Если вы часто пользуетесь электронной почтой, то наверняка видели письма от сослуживцев, коллег, друзей или родственников, в конце которых есть подпись. В ней может быть указано имя, номер телефона, должность и другая важная информация. Подпись может придать письму исключительно профессиональный вид.

Хотя большинство электронных коммуникаций сейчас осуществляется в форме мгновенных сообщений, текстовых сообщений, видеочатов или социальных сетей, электронная почта по-прежнему широко используется в деловом мире. В связи с этим очень важно иметь профессионально выглядящий знак, который выделяется и дает другим понять, с кем они общаются.

Вы являетесь пользователем Outlook? Создать подпись электронной почты в Microsoft Outlook довольно просто; это можно сделать всего за несколько минут.

Если у вас уже есть такая подпись, но вы забыли, как ее изменить, мы покажем вам, как это сделать. Давайте рассмотрим, как добавить или изменить вашу подпись к электронной почте. После этого мы включили некоторые заметки о том, как придать ей профессиональный вид.

Добавление подписи в Microsoft Outlook

Добавление подписи в Outlook - довольно простой процесс. Мы будем делать это в веб-версии Outlook, но это также можно сделать с помощью практически идентичных шагов в приложении Outlook. Скриншоты в этой статье сделаны в веб-версии Outlook.

Шаг 1: Войдите в Microsoft Outlook

Войдите в Microsoft Outlook.

Шаг 2: Откройте настройки Outlook

Откройте настройки учетной записи. Для этого нажмите на значок настроек в правом верхнем углу браузера.

Шаг 3: Нажмите на "Просмотреть все настройки Outlook".

Шаг 4: Нажмите на Почта - Составить и ответить

В меню настроек нажмите "Почта", а затем "Составить и ответить". В верхней части окна в правой части экрана вы должны сразу же увидеть раздел "Подпись электронной почты".

Шаг 5: Добавьте информацию о своей подписи

Добавьте все, что вы хотите видеть в своей подписи. Смотрите раздел ниже о том, как сделать так, чтобы ваша подпись выглядела профессионально.

Вы можете изменять шрифты и использовать другие стандартные возможности форматирования текста. При желании можно добавить изображения.

Шаг 6: Выберите параметры

Выберите параметры, чтобы определить, когда следует использовать подпись. Она может быть включена в новые сообщения и сообщения, на которые вы отвечаете или пересылаете.

Шаг 7: Сохраните изменения

Не забудьте нажать кнопку "Сохранить" в правом нижнем углу. После сохранения все готово; у вас должна получиться красивая профессиональная подпись к вашим письмам.

Обновление подписи Microsoft Outlook

Если вам не нравится, как выглядит ваша новая подпись, не волнуйтесь. Ее легко отредактировать. Также часто возникает необходимость внести изменения, когда меняется контактная информация, вы получаете новую должность или просто хотите немного подправить ее.

Чтобы обновить его, выполните те же действия, что и при создании нового. Когда вы дойдете до раздела настроек подписи (шаг 4), нажмите на текстовое окно справа, затем отредактируйте текстовое поле так, как вам хотелось бы. Все просто. Не забудьте сохранить настройки.

Как придать своей подписи в Outlook профессиональный вид

Существует множество способов придать своей подписи к электронной почте профессиональный вид. Ваши главные приоритеты: указать свое полное имя, затем свою работу или должность, затем контактную информацию. Ниже перечислены элементы, которые принесут наибольшую пользу.

1. Имя

Возможно, вы захотите использовать свое официальное имя. Откажитесь от прозвищ или сокращенных имен, если только у вас не более непринужденная рабочая обстановка или клиенты.

2. Название

Это может иметь решающее значение, особенно для тех, кто, возможно, не знает вас хорошо или не работал с вами в прошлом.

3. Название компании

Если вы работаете на компанию, получатели должны знать ее название. Если вы не работаете на компанию, вы можете написать что-то вроде "Независимый подрядчик" или "Внештатный разработчик". Вы также можете не указывать эту часть, если вы не представляете компанию.

При добавлении информации о компании вы можете добавить логотип вашей компании. Уточните сначала у вашей компании, есть ли у них конкретные вещи, которые они хотели бы, чтобы вы включили.

4. Сертификация

Вы также можете перечислить все сертификаты, которые имеете вы или ваша компания. Сертификация может сопровождаться логотипом или символом, который также можно добавить.

5. Контактная информация

Это, возможно, самая важная часть. Укажите альтернативные способы связаться с вами. Добавьте ваш номер телефона, ваш бизнес-сайт или любые другие способы, которые у вас есть. Вы также можете включить адрес электронной почты, даже если он уже будет в сообщении в разделе "От". Не помешает, чтобы он был там, где кто-то может легко увидеть его и получить к нему доступ.

6. Социальные медиа

Рассмотрите возможность размещения ссылок на любые профессиональные аккаунты в социальных сетях, таких как LinkedIn или других, которые представляют ваш бизнес.

7. Фото

Фотография необязательна, но людям приятно видеть, с кем они общаются. Если культура вашей компании формальна, убедитесь, что используете профессионально выглядящую фотографию.

Что не следует включать в подпись в Outlook

Как видите, в разделе подписи вы можете добавить большое количество текста или картинок, но нет ничего плохого в том, чтобы все было просто. Цель - предоставить данные, которые добавят наибольшую ценность вашим сообщениям.

Не переусердствуйте. Если вы добавите слишком много, письмо может выглядеть загроможденным. Информационная перегрузка может привести к тому, что получатель просто проигнорирует его, особенно если он торопится.

Часто можно увидеть, как люди включают в свою электронную подпись какую-либо цитату или высказывание. Я не рекомендую этого делать, если только это не девиз или слоган вашей компании. Цитаты часто могут быть мнениями, политическими или спорными; вы рискуете обидеть кого-то. Если вы хотите быть профессионалом, цитаты - это то, чего вам следует избегать.

И последнее, о чем следует подумать: не делайте свою подпись слишком отвлекающей. Вы хотите, чтобы ее заметили, но также не стоит делать ее настолько привлекательной, чтобы она отвлекала внимание от вашего сообщения.

Подпись должна рассказать людям, кто вы, чем занимаетесь, на кого работаете, как с вами связаться и, возможно, почему они могут вам доверять.

Почему вам нужна подпись электронной почты для Outlook

Есть еще несколько веских причин для того, чтобы иметь предварительно отформатированный моникер. Хотя они могут показаться простыми, не стоит недооценивать их важность.

Как мы уже видели, подпись к электронному письму придает вашим сообщениям более профессиональный вид. Подпись может сэкономить драгоценное время.

Хотя это может показаться незначительным, рассылка нескольких писем и постоянное добавление своего имени и других данных может отвлекать от других задач. С заранее созданным стандартным сообщением вам придется делать на одну вещь меньше для каждого сообщения.

Подпись также гарантирует, что ваше имя и другие данные всегда будут включены в каждое письмо. Вы не забудете добавить свою важную контактную информацию. Стандартная подпись сохраняет вашу контактную информацию неизменной, чтобы вы знали, что отправляете каждому получателю одно и то же.

Есть еще одна причина: получатель будет знать, от кого он получает сообщение. Адреса электронной почты часто представляют собой перепутанные части наших имен в сочетании с цифрами или другими буквами.

В результате человек, получающий сообщение, может не знать вашего полного имени. Формальная подпись гарантирует, что получатель знает, кто вы такой.

Заключительные слова

Подпись электронной почты в Outlook - это важная часть ваших сообщений. Она содержит информацию о вас и предоставляет вашим читателям альтернативные способы связаться с вами. Она экономит время при наборе и отправке электронной почты, поскольку вам не придется постоянно заполнять повторяющийся текст.

После того как вы настроили свою подпись в Outlook, обязательно часто просматривайте ее и следите за тем, чтобы она обновлялась, если что-то изменилось.

Надеемся, эта статья помогла вам настроить профессиональную подпись в Outlook. Пожалуйста, обращайтесь к нам с любыми вопросами или комментариями.