ด้วยการถือกำเนิดของข้อความโต้ตอบแบบทันที การส่งข้อความ วิดีโอแชท โซเชียลมีเดีย และอื่นๆ หลายคนลืมเกี่ยวกับอีเมลไปแล้ว ในโลกของธุรกิจ อีเมลยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญ

หากคุณเป็นผู้ใช้อีเมลเป็นประจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องทำให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ การมีลายเซ็นแบบมืออาชีพที่ด้านล่างของข้อความช่วยได้มากในการทำให้อีเมลเป็นทางการซึ่งคุณส่งถึงเพื่อนร่วมงาน ผู้จัดการ และลูกค้า

คุณจะทำอย่างไร หากคุณยังไม่มีลายเซ็นอีเมล หรือมีแล้ว แต่ลืมวิธีเปลี่ยน คุณมาถูกที่แล้ว

ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีเพิ่มหรือเปลี่ยนลายเซ็นอีเมลและทำให้ดูเป็นมืออาชีพ

วิธีเพิ่มลายเซ็นใน Gmail

การเพิ่ม ลายเซ็นใน Gmail นั้นง่ายและสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว เพียงใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่การตั้งค่า Gmail

ใน Gmail คลิกที่ไอคอนการตั้งค่าที่มุมขวาบนของหน้าจอ

ขั้นตอนที่ 2: คลิกปุ่ม “ดูการตั้งค่าทั้งหมด”

ขั้นตอนที่ 3: คลิกปุ่ม “สร้างใหม่”

เลื่อนลงและค้นหาส่วน “ลายเซ็น” ใกล้จะจบหน้าแล้ว เมื่อคุณไปถึงแล้ว ให้คลิกปุ่ม “สร้างใหม่”

ขั้นตอนที่ 4: ป้อนชื่อลายเซ็น

เมื่อคุณป้อนชื่อแล้ว ให้คลิกปุ่ม “สร้าง” ฉันเพิ่งใช้ชื่อของฉันในตัวอย่างด้านล่าง แต่คุณสามารถพิมพ์อะไรก็ได้ที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 5: ป้อนลายเซ็นของคุณ

ในหน้าต่างข้อความทางด้านขวาของชื่อ คุณสามารถป้อนข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ ในลายเซ็นของคุณ คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความและเพิ่มรูปภาพหรือลิงก์ URL ได้หากต้องการ

คุณควรเพิ่มข้อมูลใดเพื่อทำให้ลายเซ็นอีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ ดูส่วนด้านล่างสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 6: ตั้งค่าเริ่มต้นของลายเซ็น

คุณจะต้องเลือกลายเซ็นที่จะใช้กับข้อความใหม่ และอีกอันสำหรับการตอบกลับหรือส่งต่อข้อความ . คุณสามารถเพิ่มได้มากกว่าหนึ่ง ดังนั้นคุณสามารถเลือกที่แตกต่างกันสำหรับข้อความใหม่และตอบกลับ/ส่งต่อข้อความ หากคุณมีลายเซ็นหลายลายเซ็น ลายเซ็นทั้งหมดจะปรากฏในรายการแบบเลื่อนลง

ขั้นตอนที่ 7: บันทึกการเปลี่ยนแปลง

อย่าลืมเลื่อนไปที่ด้านล่างสุดของหน้าจอ และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

วิธีอัปเดตลายเซ็น Gmail ของคุณ

คุณอาจต้องอัปเดตลายเซ็นของคุณเมื่อคุณได้รับหมายเลขติดต่อหรือตำแหน่งงานใหม่ บางทีคุณอาจต้องการเปลี่ยนให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ไม่ว่าในกรณีใด หากคุณไม่ชอบลักษณะลายเซ็นของคุณ ก็ไม่ต้องกังวล แก้ไขได้ง่าย

หากต้องการอัปเดต เพียงทำตามขั้นตอนเดียวกับที่ใช้สร้างใหม่ เมื่อคุณไปที่ส่วนลายเซ็นในการตั้งค่าของคุณ (ขั้นตอนที่ 2) ให้คลิกชื่อ จากนั้นทำการเปลี่ยนแปลงในหน้าต่างข้อความทางด้านขวา

มันที่เรียบง่าย อย่าลืมไปที่ด้านล่างของหน้าและบันทึกการตั้งค่าของคุณ

วิธีทำให้ลายเซ็น Gmail ดูเป็นมืออาชีพ

มีหลายวิธีในการทำให้ลายเซ็นอีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ เริ่มต้นด้วยชื่อเต็มของคุณ ตามด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานหรือตำแหน่งของคุณ สิ่งต่อไปนี้คือสิ่งที่จะเพิ่มมูลค่ามากที่สุด

1. ชื่อ

คุณอาจต้องการใช้ชื่อที่เป็นทางการแทนชื่อเล่นหรือชื่อย่อ เว้นแต่คุณจะมีสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เป็นทางการหรือ ลูกค้า

2. ชื่อเรื่อง

ระบุตำแหน่งงานของคุณ นี่อาจเป็นเรื่องที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้รับที่อาจไม่รู้จักคุณดีหรือไม่เคยร่วมงานกับคุณมาก่อน

3. ชื่อบริษัท

หากคุณทำงานให้กับบริษัท โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบ คุณกำลังทำงานให้กับใคร หากคุณไม่ได้ทำงานให้กับบริษัทใดบริษัทหนึ่ง คุณอาจใส่คำว่า "ผู้รับเหมาอิสระ" หรือ "นักพัฒนาอิสระ"

เมื่อเพิ่มข้อมูลบริษัท คุณอาจต้องการเพิ่มโลโก้บริษัทของคุณ ถามว่าบริษัทของคุณมีรูปแบบมาตรฐานสำหรับลายเซ็นอีเมลหรือไม่

4. ใบรับรอง

คุณอาจต้องการระบุใบรับรองใดๆ ที่คุณหรือบริษัทของคุณมี ใบรับรองบางอย่างมาพร้อมกับโลโก้หรือสัญลักษณ์ซึ่งคุณอาจเพิ่มเข้าไปด้วย

5. ข้อมูลการติดต่อ

ให้ทางเลือกอื่นสำหรับผู้รับของคุณในการติดต่อคุณ เพิ่มหมายเลขโทรศัพท์ เว็บไซต์ธุรกิจ หรือข้อมูลติดต่ออื่นๆ คุณยังสามารถรวมอีเมลของคุณที่อยู่แม้ว่าจะอยู่ในข้อความในส่วน "จาก" แล้ว ไม่ใช่เรื่องเสียหายที่จะมีไว้ในที่ที่คนอื่นสามารถค้นหาได้ง่าย

6. ข้อมูลโซเชียลมีเดีย

คุณอาจลองเชื่อมโยงกับบัญชีโซเชียลมีเดียมืออาชีพ เช่น LinkedIn

7. รูปภาพ

การใส่รูปถ่ายของคุณเองนั้นเป็นทางเลือก แม้ว่าจะเป็นการดีที่คนอื่นจะเห็นว่าพวกเขากำลังสื่อสารกับใคร เพียงใช้ภาพถ่ายที่ดูเป็นมืออาชีพ

สิ่งที่คุณไม่ควรรวมไว้ในลายเซ็น Gmail ของคุณ

อย่าหักโหม การเพิ่มข้อมูลมากเกินไปจะทำให้ลายเซ็นของคุณรกและอ่านยาก หากเต็มไปด้วยข้อมูลที่ไม่มีใครสนใจ มีโอกาสดีที่ผู้รับจะไม่สนใจเลย

บางครั้งคุณจะเห็นว่ามีคนใส่คำพูดที่ชื่นชอบไว้ในลายเซ็น Gmail ของพวกเขา ฉันจะหลีกเลี่ยงการเพิ่มอะไรแบบนั้น นอกเสียจากว่ามันเป็นคำขวัญหรือสโลแกนที่บริษัทของคุณใช้ คำพูดที่เป็นการแสดงความคิดเห็น การเมือง หรือข้อขัดแย้งอาจทำให้ใครไม่พอใจ และสถานที่ทำงานไม่ใช่สถานที่ที่คุณต้องการทำเช่นนั้น

หลีกเลี่ยงการทำให้ลายเซ็น Gmail ของคุณเสียสมาธิ อย่าทำให้สะดุดตาจนทำให้เนื้อหาของข้อความอีเมลของคุณหายไป

ลายเซ็นควรให้ข้อมูลที่บอกว่าคุณเป็นใคร คุณทำอะไร ทำงานให้กับใคร ติดต่อคุณได้อย่างไร และบางทีทำไมพวกเขาถึงไว้วางใจคุณได้ สิ่งเหล่านี้ไม่ควรเบี่ยงเบนไปจากข้อความของคุณ

ทำไมฉันต้องมีลายเซ็นอีเมลสำหรับ Gmail

ลายเซ็นอีเมลช่วยให้การสื่อสารของคุณมีความเป็นมืออาชีพ สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญในข้อความของคุณ แม้ว่าจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติก่อนที่คุณจะกดปุ่มส่งก็ตาม

ลายเซ็นอีเมลที่ดีจะช่วยประหยัดเวลา หากคุณส่งอีเมลจำนวนมาก การเพิ่มชื่อและข้อมูลของคุณที่ด้านล่างโดยอัตโนมัติสามารถช่วยลดความยุ่งยากและความสับสนได้

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณไม่ลืมที่จะให้ข้อมูลติดต่อของคุณ ซึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อคุณรีบส่งข้อความสำคัญ

สุดท้าย ลายเซ็น Gmail ให้ความสอดคล้องกัน ส่งข้อมูลเหมือนกัน ถูกต้อง ทุกครั้ง คุณเคยกังวลไหมหากคุณระบุหมายเลขโทรศัพท์ที่ถูกต้องหรือสงสัยว่าผู้รับจะไม่ทราบว่าอีเมลของคุณมาจากใคร

ที่อยู่อีเมลของคุณอาจแตกต่างจากชื่อจริงของคุณมาก ลายเซ็นอีเมลใน Gmail ช่วยให้แน่ใจว่าผู้รับรู้ว่าข้อความนั้นมาจากใคร

คำสุดท้าย

ลายเซ็นอีเมลอาจเป็นส่วนสำคัญของข้อความ Gmail ของคุณ พวกเขาให้ข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับคุณและให้ผู้อ่านมีวิธีอื่นในการติดต่อคุณ ช่วยประหยัดเวลาด้วยการกรอกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับคุณโดยอัตโนมัติ สุดท้าย พวกเขาทำให้แน่ใจว่าคุณส่งข้อมูลเดียวกันไปยังผู้รับทั้งหมดของคุณอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อคุณตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับ Gmail แล้ว อย่าลืมตรวจทานบ่อยๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอัปเดตอยู่เสมอเมื่อใดก็ตามที่ข้อมูลของคุณมีการเปลี่ยนแปลง

ฉันหวังว่าบทความนี้จะช่วยคุณในการออกแบบลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพใน Gmail โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเราหากมีคำถามหรือความคิดเห็นใดๆ