Er du overvældet af papir? Er du træt af arkivskabe og et rodet skrivebord? Du læser måske denne oversigtsartikel, fordi du har besluttet, at det er på tide at blive papirløs. Du kan måske aldrig helt fjerne papiret fra dit kontor, men du kan nemt lave en elektronisk version af alle dine papirer. Dine dokumenter vil være lettere at få adgang til, lettere at finde og lettere at dele. For at komme i gang, skal duhar brug for en dokumentscanner af høj kvalitet.

En dokumentscanner er designet til hurtigt at scanne flersidede dokumenter og omdanne dem til søgbare elektroniske dokumenter. De er typisk udstyret med pålidelige arkfødere, der kan rumme snesevis af sider papir, kan scanne begge sider af en side på én gang og leveres med software, der kan gemme alle siderne i en søgbar PDF-fil.

Mange af dem er nu trådløse, så de behøver ikke længere at ligge på dit skrivebord og være bundet til din computer, og de kan scanne til flere steder, herunder computere, mobile enheder og skyen.

Fujitsus ScanSnap iX1500 anses af mange for at være den bedste dokumentscanner, der findes. Jeg er enig og har en på mit eget kontor. Den er hurtig og pålidelig, og dens store touchscreen giver dig mulighed for at scanne lange dokumenter til forskellige steder, uden at der er en computer involveret.

Til mobil brug kan den Doxie Q Den er let og lille, batteridrevet, har en simpel arkføder, kan tilsluttes trådløst til dine enheder og kan endda scanne til et SD-kort uden at der kræves andre enheder.

De fleste brugere vil være helt tilfredse med at vælge en af disse scannere (eller begge), men de er ikke dine eneste muligheder. Vi har inkluderet en række andre højt vurderede scannere, som måske også passer til dig. Læs videre for at finde ud af, hvilken der er bedst for dig.

Hvorfor stole på mig i denne købsguide?

Jeg har været igennem de samme kampe med papirarbejde som dig. For seks år siden havde jeg bakker, skuffer og kasser fulde af papirarbejde, og det var ikke altid let at finde det rigtige dokument. Jeg var en ivrig Evernote-bruger og havde overvejet at blive papirløs i et stykke tid. Efter at have lavet noget research købte jeg Fujitsu ScanSnap S1300i.

Inden jeg kastede mig ud i at scanne alle disse sider, brugte jeg noget tid på at eksperimentere med indstillingerne og finde ud af, hvad jeg ville have. Til sidst konfigurerede jeg den medfølgende software til at oprette PDF-filer med flere sider, udføre OCR, så PDF-filerne kunne søges, og sende dem direkte til Evernote. Scanning på denne måde var hurtig og ubesværet og skete ved et tryk på en knap på scanneren.

Derefter kom det hårde arbejde: måneders scanning. Jeg gjorde det i min fritid, normalt kun et par minutter ad gangen, nogle gange længere. Jeg havde meget få problemer. Indimellem blev en side blokeret (på grund af en hæfteklamme eller en rift), men når jeg havde løsnet maskinen, fortsatte scanningen fra det sted, hvor blokeringen var opstået. Jeg behøvede ikke at starte forfra. Generelt set var processen meget smidig.

Jeg bortskaffede de fleste dokumenter, når de var scannet. Der var nogle finansielle dokumenter, som jeg af juridiske årsager skulle beholde i flere år, så jeg lagde dem i store, tydeligt mærkede kuverter og opbevarede dem. Jeg beholdt nogle dokumenter af sentimentale årsager. Alt nyt papirarbejde blev scannet, efterhånden som det kom ind, men jeg forsøgte at minimere dette ved at sørge for, at mine regninger og anden korrespondanceblev sendt til mig pr. e-mail.

Jeg har været meget tilfreds med den måde, det hele har fungeret på. Det har gjort en kæmpe forskel at kunne få adgang til og organisere mine dokumenter digitalt. Så i år besluttede jeg at opgradere til Fujitsu ScanSnap iX1500.

Her er grunden:

• Dens dokumentbakke kan rumme flere ark papir, så jeg kan nemmere gå i gang med nogle større scanningsprojekter, herunder en stor samling af uddannelsesmanualer fra kurser, jeg har gennemført.
• Den er trådløs, så den behøver ikke at stå på mit skrivebord.
• Jeg kan placere den et mere tilgængeligt sted, så andre familiemedlemmer kan bruge den.
• Fordi den er trådløs, kan de scanne direkte til deres egne telefoner, så jeg ikke behøver at sende dem deres scanninger fra min computer.
• Da den kan scanne direkte til skyen, kræves der ingen computere eller enheder. Det er en alt-i-en-løsning.

For at supplere min egen erfaring med dokumentscannere har jeg også omhyggeligt undersøgt andre scannere, idet jeg har taget hensyn til branchetest og brugeranmeldelser. Jeg håber, at denne oversigt hjælper dig med at træffe dit eget valg af en dokumentscanner.

Bedste dokumentscanner: Vinderne

Bedste valg: Fujitsu ScanSnap iX1500

Fujitsu ScanSnap iX1500 er nok den bedste dokumentscanner, du kan købe. Den er trådløs og har en stor touchscreen, der gør den nem at bruge, og den tilbyder meget hurtig duplex farvescanning af op til 50 ark ad gangen. Scans behandles, så de måske endda ser bedre ud end det originale dokument, og den medfølgende software opretter søgbare flersidede PDF-filer, der kan gennemses.

Et overblik:

• Bladindføring: 50 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 30 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Grænseflade: Wi-Fi, USB
• Vægt: 3,4 kg (7,5 lb)

ScanSnap iX1500 anses næsten universelt for at være den bedste dokumentscanner på markedet, selv om den er rimelig dyr. De eneste, der ikke synes at kunne lide den, er brugere af den foregående model, ScanSnap iX500.

Mange af disse brugere mener, at den tidligere scanner føltes mere robust, og at det var nemmere at trykke på en enkelt knap end at håndtere den nye touchscreen. Derfor gav mange af dem iX1500 en enkelt stjerne, hvilket er ret uretfærdigt, hvis du spørger mig.

Selv om iX500 nu er udgået, kan den stadig købes, og den er medtaget som en mulighed nedenfor. Er den bedre end iX1500 på alle måder? Absolut ikke, og mange brugere er begejstrede for opgraderingen. Den nye 4,3" touchscreen gør den nemmere at bruge, og hvis du scanner direkte til skyen, fungerer den som en selvstændig enhed uden brug af en computer.

Hvorfor er ScanSnap iX1500 så populær? Den har en fremragende kombination af hastighed, funktioner og brugervenlighed. Den er hurtig og scanner begge sider af op til 30 sider i minuttet (selv om tre scannere på listen nedenfor er hurtigere), og scanningen er støjsvag. 50 ark papir passer ind i den pålidelige automatiske dokumentføder, og det er meget nemt at oprette forbindelse via Wi-Fi til din computer eller mobilenhed.

Så er der den medfølgende software, der automatisk forbedrer scanningen og fjerner tomme sider og giver mulighed for OCR.

Scanneren registrerer automatisk størrelsen på papiret, og om det er farve eller sort/hvid, den roterer automatisk scanningen, hvis du lægger papiret forkert, og den kan endda bestemme, hvilke indstillinger for billedkvalitet der kræves for dokumentet.

Selv om den er meget intelligent, kan du også præcist fortælle scanneren, hvad den skal gøre. Den nemmeste måde at gøre det på er ved at oprette flere scanningsprofiler, der på forhånd definerer scanningsindstillingerne, og hvor det scannede dokument sendes hen. Der er et ikon for hver profil på scanneren touchscreen for maksimal bekvemmelighed. Scanneren er ret kompakt og fås i sort eller hvid.

Den leveres ikke med en brugermanual, men der findes en god manual online. Jeg kan især godt lide det detaljerede afsnit "Usages", der detaljeret forklarer, hvordan man bruger scanneren til en lang række formål, herunder deling af dokumenter, scanning af magasiner, oprettelse af et fotoalbum, organisering af postkort og scanning af kuverter og kvitteringer.

Men scanneren er ikke perfekt. Nogle brugere påpeger, at billederne mister en smule kvalitet, og det er sandt - det er trods alt ikke en fotoscanner. Nogle brugere rapporterede om fejl i den medfølgende software, men de fleste af dem synes at være blevet udbedret ved efterfølgende opdateringer. Jeg venter stadig på teknisk support til at hjælpe mig med et problem med at gemme til skyen, og det ser ud til, at jeg ikke er alene. Men jeg er sikker på, atet positivt resultat.

De fleste brugere synes at være begejstrede for scanneren. iX1500 er ret holdbar, og en bruger opdaterede sin anmeldelse efter et år for at rapportere, at alt stadig fungerede pålideligt - motorer, ruller, indføring og software. Den formår at tage et komplekst job og gøre det så hurtigt og nemt som muligt.

Læs min fulde anmeldelse af ScanSnap iX1500, hvis du vil vide mere om denne scanner.

Mest bærbar: Doxie Q

Hvis du er på udkig efter en scanner til bærbar brug, anbefaler jeg den Doxie Q Det genopladelige batteri kan klare 1.000 scanninger på hver opladning, så du behøver ikke at have et strømkabel med dig. Og du kan gemme dine scanninger direkte på dens 8 GB SD-hukommelse, så du behøver ikke engang at tænde for computeren.

Hvis du ønsker at bruge din computer eller iOS-enhed, er scanneren trådløs, så du ikke behøver at have et USB-kabel med dig, og med den opklappelige ADF kan du scanne dokumenter på op til otte sider.

Et overblik:

• Bladindføring: 8 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Nej,
• Scanningshastighed: 8 ppm (enkeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Grænseflade: Wi-Fi, USB,
• Vægt: 1,81 lb, 0,82 kg.

Doxie Q er slank og kompakt, og det er den scanner, jeg ville vælge, hvis jeg scannede meget på farten, når jeg var væk fra kontoret. Den er specielt designet til mobil brug, og du behøver ikke at have et strømkabel, et USB-kabel eller endda en computer med dig.

Som standard sendes dine scanninger direkte til et hukommelseskort, og det er godt til mobil brug, men det betyder også, at du senere skal udføre OCR på computeren som et ekstra trin. Hvis du foretrækker det, kan du også scanne til din computer via USB ved at aktivere Connected Scanning, men selv i så fald udfører du en automatisk import fra SD-kortet i stedet for at scanne direkte til computeren.

Til bærbar brug synes denne scanner at være tæt på ideel, men der blev indgået nogle kompromiser for at opnå dens bærbarhed. Den er langsom - næsten en fjerdedel af hastigheden i forhold til vores vinderscanner ovenfor - har en ret begrænset automatisk dokumentføder og kan ikke scanne i to sider. Det vil kræve mere tid og kræfter at bruge den, men du kan gøre det på farten uden at tænde for computeren.

For en bærbar scanner virker det fornuftigt - men ikke hvis det er din eneste scanner. Doxie Q er alt for langsom, hvis du også vil bruge den regelmæssigt på kontoret.

Hvis du vil have én scanner, der kan det hele, anbefaler jeg Fujitsu ScanSnap S1300i eller Brother ADS-1700W nedenfor. De er hurtigere og kan scanne begge sider af siden på én gang og er samtidig ret bærbare. Men de kører ikke på batteri, og S1300i har ikke trådløs forbindelse - du skal tænde din computer og tilslutte scanneren til en USB-port.

Andre gode bedste dokumentscannere

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Selv om den nu er udgået, er den ScanSnap iX500 er stadig meget populær og fås stadig. Selv om den kun har en enkelt knap og ingen touchscreen, er mange brugere glade for dens enkelhed og fleksibilitet - ved at starte en scanning med et kort tryk på en knap udføres en anden type scanning end ved et langt tryk. Nogle brugere mener, at denne scanner ser bedre ud og føles mere robust end dens efterfølger, iX1500 (ovenfor).

Et overblik:

• Bladindføring: 50 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 25 ppm,
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Grænseflade: Wi-Fi, USB
• Vægt: 2,99 kg, 6,6 lb.

Bortset fra manglen på touchscreen er iX500 meget lig iX1500 ovenfor: den har den samme 50-arksføder, 600 dpi-opløsning, Wi-Fi- og USB-grænseflader og et kompakt design. Den scanner lidt langsommere (men stadig i duplex) og giver dig mulighed for at oprette scanningsprofiler, selv om du ikke finder et ikon for hver af dem på scanneren.

Brugerne kalder den en arbejdshest. Den har været tilgængelig siden 2013, så der har været mange muligheder for at teste dens holdbarhed, og nogle brugere scanner hundredvis af sider hver dag. Den synes at være en favorit på advokatkontorer, hvor personalet skal håndtere en vanvittig mængde papirarbejde. Et advokatkontor købte en i 2013, og da den døde i 2017, gik de straks ud og købte en ny.

En anden bruger købte en til et scanningsprojekt, som han troede ville tage uger, og som han var færdig med på en dag. Det skyldes ikke kun scannerens hastighed, men også brugervenligheden.

Men at dømme ud fra nogle brugeres kommentarer er det tilsyneladende ikke så nemt at opsætte Wi-Fi som med iX1500. Nogle brugere fandt softwaren vanskeligere at opsætte end forventet, og disse brugere kommer både fra Windows- og Mac-lejren. Men når ScanSnap-softwaren først er opsat, går der betydeligt hurtigere fra det øjeblik, man trykker på Scan-knappen, til man får en søgbar PDF-fil med flere sider, end det er tilfældet med iX1500.printere fra andre producenter.

2. RavenScanner Original

RavenScanner Original er en højt vurderet scanner med mange funktioner til fælles med vores vinder. Den har en stor touchscreen til computerfri scanning, en dokumentføder til 50 ark, en maksimal opløsning på 600 dpi og fungerer enten trådløst eller via kabel (men bruger Ethernet i stedet for USB). Dens scanningshastighed er dog næsten halvt så høj som vores vinder.

Et overblik:

• Bladindføring: 50 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 17 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Grænseflade: Wi-Fi, Ethernet,
• Vægt: 2,8 kg (6,17 lb).

Du kan gøre endnu mere fra scannerens touchscreen end med vores vinder. Ligesom ScanSnap iX1500 kan RavenScanner sende dine scannede dokumenter til en række steder, herunder skyen, men du kan også sende dem pr. e-mail eller fax direkte fra scanneren og gemme dem på et tilsluttet flashdrev. Du kan endda foretage grundlæggende dokumentredigering ved hjælp af den 7" store touchscreen.

Denne scanner er et nyt produkt for 2019, så det er svært at vurdere, hvordan den klarer sig til langvarig brug. Brugerne virker meget tilfredse indtil videre, og scanneren har den højeste bedømmelse af alle i denne anmeldelse, men har endnu ikke nok anmeldelser til at give denne bedømmelse for stor vægt. Brugerne er glade for at kunne scanne uden en computer og sammenligner den meget positivt med Fujitsu-scannerne.

Hvis du er på udkig efter noget lidt mere kraftfuldt og er villig til at betale ekstra, tilbyder virksomheden også en dyrere scanner med bedre specifikationer, nemlig RavenScanner Pro Den har en 8" touchscreen, en 100-arksføder og kan scanne 60 sider pr. minut.

3. Epson DS-575

Epson DS-575 ligner vores vinder, når den er lukket, men har en række knapper og lys i stedet for en touchscreen. Den har også lignende specifikationer, herunder en lidt højere scanningshastighed. Selv om den har eksisteret længere end iX1500, har den ikke fået samme udbredelse på markedet.

Et overblik:

• Bladindføring: 50 ark, 96 anmeldelser,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 35 ppm (dobbeltsidet)
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Grænseflade: Wi-Fi, USB,
• Vægt: 3,67 kg (8,1 lb).

Epson DS-575 har mere til fælles med den ældre ScanSnap iX500 end den nye iX1500. Den har trådløs eller USB-tilslutning, giver dig mulighed for at scanne til din computer, mobilenhed eller skyen, og den har en 50-arksføder og meget hurtige dobbeltsidede scanningstider. Der kan oprettes profiler til forskellige typer scanninger. Men den har ingen touchscreen, hvilket gør dig mere afhængig af din computer eller enhed.når du vælger scanningsmuligheder.

Forbrugeranmeldelser er generelt positive. Brugerne fandt softwaren nemmere at installere end Fujitsus - men klagede over at skulle downloade den - men mindre effektiv, når den først er installeret. Brugerne fandt også, at det ikke er lige så smertefrit at komme ud af en papirstop som ved brug af en ScanSnap - selv om papirstop heldigvis er ret sjældent - og sort/hvid-scanninger er ikke af samme kvalitet som farvescanninger.

Et andet, meget lignende alternativ fra Epson er ES-500W Den har identiske specifikationer og et meget lignende design, men er sort i stedet for hvid. Et problem med Epsons sortiment er den manglende differentiering. Disse scannere er så ens, at det er svært at vide, hvorfor man skulle vælge den ene frem for den anden. Der findes også ikke trådløse versioner af begge scannere til en lavere pris.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

S1300i er ScanSnap iX1500's lillebror. Den er halvt så hurtig og skal tilsluttes computeren for at virke. Den er kraftigere end Doxie Q, men ikke så bærbar. Jeg har brugt den til at scanne tusindvis af ark papir i en årrække og har aldrig haft problemer.

Et overblik:

• Bladindføring: 10 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 12 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Grænseflade: USB,
• Vægt: 3,09 lb, 1,4 kg.

Selvom den ikke er lige så hurtig som vores vinder, er 12 dobbeltsidede sider i minuttet ikke dårligt. (Bemærk dog, at hastigheden falder til kun 4 sider i minuttet, når du bruger USB-strøm, så ved større scanningsopgaver skal du helt sikkert tilslutte strømmen.) Hvis du har et stort efterslæb af papirarbejde, der skal scannes, får du arbejdet gjort dobbelt så hurtigt med iX1500, men hvis bærbarhed eller pris er vigtigt for dig, er denne scanner et godt valg.et glimrende alternativ.

Dokumentføderen kan kun rumme 10 sider, men det lykkedes mig nogle gange at få plads til flere sider. Og i forbindelse med meget store dokumenter lykkedes det mig at tilføje flere sider, mens det sidste ark blev scannet, så der blev produceret en enkelt flersidet PDF-fil, der indeholder alle sider.

Betjeningen med en enkelt knap var ret intuitiv, og jeg kunne oprette en række scanningsprofiler på min computer. Jeg kunne dog ikke vælge dem fra scanneren, som du kan med iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

For en bærbar scanner er den Brother ADS-1700W har mange funktioner. Den har en 2,8-tommers touchscreen, trådløs tilslutning og en automatisk dokumentføder til 20 ark. Den kan foretage duplexscanning med en hastighed på 25 sider pr. minut (betydeligt hurtigere end de andre bærbare scannere, vi dækker).

Den har ikke et batteri som Doxie Q og fungerer ikke via USB-strøm som ScanSnap S1300i.

Et overblik:

• Bladindføring: 20 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 25 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Grænseflade: Wi-Fi, mikro-USB,
• Vægt: 3,3 lb, 1,5 kg.

Ligesom med ScanSnap iX1500 kan du oprette genveje til bestemte typer scanninger, og disse vises som ikoner på touchskærmen. Du kan scanne direkte fra USB-flashhukommelse, så det er muligt at scanne uden computer.

Alternativt kan du scanne direkte til din computer eller mobilenhed. Brugerne blev dog overrasket over at erfare, at scanneren ikke kan scanne direkte til skyen, FTP eller e-mail uden hjælp fra en computer. Det officielle websted synes at være lidt misvisende her.

Scanningshastigheden er betydeligt hurtigere end andre bærbare scannere, og den automatiske dokumentføder kan rumme 20 ark, hvilket igen er bedre end konkurrenterne. Det gør dette til en fremragende scanner, hvis du vil bruge den både på kontoret og på farten. Du skal have en strømledning med dig, men Wi-Fi-forbindelsen gør det valgfrit at medbringe et mikro-USB-kabel.

Selv om jeg synes, at Doxie Q giver den bedste bærbare oplevelse - du behøver ikke at tilslutte strøm eller medbringe en computer - er ADS-1700W et bedre valg for brugere, der prioriterer hurtigere scanning og en dokumentføder med større kapacitet. Du skal bare være opmærksom på, at den er dobbelt så tung, og at du skal have et strømkabel med dig.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Lad os gå over til nogle dyrere muligheder. Brother ADS-2800W er større og tungere end vores vinder, men tilbyder hurtigere scanning med 40 sider pr. minut og et valg mellem Wi-Fi, Ethernet og USB. Den er designet til små og mellemstore arbejdsgrupper og understøtter scanningsdestinationer, der er mere relevante for dette miljø, f.eks. netværksmapper, FTP, SharePoint og USB-flashhukommelsesdrev.

Et overblik:

• Bladindføring: 50 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 40 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Grænseflade: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Vægt: 4,55 kg.

Ligesom ScanSnap iX1500 giver ADS-2800 dig mulighed for at scanne til en række destinationer direkte fra enhedens (lidt mindre) 3,7" touchskærm. Det scannede billede optimeres ved at fjerne huludskæringer, rense kanter og fjerne baggrundsstøj.

Men på trods af den hurtige scanningshastighed blev en bruger frustreret over den tid, det tog at behandle dokumentet efter scanningen. Han rapporterede, at et dokument på 26 sider tog 9 minutter og 26 sekunder, og at scanneren var ubrugelig i den tid. Det ser ud til, at han brugte en kraftig computer, og jeg er ikke sikker på, at der var tale om en brugerfejl.

Softwaren lyder mere begrænset end Fujitsus software. Når du f.eks. starter scanninger fra touchskærmen, kan kun én computer være destinationen. Hvis du vil sende scanninger til andre computere, skal du starte scanningen fra den pågældende computer.

Hvis du vil have mere kraft og er villig til at betale for det, kan du overveje Broder I mageCenter ADS-3000N. Den tilbyder endnu hurtigere 50 ppm scanning og er designet til mellemstore til store arbejdsgrupper, men har ikke touchscreen og understøtter ikke Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Fujitsus ScanSnap-serie af scannere er designet til hjemmekontoret. fi-7160 er en af deres arbejdsgruppescannere. Den koster betydeligt mere, men har en dokumentføder, der kan rumme 80 sider (i stedet for 50), og scanner med 60 sider pr. minut (i stedet for 30). Enheden er dog større og tungere og mangler en touchscreen.

Et overblik:

• Arkføder: 80 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 60 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Grænseflade: USB,
• Vægt: 4,22 kg (9,3 lb).

Denne scanner er designet til at gøre det muligt for en arbejdsgruppe at scanne store flersidede dokumenter hurtigere end nogensinde før. For at opnå dette tilbyder den en højere scanningshastighed og en større dokumentføder end nogen anden scanner, som vi dækker, og den kan klare hele 4.000 scanninger om dagen. Hvis dit mål er at tage en no-nonsense-tilgang til at udføre et stort scanningsjob, er fi-7160 et godt valg.

Men denne styrke har en pris: Denne scanner har ikke trådløs forbindelse eller en touchscreen. Du skal lade printeren være tilsluttet USB-porten på en computer på kontoret og vælge dine scanningsmuligheder fra den medfølgende software, der kører på den computer.

Brugerne finder det en solid scanner, når de skal behandle store mængder papir ved et enkelt skrivebord, f.eks. på et advokatkontor, og mange kontorer køber flere enheder. Kvaliteten af output er meget høj, og med den rigtige konfiguration kan du normalt bare starte en scanning ved at trykke på knappen på maskinen.

Hvorfor gå uden papir?

"Hvor er det dokument?" "Hvorfor er der så meget rod på mit skrivebord?" "Skal vi arkivere alfabetisk?" "Kan du fotokopiere det for mig?" "Jeg tror, det er på side 157." "Beklager, jeg glemte dokumentet hjemme."

Det er seks ting, som du aldrig behøver at sige, når du går over til papirløs virksomhed. Alle virksomheder bør overveje det. Her er seks gode grunde:

• Du sparer plads. Du kan få adgang til alle dine dokumenter fra din computer eller mobilenhed, og du slipper for bunker af papir på dit skrivebord eller et rum fyldt med arkivskabe.
• Søg. Du kan nemmere finde de oplysninger, du ønsker. Du kan søge efter den fil, du har brug for, og hvis der er udført optisk tegngenkendelse, kan du også søge efter tekst i filen.
• Adgang når som helst og hvor som helst. Du kan få adgang til alle dine dokumenter fra din computer og tage dem med dig på en mobilenhed.
• Organisering af dokumenter. Brug filsystemet til at organisere og synkronisere dine dokumenter, eller placer dem i et dokumenthåndteringssystem som Confluence, Microsoft SharePoint eller Adobe Document Cloud for at opnå større fleksibilitet.
• Deling og kommunikation. Digitale dokumenter kan tilgås af alle på kontoret og kan nemt deles med andre via e-mail og forskellige cloud-tjenester.
• Sikkerhed. Digitale dokumenter kan nemt sikkerhedskopieres, beskyttes med adgangskode og gemmes på sikre medier.

Hvad du skal vide på forhånd om at gå uden papir

Det er en stor opgave at scanne alle papirdokumenter på dit kontor. Gør det ikke sværere end nødvendigt. Det begynder med at vælge det rigtige værktøj til opgaven.

Du ejer sandsynligvis allerede en scanner - sandsynligvis en fladbedscanner, der er tilsluttet en billig printer. Du kan være fristet til at starte med denne scanner, men du vil sandsynligvis fortryde det. At lægge hver side på scanneren manuelt og langsomt scanne en side ad gangen er en opskrift på frustration. Du vil sandsynligvis give op i stedet for at blive færdig. Et arbejde, der ville tage få sekunder på den rigtige scanner, vil tage digtimer.

En dokumentscanner er designet til hurtigt at scanne store flersidede dokumenter. De har en dokumentføder, der giver dig mulighed for at scanne op til 50 sider ad gangen, og de scanner typisk begge sider af papiret på én gang (duplexscanning). Den medfølgende software gemmer dem som flersidede PDF-filer og udfører optisk tegngenkendelse for at gøre dem søgbare - alt sammen i realtid.

Men det er nyttigt at have andre typer scannere til rådighed. En fotoscanner vil gøre et mere præcist arbejde med billeder, og en fladbedscanner vil håndtere indbundet materiale og skrøbeligt papir bedre. En scanningsapp på din telefon vil give dig mulighed for at scanne en kvittering på en restaurant på stedet, i stedet for at du skal huske at gøre det senere.

Når du har scannet alle dine dokumenter, skal du holde styr på det, når der kommer nye papirer, og forsøge at stoppe strømmen. Hvis der er mulighed for at modtage papirarbejdet elektronisk, så tag den!

Sådan valgte vi disse bedste dokumentscannere

Positive forbrugervurderinger

Jeg har scannet dokumenter i årevis, men har kun reel erfaring med to scannere, så jeg er nødt til at trække på en bredere vifte af erfaringer. I denne anmeldelse har jeg taget branchetests og forbrugeranmeldelser i betragtning.

Tests foretaget af brancheeksperter giver et detaljeret billede af, hvad man kan forvente af en scanner. Wirecutter har f.eks. brugt 130 timer på at undersøge og teste en række scannere over en årrække. Forbrugeranmeldelser er lige så nyttige. En person, der har købt en scanner for sine egne penge, er ofte ærlig og ærlig om sine positive og negative oplevelser.

I denne oversigt har vi medtaget scannere med en forbrugervurdering på 3,8 stjerner og derover, helst med anmeldelser fra hundredvis af brugere.

Med eller uden ledning

Traditionelt set står en dokumentscanner på dit skrivebord og er tilsluttet en af computerens USB-porte. I mange situationer fungerer det perfekt, og det var min opsætning i mange år.

Men det gør det svært for andre at få adgang til scanneren, og det giver mere rod på skrivebordet. Når en scanner bruges af flere personer, giver det mening at vælge en trådløs model, der kan placeres centralt og scanne til flere steder, herunder mobile enheder eller endda direkte til skyen.

Hurtig scanning af flere sider

Som et første skridt vil mange mennesker have et stort efterslæb af papirarbejde, der skal scannes. Det var i hvert fald min erfaring. I det tilfælde kan en hurtig scanner spare dig for flere ugers arbejde.

Vælg en scanner med en automatisk dokumentføder (ADF), som giver dig mulighed for at scanne op til 50 ark på én gang. Det er især nyttigt til meget lange dokumenter, hvor du forventer at få en PDF-fil med flere sider. Kig også efter hurtige scanningshastigheder (målt i sider pr. minut eller ppm) og mulighed for at scanne begge sider af papiret på én gang.

Bærbarhed

Hvis dit arbejde tager dig væk fra kontoret i flere dage ad gangen, kan du måske købe en mere bærbar scanner. Mange af de mest bærbare dokumentscannere har ikke en arkføder. De er velegnede til scanning af blot én side ad gangen, men bliver frustrerende ved større opgaver.

Derfor har vi kun medtaget bærbare scannere med en ADF i denne oversigt. Hvis du køber en anden scanner til dette formål, anbefaler jeg Doxie Q. Hvis du foretrækker at købe én scanner til både kontoret og på rejsen, er Fujitsu ScanSnap S1300i eller Brother ADS-1700W bedre egnet til at have flere funktioner.

Er der andre gode dokumentscannere, der er værd at få med på denne anbefalede liste? Lad os høre din mening.