Avete appena finito di scrivere un'e-mail urgente ai vostri colleghi e avete fretta di spedirla, senza avere il tempo di correggerla. Premete il pulsante di invio e subito dopo vi rendete conto che avete inviato a tutto il vostro gruppo informazioni che non dovrebbero vedere. Gulp .

Se utilizzate Microsoft Outlook e i vostri destinatari utilizzano Outlook e agite rapidamente, potreste essere in grado di richiamare il messaggio prima che qualcuno lo veda.

Potrebbe essere un'ipotesi azzardata, ma ho visto che funziona. Pronti a provarci? Continuate a leggere per scoprire come.

Perché dovrei richiamare?

A volte mi capita di lavorare con informazioni sensibili e di commettere l'errore di inviarle alla persona sbagliata. Questo è probabilmente lo scenario peggiore, perché il richiamo del messaggio non sempre funziona. Non bisogna assolutamente farci affidamento quando si tratta di dati privati. Vediamo di seguito quando il richiamo funziona e quando non funziona.

L'invio di messaggi con errori di battitura, d'altra parte, non è un problema così grave. Certo, è imbarazzante, ma non è la fine del mondo. Potrebbe anche darvi un'idea di chi legge davvero i vostri messaggi quando li inviate. Il richiamo può forse aiutarvi a riprendervi da un disastro grammaticale, ma ancora una volta non contateci.

Ecco un esempio: se siete arrabbiati o arrabbiate con qualcuno e, nella foga del momento, gli scrivete un messaggio tagliente, senza filtri e offensivo, di quelli che rompono le relazioni, potreste ritrovarvi in un armadietto pieno di ferite, che si tratti di un capo, di un collega, di un amico o di un'altra persona. È successo anche a me: vorrei davvero aver avuto un pulsante di richiamo!

A volte non si presta attenzione al riempimento automatico quando si indirizza il messaggio e si scopre, troppo tardi, che è stato inviato alla persona sbagliata. Mi è capitato di ricevere messaggi di posta elettronica destinati a qualcun altro; succede sempre. Se siete fortunati, un richiamo può funzionare e salvarvi dal vostro errore.

Sono sicuro che ci sono altre situazioni a cui non sto pensando, ma il quadro è chiaro. È facile inviare un messaggio di posta elettronica che si vorrebbe non fosse stato inviato. Vediamo come richiamare i messaggi di posta elettronica nell'applicazione Microsoft Outlook.

Passi per richiamare un'e-mail

I passaggi seguenti vi permetteranno di tentativo per richiamare un messaggio di posta elettronica in Outlook. Ricordate che il tempo è un fattore critico. Dovete farlo prima che la persona lo apra! Ci sono anche altri fattori al di fuori del vostro controllo che possono far fallire il processo. Potete leggere di più su questi fattori nella prossima sezione.

Ecco cosa fare:

1. Selezionare la cartella Posta inviata

Nel riquadro di navigazione o delle cartelle sul lato sinistro di Outlook, selezionare la cartella "Posta inviata".

2. Trovare il messaggio inviato

Nell'elenco degli invii, individuare e selezionare quello che si desidera richiamare. Fare doppio clic per aprirlo nella propria finestra.

3. Selezionare l'azione da richiamare

Nella finestra, selezionare la scheda "Messaggio", quindi dalla sezione "Sposta" selezionare "Altre azioni di spostamento".

Ora selezionate "Richiama questo messaggio".

4. Selezionare Opzioni

Si dovrà decidere se "Cancellare le copie non lette del messaggio" o "Cancellare le copie non lette e sostituirle con un nuovo messaggio". Si può anche scegliere di ricevere un messaggio di conferma se il richiamo è andato a buon fine. Si consiglia di selezionare la casella se si desidera ricevere la conferma, poiché potrebbe essere l'unico modo per sapere se l'operazione funziona.

Se si è scelto di sostituire il messaggio, si aprirà una nuova finestra con il messaggio. Apportare le modifiche necessarie, quindi fare clic su "Invia" quando si è pronti per l'invio.

5. Cercare conferme

Se vi siete iscritti alla notifica, vedrete un messaggio che vi informerà dell'accaduto, indicando a chi è stata inviata l'e-mail originale, l'oggetto e l'ora in cui è stata inviata. Vedrete se il ritiro è andato a buon fine, insieme alla data e all'ora del ritiro.

Cosa serve perché il richiamo funzioni

Quindi, se le stelle sono allineate, il richiamo di un'e-mail funziona? Ad essere onesti, è un gioco da ragazzi. Detto questo, è possibile, quindi diamo un'occhiata a ciò che deve accadere perché il richiamo di un'e-mail abbia successo.

App di Outlook

Il primo requisito è che si utilizzi l'applicazione desktop Microsoft Outlook. Non sarà possibile richiamare dall'interfaccia web di Microsoft.

Microsoft Exchange

Dovete utilizzare un sistema di posta elettronica Microsoft Exchange. Voi e il destinatario dovete trovarvi sullo stesso server Exchange. Se si tratta di una situazione di lavoro, è probabile che vi troviate sullo stesso server Exchange dei vostri colleghi. Ciò significa che potrebbe funzionare per loro, ma non per i colleghi esterni alla vostra azienda.

Messaggi aperti

Il richiamo funziona solo se il destinatario non ha ancora aperto l'e-mail. Una volta aperta, è troppo tardi: è stata scaricata nella sua casella di posta locale.

Configurato per ignorare la richiesta

Outlook può essere configurato in modo che i messaggi non possano essere richiamati dalla posta in arrivo. Se questo è il caso del vostro destinatario, il richiamo non funzionerà.

Posta reindirizzata

Se la persona a cui si sta inviando l'e-mail ha impostato delle regole per spostare i messaggi in altre cartelle e tali regole includono il vostro messaggio, il richiamo non funzionerà. Funziona solo quando il messaggio non è stato letto e rimane nella posta in arrivo della persona.

Prevenire l'invio di e-mail che devono essere richiamate

Come abbiamo visto, un messaggio di Outlook può essere ritirato, ma c'è una buona probabilità che il richiamo non vada a buon fine. Il modo migliore per affrontare i messaggi di posta elettronica spiacevoli è quello di non inviarli. Sembra semplice, ma so che non lo è. In realtà, succede a tutti noi, ma ci sono alcune cose che possiamo fare per evitare di inviarli.

Il metodo seguente può sembrare strano, ma è utile: è possibile configurare Outlook in modo che abbia un ritardo prima dell'invio del messaggio di posta elettronica. Ciò significa che quando si preme il pulsante di invio, il messaggio rimane nella posta in uscita per un periodo di tempo prestabilito prima di essere inviato. In questo modo si ha la possibilità di eliminare/annullare i messaggi di posta elettronica prima che vengano effettivamente inviati. Per le istruzioni su come farlo, consultare questo articolo di Microsoft.

A mio parere, la cosa migliore da fare è rivedere o correggere accuratamente ciò che si è scritto prima di inviarlo. So che a volte si va di fretta, ma l'autocorrezione catturerà il 95% degli errori. Se non siete bravi a correggere le bozze, provate un correttore grammaticale come Grammarly, che può essere utilizzato per rivedere il testo in Outlook.

Rileggere più volte l'e-mail può evitare molti problemi, assicurandovi di sapere cosa state inviando. Non dimenticate di controllare l'elenco dei destinatari (anche l'elenco CC) e l'oggetto, perché è qui che spesso si verificano i problemi.

Per quanto riguarda l'e-mail sgradevole che vi siete pentiti di aver inviato al vostro collega, il discorso può essere un po' diverso. Ho scoperto che la cosa migliore da fare in questo caso è scrivere prima il messaggio. Non indirizzatelo ancora a nessuno, perché non volete inviarlo per sbaglio.

Una volta scritto, rileggetelo. Poi allontanatevi dal computer o almeno da Outlook. Tornate a rileggerlo circa 15-20 minuti dopo. Siete soddisfatti di ciò che avete detto? È così che volete comunicare alla persona?

Allontanarsi vi dà la possibilità di evitare quella reazione a caldo in cui dite cose di cui poi vi pentite. Questo vi permetterà anche di rivedere il testo se vi viene in mente un modo più calmo per spiegare il vostro problema.

Se ritenete che il vostro messaggio sia troppo duro o non appropriato, potete sempre cancellarlo e scriverne uno nuovo in un secondo momento. Se siete davvero pronti a inviarlo, compilate il campo "A" con il nome del destinatario e speditelo. Questo processo vi dà almeno la possibilità di calmarvi e di assicurarvi che state prendendo una decisione razionale.

Parole finali

Se siete in difficoltà a causa di un'e-mail che vi siete pentiti di aver inviato, è possibile che la funzione di richiamo di Outlook vi aiuti a rimuovere l'e-mail prima che i destinatari la leggano.

Questa funzione non è assolutamente affidabile, poiché sono molte le variabili che la fanno funzionare. È probabile che la persona legga il messaggio prima che possiate inviare la richiesta di richiamo.

La pratica migliore è prendersi il tempo necessario, correggere le e-mail e cercare di non inviare messaggi reattivi a cui non si è pensato. In altre parole, la prevenzione è il miglior rimedio per le e-mail di rammarico.