Вас завалює папір? Набридли картотеки та захаращений стіл? Можливо, ви читаєте цю оглядову статтю, тому що вирішили, що настав час перейти на безпаперовий документообіг. Ви ніколи не зможете повністю позбутися паперу у своєму офісі, але ви можете легко зробити електронну версію кожного паперового документа, який у вас є. До ваших документів буде легше отримати доступ, їх буде легше знайти та ними буде легше обмінюватися. Щоб почати, вам потрібно будепотрібен якісний сканер документів.

Сканер документів призначений для швидкого сканування багатосторінкових документів і перетворення їх в електронні документи з можливістю пошуку. Вони, як правило, оснащені надійними пристроями подачі аркушів, які можуть вмістити десятки сторінок паперу, можуть сканувати обидві сторони сторінки одночасно, і поставляються в комплекті з програмним забезпеченням, яке може зберігати всі ці сторінки в PDF з можливістю пошуку.

Багато з них тепер бездротові, тому їм не обов'язково жити на вашому столі, прив'язані до комп'ютера. Вони можуть сканувати в різних місцях, включаючи комп'ютери, мобільні пристрої і хмару.

ScanSnap iX1500 від Fujitsu багато хто вважає найкращим сканером документів. Я згоден і маю такий у своєму офісі. Він швидкий і надійний, а його великий сенсорний екран дозволяє сканувати довгі документи в різні місця, навіть без участі комп'ютера.

Для мобільного використання Doxie Q Легкий і мініатюрний, він працює від батареї, має базовий пристрій подачі аркушів, може бездротово підключатися до ваших пристроїв і навіть сканувати на SD-карту без використання інших пристроїв.

Більшість користувачів будуть цілком задоволені, вибравши один (або обидва) з цих сканерів, але це не єдині варіанти. Ми включаємо ряд інших високо оцінених сканерів, які також можуть вам підійти. Читайте далі, щоб дізнатися, який з них найкраще підійде саме вам.

Чому ви довіряєте мені цьому посібнику з купівлі?

Я пройшов через таку ж боротьбу з паперовою роботою, як і ви. Шість років тому у мене були лотки, шухляди та коробки, повні паперів, і не завжди було легко знайти потрібний документ. Я був активним користувачем Evernote і деякий час розглядав можливість переходу на безпаперовий документообіг. Провівши деякі дослідження, я придбав сканер Fujitsu ScanSnap S1300i.

Перш ніж приступити до сканування всіх цих сторінок, я витратив деякий час, експериментуючи з налаштуваннями і визначаючи, що мені потрібно. Врешті-решт я налаштував комплектне програмне забезпечення на створення багатосторінкових PDF-файлів, розпізнавання тексту, щоб PDF-файли можна було шукати, і надсилання їх безпосередньо в Evernote. Сканування таким чином було швидким і легким, і відбувалося одним натисканням кнопки на сканері.

Далі була важка робота: місяці сканування. Я робив це у вільний час, зазвичай по кілька хвилин за раз, іноді довше. У мене було дуже мало проблем. Іноді сторінка застрягала (через скріпку або розрив), але як тільки я виймав її, машина продовжувала сканування з того місця, де сталося застрягання. Мені не доводилося починати спочатку. Загалом, процес був дуже гладким.

Більшість документів я утилізував одразу після сканування. Були деякі фінансові документи, які я повинен був зберігати протягом декількох років з юридичних причин, тому я помістив їх у великі, чітко марковані конверти і віддав на зберігання. Деякі документи я зберігав з сентиментальних міркувань. Будь-які нові документи сканувалися по мірі їх надходження, але я намагався мінімізувати це, переконавшись, що мої рахунки та інша кореспонденціябули надіслані мені електронною поштою.

Я був дуже задоволений тим, як все працювало. Можливість доступу та організації моїх документів в цифровому вигляді має величезне значення. Тому в цьому році я вирішив оновити систему до Fujitsu ScanSnap iX1500.

Ось чому:

• Лоток для документів вміщує більше аркушів паперу, тому мені легше розпочати деякі масштабні проекти зі сканування, включаючи велику колекцію навчальних посібників з курсів, які я проходив.
• Він бездротовий, тому йому не обов'язково жити на моєму столі.
• Я можу розмістити його в більш доступному місці, щоб інші члени сім'ї могли ним користуватися.
• Завдяки бездротовому зв'язку вони можуть сканувати прямо на свої телефони, тож мені не потрібно надсилати їм їхні скани з комп'ютера.
• Оскільки він може сканувати безпосередньо в хмару, не потрібні ні комп'ютери, ні пристрої. Це рішення "все в одному".

Щоб доповнити власний досвід використання сканерів документів, я ретельно перевірив інші сканери, беручи до уваги галузеві тести та відгуки користувачів. Сподіваюся, що цей огляд допоможе вам зробити власний вибір сканера документів.

Найкращий документ-сканер: визначено переможців

Кращий вибір: Fujitsu ScanSnap iX1500

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Fujitsu ScanSnap iX1500 це, мабуть, найкращий сканер документів, який ви можете придбати. Він бездротовий і має великий сенсорний екран, що полегшує його використання, і пропонує дуже швидке двостороннє кольорове сканування до 50 аркушів за раз. Скани обробляються так, що вони можуть виглядати навіть краще, ніж оригінальний документ, а програмне забезпечення, що входить до комплекту поставки, створює багатосторінкові PDF-файли з можливістю пошуку.

З першого погляду:

• Автоподатчик аркушів: 50 аркушів,
• Двостороннє сканування: так,
• Швидкість сканування: 30 стор/хв (двосторонній),
• Максимальна роздільна здатність: 600 dpi,
• Інтерфейс: Wi-Fi, USB
• Вага: 7,5 фунтів, 3,4 кг

ScanSnap iX1500 майже повсюдно вважається найкращим доступним сканером документів, хоча і досить дорогим. Єдині, кому він не подобається, - це користувачі попередньої моделі, ScanSnap iX500.

Багато з цих користувачів вважають, що попередній сканер був міцнішим і що натискати одну кнопку було простіше, ніж працювати з новим сенсорним екраном. В результаті багато хто з них оцінив iX1500 в одну зірку - досить несправедливо, якщо ви запитаєте мене, як на мене.

Хоча модель iX500 вже знята з виробництва, її все ще можна придбати, і вона включена в список опцій нижче. Чи є вона кращою за iX1500 в усіх відношеннях? Абсолютно ні, і багато користувачів в захваті від оновлення. Новий 4,3-дюймовий сенсорний екран полегшує використання, а якщо ви скануєте безпосередньо в хмару, то сканер працює як автономний пристрій без необхідності підключення до комп'ютера.

Чому ScanSnap iX1500 такий популярний? Він має чудове поєднання швидкості, функцій і простоти використання. Він швидкий, сканує з обох боків до 30 сторінок на хвилину (хоча три перелічені нижче сканери працюють швидше) і працює безшумно. 50 аркушів паперу поміщаються в надійний автоматичний подавач документів, а підключення через Wi-Fi до комп'ютера або мобільного пристрою дуже просте.

Крім того, в комплекті є програмне забезпечення, яке автоматично покращує якість сканування та видаляє порожні сторінки, а також надає можливість розпізнавання тексту (OCR).

Сканер автоматично визначає розмір паперу і те, чи є він кольоровим або чорно-білим, автоматично повертає сканування, якщо ви поклали папір неправильно, і навіть може приймати рішення про налаштування якості зображення, необхідного для документа.

Незважаючи на те, що сканер дуже інтелектуальний, ви також можете точно вказати йому, що робити. Найпростіший спосіб зробити це - створити кілька профілів сканування, які визначають налаштування сканування та місце надсилання відсканованого документа. Для максимальної зручності на сенсорному екрані сканера є піктограма для кожного профілю. Сканер досить компактний і доступний в чорному або білому кольорі.

До сканера не додається інструкція з експлуатації, хоча її можна знайти в Інтернеті. Мені особливо сподобався детальний розділ "Використання", який детально пояснює, як використовувати сканер для довгого переліку застосувань, включаючи обмін документами, сканування журналів, створення фотоальбому, організацію листівок, сканування конвертів і квитанцій.

Але сканер не ідеальний, деякі користувачі відзначають, що зображення трохи втрачають якість, і це дійсно так - це ж не фотосканер. Деякі користувачі повідомляли про баги в комплектному програмному забезпеченні, але більшість з них, схоже, були вирішені в наступних оновленнях. Я все ще чекаю, коли технічна підтримка допоможе мені з питанням про збереження в хмару, і, схоже, я не один такий. Але я впевнений в тому, щопозитивний результат.

Більшість користувачів в захваті від сканера. iX1500 досить довговічний, і один користувач оновив свій відгук через рік, щоб повідомити, що все ще працює надійно - двигуни, ролики, подача і програмне забезпечення. Йому вдається взяти складну роботу і зробити її максимально швидкою і простою.

Прочитайте мій повний огляд ScanSnap iX1500, якщо ви хочете дізнатися більше про цей сканер.

Найбільш портативний: Doxie Q

Якщо ви шукаєте сканер для портативного використання, я рекомендую Doxie Q Акумуляторна батарея забезпечує 1000 сканувань на одному заряді, тому вам не потрібно буде носити з собою кабель живлення. Ви можете зберігати скани безпосередньо на 8 ГБ пам'яті SD, тому вам навіть не потрібно буде вмикати комп'ютер.

Якщо ви хочете скористатися комп'ютером або пристроєм iOS, сканер є бездротовим, тому вам не доведеться носити з собою USB-кабель, а автоподатчик з відкидним механізмом дозволяє сканувати документи довжиною до восьми сторінок.

З першого погляду:

• Механізм подачі аркушів: 8 аркушів,
• Двостороннє сканування: Ні,
• Швидкість сканування: 8 стор/хв (одностороння),
• Максимальна роздільна здатність: 600 dpi,
• Інтерфейс: Wi-Fi, USB,
• Вага: 1,81 фунта, 0,82 кг.

Doxie Q - тонкий і компактний сканер, який я б обрав, якби багато сканував у дорозі, поза офісом. Він спеціально розроблений для мобільного використання, і вам не доведеться носити з собою кабель живлення, USB-кабель або навіть комп'ютер.

За замовчуванням скани надходять безпосередньо на карту пам'яті, що дуже зручно для мобільного використання, але це також означає, що пізніше вам доведеться виконувати розпізнавання тексту на комп'ютері як додатковий етап. За бажанням ви також можете сканувати на комп'ютер через USB, увімкнувши функцію "Підключене сканування", але навіть у цьому випадку ви виконуєте автоматичний імпорт з SD-карти, а не скануєте безпосередньо на комп'ютер.

Для портативного використання цей сканер здається близьким до ідеалу, але для досягнення його портативності довелося піти на деякі компроміси. Він повільний - майже на чверть швидший за наш сканер-переможець, має досить обмежену автоматичну подачу документів і не може виконувати дуплексне сканування. Використання його потребуватиме більше часу і зусиль, але ви можете робити це в дорозі, навіть не вмикаючи комп'ютер.

Для портативного сканера це здається розумним, але не якщо це ваш єдиний сканер. Doxie Q занадто повільний, якщо ви також хочете регулярно використовувати його в офісі.

Якщо вам потрібен один сканер, який може робити все це, я рекомендую Fujitsu ScanSnap S1300i або Brother ADS-1700W, наведені нижче. Вони швидші і можуть сканувати обидві сторони сторінки одночасно, залишаючись при цьому досить портативними. Але вони не працюють від батареї, а S1300i не пропонує бездротового з'єднання - вам доведеться ввімкнути комп'ютер і підключити сканер до порту USB.

Інші чудові найкращі сканери документів

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Незважаючи на те, що в даний час він припинив свою діяльність, він ScanSnap iX500 Незважаючи на те, що він має лише одну кнопку і не має сенсорного екрану, багатьом користувачам подобається його простота і гнучкість - ініціювання сканування коротким натисканням призводить до виконання іншого типу сканування, ніж при тривалому натисканні. Деякі користувачі вважають, що цей сканер виглядає краще і відчувається міцнішим, ніж його наступник, iX1500 (вище).

З першого погляду:

• Автоподатчик аркушів: 50 аркушів,
• Двостороннє сканування: так,
• Швидкість сканування: 25 стор/хв,
• Максимальна роздільна здатність: 600 dpi,
• Інтерфейс: Wi-Fi, USB
• Вага: 6,6 фунтів, 2,99 кг.

За винятком відсутності сенсорного екрану, iX500 дуже схожий на вищезгаданий iX1500: у нього такий же лоток на 50 аркушів, роздільна здатність 600 точок на дюйм, інтерфейси Wi-Fi і USB, а також компактний дизайн. Він сканує трохи повільніше (але все ще в дуплексному режимі) і дозволяє налаштовувати профілі сканування, хоча ви не знайдете на сканері значка для кожного з них.

Користувачі називають його робочою конячкою. Він доступний з 2013 року, тому було багато можливостей перевірити його довговічність, а деякі користувачі сканують сотні сторінок щодня. Здається, він є фаворитом в юридичних фірмах, де співробітники повинні мати справу з шаленою кількістю паперів. Одна юридична фірма купила його в 2013 році, а коли він здох у 2017 році, вони одразу ж пішли і купили інший.

Інший користувач придбав сканер для проекту сканування, який, на його думку, зайняв би тижні, а завершив його за день. Це пояснюється не лише швидкістю сканера, а й простотою використання.

Але судячи з коментарів деяких користувачів, налаштувати Wi-Fi не так просто, як у випадку з iX1500. Деяким користувачам виявилося складніше налаштувати програмне забезпечення, ніж вони очікували, і ці користувачі належать як до табору Windows, так і до табору Mac. Але після того, як програмне забезпечення ScanSnap налаштоване, час, необхідний для отримання багатосторінкового PDF-файлу з можливістю пошуку, як правило, значно швидше, ніж у випадку з iX1500.принтери інших виробників.

2. RavenScanner Original

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. RavenScanner Original це високо оцінений сканер, який має багато спільних характеристик з нашим переможцем. Він має великий сенсорний екран для сканування без комп'ютера, пристрій подачі документів на 50 аркушів, максимальну роздільну здатність 600 точок на дюйм і працює як по бездротовому, так і по дротовому з'єднанню (але використовує Ethernet, а не USB). Проте його швидкість сканування майже вдвічі менша, ніж у нашого переможця.

З першого погляду:

• Автоподатчик аркушів: 50 аркушів,
• Двостороннє сканування: так,
• Швидкість сканування: 17 стор/хв (двосторонній),
• Максимальна роздільна здатність: 600 dpi,
• Інтерфейс: Wi-Fi, Ethernet,
• Вага: 6,17 фунтів, 2,8 кг.

Сенсорний екран сканера дозволяє робити навіть більше, ніж у нашого переможця. Як і ScanSnap iX1500, RavenScanner може відправляти відскановані документи в різні місця, включаючи хмару, а також надсилати їх електронною поштою або факсом безпосередньо зі сканера і зберігати на підключеному флеш-накопичувачі. Ви навіть можете виконувати базове редагування документів за допомогою 7-дюймового сенсорного екрана.

Цей сканер є новим продуктом 2019 року, тому важко оцінити, як він витримує тривале використання. Користувачі здаються дуже задоволеними, і сканер має найвищий рейтинг з усіх у цьому огляді, але ще не має достатньої кількості відгуків, щоб надати цьому рейтингу занадто великої ваги. Користувачам подобається можливість сканувати без комп'ютера, і вони дуже позитивно порівнюють його зі сканерами Fujitsu.

Якщо ви шукаєте щось трохи більш потужне і готові заплатити додатково, компанія також пропонує більш дорогий сканер з кращими характеристиками, а саме RavenScanner Pro Він має 8-дюймовий сенсорний екран, пристрій подачі на 100 аркушів і може сканувати 60 сторінок за хвилину.

3) Epson DS-575

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Epson DS-575 виглядає схожим на нашого переможця в закритому стані, але має ряд кнопок та індикаторів замість сенсорного екрану. Він також має схожі технічні характеристики, включаючи трохи вищу швидкість сканування. Хоча він існує довше, ніж iX1500, він не отримав такої ж популярності на ринку.

З першого погляду:

• Автоподатчик аркушів: 50 аркушів, 96 відгуків,
• Двостороннє сканування: так,
• Швидкість сканування: 35 стор/хв (двосторонній)
• Максимальна роздільна здатність: 600 dpi,
• Інтерфейс: Wi-Fi, USB,
• Вага: 8,1 фунтів, 3,67 кг.

Epson DS-575 має більше спільного зі старою моделлю ScanSnap iX500, ніж з новим iX1500. Він пропонує бездротове або USB-підключення, дозволяє сканувати на комп'ютер, мобільний пристрій або в хмару, а також включає в себе пристрій подачі на 50 аркушів і дуже швидкий час дуплексного сканування. Для різних типів сканування можна створювати профілі. Але він не має сенсорного екрану, що робить вас більш залежними від комп'ютера або пристроюпри виборі параметрів сканування.

Користувачі вважають, що програмне забезпечення легше встановлювати, ніж Fujitsu, хоча і скаржаться на необхідність його завантаження, але воно менш функціональне після встановлення. Користувачі також вважають, що відновлення після застрягання паперу не таке безболісне, як при використанні ScanSnap, хоча, на щастя, застрягання трапляються досить рідко, а чорно-білі скани не мають такої ж якості, як кольорові скани.

Ще однією дуже схожою альтернативою від Epson є ES-500W Він має ідентичні технічні характеристики та дуже схожий дизайн, але чорного, а не білого кольору. Однією з проблем лінійки Epson є відсутність диференціації. Ці сканери настільки схожі, що важко зрозуміти, чому ви обираєте один з них, а не інший. Бездротові версії обох сканерів також доступні за зниженою ціною.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. S1300i ScanSnap iX1500 - молодший брат ScanSnap iX1500. Він вдвічі швидший і для роботи потребує підключення до комп'ютера. Він потужніший за Doxie Q, але не такий портативний. Я використовував його для сканування тисяч аркушів паперу протягом декількох років, і ніколи не виникало жодних проблем.

З першого погляду:

• Автоподатчик аркушів: 10 аркушів,
• Двостороннє сканування: так,
• Швидкість сканування: 12 стор/хв (двосторонній),
• Максимальна роздільна здатність: 600 dpi,
• Інтерфейс: USB,
• Вага: 3,09 фунта, 1,4 кг.

Хоча і не так швидко, як у нашого переможця, але 12 двосторонніх сторінок в хвилину - це непогано (але зверніть увагу, що швидкість падає до 4 сторінок в хвилину при використанні USB-живлення, тому для великих завдань сканування вам, безумовно, знадобиться підключення до електромережі). Якщо у вас величезна кількість документів, які потрібно відсканувати, ви впораєтеся з роботою в два рази швидше за допомогою iX1500, але якщо для вас важлива портативність або ціна, то цей сканер - ідеальний вибір.чудова альтернатива.

Автоподатчик документів вміщує лише 10 сторінок, але іноді мені вдавалося вмістити більше. А для дуже великих документів мені вдавалося додавати більше сторінок, коли останній аркуш сканувався, щоб створити єдиний багатосторінковий PDF, який містить кожну сторінку.

Управління однією кнопкою було досить інтуїтивно зрозумілим, і я зміг створити кілька профілів сканування на своєму комп'ютері. Однак я не зміг вибрати їх зі сканера, як це можна зробити з iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

Для портативного сканера - це Brother ADS-1700W має багато функцій. 2,8-дюймовий сенсорний екран, бездротовий зв'язок і автоматичний подавач документів на 20 аркушів. Він може виконувати двостороннє сканування зі швидкістю 25 сторінок на хвилину (значно швидше, ніж інші портативні сканери, які ми розглядаємо).

Але його потрібно підключати до розетки. Він не має акумулятора, як Doxie Q, і не працює від USB-порту, як ScanSnap S1300i.

З першого погляду:

• Автоподатчик аркушів: 20 аркушів,
• Двостороннє сканування: так,
• Швидкість сканування: 25 стор/хв (двосторонній),
• Максимальна роздільна здатність: 600 dpi,
• Інтерфейс: Wi-Fi, micro-USB,
• Вага: 3,3 фунта, 1,5 кг.

Як і в ScanSnap iX1500, ви можете створювати ярлики для певних типів сканування, і вони будуть відображатися у вигляді піктограм на сенсорному екрані. Ви можете сканувати безпосередньо з флеш-пам'яті USB, тому можливе сканування без використання комп'ютера.

Крім того, ви можете сканувати безпосередньо на комп'ютер або мобільний пристрій. Однак користувачі були здивовані, дізнавшись, що сканер не може сканувати безпосередньо в хмару, FTP або електронну пошту без допомоги комп'ютера. Офіційний веб-сайт, здається, трохи вводить в оману тут.

Швидкість сканування значно вища, ніж у інших портативних сканерів, а автоматичний подавач документів вміщує 20 аркушів, що знову ж таки краще, ніж у конкурентів. Це робить його відмінним сканером, якщо ви хочете використовувати його як в офісі, так і в дорозі. Хоча вам потрібно буде носити з собою шнур живлення, з'єднання Wi-Fi робить необов'язковим носіння кабелю micro-USB.

Хоча я вважаю, що Doxie Q пропонує найкращі можливості портативності - вам не потрібно підключати його до електромережі або брати з собою комп'ютер - ADS-1700W є кращим вибором для користувачів, для яких пріоритетом є швидке сканування та подавач документів більшої місткості. Просто майте на увазі, що він удвічі важчий, і вам доведеться носити з собою кабель живлення.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Перейдемо до більш дорогих варіантів. Brother ADS-2800W більший і важчий за нашого переможця, але пропонує більш швидке сканування зі швидкістю 40 сторінок на хвилину і вибір між Wi-Fi, Ethernet і USB. Він призначений для малих і середніх робочих груп і підтримує місця сканування, більш відповідні для цього середовища, такі як мережеві папки, FTP, SharePoint і флеш-накопичувачі USB.

З першого погляду:

• Автоподатчик аркушів: 50 аркушів,
• Двостороннє сканування: так,
• Швидкість сканування: 40 стор/хв (двосторонній),
• Максимальна роздільна здатність: 600 dpi,
• Інтерфейс: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Вага: 10,03 фунта, 4,55 кг.

Як і ScanSnap iX1500, ADS-2800 дозволяє сканувати в різні пункти призначення безпосередньо з 3,7-дюймового сенсорного екрану пристрою (трохи меншого розміру). Відскановане зображення оптимізовано шляхом видалення перфорації, очищення країв і видалення фонового шуму.

Але, незважаючи на високу швидкість сканування, один користувач був розчарований тривалістю обробки документа після сканування. Він повідомив, що один 26-сторінковий документ зайняв 9 хвилин 26 секунд, і протягом цього часу сканер був непридатний для використання. Схоже, він використовував потужний комп'ютер, і я не впевнений, що це була помилка користувача.

Програмне забезпечення виглядає більш обмеженим, ніж у Fujitsu. Наприклад, при ініціюванні сканування з сенсорного екрану призначенням може бути лише один комп'ютер. Щоб відправити скани на інші комп'ютери, потрібно ініціювати сканування з цього комп'ютера.

Якщо ви хочете більше потужності і готові за це платити, розгляньте Брат I mageCenter ADS-3000N. Він пропонує ще більш швидке сканування зі швидкістю 50 сторінок на хвилину і призначений для середніх і великих робочих груп, але не має сенсорного екрану і не підтримує Wi-Fi.

7. fujitsu fi-7160

Серія сканерів Fujitsu ScanSnap призначена для домашнього офісу. fi-7160 Він коштує значно дорожче, але має подавач документів на 80 сторінок (замість 50) і сканує зі швидкістю 60 сторінок на хвилину (замість 30). Однак пристрій більший і важчий, а також не має сенсорного екрану.

З першого погляду:

• Автоподатчик аркушів: 80 аркушів,
• Двостороннє сканування: так,
• Швидкість сканування: 60 стор/хв (двосторонній),
• Максимальна роздільна здатність: 600 dpi,
• Інтерфейс: USB,
• Вага: 9,3 фунта, 4,22 кг.

Цей сканер дозволяє робочій групі сканувати великі багатосторінкові документи швидше, ніж будь-коли. Для цього він пропонує більш високу швидкість сканування і більший лоток подачі документів, ніж будь-який інший наш сканер, і розрахований на обробку до 4 000 сканувань в день. Якщо ваша мета - використовувати безглуздий підхід до виконання великих завдань сканування, fi-7160 - це хороший вибір.

Але ця потужність має свою ціну: цей сканер не пропонує бездротового підключення або сенсорного екрану. Вам доведеться тримати принтер підключеним до USB-порту одного з комп'ютерів в офісі та вибирати параметри сканування з програмного забезпечення, що входить до комплекту поставки, яке працює на цьому комп'ютері.

Користувачі знаходять його солідним сканером при обробці великих обсягів паперу за одним столом, наприклад, в юридичній конторі, і багато офісів купують кілька одиниць. Якість виводу дуже висока, і при правильній конфігурації зазвичай можна просто запустити сканування, натиснувши кнопку на машині.

Навіщо переходити на безпаперові технології?

"Де цей документ?" "Чому у мене на столі такий безлад?" "У нас що, папери в алфавітному порядку?" "Можете зробити мені ксерокопію?" "Здається, на 157-й сторінці" "Вибачте, я залишив документ вдома".

Це шість речей, які вам ніколи не доведеться говорити, коли ви перейдете на безпаперовий документообіг. Кожному бізнесу варто замислитися над цим. Ось шість вагомих причин:

• Ви економите місце. Ви можете отримати доступ до всіх своїх документів з комп'ютера або мобільного пристрою. У вас не буде стосів паперу на робочому столі або кімнати, повної шаф з документами.
• Обшук. Вам буде простіше знайти потрібну інформацію: ви зможете знайти потрібний файл, а якщо було виконано оптичне розпізнавання символів, то і текст всередині файлу.
• Доступ у будь-який час і з будь-якого місця. Ви можете отримати доступ до всіх своїх документів з комп'ютера, а також взяти їх з собою на мобільний пристрій.
• Організація документообігу. Використовуйте файлову систему для організації та синхронізації документів або розмістіть їх у системі управління документами, такій як Confluence, Microsoft SharePoint або Adobe Document Cloud для більшої гнучкості.
• Обмін досвідом та комунікація. Доступ до цифрових документів може отримати будь-хто у вашому офісі, а також легко ділитися ними з іншими через електронну пошту та різні хмарні сервіси.
• Охорона. Цифрові документи можна легко створювати резервні копії, захищати паролем та зберігати на захищених носіях.

Що потрібно знати заздалегідь про перехід на безпаперовий документообіг

Сканування кожного паперового документа у вашому офісі - це велика робота. Не ускладнюйте її. Це починається з вибору правильного інструменту для роботи.

У вас, швидше за все, вже є сканер - можливо, планшетний, підключений до недорогого принтера. У вас може виникнути спокуса почати з цього сканера, але ви, ймовірно, пошкодуєте про це. Розміщення кожної сторінки на сканері вручну і повільне сканування однієї сторони за раз - це рецепт розчарування. Ви, швидше за все, здастеся, ніж закінчите. Робота, яка на правильному сканері зайняла б секунди, займе у вас кілька хвилин.годин.

Сканер документів призначений для швидкого сканування великих багатосторінкових документів. Він має пристрій подачі документів, який дозволяє сканувати до 50 сторінок за один раз, і, як правило, сканує обидві сторони паперу одночасно (дуплексне сканування). Програмне забезпечення, що входить до комплекту, зберігає їх у вигляді багатосторінкових PDF-файлів і виконує оптичне розпізнавання символів, щоб зробити їх доступними для пошуку - і все це в режимі реального часу.

Але корисно мати під рукою інші типи сканерів. Фотосканер зробить більш точну роботу з зображеннями, а планшетний сканер краще впорається з переплетеним матеріалом і делікатним папером. Додаток для сканування на телефоні дозволить вам відсканувати чек в ресторані там і тоді, замість того, щоб пам'ятати про це згодом.

Після того, як ви відсканували всі свої документи, слідкуйте за тим, як надходять нові документи, і намагайтеся зупинити потік. Якщо є можливість отримати ці документи в електронному вигляді, скористайтеся нею!

Як ми обирали найкращі сканери документів

Позитивні оцінки споживачів

Я сканую документи вже багато років, але реально працював лише з двома сканерами, тому мені потрібно спиратися на більш широкий спектр досвіду. У цьому огляді я взяв до уваги галузеві тести та відгуки споживачів.

Тести галузевих експертів дають детальну картину того, чого очікувати від сканера. Наприклад, Wirecutter витратив 130 годин на дослідження і тестування ряду сканерів протягом декількох років. Споживчі відгуки не менш корисні. Той, хто придбав сканер за власні гроші, як правило, чесно і відверто розповідає про свій позитивний і негативний досвід.

У цей огляд ми включили сканери зі споживчим рейтингом 3,8 зірки і вище, бажано з відгуками, залишеними сотнями користувачів.

Дротовий або бездротовий

Традиційно, сканер документів стояв на вашому столі і підключався до одного з USB-портів вашого комп'ютера. У багатьох ситуаціях це працює ідеально, і це було моїм налаштуванням протягом багатьох років.

Але це ускладнює доступ інших до сканера і додає безладу на вашому столі. Коли сканером користуються кілька людей, має сенс вибрати бездротову модель, яку можна розмістити в центральному місці і сканувати в кілька місць, включаючи мобільні пристрої, або навіть безпосередньо в хмару.

Швидке багатосторінкове сканування

На початковому етапі багато людей матимуть величезну кількість паперів, які потрібно відсканувати. Це, безумовно, був мій досвід. У такому випадку швидкий сканер може заощадити вам тижні роботи.

Вибирайте сканер з автоматичним подавачем документів (АПД), який дозволяє сканувати до 50 аркушів одночасно. Це особливо корисно для дуже довгих документів, коли ви очікуєте отримати багатосторінковий PDF-файл. Також зверніть увагу на високу швидкість сканування (вимірюється в сторінках на хвилину, або стор/хв) і можливість сканувати обидві сторони паперу одночасно.

Портативність

Якщо ваша робота змушує вас перебувати поза офісом кілька днів поспіль, ви можете придбати більш портативний сканер. Багато з найбільш портативних сканерів не мають пристрою подачі аркушів. Вони підходять для сканування лише однієї сторінки за раз, але стають незручними при виконанні більших завдань.

Тому ми включили в цей огляд тільки портативні сканери з автоподатчиком. Якщо ви купуєте другий сканер для цієї мети, я рекомендую Doxie Q. Якщо ви віддаєте перевагу одному сканеру для роботи в офісі та подорожей, Fujitsu ScanSnap S1300i або Brother ADS-1700W пропонують кращий баланс функцій.

Чи є ще якісь хороші сканери документів, які заслуговують на те, щоб потрапити в цей рекомендований список? Дайте нам знати вашу думку.