तुम्ही वारंवार ईमेल वापरणारे असाल, तर तुम्ही सहकर्मचारी, सहकारी, मित्र किंवा कुटुंबाकडून आलेले मेल पाहिले असतील ज्यांच्या शेवटी स्वाक्षरी असेल. हे त्यांचे नाव, फोन नंबर, नोकरीचे शीर्षक आणि इतर समर्पक माहिती देऊ शकते. स्वाक्षरीमुळे ईमेल अत्यंत व्यावसायिक दिसू शकतो.

बहुतांश इलेक्ट्रॉनिक संप्रेषणे आता इन्स्टंट मेसेजिंग, टेक्स्ट मेसेजिंग, व्हिडिओ चॅट किंवा सोशल मीडियाच्या स्वरूपात आहेत, तरीही व्यवसाय जगतात ईमेलचा मोठ्या प्रमाणावर वापर केला जातो. या कारणास्तव, एक व्यावसायिक दिसणारे चिन्ह असणे महत्वाचे आहे जे वेगळे दिसते आणि ते कोणाशी संवाद साधत आहेत हे इतरांना कळू देते.

तुम्ही Outlook वापरकर्ता आहात का? Microsoft Outlook मध्ये ईमेल स्वाक्षरी तयार करणे सोपे आहे; हे फक्त काही मिनिटांत केले जाऊ शकते.

तुमच्याकडे आधीच एखादे असल्यास आणि ते कसे बदलायचे ते तुम्ही विसरला असाल, तर ते कसे करायचे ते आम्ही तुम्हाला दाखवू. तुमची ईमेल स्वाक्षरी कशी जोडायची किंवा बदलायची ते पाहू. त्यानंतर, आम्ही ते व्यावसायिक कसे बनवायचे यावरील काही टिपा समाविष्ट केल्या आहेत.

Microsoft Outlook मध्ये स्वाक्षरी जोडा

Outlook मध्ये स्वाक्षरी जोडणे ही अगदी सोपी प्रक्रिया आहे. आम्ही हे Outlook च्या वेब आवृत्तीमध्ये करणार आहोत, परंतु ते Outlook अॅपमध्ये जवळपास सारख्याच पायऱ्या वापरून देखील केले जाऊ शकते. या लेखातील स्क्रीनशॉट Outlook च्या वेब आवृत्तीचे आहेत.

चरण 1: Microsoft Outlook मध्ये लॉग इन करा

Microsoft Outlook मध्ये साइन इन करा.

चरण 2 : Outlook सेटिंग्ज उघडा

तुमची खाते सेटिंग्ज उघडा. तुमच्या ब्राउझरच्या वरच्या उजव्या कोपर्‍यातील सेटिंग्ज चिन्हावर क्लिक करून हे करा.

पायरी 3: “सर्व Outlook सेटिंग्ज पहा” वर क्लिक करा

चरण 4: मेल वर क्लिक करा – तयार करा आणि उत्तर द्या

सेटिंग्ज मेनूवर, “मेल” वर क्लिक करा आणि नंतर “कंपोज आणि रिप्लाय” वर क्लिक करा. स्क्रीनच्या उजव्या बाजूला असलेल्या विंडोच्या शीर्षस्थानी, तुम्हाला ताबडतोब “ईमेल स्वाक्षरी” विभाग दिसला पाहिजे.

पायरी 5: तुमची स्वाक्षरी माहिती जोडा

सर्व जोडा ज्या गोष्टी तुम्हाला तुमच्या स्वाक्षरीमध्ये दाखवायच्या आहेत. तुमचा प्रोफेशनल दिसत आहे याची खात्री कशी करावी यासाठी खालील विभाग पहा.

तुम्ही फॉन्ट बदलू शकता आणि इतर मानक मजकूर फॉरमॅटिंग पर्याय वापरू शकता. तुम्हाला हवे असल्यास प्रतिमा जोडणे देखील शक्य आहे.

पायरी 6: पर्याय निवडा

स्वाक्षरी कधी वापरायची हे निर्धारित करण्यासाठी पर्याय निवडा. तुम्ही प्रत्युत्तर देताना किंवा फॉरवर्ड करता त्या नवीन मेसेज आणि मेसेजमध्ये ते समाविष्ट केले जाऊ शकते.

पायरी 7: तुमचे बदल सेव्ह करा

"सेव्ह" बटणावर क्लिक करायला विसरू नका. खालचा उजवा कोपरा. एकदा आपण जतन केल्यावर, आपण पूर्ण केले; तुमच्या ईमेलवर तुमची एक छान व्यावसायिक दिसणारी स्वाक्षरी असावी.

तुमची Microsoft Outlook स्वाक्षरी अद्यतनित करा

तुमची नवीन स्वाक्षरी कशी दिसते त्यावर तुम्ही खूश नसल्यास, काळजी करू नका. ते संपादित करणे सोपे आहे. संपर्क माहिती बदलते, तुम्हाला नवीन नोकरीचे शीर्षक मिळते किंवा तुम्हाला फक्त ब्रश करायचे असते तेव्हा बदल करणे देखील सामान्य आहेते थोडे वाढवा.

ते अद्यतनित करण्यासाठी, फक्त त्याच चरणांचे अनुसरण करा जे नवीन तयार करण्यासाठी वापरले होते. जेव्हा तुम्ही सेटिंग्जच्या स्वाक्षरी विभागात (पायरी 4) पोहोचता, तेव्हा उजव्या बाजूला असलेल्या मजकूर विंडोवर क्लिक करा, त्यानंतर तुम्हाला हवा तसा दिसण्यासाठी मजकूर बॉक्स संपादित करा. ते इतके सोपे आहे. तुमची सेटिंग्ज सेव्ह करायला विसरू नका.

तुमचे Outlook स्वाक्षरी व्यावसायिक कसे बनवायचे

तुमची ईमेल स्वाक्षरी व्यावसायिक दिसते याची खात्री करण्यासाठी अनेक मार्ग आहेत. तुमची सर्वोच्च प्राधान्ये: तुमचे पूर्ण नाव आणि त्यानंतर तुमची नोकरी किंवा स्थान, नंतर संपर्क माहिती समाविष्ट करा. खालील आयटम सर्वात जास्त मूल्य जोडतील.

1. नाव

तुम्ही तुमचे औपचारिक नाव वापरू शकता. तुमच्याकडे अधिक प्रासंगिक कामाचे वातावरण किंवा क्लायंट नसल्यास कोणतीही टोपणनावे किंवा लहान नावे सोडा.

2. शीर्षक

हे गंभीर असू शकते, विशेषत: जे तुम्हाला चांगले ओळखत नाहीत किंवा ओळखत नाहीत त्यांच्यासाठी भूतकाळात तुमच्यासोबत काम केले आहे.

3. कंपनीचे नाव

तुम्ही कंपनीसाठी काम करत असल्यास, प्राप्तकर्त्यांना त्याचे नाव माहित असणे आवश्यक आहे. तुम्ही कंपनीसाठी काम करत नसल्यास, तुम्ही "स्वतंत्र कंत्राटदार" किंवा "फ्रीलान्स डेव्हलपर" सारखे काहीतरी ठेवू शकता. तुम्ही कंपनीचे प्रतिनिधीत्व करत नसल्यास तुम्ही हा भाग सोडू शकता.

कंपनी माहिती जोडताना, तुम्ही तुमच्या कंपनीचा लोगो जोडण्याचा विचार करू शकता. तुमच्‍या कंपनीच्‍याकडे तुम्‍ही अंतर्भूत करण्‍यासाठी काही खास गोष्‍टी आहेत का हे पाहण्‍यासाठी प्रथम तुमच्‍या कंपनीशी संपर्क साधा.

4. प्रमाणपत्रे

तुम्हीतुमच्याकडे किंवा तुमच्या कंपनीकडे असलेली कोणतीही प्रमाणपत्रे देखील सूचीबद्ध करू शकतात. प्रमाणपत्रे लोगो किंवा चिन्हासह येऊ शकतात जी जोडली जाऊ शकतात.

5. संपर्क माहिती

हा सर्वात महत्त्वाचा भाग असू शकतो. एखाद्याला तुमच्या संपर्कात येण्यासाठी पर्यायी मार्ग प्रदान करा. तुमचा फोन नंबर, तुमची व्यवसाय वेबसाइट किंवा तुमच्याकडे असलेल्या इतर कोणत्याही पद्धती जोडा. तुम्ही तुमचा ईमेल पत्ता देखील समाविष्ट करू शकता जरी तो "प्रेषक" विभागावरील संदेशात आधीच असेल. कोणीतरी ते सहजपणे पाहू शकेल आणि त्यात प्रवेश करू शकेल अशा ठिकाणी ते असणे दुखापत करत नाही.

6. सोशल मीडिया

कोणत्याही व्यावसायिक सोशल मीडिया खात्यांशी लिंक करण्याचा विचार करा जसे की LinkedIn किंवा इतर प्रतिनिधित्व करतात. तुमचा व्यवसाय.

7. फोटो

स्वतःचा फोटो ऐच्छिक आहे, परंतु लोक कोणाशी संवाद साधत आहेत हे पाहणे त्यांना छान वाटते. तुमची कंपनी संस्कृती औपचारिक असल्यास, व्यावसायिक दिसणारा फोटो वापरण्याची खात्री करा.

तुम्ही तुमच्या Outlook स्वाक्षरीमध्ये काय समाविष्ट करू नये

तुम्ही पाहू शकता, स्वाक्षरी विभाग तुम्हाला अनुमती देईल भरपूर मजकूर किंवा चित्रे जोडण्यासाठी, परंतु ते सोपे ठेवण्यात काहीही चूक नाही. तुमच्या संदेशांना सर्वात जास्त मूल्य जोडणारा डेटा प्रदान करणे हे ध्येय आहे.

ते जास्त करू नका. तुम्ही जास्त जोडल्यास ते गोंधळलेले दिसू शकते. माहितीच्या ओव्हरलोडमुळे प्राप्तकर्ता त्याकडे दुर्लक्ष करू शकतो, विशेषत: जर ते गर्दीत असतील.

तुम्ही अनेकदा लोकांना काही प्रकारचे कोट किंवात्यांच्या ईमेल स्वाक्षरीत म्हणतो. जोपर्यंत ते तुमच्या कंपनीचे ब्रीदवाक्य किंवा घोषवाक्य नाही तोपर्यंत मी याच्या विरोधात शिफारस करतो. कोट अनेकदा मतप्रवाह, राजकीय किंवा वादग्रस्त असू शकतात; तुम्ही एखाद्याला अपमानित करण्याचा धोका घेऊ शकता. तुमची इच्छा व्यावसायिक बनण्याची असल्यास, कोट्स ही अशी गोष्ट आहे जी तुम्ही टाळली पाहिजे.

विचार करण्याची एक शेवटची गोष्ट: तुमची स्वाक्षरी खूप विचलित होण्यापासून टाळा. तुम्‍हाला ते लक्षात यावे असे वाटते, परंतु तुम्‍हाला ते इतके लक्षवेधक असावे असे वाटत नाही की ते तुमच्‍या संदेशापासून दूर जाईल.

स्वाक्षरीने लोकांना तुम्ही कोण आहात, तुम्ही काय करता, तुम्ही कोणासाठी काम करता, तुमच्याशी संपर्क कसा साधावा आणि शक्यतो ते तुमच्यावर विश्वास का ठेवू शकतात हे सांगायला हवे.

तुम्हाला यासाठी ईमेल स्वाक्षरी का हवी आहे आउटलुक

प्रीफॉर्मेट मोनिकर असण्याची काही इतर चांगली कारणे आहेत. जरी ते सोपे वाटत असले तरी त्यांचे महत्त्व कमी लेखू नका.

आम्ही आधीच पाहिले आहे की, ईमेल स्वाक्षरी तुमचे संदेश अधिक व्यावसायिक बनवते. स्वाक्षरीमुळे मौल्यवान वेळ वाचू शकतो.

हे फारसे वाटत नसले तरी, एकाधिक ईमेल पाठवणे आणि सतत तुमचे नाव आणि इतर तपशील जोडणे इतर कामांपासून दूर जाऊ शकते. पूर्व-निर्मित डीफॉल्टसह, प्रत्येक संदेशासाठी तुम्हाला एक कमी गोष्ट करावी लागेल.

एक स्वाक्षरी हे देखील सुनिश्चित करते की प्रत्येक ईमेलमध्ये तुमचे नाव आणि इतर तपशील नेहमी समाविष्ट केले जातात. तुम्ही तुमची सर्व-महत्त्वाची संपर्क माहिती जोडण्यास विसरणार नाही. एक मानक स्वाक्षरी तुमची संपर्क माहिती स्थिर ठेवते जेणेकरून तुम्ही तुम्हाला ओळखताप्रत्येक प्राप्तकर्त्याला नेमकी तीच गोष्ट पाठवत आहेत.

एक शेवटचे कारण आहे: प्राप्तकर्त्याला कळेल की ते कोणाकडून संदेश प्राप्त करत आहेत. ईमेल पत्ते बहुतेक वेळा आमच्या नावांचे अंक किंवा इतर अक्षरांसह एकत्रित केलेले भाग असतात.

परिणामी, संदेश प्राप्त करणार्‍या व्यक्तीला तुमचे पूर्ण नाव माहित नसेल. औपचारिक स्वाक्षरी हे सुनिश्चित करते की प्राप्तकर्त्याला आपण कोण आहात हे माहित आहे.

अंतिम शब्द

तुमची Outlook ईमेल स्वाक्षरी तुमच्या संप्रेषणाचा एक महत्त्वाचा भाग आहे. हे तुमच्याबद्दल माहिती पुरवते आणि तुमच्या वाचकांना तुमच्याशी संपर्क साधण्याचे पर्यायी मार्ग देते. ईमेल टाइप करताना आणि पाठवताना वेळ वाचतो कारण तुम्हाला सतत पुनरावृत्ती होणारा मजकूर भरावा लागणार नाही.

तुम्ही तुमची Outlook स्वाक्षरी सेट केल्यावर, त्याचे वारंवार पुनरावलोकन करण्याचे सुनिश्चित करा आणि तुम्ही ते चालू ठेवल्याची खात्री करा. आजपर्यंत काहीही बदलले असल्यास.

आशा आहे की, या लेखाने तुम्हाला Outlook मध्ये तुमची व्यावसायिक ईमेल स्वाक्षरी सेट करण्यात मदत केली आहे. कृपया कोणतेही प्रश्न किंवा टिप्पण्यांसह आमच्यापर्यंत मोकळ्या मनाने संपर्क साधा.