Sık e-posta kullanan biriyseniz, muhtemelen iş arkadaşlarınızdan, meslektaşlarınızdan, arkadaşlarınızdan veya ailenizden gelen ve sonunda bir imza bulunan postalar görmüşsünüzdür. İmzada kişinin adı, telefon numarası, iş unvanı ve diğer ilgili bilgiler yer alabilir. İmza, bir e-postanın son derece profesyonel görünmesini sağlayabilir.

Elektronik iletişimin çoğu artık anlık mesajlaşma, yazılı mesajlaşma, görüntülü sohbet veya sosyal medya şeklinde olsa da, e-posta iş dünyasında hala yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu nedenle, öne çıkan ve başkalarının kiminle iletişim kurduklarını bilmelerini sağlayan profesyonel görünümlü bir işarete sahip olmak çok önemlidir.

Outlook kullanıcısı mısınız? Microsoft Outlook'ta bir e-posta imzası oluşturmak oldukça basittir; sadece birkaç dakika içinde yapılabilir.

Zaten bir imzanız varsa ve nasıl değiştireceğinizi unuttuysanız, size nasıl yapılacağını göstereceğiz. E-posta imzanızı nasıl ekleyeceğinize veya değiştireceğinize bakalım. Bundan sonra, nasıl profesyonel görüneceğine dair bazı notlar ekledik.

Microsoft Outlook'ta İmza Ekleme

Outlook'ta imza eklemek oldukça basit bir işlemdir. Bunu Outlook'un web sürümünde yapacağız, ancak Outlook uygulamasında da neredeyse aynı adımlar kullanılarak yapılabilir. Bu makaledeki ekran görüntüleri Outlook'un web sürümünden alınmıştır.

Adım 1: Microsoft Outlook'ta oturum açın

Microsoft Outlook'ta oturum açın.

Adım 2: Outlook Ayarlarını Açın

Hesap ayarlarınızı açın. Bunu tarayıcınızın sağ üst köşesindeki ayarlar simgesine tıklayarak yapın.

Adım 3: "Tüm Outlook Ayarlarını Görüntüle "ye tıklayın

Adım 4: Posta - Oluştur ve Yanıtla'ya tıklayın

Ayarlar menüsünde "Posta "ya ve ardından "Oluştur ve yanıtla "ya tıklayın. Ekranın sağ tarafındaki pencerenin üst kısmında hemen "E-posta imzası" bölümünü görmelisiniz.

Adım 5: İmza Bilgilerinizi Ekleyin

İmzanızda görünmesini istediğiniz her şeyi ekleyin. İmzanızın profesyonel görünmesini nasıl sağlayacağınızla ilgili aşağıdaki bölüme bakın.

Yazı tiplerini değiştirebilir ve diğer standart metin biçimlendirme seçeneklerini kullanabilirsiniz. İsterseniz resim eklemeniz de mümkündür.

Adım 6: Seçenekleri Seçin

İmzanın ne zaman kullanılacağını belirlemek için seçenekleri belirleyin. Yeni mesajlara ve yanıtladığınız veya ilettiğiniz mesajlara dahil edilebilir.

Adım 7: Değişikliklerinizi Kaydedin

Sağ alt köşedeki "Kaydet" düğmesine tıklamayı unutmayın. Kaydettikten sonra işiniz bitti; e-postalarınızda güzel ve profesyonel görünümlü bir imzanız olmalı.

Microsoft Outlook İmzanızı Güncelleyin

Yeni imzanızın görünümünden memnun değilseniz endişelenmeyin. Düzenlemek kolaydır. İletişim bilgileri değiştiğinde, yeni bir iş unvanı aldığınızda veya sadece biraz tazelemek istediğinizde de değişiklik yapmanız gerekebilir.

Güncellemek için, yenisini oluşturmak için kullanılan adımların aynısını izleyin. Ayarların imza bölümüne geldiğinizde (4. adım), sağ taraftaki metin penceresine tıklayın, ardından metin kutusunu istediğiniz şekilde düzenleyin. Bu kadar basit. Ayarlarınızı kaydetmeyi unutmayın.

Outlook İmzanızın Profesyonel Görünmesini Sağlama

E-posta imzanızın profesyonel görünmesini sağlamanın çok sayıda yolu vardır. En önemli öncelikleriniz: tam adınızı, ardından işinizi veya pozisyonunuzu, sonra da iletişim bilgilerinizi ekleyin. Aşağıdakiler en fazla değer katacak öğelerdir.

1. İsim

Resmi adınızı kullanmak isteyebilirsiniz. Daha rahat bir çalışma ortamınız veya müşterileriniz yoksa takma adlarınızı veya kısaltılmış adlarınızı kullanmayın.

2. Başlık

Bu, özellikle sizi iyi tanımayan veya geçmişte sizinle çalışmamış kişiler için kritik olabilir.

3. Şirket Adı

Bir şirket için çalışıyorsanız, alıcıların şirketin adını bilmesi gerekir. Bir şirket için çalışmıyorsanız, "Bağımsız Yüklenici" veya "Serbest Geliştirici" gibi bir şey yazabilirsiniz.

Şirket bilgilerini eklerken, şirket logonuzu eklemeyi düşünebilirsiniz. Eklemenizi istedikleri belirli şeyler olup olmadığını öğrenmek için önce şirketinize danışın.

4. Sertifikalar

Sizin veya şirketinizin sahip olduğu sertifikaları da listeleyebilirsiniz. Sertifikalar, eklenebilecek bir logo veya sembolle birlikte gelebilir.

5. İletişim Bilgileri

Bu en önemli kısım olabilir. Birinin sizinle iletişime geçmesi için alternatif yollar sağlayın. Telefon numaranızı, iş web sitenizi veya sahip olabileceğiniz diğer yöntemleri ekleyin. Ayrıca, "Kimden" bölümünde zaten mesajda yer alacak olsa da e-posta adresinizi de ekleyebilirsiniz. Birinin kolayca görebileceği ve erişebileceği bir yerde olması zarar vermez.

6. Sosyal Medya

LinkedIn gibi profesyonel sosyal medya hesaplarına veya işletmenizi temsil eden diğer hesaplara bağlantı vermeyi düşünün.

7. Fotoğraf

Fotoğrafınızın olması isteğe bağlıdır, ancak insanların kiminle iletişim kurduklarını görmeleri güzeldir. Şirket kültürünüz resmiyse, profesyonel görünümlü bir fotoğraf kullandığınızdan emin olun.

Outlook İmzanıza Neleri Dahil Etmemelisiniz?

Gördüğünüz gibi, imza bölümü bol miktarda metin veya resim eklemenize izin verecektir, ancak basit tutmakta yanlış bir şey yoktur. Amaç, mesajlarınıza en fazla değeri katan verileri sağlamaktır.

Aşırıya kaçmayın. Çok fazla şey eklerseniz, dağınık görünebilir. Aşırı bilgi yüklemesi, özellikle de aceleleri varsa, alıcının bunu görmezden gelmesine neden olabilir.

İnsanların e-posta imzalarına bir tür alıntı veya söz eklediklerini sık sık görürsünüz. Şirketinizin bir sloganı veya sloganı olmadığı sürece buna karşı çıkmanızı öneririm. Alıntılar genellikle fikirli, politik veya tartışmalı olabilir; birini rahatsız etme riskiniz olabilir. Arzunuz profesyonel olmaksa, alıntılar kaçınmanız gereken bir şeydir.

Düşünmeniz gereken son bir şey daha var: İmzanızın dikkat dağıtıcı olmasından kaçının. Fark edilmesini istersiniz, ancak mesajınızdan uzaklaşacak kadar göz alıcı olmasını da istemezsiniz.

İmza, insanlara kim olduğunuzu, ne yaptığınızı, kimin için çalıştığınızı, sizinle nasıl iletişime geçebileceklerini ve muhtemelen size neden güvenebileceklerini anlatmalıdır.

Outlook için Neden E-posta İmzasına İhtiyacınız Var?

Önceden biçimlendirilmiş bir takma ada sahip olmak için başka iyi nedenler de vardır. Basit görünseler de, önemlerini küçümsemeyin.

Daha önce de gördüğümüz gibi, bir e-posta imzası mesajlarınızın daha profesyonel görünmesini sağlar. Bir imza değerli zamanınızdan tasarruf etmenizi sağlayabilir.

Çok fazla gibi görünmese de, birden fazla e-posta göndermek ve sürekli olarak adınızı ve diğer ayrıntıları eklemek diğer görevlerden uzaklaşmanıza neden olabilir. Önceden oluşturulmuş bir varsayılan ile, her mesaj için yapmanız gereken bir şey daha azalır.

İmza ayrıca adınızın ve diğer ayrıntıların her e-postada her zaman yer almasını sağlar. Çok önemli iletişim bilgilerinizi eklemeyi unutmazsınız. Standart bir imza iletişim bilgilerinizi sabit tutar, böylece her alıcıya tam olarak aynı şeyi gönderdiğinizi bilirsiniz.

Son bir neden daha var: alıcı mesajı kimden aldığını bilecektir. E-posta adresleri genellikle isimlerimizin rakamlar veya diğer harflerle birleştirilmiş karışık kısımlarıdır.

Sonuç olarak, mesajı alan kişi tam adınızı bilmeyebilir. Resmi bir imza, alıcının kim olduğunuzu bilmesini sağlar.

Son Sözler

Outlook e-posta imzanız iletişiminizin hayati bir parçasıdır. Sizin hakkınızda bilgi verir ve okuyucularınıza sizinle iletişime geçmeleri için alternatif yollar sunar. Sürekli olarak tekrar eden metinleri doldurmak zorunda kalmayacağınız için e-posta yazarken ve gönderirken zaman kazandırır.

Outlook imzanızı ayarladıktan sonra, sık sık gözden geçirdiğinizden ve herhangi bir değişiklik olması durumunda güncel tuttuğunuzdan emin olun.

Umarım bu makale Outlook'ta profesyonel e-posta imzanızı oluşturmanıza yardımcı olmuştur. Sorularınız veya yorumlarınız için lütfen bize ulaşmaktan çekinmeyin.