Med bruken av direktemeldinger, tekstmeldinger, videochat, sosiale medier og mer, har mange glemt e-post. I forretningsverdenen er e-post fortsatt en kritisk kommunikasjonsmetode.

Hvis du er en vanlig bruker av e-post, spesielt for bedrifter, er det viktig at e-postene dine ser profesjonelle ut. Å ha en profesjonell signatur i bunnen av meldingene dine kan gå langt i å formalisere e-poster som du sender til kolleger, ledere og kunder.

Så hvordan gjør du det? Hvis du ikke allerede har en e-postsignatur, eller du har en, men har glemt hvordan du endrer den, har du kommet til rett sted.

I denne artikkelen viser vi deg hvordan du legger til eller endrer e-postsignaturen din og får den til å se profesjonell ut.

Slik legger du til en signatur i Gmail

Legge til en signatur i Gmail er enkelt og kan gjøres raskt. Bare bruk følgende trinn:

Trinn 1: Gå til Gmail-innstillinger

I Gmail klikker du på Innstillinger-ikonet øverst til høyre på skjermen.

Trinn 2: Klikk på "Se alle innstillinger"-knappen

Trinn 3: Klikk på "Opprett ny"-knappen

Rull ned og finn "Signatur"-delen. Det vil være nesten mot slutten av siden. Når du er der, klikker du på «Opprett ny»-knappen.

Trinn 4: Skriv inn signaturnavnet

Når du har skrevet inn navnet, klikker du på «Opprett»-knappen. Jeg brukte bare navnet mitt i eksemplet nedenfor, mendu kan skrive hva du vil.

Trinn 5: Skriv inn signaturen din

I tekstvinduet på høyre side av navnet kan du skrive inn all informasjonen du vil være i signaturen din. Du kan formatere tekst og til og med legge til bilder eller URL-koblinger hvis du vil.

Hvilken informasjon bør du legge til for å få e-postsignaturen din til å se profesjonell ut? Se avsnittet nedenfor for mer informasjon.

Trinn 6: Angi signaturstandarder

Du må velge en signatur som skal brukes for nye meldinger, og en for å svare eller videresende meldinger . Du kan legge til mer enn én, så du kan velge forskjellige for nye meldinger og svar/videresending av meldinger. Hvis du har flere signaturer, vil alle vises i rullegardinlisten.

Trinn 7: Lagre endringer

Ikke glem å bla til bunnen av skjermen og lagre endringene. Når du har gjort det, er du ferdig.

Slik oppdaterer du Gmail-signaturen din

Du må kanskje oppdatere signaturen din når du får et nytt kontaktnummer eller stillingstittel. Kanskje du vil endre den for å se mer profesjonell ut. Uansett, hvis du ikke liker hvordan signaturen din ser ut, ingen bekymringer. Det er enkelt å endre.

For å oppdatere det, følg ganske enkelt de samme trinnene som ble brukt til å opprette den nye. Når du kommer til signaturdelen i innstillingene dine (trinn 2), klikker du på navnet og gjør endringene i tekstvinduet på høyre side.

Det erså enkelt. Ikke glem å gå til bunnen av siden og lagre innstillingene dine.

Slik får du Gmail-signaturen til å se profesjonell ut

Det er forskjellige måter å få e-postsignaturen til å se profesjonell ut. Start med ditt fulle navn, etterfulgt av informasjon som gjelder din jobb eller stilling. Følgende er ting som vil gi størst verdi.

1. Navn

Du vil sannsynligvis bruke ditt formelle navn i stedet for kallenavn eller forkortede navn med mindre du har et mer tilfeldig arbeidsmiljø eller klienter.

2. Tittel

Oppgi din stillingstittel. Dette kan være kritisk, spesielt for mottakere som kanskje ikke kjenner deg godt eller som ikke har jobbet med deg tidligere.

3. Firmanavn

Hvis du jobber for et firma, gi dem beskjed hvem du jobber for. Hvis du ikke jobber for et spesifikt selskap, kan du legge til «Independent Contractor» eller «Freelance Developer».

Når du legger til bedriftsinformasjon, kan det være lurt å legge til firmalogoen din. Spør om din bedrift har et standardformat for e-postsignaturer.

4. Sertifiseringer

Det kan være lurt å liste opp eventuelle sertifiseringer som du eller din bedrift har. Noen sertifiseringer kommer med en logo eller et symbol som du også kan legge til.

5. Kontaktinformasjon

Gi alternative måter for mottakeren å kontakte deg på. Legg til telefonnummeret ditt, bedriftens nettsted eller annen kontaktinformasjon. Du kan også inkludere e-posten dinadresse, selv om den allerede står i meldingen i "Fra"-delen. Det skader ikke å ha det der noen enkelt kan finne det.

6. Informasjon om sosiale medier

Du kan vurdere å koble til en hvilken som helst profesjonell sosiale mediekonto som LinkedIn.

7. Bilde

Inkludering av et bilde av deg selv er valgfritt, selv om det kan være fint for folk å se hvem de kommuniserer med. Bare sørg for å bruke et profesjonelt utseende.

Hva du ikke bør inkludere i Gmail-signaturen din

Ikke overdriv. Hvis du legger til for mye informasjon, blir signaturen din rotete og vanskelig å lese. Hvis den er full av informasjon som ingen bryr seg om, er det en god sjanse for at mottakeren vil ignorere den helt.

Du vil noen ganger se folk inkludere et favorittsitat i Gmail-signaturen sin. Jeg ville unngå å legge til noe sånt med mindre det er et motto eller slagord bedriften din bruker. Sitater som er meningsfulle, politiske eller kontroversielle kan fornærme noen – og arbeidsplassen er ikke der du ønsker å gjøre det.

Unngå å gjøre Gmail-signaturen din distraherende. Ikke gjør det så iøynefallende at det tar bort fra hoveddelen av e-postmeldingen din.

Signaturen skal gi informasjon som forteller folk hvem du er, hva du gjør, hvem du jobber for, hvordan de kan kontakte deg, og kanskje hvorfor de kan stole på deg. Ingenting av dette skal forringe budskapet ditt.

Hvorfor trenger jeg en e-postsignatur for Gmail?

E-postsignaturer gir et preg av profesjonalitet til kommunikasjonen din. De er en viktig del av meldingen din, selv om de fylles ut automatisk før du trykker på send-knappen.

En god e-postsignatur sparer tid. Hvis du sender ut mange e-poster, kan det å legge til navn og informasjon automatisk nederst spare mye frustrasjon og forvirring.

Det holder deg også fra å glemme å oppgi kontaktinformasjonen din, noe som kan skje når du har det travelt med å sende ut en viktig melding.

Til slutt gir en Gmail-signatur konsistens. Den sender den samme informasjonen, riktig, hver gang. Bekymrer du deg noen gang om du har oppgitt riktig telefonnummer eller lurer på om mottakeren din ikke vet hvem e-posten din kommer fra?

E-postadressen din kan være mye forskjellig fra det faktiske navnet ditt. En e-postsignatur i Gmail sikrer at mottakeren vet hvem meldingen kommer fra.

Sluttord

E-postsignaturer kan være en viktig del av Gmail-meldingene dine. De gir viktig informasjon om deg og gir leserne alternative måter å kontakte deg på. De sparer tid ved å fylle ut det viktigste for deg automatisk. Til slutt sikrer de at du konsekvent sender den samme informasjonen til alle mottakerne dine.

Når du har konfigurert e-postsignaturen din for Gmail, må du passe på å gjennomgå den ofte og sørge for at du holder den oppdatertnår noen av informasjonen din endres.

Jeg håper denne artikkelen har hjulpet deg med å utforme din profesjonelle e-postsignatur i Gmail. Ta gjerne kontakt med oss ​​med spørsmål eller kommentarer.