Sunteți copleșit de hârtii? V-ați săturat de dulapuri de arhivare și de un birou dezordonat? Poate că citiți acest articol de recenzie pentru că ați decis că este timpul să renunțați la hârtie. Este posibil să nu eliminați niciodată complet hârtia din biroul dvs., dar puteți face cu ușurință o versiune electronică a fiecărei hârtii pe care o aveți. Documentele dvs. vor fi mai ușor de accesat, mai ușor de găsit și mai ușor de partajat. Pentru a începe, vețiaveți nevoie de un scaner de documente de calitate.

Un scaner de documente este conceput pentru a scana rapid documente de mai multe pagini și pentru a le transforma în documente electronice care pot fi căutate. De obicei, acestea dispun de alimentatoare de foi fiabile care pot conține zeci de pagini de hârtie, pot scana ambele fețe ale unei pagini în același timp și sunt livrate împreună cu un software care poate salva toate aceste pagini într-un PDF care poate fi căutat.

Multe dintre ele sunt acum fără fir, astfel încât nu mai trebuie să stea pe biroul dvs. legat de computer și pot scana în mai multe locații, inclusiv pe computere, dispozitive mobile și în cloud.

ScanSnap iX1500 de la Fujitsu este considerat de mulți ca fiind cel mai bun scaner de documente disponibil. Sunt de acord și am unul în biroul meu. Este rapid și fiabil, iar ecranul său tactil mare vă permite să scanați documente lungi într-o varietate de locații fără a fi implicat un computer.

Pentru utilizare mobilă, se utilizează Doxie Q Este ușor și micuț, funcționează cu baterii, oferă un alimentator de coli de bază, se poate conecta fără fir la dispozitivele dvs. și poate chiar să scaneze pe un card SD fără a fi nevoie de alte dispozitive.

Cei mai mulți utilizatori vor fi perfect mulțumiți alegând oricare dintre aceste scanere (sau ambele), dar acestea nu sunt singurele opțiuni. Am inclus o serie de alte scanere foarte bine cotate care ar putea să vi se potrivească. Citiți mai departe pentru a descoperi care este cea mai bună pentru dvs.

De ce să aveți încredere în mine pentru acest ghid de cumpărare?

Am trecut prin aceleași lupte cu hârtiile ca și dvs. În urmă cu șase ani, aveam tăvi, sertare și cutii pline de hârtii și nu era întotdeauna ușor să găsesc documentul potrivit. Eram un utilizator pasionat de Evernote și mă gândeam de ceva vreme să renunț la hârtii. După câteva cercetări, am cumpărat Fujitsu ScanSnap S1300i.

Înainte de a mă apuca să scanez toate aceste pagini, am petrecut ceva timp experimentând cu setările și stabilind ce îmi doream. În cele din urmă am configurat software-ul inclus în pachet pentru a crea PDF-uri multipagină, pentru a efectua OCR, astfel încât PDF-urile să poată fi căutate și pentru a le trimite direct la Evernote. Scanarea în acest mod a fost rapidă și fără efort și s-a realizat prin simpla apăsare a unui buton de pe scaner.

Apoi a urmat munca grea: luni de zile de scanare. Am făcut-o în timpul liber, de obicei doar câteva minute la rând, uneori mai mult. Am avut foarte puține probleme. Ocazional, o pagină se bloca (din cauza unei capse sau a unei rupturi), dar odată ce am deblocat aparatul, scanarea continua de la locul în care s-a produs blocajul. Nu a trebuit să o iau de la capăt. În general, procesul a fost foarte lin.

Am eliminat majoritatea documentelor după ce au fost scanate. Au fost unele documente financiare pe care a trebuit să le păstrez timp de mai mulți ani din motive legale, așa că le-am pus în plicuri mari, etichetate clar și le-am depozitat. Am păstrat câteva documente din motive sentimentale. Orice document nou a fost scanat pe măsură ce a fost primit, dar am încercat să minimizez acest lucru asigurându-mă că facturile și altă corespondențămi-au fost trimise prin e-mail.

Am fost foarte mulțumită de modul în care a funcționat totul. Faptul că am putut să îmi accesez și să îmi organizez documentele în format digital a făcut o diferență uriașă. Așa că anul acesta am decis să trec la Fujitsu ScanSnap iX1500.

Iată de ce:

• Tava de documente poate conține mai multe coli de hârtie, astfel încât pot începe mai ușor unele proiecte de scanare la scară largă, inclusiv o colecție mare de manuale de instruire de la cursurile pe care le-am susținut.
• Este wireless, așa că nu trebuie să stea pe biroul meu.
• Pot să o pun într-un loc mai accesibil pentru ca și alți membri ai familiei să o poată folosi.
• Pentru că este wireless, pot scana direct pe telefoanele lor, astfel încât nu trebuie să le trimit scanările de pe computerul meu.
• Deoarece poate scana direct în cloud, nu este nevoie de computere sau dispozitive, fiind o soluție all-in-one.

Pentru a adăuga la experiența mea în utilizarea scanerelor de documente, am verificat cu atenție și alte scannere, luând în considerare testele din industrie și recenziile utilizatorilor. Sper ca această trecere în revistă să vă ajute să faceți propria alegere a unui scaner de documente.

Cel mai bun scanner de documente: Câștigătorii

Cea mai bună alegere: Fujitsu ScanSnap iX1500

The Fujitsu ScanSnap iX1500 este, fără îndoială, cel mai bun scaner de documente pe care îl puteți cumpăra. Este wireless și oferă un ecran tactil mare care îl face ușor de utilizat, și oferă o scanare color duplex foarte rapidă de până la 50 de coli simultan. Scanările sunt procesate astfel încât pot arăta chiar mai bine decât documentul original, iar software-ul inclus în pachet va crea fișiere PDF multi-pagină care pot fi căutate.

La prima vedere:

• Alimentator de coli: 50 de coli,
• Scanare față-verso: Da,
• Viteza de scanare: 30 ppm (față-verso),
• Rezoluție maximă: 600 dpi,
• Interfață: Wi-Fi, USB
• Greutate: 7,5 lb, 3,4 kg

ScanSnap iX1500 este aproape universal considerat cel mai bun scaner de documente disponibil, deși este unul rezonabil de scump. Singurii care nu par să-l placă sunt utilizatorii modelului precedent, ScanSnap iX500.

Mulți dintre acești utilizatori consideră că scanerul anterior părea mai robust și că apăsarea unui singur buton a fost mai ușoară decât utilizarea noului ecran tactil. Ca urmare, mulți dintre ei au acordat un rating de o stea pentru iX1500 - destul de nedrept, dacă mă întrebați pe mine.

Deși modelul iX500 a fost întrerupt, este încă disponibil pentru achiziționare și este inclus ca opțiune mai jos. Este mai bun decât iX1500 din toate punctele de vedere? Absolut nu, iar mulți utilizatori sunt încântați de upgrade. Există acel nou ecran tactil de 4,3 inchi care îl face mai ușor de utilizat, iar dacă scanați direct în cloud, acesta funcționează ca un dispozitiv independent, fără a fi nevoie de un computer.

De ce este ScanSnap iX1500 atât de popular? Are o combinație excelentă de viteză, caracteristici și ușurință în utilizare. Este rapid, scanând pe ambele fețe până la 30 de pagini pe minut (deși cele trei scannere enumerate mai jos sunt mai rapide), iar scanarea este silențioasă. 50 de coli de hârtie încap în alimentatorul automat de documente fiabil, iar conectarea prin Wi-Fi la computer sau la un dispozitiv mobil este extrem de ușoară.

Apoi, există un software inclus în pachet care îmbunătățește automat scanarea și elimină paginile goale și oferă opțiunea de OCR.

Scanerul detectează automat dimensiunea hârtiei și dacă aceasta este color sau alb-negru, rotește automat scanarea dacă puneți hârtia într-un mod greșit și poate chiar să decidă asupra setărilor de calitate a imaginii cerute de document.

Deși este foarte inteligent, puteți, de asemenea, să îi spuneți cu precizie scanerului ce să facă. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este crearea mai multor profiluri de scanare care predefinesc setările de scanare și unde este trimis documentul scanat. O pictogramă pentru fiecare profil este disponibilă pe ecranul tactil al scanerului pentru un confort maxim. Scanerul este destul de compact și este disponibil în alb sau negru.

Nu este însoțit de un manual de utilizare, deși există unul bun disponibil online. Îmi place în mod deosebit secțiunea detaliată "Utilizări", care explică în detaliu cum să utilizați scanerul pentru o listă lungă de aplicații, inclusiv partajarea documentelor, scanarea revistelor, crearea unui album foto, organizarea cărților poștale și scanarea plicurilor și a chitanțelor.

Dar scanerul nu este perfect. Unii utilizatori subliniază faptul că imaginile pierd un pic de calitate, ceea ce este adevărat - la urma urmei, nu este un scaner foto. Unii utilizatori au raportat erori în software-ul inclus, dar cele mai multe dintre acestea par să fi fost rezolvate prin actualizări ulterioare. Încă aștept ca suportul tehnic să mă ajute cu o problemă legată de salvarea în cloud, și se pare că nu sunt singurul. Dar sunt încrezător deun rezultat pozitiv.

Cei mai mulți utilizatori par încântați de scaner. iX1500 este destul de durabil, iar un utilizator și-a actualizat recenzia după un an pentru a raporta că totul funcționa în continuare în mod fiabil - motoare, role, alimentări și software. Reușește să ia o lucrare complexă și să o facă cât mai rapidă și mai ușoară posibil.

Citiți recenzia mea completă despre ScanSnap iX1500 dacă doriți să aflați mai multe despre acest scaner.

Cel mai portabil: Doxie Q

Dacă sunteți în căutarea unui scaner pentru utilizare portabilă, vă recomand modelul Doxie Q Bateria sa reîncărcabilă poate gestiona 1.000 de scanări la fiecare încărcare, astfel încât nu va fi nevoie să aveți la dvs. un cablu de alimentare. Și puteți salva scanările direct în memoria SD de 8 GB, astfel încât nici măcar nu trebuie să porniți computerul.

Dacă doriți să folosiți computerul sau dispozitivul iOS, scanerul este wireless, astfel încât nu trebuie să transportați un cablu USB cu dvs., iar ADF-ul care se poate deschide prin răsturnare vă permite să scanați documente de până la opt pagini.

La prima vedere:

• Alimentator de coli: 8 coli,
• Scanare față-verso: Nu,
• Viteza de scanare: 8 ppm (pe o singură față),
• Rezoluție maximă: 600 dpi,
• Interfață: Wi-Fi, USB,
• Greutate: 0,82 kg, 1,81 lb.

Doxie Q este subțire și compact și este scanerul pe care l-aș alege dacă aș face multe scanări pe drum, departe de birou. Este special conceput pentru utilizare mobilă și nu va trebui să transportați un cablu de alimentare, un cablu USB sau chiar un computer.

În mod implicit, scanările dvs. vor merge direct pe un card de memorie, ceea ce este excelent pentru utilizarea mobilă, dar înseamnă, de asemenea, că va trebui să efectuați OCR pe computer mai târziu, ca un pas suplimentar. Dacă preferați, puteți, de asemenea, să scanați pe computer prin USB, activând opțiunea Connected Scanning, dar chiar și în acest caz veți efectua un import automat de pe cardul SD, mai degrabă decât să scanați direct pe computer.

Pentru o utilizare portabilă, acest scaner pare aproape ideal, dar au fost făcute unele compromisuri pentru a obține portabilitatea sa. Este lent - aproape un sfert din viteza scanerului nostru câștigător de mai sus - are un alimentator automat de documente destul de limitat și nu poate efectua scanarea duplex. Utilizarea sa va necesita mai mult timp și efort, dar o puteți face pe drum fără a porni computerul.

Pentru un scaner portabil, acest lucru pare rezonabil - dar nu și dacă este singurul scaner. Doxie Q este mult prea lent dacă doriți să îl utilizați în mod regulat și la birou.

Dacă doriți un scaner care să le poată face pe toate, vă recomand Fujitsu ScanSnap S1300i sau Brother ADS-1700W de mai jos. Sunt mai rapide și pot scana ambele fețe ale paginii în același timp, rămânând în același timp destul de portabile. Dar nu funcționează pe baterii, iar S1300i nu oferă o conexiune wireless - va trebui să porniți computerul și să conectați scanerul la un port USB.

Alte cele mai bune scanere de documente

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Deși în prezent nu se mai fabrică, modelul ScanSnap iX500 este încă foarte popular și este disponibil în continuare. Deși are un singur buton și nu are ecran tactil, mulți utilizatori îi iubesc simplitatea și flexibilitatea - inițierea unei scanări cu o apăsare scurtă va efectua un tip diferit de scanare decât o apăsare lungă. Unii utilizatori consideră că acest scaner arată mai bine și este mai robust decât succesorul său, iX1500 (mai sus).

La prima vedere:

• Alimentator de coli: 50 de coli,
• Scanare față-verso: Da,
• Viteza de scanare: 25 ppm,
• Rezoluție maximă: 600 dpi,
• Interfață: Wi-Fi, USB
• Greutate: 2,99 kg, 6,6 lb.

În afară de lipsa ecranului tactil, iX500 este foarte asemănător cu iX1500 de mai sus: are același alimentator de 50 de coli, rezoluție de 600 dpi, interfețe Wi-Fi și USB și un design compact. Scanează puțin mai lent (dar tot în duplex) și permite configurarea de profiluri de scanare, deși nu veți găsi o pictogramă pentru fiecare dintre ele pe scaner.

Utilizatorii îl numesc un cal de bătaie. Este disponibil din 2013, așa că au existat o mulțime de oportunități de a-i testa durabilitatea, iar unii utilizatori scanează sute de pagini în fiecare zi. Pare să fie favoritul birourilor de avocatură, unde personalul trebuie să se ocupe de o cantitate nebună de documente. Un birou de avocatură a cumpărat unul în 2013, iar când a murit în 2017 au ieșit imediat și au cumpărat altul.

Un alt utilizator a cumpărat unul pentru un proiect de scanare despre care credea că va dura săptămâni și l-a terminat într-o zi. Acest lucru se datorează nu doar vitezei scanerului, ci și ușurinței de utilizare.

Dar, judecând după comentariile unor utilizatori, se pare că configurarea Wi-Fi nu este la fel de ușoară ca la iX1500. Unii utilizatori au considerat că software-ul este mai dificil de configurat decât se așteptau, iar acești utilizatori provin atât din tabăra Windows, cât și din tabăra Mac. Dar, odată ce software-ul ScanSnap este configurat, timpul necesar de la apăsarea butonului de scanare până la obținerea unui PDF de mai multe pagini care poate fi căutat, tinde să fie semnificativ mai rapid decâtimprimante de la alți producători.

2. RavenScanner Original

The RavenScanner Original este un scaner foarte bine cotat, cu multe caracteristici comune cu câștigătorul nostru. Are un ecran tactil mare pentru scanarea fără computer, un alimentator de documente de 50 de coli, o rezoluție maximă de 600 dpi și funcționează fie fără fir, fie cu fir (dar folosește Ethernet mai degrabă decât USB). Cu toate acestea, viteza de scanare este aproape la jumătate față de cea a câștigătorului nostru.

La prima vedere:

• Alimentator de coli: 50 de coli,
• Scanare față-verso: Da,
• Viteza de scanare: 17 ppm (față-verso),
• Rezoluție maximă: 600 dpi,
• Interfață: Wi-Fi, Ethernet,
• Greutate: 2,8 kg, 6,17 lb.

Puteți face chiar mai multe de pe ecranul tactil al scanerului decât în cazul câștigătorului nostru. La fel ca și ScanSnap iX1500, RavenScanner poate trimite documentele scanate către o serie de locații, inclusiv în cloud, dar poate, de asemenea, să le trimită prin e-mail sau prin fax direct de la scaner și poate salva pe o unitate flash conectată. Puteți face chiar și editarea de bază a documentelor utilizând ecranul tactil de 7 inchi.

Acest scaner este un produs nou pentru 2019, așa că este dificil de evaluat cum rezistă la o utilizare pe termen lung. Utilizatorii par foarte mulțumiți până acum, iar scanerul are cea mai mare evaluare dintre toate cele din această analiză, dar nu are încă suficiente recenzii pentru a da prea multă greutate acestei evaluări. Utilizatorii adoră faptul că pot scana fără un computer și îl compară foarte pozitiv cu scannerele Fujitsu.

Dacă sunteți în căutarea a ceva mai puternic și sunteți dispus să plătiți în plus, compania oferă și un scaner mai scump, cu specificații mai bune, scannerul RavenScanner Pro Are un ecran tactil de 8 inchi, un alimentator de 100 de coli și poate scana 60 de pagini pe minut.

3. Epson DS-575

The Epson DS-575 arată asemănător cu câștigătorul nostru atunci când este închis, deși are o serie de butoane și lumini în loc de un ecran tactil. De asemenea, are specificații similare, inclusiv o viteză de scanare ușor mai mare. Deși există de mai mult timp decât iX1500, nu a câștigat aceeași tracțiune pe piață.

La prima vedere:

• Alimentator de coli: 50 de coli, 96 de recenzii,
• Scanare față-verso: Da,
• Viteza de scanare: 35 ppm (față-verso)
• Rezoluție maximă: 600 dpi,
• Interfață: Wi-Fi, USB,
• Greutate: 8,1 lb, 3,67 kg.

Epson DS-575 are mai multe în comun cu mai vechiul ScanSnap iX500 decât cu noul iX1500. Oferă conectivitate wireless sau USB, vă permite să scanați pe computer, pe un dispozitiv mobil sau în cloud și include un alimentator de 50 de coli și timpi de scanare duplex foarte rapizi. Se pot crea profiluri pentru diferite tipuri de scanări. Dar nu are un ecran tactil, ceea ce vă face să vă bazați mai mult pe computer sau pe dispozitivul dvs.atunci când alegeți opțiunile de scanare.

Comentariile consumatorilor sunt în general pozitive. Utilizatorii au considerat că software-ul este mai ușor de instalat decât cel de la Fujitsu - deși s-au plâns de faptul că a trebuit să îl descarce - dar mai puțin performant odată instalat. Utilizatorii au constatat, de asemenea, că recuperarea după un blocaj de hârtie nu este la fel de ușoară ca atunci când folosesc un ScanSnap - deși, din fericire, blocajele par destul de rare - iar scanările alb-negru nu sunt de aceeași calitate ca cele color.

O altă alternativă foarte similară de la Epson este ES-500W . are specificații identice și un design foarte asemănător, dar este mai degrabă negru decât alb. O problemă a gamei Epson este lipsa de diferențiere. Aceste scannere sunt atât de asemănătoare încât este dificil să știi de ce ai alege unul în detrimentul celuilalt. Versiunile fără fir ale ambelor scannere sunt, de asemenea, disponibile la un preț redus.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

The S1300i este fratele mai mic al lui ScanSnap iX1500. Are jumătate din viteză și trebuie conectat la computer pentru a funcționa. Este mai puternic decât Doxie Q, dar nu la fel de portabil. Am folosit unul pentru a scana mii de coli de hârtie timp de mai mulți ani și nu am avut niciodată probleme.

La prima vedere:

• Alimentator de coli: 10 coli,
• Scanare față-verso: Da,
• Viteza de scanare: 12 ppm (față-verso),
• Rezoluție maximă: 600 dpi,
• Interfață: USB,
• Greutate: 1,4 kg, 3,09 lb.

Deși nu este la fel de rapid ca învingătorul nostru, 12 pagini față-verso pe minut nu este rău. (Dar rețineți că viteza scade la doar 4 ppm atunci când folosiți alimentarea prin USB, așa că pentru lucrări de scanare mai mari veți dori cu siguranță să vă conectați la priză.) Dacă aveți un volum imens de documente de scanat, veți face treaba de două ori mai repede cu iX1500, dar dacă portabilitatea sau prețul sunt importante pentru dvs. acest scaner este unalternativă excelentă.

Alimentatorul de documente are o capacitate de numai 10 pagini, dar uneori am reușit să introduc mai multe. Iar pentru documentele foarte mari, am reușit să adaug mai multe pagini în timp ce ultima foaie era scanată pentru a produce un singur PDF multipagină care conține toate paginile.

Operarea cu un singur buton a fost destul de intuitivă și am reușit să creez o serie de profiluri de scanare pe computerul meu. Totuși, nu am putut să le selectez de pe scaner, așa cum se poate face cu iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

Pentru un scaner portabil, se recomandă Brother ADS-1700W are o mulțime de caracteristici. Are un ecran tactil de 2,8 inchi, conectivitate wireless și un alimentator automat de documente de 20 de coli. Poate efectua scanarea duplex la o viteză rapidă de 25 ppm (semnificativ mai rapidă decât celelalte scannere portabile pe care le acoperim).

Dar trebuie să îl conectați la o priză de curent. Nu are o baterie, ca Doxie Q, și nici nu funcționează cu alimentare prin USB, ca ScanSnap S1300i.

La prima vedere:

• Alimentator de coli: 20 de coli,
• Scanare față-verso: Da,
• Viteza de scanare: 25 ppm (față-verso),
• Rezoluție maximă: 600 dpi,
• Interfață: Wi-Fi, micro-USB,
• Greutate: 1,5 kg, 3,3 lb.

La fel ca la ScanSnap iX1500, puteți crea comenzi rapide pentru anumite tipuri de scanări, iar acestea vor fi afișate sub formă de pictograme pe ecranul tactil. Puteți scana direct memoria flash USB, astfel încât este posibilă scanarea fără computer.

Alternativ, puteți scana direct pe computer sau pe un dispozitiv mobil. Cu toate acestea, utilizatorii au fost surprinși să afle că scanerul nu poate scana direct în cloud, FTP sau e-mail fără ajutorul unui computer. Site-ul oficial pare să fie puțin înșelător aici.

Vitezele de scanare sunt semnificativ mai rapide decât ale altor scannere portabile, iar alimentatorul automat de documente poate conține 20 de coli, din nou mai bine decât concurența. Acest lucru face din acest scaner un scanner excelent dacă doriți să îl utilizați atât la birou, cât și în deplasare. Deși va trebui să aveți cu dvs. un cablu de alimentare, conexiunea Wi-Fi face ca transportul unui cablu micro-USB să fie opțional.

Deși cred că Doxie Q oferă cea mai bună experiență portabilă - nu trebuie să vă conectați la priză sau să aduceți un computer - ADS-1700W este o alegere mai bună pentru utilizatorii care acordă prioritate scanării mai rapide și unui alimentator de documente cu o capacitate mai mare. Rețineți doar că este de două ori mai greu și că va trebui să transportați cu dvs. un cablu de alimentare.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Să trecem la câteva opțiuni mai scumpe. Brother ADS-2800W este mai mare și mai greu decât câștigătorul nostru, dar oferă o scanare mai rapidă de 40 ppm și posibilitatea de a alege între Wi-Fi, Ethernet și USB. Este conceput pentru grupuri de lucru mici și mijlocii și acceptă destinații de scanare mai relevante pentru acest mediu, cum ar fi folderele de rețea, FTP, SharePoint și unitățile de memorie flash USB.

La prima vedere:

• Alimentator de coli: 50 de coli,
• Scanare față-verso: Da,
• Viteza de scanare: 40 ppm (față-verso),
• Rezoluție maximă: 600 dpi,
• Interfață: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Greutate: 10,03 lb, 4,55 kg.

La fel ca ScanSnap iX1500, ADS-2800 vă permite să scanați către o serie de destinații direct de pe ecranul tactil de 3,7 inchi al dispozitivului (puțin mai mic). Imaginea scanată este optimizată prin eliminarea găurilor, curățarea marginilor și eliminarea zgomotului de fond.

Dar, în ciuda vitezei rapide de scanare, un utilizator a devenit frustrat de timpul necesar pentru a procesa documentul după scanare. Acesta a raportat că un document de 26 de pagini a durat 9 minute și 26 de secunde, iar scanerul a fost inutilizabil în acest timp. Se pare că folosea un computer puternic și nu sunt sigur că a fost implicată vreo eroare de utilizare.

Software-ul pare mai limitat decât cel de la Fujitsu. De exemplu, atunci când inițiați scanări de pe ecranul tactil, doar un singur computer poate fi destinația. Pentru a trimite scanări către alte computere, trebuie să inițiați scanarea de pe acel computer.

Dacă doriți mai multă putere și sunteți dispus să plătiți pentru ea, luați în considerare modelul Frate I mageCenter ADS-3000N. Acesta oferă o scanare și mai rapidă, de 50 ppm, și este conceput pentru grupuri de lucru medii și mari, dar nu are un ecran tactil și nu acceptă Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Seria de scannere ScanSnap de la Fujitsu este concepută pentru biroul de acasă. fi-7160 este unul dintre scannerele lor pentru grupuri de lucru. Costă semnificativ mai mult, dar are un alimentator de documente care poate conține 80 de pagini (în loc de 50) și scanează la 60 ppm (în loc de 30). Cu toate acestea, dispozitivul este mai mare și mai greu și nu are un ecran tactil.

La prima vedere:

• Alimentator de coli: 80 de coli,
• Scanare față-verso: Da,
• Viteza de scanare: 60 ppm (față-verso),
• Rezoluție maximă: 600 dpi,
• Interfață: USB,
• Greutate: 9,3 lb, 4,22 kg.

Acest scaner este conceput pentru a permite unui grup de lucru să scaneze documente mari de mai multe pagini mai repede ca niciodată. Pentru a realiza acest lucru, oferă o viteză de scanare mai mare și un alimentator de documente mai mare decât orice alt scaner pe care îl acoperim, și este evaluat pentru a gestiona un număr uriaș de 4.000 de scanări pe zi. Dacă obiectivul dvs. este de a adopta o abordare fără menajamente pentru a finaliza o lucrare de scanare mare, fi-7160 este o alegere bună.

Dar această putere are un cost: acest scaner nu oferă conectivitate wireless sau un ecran tactil. Va trebui să țineți imprimanta conectată la portul USB al unui computer din birou și să selectați opțiunile de scanare din software-ul inclus în pachet care rulează pe acel computer.

Utilizatorii consideră că este un scaner solid atunci când procesează volume mari de hârtie la un singur birou, de exemplu, într-un birou de avocatură, iar multe birouri cumpără mai multe unități. Calitatea rezultatului este foarte ridicată și, cu o configurație corectă, în mod normal, puteți începe o scanare doar apăsând butonul de pe aparat.

De ce să renunțăm la hârtie?

"Unde este documentul acela?" "De ce este biroul meu atât de aglomerat?" "Îndosariem în ordine alfabetică?" "Poți să-l fotocopiezi pentru mine?" "Cred că este la pagina 157." "Îmi pare rău, am uitat documentul acasă."

Sunt șase lucruri pe care nu va trebui să le mai spuneți niciodată odată ce renunțați la hârtie. Orice afacere ar trebui să ia în considerare acest lucru. Iată șase motive întemeiate:

• Economisiți spațiu. Vă puteți accesa toate documentele de pe computer sau de pe un dispozitiv mobil. Nu veți mai avea teancuri de hârtii pe birou sau o cameră plină de dulapuri de arhivare.
• Căutare. Puteți găsi mai ușor informațiile dorite. Veți putea căuta fișierul de care aveți nevoie și, dacă a fost efectuată recunoașterea optică a caracterelor, veți putea căuta și textul din interiorul fișierului.
• Accesați oricând și oriunde. Vă puteți accesa toate documentele de pe computer și le puteți lua cu dumneavoastră pe un dispozitiv mobil.
• Organizarea documentelor. Folosiți sistemul de fișiere pentru a vă organiza și sincroniza documentele sau plasați-le într-un sistem de gestionare a documentelor, cum ar fi Confluence, Microsoft SharePoint sau Adobe Document Cloud, pentru o mai mare flexibilitate.
• Împărtășirea și comunicarea. Documentele digitale pot fi accesate de orice persoană din birou și pot fi partajate cu ușurință cu alte persoane prin e-mail și diverse servicii cloud.
• Securitate. Documentele digitale pot fi ușor de salvat, protejate prin parolă și stocate pe suporturi securizate.

Ce trebuie să știți de la bun început despre trecerea fără hârtie

Scanarea fiecărui document pe hârtie din biroul dvs. este o sarcină importantă. Nu o îngreunați mai mult decât este necesar. Acest lucru începe cu alegerea instrumentului potrivit pentru această sarcină.

Probabil că dețineți deja un scaner - probabil un scaner plat atașat la o imprimantă ieftină. S-ar putea să fiți tentat să începeți cu acel scaner, dar probabil că veți regreta. Plasarea manuală a fiecărei pagini pe scaner și scanarea lentă a fiecărei pagini pe rând este o rețetă pentru frustrare. Este mai probabil să renunțați decât să terminați. O lucrare care ar dura câteva secunde pe scanerul potrivit vă va luaore.

Un scaner de documente este conceput pentru a scana rapid documente mari de mai multe pagini. Acestea au un alimentator de documente care vă permite să scanați până la 50 de pagini deodată și, de obicei, scanează ambele fețe ale hârtiei deodată (scanare duplex). Software-ul inclus în pachet le va stoca ca PDF-uri de mai multe pagini și va efectua recunoașterea optică a caracterelor pentru a le face ușor de căutat - totul în timp real.

Dar este util să aveți la îndemână și alte tipuri de scannere. Un scaner foto va face o treabă mai precisă cu imaginile, iar un scaner plat va gestiona mai bine materialele legate și hârtia delicată. O aplicație de scanare pe telefon vă va permite să scanați o chitanță la restaurant pe loc, fără a mai fi nevoie să vă amintiți să o faceți mai târziu.

După ce ați scanat toate documentele, urmăriți-le pe măsură ce apar noi documente și încercați să opriți potopul. Dacă există opțiunea de a primi aceste documente în format electronic, profitați de ea!

Cum am ales aceste cele mai bune scanere de documente

Evaluări pozitive ale consumatorilor

Scanez documente de ani de zile, dar am experiență reală doar cu două scannere, așa că trebuie să mă bazez pe o gamă mai largă de experiențe. În această recenzie, am luat în considerare testele din industrie și recenziile consumatorilor.

Testele efectuate de experții din industrie oferă o imagine detaliată a ceea ce trebuie așteptat de la un scaner. De exemplu, Wirecutter a petrecut 130 de ore cercetând și testând o gamă de scannere de-a lungul mai multor ani. Recenzile consumatorilor sunt la fel de utile. Cineva care a cumpărat un scaner din banii proprii tinde să fie sincer și sincer în legătură cu experiențele sale pozitive și negative.

În această trecere în revistă, am inclus scanerele cu un rating al consumatorilor de 3,8 stele și peste, de preferință cu recenzii lăsate de sute de utilizatori.

Cu fir sau fără fir

În mod tradițional, un scaner de documente ar trebui să stea pe birou și să fie conectat la unul dintre porturile USB ale computerului. În multe situații, acest lucru funcționează perfect și a fost configurația mea timp de mulți ani.

Dar acest lucru îngreunează accesul altor persoane la scaner și adaugă dezordine pe birou. Atunci când un scaner este folosit de mai multe persoane, este logic să alegeți un model wireless care poate fi plasat într-o locație centrală și care poate fi scanat în mai multe locații, inclusiv pe dispozitive mobile sau chiar direct în cloud.

Scanare rapidă a mai multor pagini

Ca un pas inițial, mulți oameni vor avea un volum uriaș de documente care trebuie scanate. Aceasta a fost cu siguranță experiența mea. În acest caz, un scaner rapid vă poate economisi săptămâni întregi de muncă.

Alegeți un scaner cu un alimentator automat de documente (ADF) care vă permite să scanați până la 50 de coli deodată. Acest lucru este deosebit de util pentru documente foarte lungi, în cazul în care vă așteptați să obțineți un PDF cu mai multe pagini. De asemenea, căutați viteze de scanare rapide (măsurate în pagini pe minut sau ppm) și capacitatea de a scana ambele fețe ale hârtiei deodată.

Portabilitate

Dacă munca dvs. vă face să vă deplasați de la birou zile întregi, ați putea dori să achiziționați un scaner mai portabil. Multe dintre cele mai portabile scannere de documente nu dispun de un alimentator de coli. Acestea sunt potrivite pentru scanarea unei singure pagini la un moment dat, dar devin frustrante în cazul lucrărilor mai mari.

Așadar, în această listă am inclus doar scannerele portabile cu un ADF. Dacă achiziționați un al doilea scaner în acest scop, vă recomand Doxie Q. Dacă preferați să achiziționați un singur scaner atât pentru birou, cât și pentru călătorii, Fujitsu ScanSnap S1300i sau Brother ADS-1700W oferă un echilibru mai bun de caracteristici.

Alte scanere de documente bune care merită să fie incluse în această listă de recomandări? Spuneți-ne părerea dumneavoastră.