Ако сте чест корисник е-поште, вероватно сте видели пошту од сарадника, колега, пријатеља или породице која има потпис на крају. Може навести њихово име, број телефона, назив посла и друге релевантне информације. Потпис може учинити да е-пошта изгледа изузетно професионално.

Док је већина електронских комуникација сада у облику тренутних порука, текстуалних порука, видео ћаскања или друштвених медија, е-пошта се још увек широко користи у пословном свету. Због тога је кључно имати ознаку професионалног изгледа која се истиче и омогућава другима да знају са ким комуницирају.

Да ли сте корисник Оутлоок-а? Креирање потписа е-поште у Мицрософт Оутлоок-у је прилично једноставно; то се може урадити за само неколико минута.

Ако га већ имате, а заборавили сте како да га промените, показаћемо вам како. Погледајмо како да додате или измените свој потпис е-поште. Након тога, укључили смо неке напомене о томе како да изгледа професионално.

Додајте потпис у Мицрософт Оутлоок

Додавање потписа у Оутлоок је прилично једноставан процес. То ћемо радити у веб верзији Оутлоок-а, али се то може урадити и коришћењем скоро идентичних корака у апликацији Оутлоок. Снимци екрана у овом чланку су из веб верзије Оутлоок-а.

1. корак: Пријавите се у Мицрософт Оутлоок

Пријавите се у Мицрософт Оутлоок.

2. корак : Отворите Оутлоок подешавања

Отворите подешавања налога. Урадите то тако што ћете кликнути на икону подешавања у горњем десном углу прегледача.

Корак 3: Кликните на „Прикажи сва Оутлоок подешавања“

Корак 4: Кликните на Пошта – Напиши и одговори

У менију подешавања кликните на „Пошта“, а затим на „Напиши и одговори“. На врху прозора на десној страни екрана, одмах би требало да видите одељак „Потпис е-поште“.

Корак 5: Додајте информације о свом потпису

Додајте све ствари које желите да видите у свом потпису. Погледајте одељак у наставку о томе како да се уверите да ваш изгледа професионално.

Можете да промените фонтове и користите друге стандардне опције обликовања текста. Такође је могуће додати слике ако желите.

Корак 6: Изаберите Опције

Изаберите опције да бисте одредили када треба да се користи потпис. Може се укључити у нове поруке и поруке на које одговарате или прослеђујете.

Корак 7: Сачувајте промене

Не заборавите да кликнете на дугме „Сачувај“ у доњи десни угао. Када сачувате, готови сте; требало би да имате леп потпис професионалног изгледа на вашим имејловима.

Ажурирајте свој Мицрософт Оутлоок потпис

Ако нисте задовољни како ваш нови потпис изгледа, не брините. Лако га је уредити. Такође је уобичајено да морате да унесете промене када се промене контакт информације, када добијете ново радно место или само желите да оперетемало га повећајте.

Да бисте га ажурирали, само пратите исте кораке који су коришћени за креирање новог. Када дођете до одељка за потпис у подешавањима (корак 4), кликните на прозор са текстом на десној страни, а затим уредите оквир за текст тако да изгледа онако како желите. То је тако једноставно. Не заборавите да сачувате подешавања.

Како да ваш Оутлоок потпис изгледа професионално

Постоје бројни начини да осигурате да ваш потпис е-поште изгледа професионално. Ваши главни приоритети: укључите своје пуно име и презиме, затим посао или позицију, а затим контакт информације. Следе ставке које ће додати највећу вредност.

1. Име

Можда ћете желети да користите своје формално име. Изоставите све надимке или скраћена имена осим ако немате лежерније радно окружење или клијенте.

2. Наслов

Ово може бити критично, посебно за оне који вас можда не познају добро или нису радили са вама у прошлости.

3. Назив компаније

Ако радите за компанију, примаоци морају да знају њено име. Ако не радите за компанију, можете ставити нешто попут „Независни извођач“ или „Фрееланце Девелопер“. Такође можете да изоставите овај део ако не представљате компанију.

Када додајете информације о компанији, размислите о додавању логотипа компаније. Прво проверите са својом компанијом да ли има одређене ствари које би желели да укључите.

4. Сертификати

Витакође може навести све сертификате које имате ви или ваша компанија. Сертификати могу имати лого или симбол који се такође може додати.

5. Контакт информације

Ово може бити најважнији део. Обезбедите алтернативне начине да неко ступи у контакт са вама. Додајте свој број телефона, веб локацију предузећа или било које друге методе које имате. Такође можете да наведете своју адресу е-поште иако ће она већ бити у поруци у одељку „Од“. Не шкоди ако га имате тамо где неко може лако да га види и да му приступи.

6. Друштвени медији

Размислите о повезивању са било којим професионалним налозима друштвених медија као што је ЛинкедИн или други који представљају ваш посао.

7. Фотографија

Твоја фотографија није обавезна, али је лепо да људи виде са ким комуницирају. Ако је култура ваше компаније формална, обавезно користите фотографију професионалног изгледа.

Шта не би требало да укључите у свој Оутлоок потпис

Као што видите, одељак за потпис ће вам омогућити да додате обиље текста или слика, али нема ништа лоше у томе да буде једноставно. Циљ је да пружите податке који вашим порукама додају највећу вредност.

Не претерујте. Ако додате превише, може изгледати претрпано. Преоптерећеност информацијама може довести до тога да их прималац једноставно игнорише, посебно ако је у журби.

Често ћете видети да људи укључују неку врсту цитата иликажу у свом потпису е-поште. Не препоручујем ово осим ако није мото или слоган ваше компаније. Цитати често могу бити тврдоглави, политички или контроверзни; можете ризиковати да некога увредите. Ако је ваша жеља да будете професионални, цитати су нешто што би требало да избегавате.

Последња ствар о којој треба да размислите: избегавајте да ваш потпис превише омета. Желите да буде примећено, али такође не желите да буде толико привлачно да одузме вашу поруку.

Потпис треба да каже људима ко сте, чиме се бавите, за кога радите, како да вас контактирају и можда зашто могу да вам верују.

Зашто вам је потребан потпис е-поште за Оутлоок

Постоје још неки добри разлози да имате унапред форматирани надимак. Иако се можда чине једноставним, немојте потцењивати њихов значај.

Као што смо већ видели, потпис е-поште чини да ваше поруке изгледају професионалније. Потпис може уштедети драгоцено време.

Иако се можда не чини много, слање више е-порука и стално додавање вашег имена и других детаља може одузети друге задатке. Уз унапред креирану подразумевану вредност, морате да урадите једну ствар мање за сваку поруку.

Потпис такође обезбеђује да ваше име и други детаљи увек буду укључени у сваку поруку е-поште. Нећете заборавити да додате своје најважније контакт информације. Стандардни потпис одржава ваше контакт информације константним тако да вас познајетешаљу потпуно исту ствар сваком примаоцу.

Постоји још један разлог: прималац ће знати од кога прима поруку. Адресе е-поште су често помешани делови наших имена у комбинацији са бројевима или другим словима.

Као резултат тога, особа која прима поруку можда не зна ваше пуно име. Формални потпис осигурава да прималац зна ко сте.

Завршне речи

Ваш Оутлоок е-потпис је витални део ваше комуникације. Пружа информације о вама и даје вашим читаоцима алтернативне начине да вас контактирају. Штеди време приликом куцања и слања е-порука јер нећете морати стално да попуњавате текст који се понавља.

Када подесите свој Оутлоок потпис, обавезно га често прегледавајте и водите рачуна да га наставите. до данас ако се нешто промени.

Надајмо се да вам је овај чланак помогао да подесите свој професионални потпис е-поште у Оутлоок-у. Слободно нам се обратите са било каквим питањима или коментарима.