С появлением мгновенных сообщений, текстовых сообщений, видеочатов, социальных сетей и т.д. многие забыли об электронной почте. Однако в деловом мире электронная почта по-прежнему остается важнейшим способом коммуникации.

Если вы регулярно пользуетесь электронной почтой, особенно для бизнеса, важно, чтобы ваши письма выглядели профессионально. Наличие профессиональной подписи в нижней части ваших сообщений поможет вам придать официальный вид письмам, которые вы отправляете коллегам, менеджерам и клиентам.

Если у вас еще нет электронной подписи или она есть, но вы забыли, как ее изменить, то вы пришли по адресу.

В этой статье мы расскажем вам, как добавить или изменить свою подпись к электронной почте и придать ей профессиональный вид.

Как добавить подпись в Gmail

Добавить подпись в Gmail легко и быстро. Просто выполните следующие действия:

Шаг 1: Перейдите в настройки Gmail

В Gmail нажмите на значок Настройки в правом верхнем углу экрана.

Шаг 2: Нажмите кнопку "Посмотреть все настройки".

Шаг 3: Нажмите кнопку "Создать новый".

Прокрутите страницу вниз и найдите раздел "Подпись". Он будет почти в самом конце страницы. Как только вы окажетесь там, нажмите кнопку "Создать новую".

Шаг 4: Введите имя подписи

После ввода имени нажмите кнопку "Создать". В приведенном ниже примере я просто использовал свое имя, но вы можете ввести любое, какое захотите.

Шаг 5: Введите свою подпись

В текстовом окне справа от имени вы можете ввести всю информацию, которая должна быть в вашей подписи. Вы можете отформатировать текст и даже добавить изображения или ссылки URL, если хотите.

Какую информацию следует добавить, чтобы ваша подпись к электронному письму выглядела профессионально? Более подробную информацию вы найдете в разделе ниже.

Шаг 6: Установите параметры подписи по умолчанию

Вам нужно выбрать подпись, которая будет использоваться для новых сообщений, а также для ответов или пересылки сообщений. Вы можете добавить несколько подписей, поэтому вы можете выбрать разные подписи для новых сообщений и ответов/пересылки сообщений. Если у вас несколько подписей, все они появятся в выпадающем списке.

Шаг 7: Сохранить изменения

Не забудьте прокрутить экран в самый низ и сохранить изменения. После этого все будет готово.

Как обновить подпись в Gmail

Возможно, вам понадобится обновить подпись, когда у вас появится новый контактный номер или должность. Возможно, вы захотите изменить ее, чтобы она выглядела более профессионально. В любом случае, если вам не нравится, как выглядит ваша подпись, не волнуйтесь. Ее легко изменить.

Чтобы обновить ее, просто выполните те же действия, что и при создании новой. Когда вы перейдете в раздел подписи в настройках (шаг 2), нажмите на имя, а затем внесите изменения в текстовом окне справа.

Все просто. Не забудьте перейти в самый низ страницы и сохранить настройки.

Как сделать подпись в Gmail профессиональной

Существуют различные способы придать своей подписи к электронному письму профессиональный вид. Начните с вашего полного имени, затем следует информация, относящаяся к вашей работе или должности. Ниже перечислены вещи, которые принесут наибольшую пользу.

1. Имя

Вы, вероятно, захотите использовать свое официальное имя вместо прозвищ или сокращенных имен, если только у вас нет более непринужденной рабочей обстановки или клиентов.

2. Название

Укажите название вашей должности. Это может иметь решающее значение, особенно для получателей, которые могут плохо вас знать или не работали с вами в прошлом.

3. Название компании

Если вы работаете на компанию, сообщите им, на кого вы работаете. Если вы не работаете на конкретную компанию, вы можете написать "Независимый подрядчик" или "Внештатный разработчик".

При добавлении информации о компании вы, возможно, захотите добавить логотип компании. Спросите, есть ли в вашей компании стандартный формат для подписей электронной почты.

4. Сертификация

Вы можете перечислить все сертификаты, которые имеете вы или ваша компания. Некоторые сертификаты сопровождаются логотипом или символом, который вы также можете добавить.

5. Контактная информация

Предоставьте получателю альтернативные способы связаться с вами. Добавьте свой номер телефона, веб-сайт компании или любую другую контактную информацию. Вы также можете включить адрес электронной почты, хотя он уже будет указан в сообщении в разделе "От". Не помешает, если он будет находиться там, где его легко найти.

6. Информация о социальных сетях

Вы можете рассмотреть возможность размещения ссылки на любой профессиональный аккаунт в социальных сетях, например, LinkedIn.

7. Фото

Включать свою фотографию необязательно, хотя это может быть полезно, чтобы люди видели, с кем они общаются. Просто убедитесь, что используете профессионально выглядящую фотографию.

Что не следует включать в подпись в Gmail

Не переусердствуйте. Добавление слишком большого количества информации сделает вашу подпись загроможденной и трудночитаемой. Если она полна информации, которая никому не интересна, велика вероятность того, что получатель вообще проигнорирует ее.

Иногда можно увидеть, как люди включают любимую цитату в свою подпись на Gmail. Я бы избегал добавлять что-то подобное, если только это не девиз или слоган, который использует ваша компания. Цитаты, которые имеют определенное мнение, политические или спорные, могут оскорбить кого-то, а рабочее место - это не то место, где вы хотите этого.

Не делайте подпись Gmail отвлекающей. Не делайте ее настолько привлекательной, чтобы она отвлекала внимание от основного текста письма.

Подпись должна содержать информацию о том, кто вы, чем занимаетесь, на кого работаете, как с вами связаться и, возможно, почему вам можно доверять. Все это не должно отвлекать от вашего сообщения.

Зачем нужна подпись электронной почты для Gmail?

Подписи к электронным письмам придают вашим сообщениям атмосферу профессионализма. Они являются важной частью вашего сообщения, даже если они заполняются автоматически перед тем, как вы нажмете кнопку отправки.

Хорошая электронная подпись экономит время. Если вы рассылаете много писем, автоматическое добавление вашего имени и информации внизу письма может избавить вас от многих проблем и путаницы.

Это также позволит вам не забыть указать контактную информацию, что может случиться, когда вы торопитесь отправить важное сообщение.

Наконец, подпись Gmail обеспечивает последовательность. Она отправляет одну и ту же информацию, правильно, каждый раз. Вы когда-нибудь беспокоились, правильно ли вы указали номер телефона, или задавались вопросом, не узнает ли ваш получатель, от кого пришло письмо?

Ваш адрес электронной почты может значительно отличаться от вашего настоящего имени. Подпись в Gmail гарантирует, что получатель знает, от кого пришло сообщение.

Заключительные слова

Подписи к письмам могут стать важной частью ваших сообщений в Gmail. Они содержат важную информацию о вас и предоставляют читателям альтернативные способы связаться с вами. Они экономят время, автоматически заполняя необходимые данные. Наконец, они обеспечивают постоянную отправку одной и той же информации всем вашим получателям.

После того как вы настроите свою подпись для Gmail, обязательно просматривайте ее часто и следите за тем, чтобы она обновлялась при изменении любой вашей информации.

Надеюсь, эта статья помогла вам в создании профессиональной подписи в Gmail. Пожалуйста, обращайтесь к нам с любыми вопросами или комментариями.