloten flashstation. U kunt zelfs basisdocumentbewerkingen uitvoeren via het 7-inch touchscreen.

Deze scanner is een nieuw product voor 2019, dus het is moeilijk in te schatten hoe hij bestand is tegen langdurig gebruik. Gebruikers lijken tot nu toe erg tevreden, en de scanner heeft de hoogste beoordeling van alle in deze review, maar heeft nog niet genoeg reviews om die beoordeling al te zwaar te laten wegen. Gebruikers vinden het geweldig dat ze zonder computer kunnen scannen en vergelijken hem zeer positief met de Fujitsu-scanners.

Als u op zoek bent naar iets krachtigers en bereid bent extra te betalen, biedt het bedrijf ook een duurdere scanner met betere specificaties, de RavenScanner Pro Hij heeft een 8-inch touchscreen, een invoer voor 100 vel en kan 60 pagina's per minuut scannen.

3. Epson DS-575

De Epson DS-575 lijkt in gesloten toestand op onze winnaar, maar heeft een reeks knoppen en lampjes in plaats van een touchscreen. Hij heeft ook vergelijkbare specificaties, waaronder een iets hogere scansnelheid. Hoewel hij al langer bestaat dan de iX1500, heeft hij niet dezelfde populariteit op de markt verworven.

In één oogopslag:

• Invoer: 50 vellen, 96 beoordelingen,
• Dubbelzijdig scannen: Ja,
• Scansnelheid: 35 ppm (dubbelzijdig)
• Maximale resolutie: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB,
• Gewicht: 3,67 kg.

De Epson DS-575 heeft meer gemeen met de oudere ScanSnap iX500 dan met de nieuwe iX1500. Het apparaat biedt draadloze of USB-connectiviteit, stelt u in staat om naar uw computer, mobiele apparaat of de cloud te scannen, en beschikt over een 50-vel invoer en zeer snelle dubbelzijdige scantijden. Er kunnen profielen worden aangemaakt voor verschillende soorten scans. Maar het heeft geen touchscreen, waardoor u afhankelijker bent van uw computer of apparaat.bij het kiezen van scanopties.

De gebruikers vonden de software gemakkelijker te installeren dan die van Fujitsu - hoewel ze klaagden over het feit dat ze de software moesten downloaden - maar minder capabel als die eenmaal geïnstalleerd was. Gebruikers vonden ook dat het herstellen van een papierstoring niet zo pijnloos verliep als bij een ScanSnap - hoewel opstoppingen gelukkig vrij zeldzaam lijken - en zwart-wit scans zijn niet van dezelfde kwaliteit als kleurenscans.

Een ander zeer vergelijkbaar alternatief van Epson is de ES-500W Deze scanners hebben identieke specificaties en een zeer vergelijkbaar ontwerp, maar zijn zwart in plaats van wit. Een probleem met het assortiment van Epson is een gebrek aan differentiatie. Deze scanners lijken zo veel op elkaar dat het moeilijk is om te weten waarom je de ene zou kiezen boven de andere. Niet-draadloze versies van beide scanners zijn ook verkrijgbaar tegen een lagere prijs.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

De S1300i is het kleine broertje van de ScanSnap iX1500. Hij is half zo snel en moet op uw computer worden aangesloten om te kunnen werken. Hij is krachtiger dan de Doxie Q, maar niet zo draagbaar. Ik heb er een aantal jaren een gebruikt om duizenden vellen papier te scannen en heb nooit een probleem gehad.

In één oogopslag:

• Papierinvoer: 10 vel,
• Dubbelzijdig scannen: Ja,
• Scansnelheid: 12 ppm (dubbelzijdig),
• Maximale resolutie: 600 dpi,
• Interface: USB,
• Gewicht: 1,4 kg.

Hoewel niet zo snel als onze winnaar, is 12 dubbelzijdige pagina's per minuut niet slecht. (Maar de snelheid daalt tot slechts 4 ppm bij gebruik van USB-voeding, dus voor grotere scantaken zult u zeker de stekker in het stopcontact willen steken.uitstekend alternatief.

In de documentinvoer passen slechts 10 pagina's, maar soms lukte het me om er meer in te stoppen. En bij zeer grote documenten lukte het me om meer pagina's toe te voegen terwijl het laatste vel werd gescand, zodat er een enkele PDF met meerdere pagina's ontstond die elke pagina bevat.

De bediening met één knop was vrij intuïtief, en ik kon een aantal scanprofielen aanmaken op mijn computer. Ik kon ze echter niet selecteren op de scanner, zoals bij de iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

Voor een draagbare scanner is de Brother ADS-1700W Hij heeft veel mogelijkheden: een 2,8-inch touchscreen, draadloze connectiviteit en een automatische documentinvoer voor 20 vel. Hij kan dubbelzijdig scannen met een snelheid van 25 ppm (aanzienlijk sneller dan de andere draagbare scanners die we behandelen).

Hij heeft geen batterij zoals de Doxie Q en werkt niet op USB-voeding zoals de ScanSnap S1300i.

In één oogopslag:

• Papierinvoer: 20 vel,
• Dubbelzijdig scannen: Ja,
• Scansnelheid: 25 ppm (dubbelzijdig),
• Maximale resolutie: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, micro-USB,
• Gewicht: 1,5 kg.

Net als bij de ScanSnap iX1500 kunt u snelkoppelingen maken voor specifieke soorten scans, en deze worden als pictogrammen op het touchscreen weergegeven. U kunt rechtstreeks via het USB-flashgeheugen scannen, dus scannen zonder computer is mogelijk.

Als alternatief kunt u rechtstreeks naar uw computer of mobiel apparaat scannen. Gebruikers waren echter verbaasd dat de scanner niet rechtstreeks naar de cloud, FTP of e-mail kan scannen zonder de hulp van een computer. De officiële website lijkt hier een beetje misleidend te zijn.

De scansnelheid is aanzienlijk hoger dan bij andere draagbare scanners, en de automatische documentinvoer kan 20 vellen bevatten, weer beter dan de concurrentie. Dat maakt dit een uitstekende scanner als u hem zowel op kantoor als onderweg wilt gebruiken. U moet wel een netsnoer meenemen, maar de Wi-Fi-verbinding maakt het meenemen van een micro-USB-kabel optioneel.

Hoewel ik denk dat de Doxie Q de beste draagbare ervaring biedt - je hoeft geen stekker in het stopcontact te steken of een computer mee te nemen - is de ADS-1700W een betere keuze voor gebruikers die prioriteit geven aan sneller scannen en een grotere documentinvoer. Houd er wel rekening mee dat hij twee keer zo zwaar is en dat je een stroomkabel moet meenemen.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Laten we eens kijken naar wat duurdere opties. De Brother ADS-2800W is groter en zwaarder dan onze winnaar, maar scant sneller met 40 ppm en biedt keuze uit Wi-Fi, Ethernet en USB. Hij is ontworpen voor kleine tot middelgrote werkgroepen en ondersteunt scanbestemmingen die relevanter zijn voor die omgeving, zoals netwerkmappen, FTP, SharePoint en USB-flashgeheugenschijven.

In één oogopslag:

• Papierinvoer: 50 vel,
• Dubbelzijdig scannen: Ja,
• Scansnelheid: 40 ppm (dubbelzijdig),
• Maximale resolutie: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Gewicht: 4,55 kg.

Net als de ScanSnap iX1500 kunt u met de ADS-2800 rechtstreeks vanaf het (iets kleinere) 3,7-inch touchscreen van het apparaat naar een aantal bestemmingen scannen. De gescande afbeelding wordt geoptimaliseerd door het verwijderen van perforaties, het opschonen van randen en het verwijderen van achtergrondruis.

Maar ondanks de hoge scansnelheid raakte een gebruiker gefrustreerd over de lange verwerkingstijd van het document na het scannen. Hij meldde dat een document van 26 pagina's 9 minuten en 26 seconden duurde, en dat de scanner in die tijd onbruikbaar was. Het lijkt erop dat hij een krachtige computer gebruikte, en ik ben er niet zeker van dat er een gebruikersfout in het spel was.

De software klinkt beperkter dan die van Fujitsu. Wanneer u bijvoorbeeld scans start vanaf het touchscreen, kan slechts één computer de bestemming zijn. Om scans naar andere computers te sturen, moet u de scan vanaf die computer starten.

Als u meer vermogen wilt en bereid bent daarvoor te betalen, overweeg dan de Broeder I mageCenter ADS-3000N. Hij scant nog sneller met 50 ppm en is ontworpen voor middelgrote tot grote werkgroepen, maar heeft geen touchscreen en ondersteunt geen Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Fujitsu's ScanSnap serie scanners zijn ontworpen voor het thuiskantoor. De fi-7160 is een van hun werkgroepscanners. Hij kost aanzienlijk meer, maar heeft een documentinvoer die 80 pagina's kan bevatten (in plaats van 50), en scant met 60 ppm (in plaats van 30). Het apparaat is echter groter en zwaarder en heeft geen touchscreen.

In één oogopslag:

• Papierinvoer: 80 vel,
• Dubbelzijdig scannen: Ja,
• Scansnelheid: 60 ppm (dubbelzijdig),
• Maximale resolutie: 600 dpi,
• Interface: USB,
• Gewicht: 4,22 kg.

Deze scanner is ontworpen om een werkgroep in staat te stellen grote documenten met meerdere pagina's sneller dan ooit te scannen. Om dit te bereiken biedt hij een hogere scansnelheid en een grotere documentinvoer dan elke andere scanner die we behandelen, en hij kan maar liefst 4.000 scans per dag aan. Als u een no-nonsense aanpak wilt om een grote scanopdracht te voltooien, is de fi-7160 een goede keuze.

Maar die kracht heeft een prijs: deze scanner heeft geen draadloze connectiviteit of touchscreen. U moet de printer aangesloten houden op de USB-poort van één computer op kantoor en uw scanopties selecteren via de meegeleverde software op die computer.

Gebruikers vinden het een solide scanner bij het verwerken van grote hoeveelheden papier aan één bureau, bijvoorbeeld in een advocatenkantoor, en veel kantoren kopen meerdere eenheden. De kwaliteit van de uitvoer is zeer hoog, en met de juiste configuratie kunt u normaal gesproken gewoon een scan starten door op de knop van de machine te drukken.

Waarom papierloos?

"Waar is dat document?" "Waarom is mijn bureau zo rommelig?" "Dosseren we alfabetisch?" "Kun je het voor me kopiëren?" "Ik denk dat het op pagina 157 staat." "Sorry, ik heb het document thuis laten liggen."

Dat zijn zes dingen die je nooit meer hoeft te zeggen als je papierloos gaat werken. Elk bedrijf zou het moeten overwegen. Hier zijn zes goede redenen:

• Je bespaart ruimte. U hebt toegang tot al uw documenten vanaf uw computer of mobiele apparaat. U hebt geen stapels papier op uw bureau of een kamer vol archiefkasten.
• Zoeken. U kunt gemakkelijker de gewenste informatie vinden. U kunt zoeken naar het bestand dat u nodig hebt, en als er optische tekenherkenning is uitgevoerd, kunt u ook zoeken naar tekst in het bestand.
• Altijd en overal toegang. U hebt toegang tot al uw documenten vanaf uw computer en u kunt ze meenemen op een mobiel apparaat.
• Document organisatie. Gebruik het bestandssysteem om uw documenten te organiseren en te synchroniseren, of plaats ze in een documentbeheersysteem zoals Confluence, Microsoft SharePoint of Adobe Document Cloud voor meer flexibiliteit.
• Delen en communiceren. Digitale documenten zijn toegankelijk voor iedereen in uw kantoor, en gemakkelijk te delen met anderen via e-mail en diverse clouddiensten.
• Veiligheid. Van digitale documenten kan gemakkelijk een back-up worden gemaakt, ze kunnen met een wachtwoord worden beveiligd en op beveiligde media worden opgeslagen.

Wat u vooraf moet weten over papierloos werken

Het scannen van elk papieren document in uw kantoor is een grote klus. Maak het niet moeilijker dan nodig. Dat begint met het kiezen van het juiste gereedschap voor de klus.

U hebt waarschijnlijk al een scanner - waarschijnlijk een flatbedscanner gekoppeld aan een goedkope printer. U komt misschien in de verleiding om met die scanner te beginnen, maar daar zult u waarschijnlijk spijt van krijgen. Elke pagina handmatig op de scanner leggen en langzaam één kant tegelijk scannen is een recept voor frustratie. U zult eerder opgeven dan afmaken. Een taak die op de juiste scanner enkele seconden in beslag zou nemen, kost uuren.

Een documentscanner is ontworpen om snel grote documenten van meerdere pagina's te scannen. Ze hebben een documentinvoer waarmee u tot 50 pagina's tegelijk kunt scannen, en meestal worden beide zijden van het papier tegelijk gescand (dubbelzijdig scannen). De meegeleverde software slaat ze op als PDF's van meerdere pagina's en voert optische tekenherkenning uit om ze doorzoekbaar te maken - allemaal in realtime.

Maar het is handig om andere soorten scanners in de buurt te hebben. Een fotoscanner is nauwkeuriger met afbeeldingen, en een flatbedscanner kan beter overweg met ingebonden materiaal en gevoelig papier. Met een scan-app op je telefoon kun je een bonnetje in een restaurant ter plekke scannen, in plaats van dat je eraan moet denken om het later te doen.

Als u eenmaal al uw documenten hebt gescand, blijf er dan bovenop zitten als er nieuw papierwerk binnenkomt, en probeer de stroom te stoppen. Als er een optie is om dat papierwerk elektronisch te ontvangen, neem die dan!

Hoe we deze beste documentscanners hebben gekozen

Positieve consumentenbeoordelingen

Ik scan al jaren documenten, maar heb slechts echte ervaring met twee scanners, dus moet ik putten uit een breder scala aan ervaringen. In deze beoordeling heb ik rekening gehouden met tests uit de industrie en consumentenbeoordelingen.

Tests door industrie-experts geven een gedetailleerd beeld van wat u van een scanner kunt verwachten. De Wirecutter heeft bijvoorbeeld 130 uur besteed aan het onderzoeken en testen van een reeks scanners over een aantal jaren. Consumentenrecensies zijn even nuttig. Iemand die een scanner met eigen geld heeft gekocht, is meestal eerlijk en openhartig over zijn positieve en negatieve ervaringen.

In deze roundup hebben we scanners opgenomen met een consumentenbeoordeling van 3,8 sterren en hoger, bij voorkeur met beoordelingen van honderden gebruikers.

Bedraad of draadloos

Traditioneel staat een documentscanner op uw bureau en wordt aangesloten op een van de USB-poorten van uw computer. In veel situaties werkt dat perfect, en het was jarenlang mijn opstelling.

Wanneer een scanner door meerdere mensen wordt gebruikt, is het verstandig een draadloos model te kiezen dat op een centrale plaats kan worden geplaatst en naar een aantal locaties kan scannen, waaronder mobiele apparaten, of zelfs rechtstreeks naar de cloud.

Snel scannen van meerdere pagina's

Als eerste stap hebben veel mensen een enorme achterstand in papierwerk dat gescand moet worden. Dat was zeker mijn ervaring. In dat geval kan een snelle scanner u weken werk besparen.

Kies een scanner met een automatische documentinvoer (ADF) waarmee u tot 50 vellen tegelijk kunt scannen. Dat is vooral handig voor zeer lange documenten waarbij u een PDF met meerdere pagina's verwacht. Let ook op hoge scansnelheden (gemeten in pagina's per minuut, of ppm) en de mogelijkheid om beide zijden van het papier in één keer te scannen.

Draagbaarheid

Als u voor uw werk dagenlang niet op kantoor bent, kunt u beter een draagbare scanner kopen. Veel van de meest draagbare documentscanners hebben geen papierinvoer. Ze zijn geschikt voor het scannen van één pagina tegelijk, maar worden frustrerend bij grotere opdrachten.

Daarom hebben we alleen draagbare scanners met een ADF in deze roundup opgenomen. Als u voor dit doel een tweede scanner koopt, raad ik de Doxie Q aan. Als u liever slechts één scanner koopt voor zowel op kantoor als onderweg, biedt de Fujitsu ScanSnap S1300i of Brother ADS-1700W een betere balans van functies.

Nog andere goede documentscanners die de moeite waard zijn om in deze aanbevolen lijst op te nemen? Laat ons uw mening weten.