Ви щойно закінчили писати терміновий лист колегам і поспішаєте його розіслати - немає часу на вичитку. Ви натискаєте кнопку "Відправити". І тут же приходить усвідомлення: ви надіслали всій групі інформацію, яку вони не повинні бачити. Ковток .

Що робити? Якщо ви використовуєте Microsoft Outlook, і ваші одержувачі використовують Outlook, і ви швидко вживаєте заходів, ви можете відкликати повідомлення до того, як його побачить хтось інший.

Це може бути складно, але я бачив, як це працює. Готові спробувати? Читайте далі, щоб дізнатися, як це зробити.

Навіщо нагадувати?

Іноді я працюю з конфіденційною інформацією, і я зробив помилку, відправивши її не тій людині. Це, мабуть, найгірший сценарій, тому що відкликання повідомлення не завжди працює. Ви точно не повинні покладатися на нього, коли мова йде про приватні дані. Нижче ми розглянемо, коли відкликання працює і коли не працює.

З іншого боку, надсилання листів з помилками - не така вже й велика проблема. Так, це незручно, але це не кінець світу. Це може навіть дати вам уявлення про те, хто насправді читає ваші повідомлення, коли ви їх надсилаєте. Відновлення може допомогти вам відновитися після граматичної катастрофи - але знову ж таки, не варто на це розраховувати.

Ось вам прикол: якщо ви засмучені або злі на когось і в запалі написали йому хльостке, нефільтроване, образливе повідомлення - таке, що розриває стосунки. Це може поставити вас у шафку ображених, будь то бос, колега, друг або близька людина. Таке траплялося зі мною - дуже шкода, що у мене тоді не було кнопки відкликання!

Іноді ми не звертаємо уваги на автозаповнення, коли адресуємо повідомлення і занадто пізно виявляємо, що воно пішло не тій людині. Я отримував електронні листи, призначені для когось іншого; це трапляється постійно. Якщо вам пощастило, відкликання може спрацювати і врятувати вас від помилки.

Я впевнений, що є й інші ситуації, про які я не подумав, але ви зрозуміли, про що я. Дуже легко відправити лист, який ви не хотіли б відправляти. Давайте розглянемо, як відкликати електронні листи в програмі Microsoft Outlook.

Кроки для відкликання електронного листа

Наступні кроки дозволять вам спроба відкликати лист в Outlook. Пам'ятайте, що час є критичним фактором. Ви повинні зробити це до того, як людина відкриє його! Існують також інші фактори, які не залежать від вас, які можуть спричинити збій процесу. Ви можете прочитати більше про них у наступному розділі.

Ось що треба робити:

1. виберіть папку "Відправлені

На панелі навігації або папок у лівій частині Outlook виберіть папку "Надіслані".

2. знайти відправлене повідомлення

У списку надісланих листів знайдіть і виберіть той, який Ви бажаєте відкликати. Подвійним кліком відкрийте його у власному вікні.

3. оберіть Дію для відкликання

У вікні оберіть вкладку "Повідомлення", далі у розділі "Переміщення" оберіть "Інші дії з переміщення".

Тепер виберіть "Відкликати це повідомлення".

4. виберіть опції

Вам потрібно буде вирішити, чи хочете ви "Видалити непрочитані копії повідомлення" або "Видалити непрочитані копії і замінити новим повідомленням". Ви також можете вибрати, чи хочете ви отримати повідомлення про успішне відкликання. Встановіть прапорець, якщо ви хочете отримати підтвердження. Це рекомендується, оскільки це може бути єдиним способом дізнатися, чи спрацювало відкликання.

Якщо ви вирішили замінити повідомлення, відкриється нове вікно з повідомленням. Внесіть необхідні зміни, а потім натисніть "Відправити", коли будете готові його відправити.

5. шукайте підтвердження

Якщо ви підписані на сповіщення, ви побачите повідомлення про те, що сталося. У ньому буде вказано, кому було надіслано оригінальний електронний лист, його тема та час відправлення. Ви побачите, чи було відкликання успішним, а також дату та час відкликання.

Що потрібно для того, щоб відкликання запрацювало

Отже, якщо зірки зійшлися, чи працює відкликання електронного листа? Чесно кажучи, це безнадійна справа. Тим не менш, це можливо, тому давайте подивимося, що повинно статися, щоб відкликання електронного листа було успішним.

Додаток Outlook

Перша вимога полягає в тому, що ви повинні використовувати програму Microsoft Outlook для настільних комп'ютерів. Ви не зможете викликати з веб-інтерфейсу Microsoft.

Microsoft Exchange

Ви повинні використовувати поштову систему Microsoft Exchange. Ви і одержувач повинні знаходитися на одному сервері обміну. Якщо це робоча ситуація, є ймовірність, що ви будете знаходитися на тому ж сервері обміну, що і ваші колеги. Це означає, що це може працювати для них, але не з ким-небудь за межами вашої компанії.

Відкриті повідомлення

Відкликання спрацює лише в тому випадку, якщо одержувач ще не відкрив лист. Як тільки він його відкрив, то вже пізно - його вже завантажено в його локальну поштову скриньку.

Налаштовано на ігнорування запиту

Outlook можна налаштувати так, щоб повідомлення не можна було відкликати з вашої поштової скриньки. Якщо це стосується вашого одержувача, ваше відкликання не спрацює.

Переадресована пошта

Якщо у особи, якій ви пишете, встановлені правила переміщення повідомлень в інші папки, і ці правила включають ваше повідомлення, відкликання не спрацює. Воно спрацює лише тоді, коли повідомлення було непрочитаним і залишається у вхідних повідомленнях цієї особи.

Запобігайте надсиланню електронних листів, які потребують відкликання

Як ми бачили, повідомлення Outlook можна відкликати, але є велика ймовірність того, що відкликання не вдасться. Найкращий спосіб боротися з електронними листами, які викликають жаль, - це не надсилати їх взагалі. Звучить просто, але я знаю, що це не так. Насправді це трапляється з усіма нами, але є деякі речі, які ми можемо зробити, щоб запобігти їх відправленню.

Наступний метод може здатися дивним, але він корисний: ви можете налаштувати Outlook на затримку перед відправленням електронного листа. Це означає, що коли ви натискаєте кнопку "Надіслати", повідомлення залишається у вашій поштовій скриньці протягом певного часу перед відправленням. Це дає вам можливість видаляти/скасовувати електронні листи до того, як вони будуть відправлені. Для отримання інструкцій про те, як це зробити, подивіться цю статтю від Microsoft.

На мою думку, найкраще, що можна зробити, це ретельно переглянути або вичитати те, що ви написали, перш ніж надсилати. Я знаю, що іноді ми поспішаємо, але самокоректура вловить 95% ваших помилок. Якщо ви не вмієте вичитувати, спробуйте скористатися програмою перевірки граматики, такою як Grammarly, яку можна використовувати для перегляду тексту в Outlook.

Перечитування електронного листа кілька разів може запобігти багатьом проблемам. Це гарантує, що ви знаєте, що ви надсилаєте. Не забудьте переглянути список одержувачів (навіть список копій) і тему, оскільки саме тут часто виникають проблеми.

Що стосується неприємного електронного листа, про який ви шкодуєте, що відправили його своєму колезі, то тут може бути трохи інакше. Я виявив, що найкраще для цього - спочатку написати повідомлення. Не адресуйте його поки що нікому, оскільки ви не хочете відправити його випадково.

Після того, як ви написали, перечитайте його. Потім відійдіть від комп'ютера або, принаймні, від Outlook. Поверніться до нього через 15-20 хвилин і перечитайте. Ви задоволені тим, що ви сказали? Це те, що ви хочете донести до людини?

Відійшовши убік, ви маєте шанс запобігти гарячій реакції, коли ви говорите речі, про які шкодуєте. Це також дозволить вам переглянути текст, якщо ви можете придумати більш спокійний спосіб пояснити свою проблему.

Якщо ви відчуваєте, що ваше повідомлення занадто різке або недоречне, ви завжди можете видалити його і написати нове пізніше. Якщо ви дійсно готові його відправити, заповніть поле "Кому" ім'ям одержувача і відправте його. Цей процес, принаймні, дає вам можливість охолонути і переконатися в тому, що ви приймаєте раціональне рішення.

Заключне слово

Якщо ви потрапили в скрутне становище через електронний лист, про який шкодуєте, можливо, функція відкликання в Outlook допоможе вам видалити його до того, як одержувачі прочитають його.

На цю функцію точно не варто покладатися. Багато факторів впливають на те, щоб вона працювала. Швидше за все, людина прочитає її до того, як Ви зможете надіслати запит на відкликання.

Найкраща практика - не поспішати, вичитувати свої електронні листи і намагатися не надсилати реактивні повідомлення, на які ви не витратили час на обдумування. Іншими словами, профілактика - найкращий засіб від листів з жалем.