Siete sopraffatti dalla carta, stufi degli schedari e della scrivania ingombra? Forse state leggendo questo articolo perché avete deciso che è arrivato il momento di non usare più la carta. Non potrete mai eliminare del tutto la carta dal vostro ufficio, ma potete facilmente creare una versione elettronica di tutti i vostri documenti. I vostri documenti saranno più facilmente accessibili, più facilmente reperibili e più facilmente condivisibili. Per iniziare, dovretebisogno di uno scanner per documenti di qualità.

Gli scanner per documenti sono progettati per scansionare rapidamente documenti di più pagine e trasformarli in documenti elettronici ricercabili. In genere sono dotati di alimentatori di fogli affidabili che possono contenere decine di pagine di carta, possono scansionare entrambi i lati di una pagina contemporaneamente e vengono forniti con un software in grado di salvare tutte le pagine in un PDF ricercabile.

Molti di essi sono ora wireless, quindi non devono rimanere sulla scrivania legati al computer, e possono eseguire scansioni su più postazioni, tra cui computer, dispositivi mobili e cloud.

ScanSnap iX1500 di Fujitsu è considerato da molti il miglior scanner per documenti disponibile sul mercato. Io sono d'accordo e ne ho uno nel mio ufficio. È veloce e affidabile e il suo ampio touchscreen consente di scansionare documenti lunghi in diverse posizioni senza l'ausilio di un computer.

Per l'uso mobile, il Doxie Q È leggera e minuscola, alimentata a batteria, offre un alimentatore di fogli di base, può connettersi in modalità wireless ai dispositivi e persino eseguire scansioni su una scheda SD senza bisogno di altri dispositivi.

La maggior parte degli utenti sarà perfettamente soddisfatta scegliendo uno di questi scanner (o entrambi), ma non sono le uniche opzioni disponibili. Abbiamo incluso una serie di altri scanner altamente valutati che potrebbero fare al caso vostro. Continuate a leggere per scoprire qual è il migliore per voi.

Perché fidarsi di me per questa guida all'acquisto?

Ho vissuto le tue stesse difficoltà con le scartoffie. Sei anni fa avevo vassoi, cassetti e scatole piene di documenti e non era sempre facile trovare il documento giusto. Ero un'appassionata di Evernote e da un po' di tempo stavo pensando di non usare più la carta. Dopo aver fatto qualche ricerca, ho acquistato il Fujitsu ScanSnap S1300i.

Prima di immergermi nella scansione di tutte quelle pagine, ho trascorso un po' di tempo a sperimentare le impostazioni e a capire cosa volevo. Alla fine ho configurato il software in dotazione per creare PDF multipagina, eseguire l'OCR in modo che i PDF fossero ricercabili e inviarli direttamente a Evernote. La scansione in questo modo è stata veloce e senza sforzo ed è avvenuta premendo un pulsante sullo scanner.

Poi è arrivato il lavoro duro: mesi di scansione. L'ho fatto nel tempo libero, di solito pochi minuti alla volta, a volte più a lungo. Ho avuto pochissimi problemi. A volte una pagina si inceppava (a causa di una graffetta o di uno strappo), ma una volta sbloccata la macchina la scansione continuava dal punto in cui si era verificato l'inceppamento. Non dovevo ricominciare da capo. Nel complesso, il processo è stato molto fluido.

Una volta scannerizzati, ho eliminato la maggior parte dei documenti. Alcuni documenti finanziari dovevano essere conservati per diversi anni per motivi legali, quindi li ho messi in buste grandi e chiaramente etichettate e li ho archiviati. Ho conservato alcuni documenti per motivi sentimentali. Tutti i nuovi documenti sono stati scannerizzati man mano che arrivavano, ma ho cercato di ridurre al minimo questa operazione assicurandomi che le mie bollette e altra corrispondenzami sono stati inviati via e-mail.

La possibilità di accedere ai miei documenti e di organizzarli in modo digitale ha fatto un'enorme differenza. Quest'anno ho quindi deciso di passare al Fujitsu ScanSnap iX1500.

Ecco perché:

• Il suo vassoio per i documenti può contenere un maggior numero di fogli, quindi posso iniziare più facilmente alcuni progetti di scansione su larga scala, tra cui una vasta collezione di manuali di formazione dei corsi che ho frequentato.
• È wireless, quindi non deve stare sulla mia scrivania.
• Posso posizionarlo in un luogo più accessibile, in modo che altri membri della famiglia possano usarlo.
• Poiché è senza fili, possono scannerizzare direttamente sui loro telefoni, così non devo inviare loro le scansioni dal mio computer.
• Poiché è in grado di eseguire scansioni direttamente nel cloud, non sono necessari computer o dispositivi: si tratta di una soluzione all-in-one.

Per completare la mia esperienza nell'uso di scanner per documenti, ho controllato attentamente anche altri scanner, tenendo conto dei test di settore e delle recensioni degli utenti. Spero che questa carrellata vi aiuti a fare la vostra scelta di uno scanner per documenti.

Miglior scanner per documenti: i vincitori

Scelta migliore: Fujitsu ScanSnap iX1500

Il Fujitsu ScanSnap iX1500 È senza fili, ha un ampio schermo touchscreen che lo rende facile da usare e offre una scansione fronte/retro a colori molto veloce, fino a 50 fogli alla volta. Le scansioni vengono elaborate in modo da risultare addirittura migliori del documento originale e il software in dotazione crea file PDF multipagina ricercabili.

A colpo d'occhio:

• Alimentatore fogli: 50 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 30 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, USB
• Peso: 7,5 lb, 3,4 kg

Lo ScanSnap iX1500 è quasi universalmente considerato il miglior scanner per documenti disponibile, anche se piuttosto costoso. Gli unici a non apprezzarlo sono gli utenti del modello precedente, lo ScanSnap iX500.

Molti di questi utenti ritengono che lo scanner precedente fosse più robusto e che la pressione di un singolo pulsante fosse più semplice rispetto al nuovo touchscreen. Di conseguenza, molti di loro hanno assegnato all'iX1500 una valutazione di una stella, a mio parere piuttosto ingiusta.

Sebbene l'iX500 sia ormai fuori produzione, è ancora disponibile per l'acquisto ed è incluso come opzione qui sotto. È migliore dell'iX1500 sotto ogni punto di vista? Assolutamente no, e molti utenti sono entusiasti dell'aggiornamento. Il nuovo schermo touchscreen da 4,3 pollici lo rende più facile da usare e, se si esegue la scansione direttamente sul cloud, funziona come un dispositivo autonomo senza bisogno di un computer.

Perché lo ScanSnap iX1500 è così popolare? Ha un'eccellente combinazione di velocità, funzioni e facilità d'uso. È veloce, scansiona entrambe le facciate fino a 30 pagine al minuto (anche se i tre scanner elencati di seguito sono più veloci) e la scansione è silenziosa. 50 fogli di carta trovano posto nell'affidabile alimentatore automatico di documenti e la connessione tramite Wi-Fi al computer o al dispositivo mobile è semplicissima.

Il software in dotazione migliora automaticamente la scansione, rimuove le pagine vuote e offre l'opzione OCR.

Lo scanner rileva automaticamente il formato della carta e se è a colori o in bianco e nero, ruota automaticamente la scansione se la carta è posizionata nel modo sbagliato e può anche decidere le impostazioni di qualità dell'immagine richieste dal documento.

Il modo più semplice per farlo è creare più profili di scansione che predefiniscono le impostazioni di scansione e la destinazione del documento scansionato. Sul touchscreen dello scanner è disponibile un'icona per ogni profilo, per la massima comodità. Lo scanner è piuttosto compatto e disponibile in bianco o nero.

Non viene fornito con un manuale d'uso, anche se è disponibile online. Mi piace in particolare la dettagliata sezione "Usi" che spiega in dettaglio come utilizzare lo scanner per un lungo elenco di applicazioni, tra cui la condivisione di documenti, la scansione di riviste, la creazione di un album fotografico, l'organizzazione di cartoline e la scansione di buste e ricevute.

Ma lo scanner non è perfetto. Alcuni utenti sottolineano che le immagini perdono un po' di qualità, ed è vero, dopotutto non è uno scanner fotografico. Alcuni utenti hanno segnalato dei bug nel software in dotazione, ma la maggior parte di questi sembra essere stata risolta con gli aggiornamenti successivi. Sto ancora aspettando che il supporto tecnico mi aiuti con un problema relativo al salvataggio su cloud, e sembra che non sia l'unico. Ma sono fiducioso diun risultato positivo.

La maggior parte degli utenti sembra entusiasta dello scanner. L'iX1500 è piuttosto resistente e un utente ha aggiornato la sua recensione dopo un anno per segnalare che tutto funziona ancora in modo affidabile: motori, rulli, alimentatori e software. Riesce a prendere un lavoro complesso e a renderlo il più semplice e veloce possibile.

Leggete la mia recensione completa dello ScanSnap iX1500 se volete saperne di più su questo scanner.

Il più portatile: Doxie Q

Se siete alla ricerca di uno scanner per uso portatile, vi raccomando il modello Doxie Q La batteria ricaricabile è in grado di gestire 1.000 scansioni per ogni carica, quindi non è necessario portare con sé un cavo di alimentazione. Inoltre, è possibile salvare le scansioni direttamente nella memoria SD da 8 GB, senza dover accendere il computer.

Se si desidera utilizzare il computer o il dispositivo iOS, lo scanner è wireless, quindi non è necessario portare con sé un cavo USB, e l'ADF a ribalta consente di acquisire documenti fino a otto pagine.

A colpo d'occhio:

• Alimentatore fogli: 8 fogli,
• Scansione fronte/retro: No,
• Velocità di scansione: 8 ppm (su un solo lato),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, USB,
• Peso: 1,81 lb, 0,82 kg.

Doxie Q è sottile e compatto ed è lo scanner che sceglierei se dovessi fare molte scansioni in viaggio, lontano dall'ufficio. È stato progettato specificamente per l'uso mobile e non dovrete portare con voi un cavo di alimentazione, un cavo USB e nemmeno un computer.

Per impostazione predefinita, le scansioni vengono inviate direttamente a una scheda di memoria, il che è ottimo per l'uso mobile, ma significa anche che dovrete eseguire l'OCR sul computer in un secondo momento, come passaggio aggiuntivo. Se preferite, potete anche eseguire le scansioni sul computer via USB attivando la scansione connessa, ma anche in questo caso eseguite un'importazione automatica dalla scheda SD anziché eseguire la scansione direttamente sul computer.

Per l'uso portatile, questo scanner sembra quasi l'ideale, ma sono stati fatti alcuni compromessi per ottenere la sua portabilità. È lento - quasi un quarto della velocità del nostro scanner vincente qui sopra - ha un alimentatore automatico di documenti piuttosto limitato e non può eseguire la scansione fronte/retro. L'uso richiede più tempo e impegno, ma è possibile farlo in viaggio senza nemmeno accendere il computer.

Per uno scanner portatile, questo sembra ragionevole, ma non se si tratta dell'unico scanner. Il Doxie Q è troppo lento se si desidera utilizzarlo regolarmente anche in ufficio.

Se volete uno scanner in grado di fare tutto, vi consiglio il Fujitsu ScanSnap S1300i o il Brother ADS-1700W. Sono più veloci e possono scansionare entrambi i lati della pagina contemporaneamente, pur rimanendo abbastanza portatili. Ma non funzionano a batteria e l'S1300i non offre una connessione wireless: dovrete accendere il computer e collegare lo scanner a una porta USB.

Altri ottimi scanner per documenti

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Anche se ora non è più in produzione, il ScanSnap iX500 Pur avendo un solo pulsante e senza touchscreen, molti utenti ne apprezzano la semplicità e la flessibilità: premendo brevemente si esegue un tipo di scansione diverso da quello premuto a lungo. Alcuni utenti ritengono che questo scanner abbia un aspetto migliore e sia più robusto del suo successore, l'iX1500 (sopra).

A colpo d'occhio:

• Alimentatore fogli: 50 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 25 ppm,
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, USB
• Peso: 6,6 lb, 2,99 kg.

A parte la mancanza del touchscreen, l'iX500 è molto simile all'iX1500: ha lo stesso alimentatore da 50 fogli, la stessa risoluzione di 600 dpi, le stesse interfacce Wi-Fi e USB e un design compatto. Scansiona un po' più lentamente (ma sempre in fronte/retro) e consente di impostare profili di scansione, anche se non troverete un'icona per ciascuno di essi sullo scanner.

Gli utenti la definiscono un cavallo di battaglia. È disponibile dal 2013, quindi ci sono state molte occasioni per testarne la durata, e alcuni utenti scansionano centinaia di pagine al giorno. Sembra che sia la preferita negli studi legali, dove il personale deve gestire una quantità pazzesca di documenti. Uno studio legale ne ha acquistata una nel 2013, e quando è morta nel 2017 ne ha comprata subito un'altra.

Un altro utente ne ha acquistato uno per un progetto di scansione che pensava avrebbe richiesto settimane e che invece è stato portato a termine in un giorno, non solo per la velocità dello scanner, ma anche per la facilità d'uso.

Ma a giudicare dai commenti di alcuni utenti, sembra che l'impostazione del Wi-Fi non sia così semplice come con l'iX1500. Alcuni utenti hanno trovato il software più difficile da configurare di quanto si aspettassero, e questi utenti provengono sia dal campo Windows che da quello Mac. Ma una volta che il software ScanSnap è stato configurato, il tempo che intercorre tra la pressione del pulsante di scansione e l'ottenimento di un PDF multipagina ricercabile tende ad essere significativamente più veloce rispetto a quello del software ScanSnap.stampanti di altri produttori.

2. RavenScanner Originale

Il RavenScanner originale È uno scanner molto apprezzato con molte caratteristiche in comune con il nostro vincitore. Ha un ampio touchscreen per la scansione senza computer, un alimentatore di documenti da 50 fogli, una risoluzione massima di 600 dpi e funziona sia in modalità wireless che via cavo (ma utilizza Ethernet anziché USB). La sua velocità di scansione, tuttavia, è quasi la metà di quella del nostro vincitore.

A colpo d'occhio:

• Alimentatore fogli: 50 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 17 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, Ethernet,
• Peso: 6,17 lb, 2,8 kg.

Come lo ScanSnap iX1500, il RavenScanner è in grado di inviare i documenti scansionati a diverse postazioni, tra cui il cloud, ma anche di inviarli via e-mail o fax direttamente dallo scanner e di salvarli su un'unità flash collegata. È anche possibile eseguire la modifica di base dei documenti utilizzando il touchscreen da 7 pollici.

Questo scanner è un prodotto nuovo per il 2019, quindi è difficile valutarne la resistenza all'uso a lungo termine. Finora gli utenti sembrano molto soddisfatti e lo scanner ha il punteggio più alto di tutti quelli presenti in questa recensione, ma non ha ancora un numero sufficiente di recensioni per attribuirgli un peso eccessivo. Gli utenti amano la possibilità di eseguire scansioni senza computer e lo paragonano molto positivamente agli scanner Fujitsu.

Se siete alla ricerca di qualcosa di più potente e siete disposti a pagare di più, l'azienda offre anche uno scanner più costoso con specifiche migliori, il modello RavenScanner Pro Ha un touchscreen da 8 pollici, un alimentatore da 100 fogli e può scansionare 60 pagine al minuto.

3. Epson DS-575

Il Epson DS-575 L'aspetto è simile a quello del nostro vincitore quando è chiuso, ma ha una serie di pulsanti e luci al posto del touchscreen. Ha anche specifiche simili, tra cui una velocità di scansione leggermente superiore. Sebbene sia in circolazione da più tempo rispetto all'iX1500, non ha guadagnato la stessa trazione sul mercato.

A colpo d'occhio:

• Alimentatore di fogli: 50 fogli, 96 recensioni,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 35 ppm (fronte/retro)
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, USB,
• Peso: 8,1 lb, 3,67 kg.

L'Epson DS-575 ha più cose in comune con il vecchio ScanSnap iX500 che con il nuovo iX1500. Offre connettività wireless o USB, consente di eseguire scansioni su computer, dispositivi mobili o cloud, include un alimentatore da 50 fogli e tempi di scansione fronte/retro molto rapidi. È possibile creare profili per diversi tipi di scansioni, ma non dispone di un touchscreen, rendendo l'utente più dipendente dal computer o dal dispositivo.quando si scelgono le opzioni di scansione.

Le recensioni dei consumatori sono generalmente positive. Gli utenti hanno trovato il software più facile da installare rispetto a quello di Fujitsu, anche se si sono lamentati di doverlo scaricare, ma meno performante una volta installato. Gli utenti hanno anche riscontrato che il recupero da un inceppamento della carta non è così indolore come quando si usa uno ScanSnap, anche se fortunatamente gli inceppamenti sembrano piuttosto rari, e le scansioni in bianco e nero non sono della stessa qualità di quelle a colori.

Un'altra alternativa molto simile di Epson è il modello ES-500W Ha specifiche identiche e un design molto simile, ma è nero anziché bianco. Un problema della linea di scanner Epson è la mancanza di differenziazione. Questi scanner sono così simili che è difficile capire perché scegliere uno piuttosto che l'altro. Le versioni non wireless di entrambi gli scanner sono disponibili anche a un prezzo ridotto.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

Il S1300i è il fratello minore dello ScanSnap iX1500. Ha una velocità dimezzata e deve essere collegato al computer per funzionare. È più potente del Doxie Q, ma non è altrettanto portatile. Ne ho usato uno per scansionare migliaia di fogli per diversi anni e non ho mai avuto un problema.

A colpo d'occhio:

• Alimentatore fogli: 10 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 12 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: USB,
• Peso: 3,09 lb, 1,4 kg.

Sebbene non sia così veloce come il nostro vincitore, 12 pagine fronte/retro al minuto non sono male (ma si noti che la velocità scende a sole 4 ppm quando si utilizza l'alimentazione USB, quindi per i lavori di scansione più grandi è sicuramente consigliabile collegarsi alla rete elettrica).un'ottima alternativa.

L'alimentatore di documenti contiene solo 10 pagine, ma a volte sono riuscito a inserirne di più. E per i documenti molto grandi, sono riuscito ad aggiungere altre pagine durante la scansione dell'ultimo foglio per produrre un singolo PDF multipagina che contiene tutte le pagine.

Il funzionamento con un solo pulsante è stato abbastanza intuitivo e ho potuto creare una serie di profili di scansione sul mio computer, ma non ho potuto selezionarli dallo scanner, come invece è possibile fare con l'iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compatto

Per uno scanner portatile, il Brother ADS-1700W È dotato di molte funzioni: ha un touchscreen da 2,8 pollici, connettività wireless e un alimentatore automatico di documenti da 20 fogli. È in grado di eseguire scansioni fronte/retro alla velocità di 25 ppm (significativamente più veloce degli altri scanner portatili che abbiamo trattato).

Non ha una batteria come il Doxie Q o funziona con l'alimentazione USB come lo ScanSnap S1300i.

A colpo d'occhio:

• Alimentatore fogli: 20 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 25 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, micro-USB,
• Peso: 3,3 lb, 1,5 kg.

Come per lo ScanSnap iX1500, è possibile creare scorciatoie per tipi specifici di scansioni, che verranno visualizzate come icone sul touchscreen. È possibile eseguire scansioni direttamente su memoria flash USB, quindi senza computer.

In alternativa, è possibile eseguire la scansione direttamente sul computer o sul dispositivo mobile. Tuttavia, gli utenti sono rimasti sorpresi nel constatare che lo scanner non è in grado di eseguire scansioni direttamente su cloud, FTP o e-mail senza l'ausilio di un computer. Il sito Web ufficiale sembra essere un po' fuorviante.

La velocità di scansione è nettamente superiore a quella di altri scanner portatili e l'alimentatore automatico di documenti può contenere 20 fogli, anche in questo caso meglio della concorrenza. Si tratta quindi di uno scanner eccellente se si desidera utilizzarlo sia in ufficio che in viaggio. Sebbene sia necessario portare con sé un cavo di alimentazione, la connessione Wi-Fi rende opzionale il trasporto di un cavo micro-USB.

Sebbene il Doxie Q offra la migliore esperienza portatile - non è necessario collegarsi alla rete elettrica o portare con sé un computer - l'ADS-1700W è la scelta migliore per gli utenti che privilegiano una scansione più veloce e un alimentatore di documenti di maggiore capacità, ma bisogna tenere presente che è due volte più pesante e che è necessario portare con sé un cavo di alimentazione.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Passiamo ad alcune opzioni più costose. Il Brother ADS-2800W è più grande e più pesante del nostro vincitore, ma offre una scansione più veloce da 40 ppm e la possibilità di scegliere tra Wi-Fi, Ethernet e USB. È progettato per gruppi di lavoro medio-piccoli e supporta le destinazioni di scansione più rilevanti per questo ambiente, come cartelle di rete, FTP, SharePoint e unità di memoria flash USB.

A colpo d'occhio:

• Alimentatore fogli: 50 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 40 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Peso: 10,03 lb, 4,55 kg.

Come lo ScanSnap iX1500, l'ADS-2800 consente di eseguire scansioni verso una serie di destinazioni direttamente dal touchscreen da 3,7 pollici del dispositivo (leggermente più piccolo). L'immagine scansionata viene ottimizzata rimuovendo i fori, pulendo i bordi e rimuovendo il rumore di fondo.

Tuttavia, nonostante la velocità di scansione, un utente si è sentito frustrato per il tempo necessario a elaborare il documento dopo la scansione. Ha riferito che un documento di 26 pagine ha richiesto 9 minuti e 26 secondi, e lo scanner era inutilizzabile durante questo tempo. Sembra che stesse usando un computer potente e non sono sicuro che sia stato coinvolto un errore dell'utente.

Il software sembra più limitato rispetto a quello di Fujitsu. Ad esempio, quando si avviano le scansioni dal touchscreen, solo un computer può essere la destinazione. Per inviare le scansioni ad altri computer è necessario avviare la scansione da quel computer.

Se desiderate una maggiore potenza e siete disposti a pagarla, prendete in considerazione il modello Fratello I mageCenter ADS-3000N. Offre una scansione ancora più veloce da 50 ppm ed è progettato per gruppi di lavoro medio-grandi, ma non dispone di touchscreen né supporta il Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Gli scanner della serie ScanSnap di Fujitsu sono progettati per l'ufficio domestico. fi-7160 Il prezzo è decisamente più alto, ma ha un alimentatore di documenti che può contenere 80 pagine (invece di 50) e scansiona a 60 ppm (invece di 30). Tuttavia, il dispositivo è più grande e più pesante e non dispone di un touchscreen.

A colpo d'occhio:

• Alimentatore fogli: 80 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 60 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: USB,
• Peso: 9,3 lb, 4,22 kg.

Questo scanner è stato progettato per consentire a un gruppo di lavoro di eseguire la scansione di documenti multipagina di grandi dimensioni in modo più rapido che mai. Per raggiungere questo obiettivo, offre una velocità di scansione più elevata e un alimentatore di documenti più grande rispetto a qualsiasi altro scanner di cui ci occupiamo, ed è in grado di gestire ben 4.000 scansioni al giorno. Se il vostro obiettivo è quello di adottare un approccio senza fronzoli per completare un lavoro di scansione di grandi dimensioni, il fi-7160 è una buona scelta.

Ma questa potenza ha un costo: questo scanner non offre connettività wireless o touchscreen. Dovrete tenere la stampante collegata alla porta USB di un computer dell'ufficio e selezionare le opzioni di scansione dal software in dotazione su quel computer.

Gli utenti lo ritengono uno scanner solido per l'elaborazione di grandi volumi di carta su un'unica scrivania, ad esempio in uno studio legale, e molti uffici acquistano più unità. La qualità dell'output è molto elevata e, con la giusta configurazione, è normalmente possibile avviare una scansione semplicemente premendo il pulsante sulla macchina.

Perché passare alla carta?

"Dov'è quel documento?" "Perché la mia scrivania è così ingombra?" "Si archivia in ordine alfabetico?" "Può fotocopiarlo per me?" "Credo sia a pagina 157" "Mi dispiace, ho lasciato il documento a casa".

Sono sei cose che non dovrete mai dire una volta che avrete eliminato la carta. Ogni azienda dovrebbe prenderla in considerazione. Ecco sei buoni motivi:

• Si risparmia spazio. Potrete accedere a tutti i vostri documenti dal computer o da un dispositivo mobile e non avrete pile di carta sulla scrivania o una stanza piena di schedari.
• Ricerca. È possibile trovare più facilmente le informazioni desiderate, cercando il file desiderato e, se è stato eseguito il riconoscimento ottico dei caratteri, anche il testo all'interno del file.
• Accesso in qualsiasi momento e ovunque. Potete accedere a tutti i vostri documenti dal computer e portarli con voi su un dispositivo mobile.
• Organizzazione del documento. Utilizzate il file system per organizzare e sincronizzare i documenti, oppure inseriteli in un sistema di gestione dei documenti come Confluence, Microsoft SharePoint o Adobe Document Cloud per una maggiore flessibilità.
• Condivisione e comunicazione. I documenti digitali possono essere consultati da chiunque nel vostro ufficio e facilmente condivisi con altri tramite e-mail e vari servizi cloud.
• Sicurezza. I documenti digitali possono essere facilmente sottoposti a backup, protetti da password e archiviati su supporti sicuri.

Cosa bisogna sapere in anticipo per passare alla carta bianca

La scansione di tutti i documenti cartacei presenti in ufficio è un lavoro impegnativo. Non rendetelo più difficile del necessario, a cominciare dalla scelta dello strumento giusto per questo lavoro.

Probabilmente possedete già uno scanner, probabilmente uno scanner piano collegato a una stampante economica. Potreste essere tentati di iniziare con quello scanner, ma probabilmente ve ne pentirete. Posizionare manualmente ogni pagina sullo scanner e scansionare lentamente un lato alla volta è una ricetta per la frustrazione. È più probabile che vi arrendiate piuttosto che finire. Un lavoro che richiederebbe pochi secondi con lo scanner giusto vi richiederàore.

Uno scanner per documenti è progettato per scansionare rapidamente documenti multipagina di grandi dimensioni. È dotato di un alimentatore di documenti che consente di scansionare fino a 50 pagine alla volta e in genere scansiona entrambi i lati del foglio contemporaneamente (scansione fronte/retro). Il software in dotazione li memorizza come PDF multipagina ed esegue il riconoscimento ottico dei caratteri per renderli ricercabili, il tutto in tempo reale.

Ma è utile avere a portata di mano anche altri tipi di scanner: uno scanner fotografico è in grado di lavorare con maggiore precisione con le immagini, mentre uno scanner piano è in grado di gestire meglio i materiali rilegati e la carta delicata. Un'app di scansione sul telefono vi consentirà di scansionare la ricevuta di un ristorante lì per lì, invece di dovervi ricordare di farlo in un secondo momento.

Una volta scannerizzati tutti i documenti, teneteli sotto controllo man mano che arrivano nuovi documenti e cercate di fermare l'ondata. Se c'è la possibilità di ricevere i documenti in formato elettronico, approfittatene!

Come abbiamo scelto i migliori scanner per documenti

Valutazioni positive dei consumatori

Ho scansionato documenti per anni, ma ho avuto esperienza reale solo con due scanner, quindi ho bisogno di attingere a una gamma più ampia di esperienze. In questa recensione ho preso in considerazione i test del settore e le recensioni dei consumatori.

I test condotti da esperti del settore forniscono un quadro dettagliato di ciò che ci si può aspettare da uno scanner. Ad esempio, Wirecutter ha trascorso 130 ore a ricercare e testare una serie di scanner nel corso di diversi anni. Le recensioni dei consumatori sono altrettanto utili. Chi ha acquistato uno scanner con il proprio denaro tende a essere onesto e sincero sulle proprie esperienze positive e negative.

In questa carrellata abbiamo incluso gli scanner con una valutazione dei consumatori pari o superiore a 3,8 stelle, preferibilmente con recensioni lasciate da centinaia di utenti.

Con o senza fili

Tradizionalmente, uno scanner di documenti viene collocato sulla scrivania e collegato a una delle porte USB del computer. In molte situazioni questa soluzione funziona perfettamente ed è stata la mia configurazione per molti anni.

Quando uno scanner viene utilizzato da più persone, è opportuno scegliere un modello wireless che possa essere collocato in una posizione centrale ed eseguire scansioni su più postazioni, compresi i dispositivi mobili o addirittura direttamente sul cloud.

Scansione rapida di più pagine

Come passo iniziale, molte persone hanno un enorme arretrato di documenti che devono essere scansionati. Questa è stata certamente la mia esperienza. In questo caso, uno scanner veloce può farvi risparmiare settimane di lavoro.

Scegliete uno scanner con un alimentatore automatico di documenti (ADF) che vi permetta di scansionare fino a 50 fogli alla volta, particolarmente utile per documenti molto lunghi in cui si prevede di ottenere un PDF di più pagine. Cercate anche velocità di scansione elevate (misurate in pagine al minuto, o ppm) e la possibilità di scansionare entrambi i lati del foglio contemporaneamente.

Portabilità

Se il vostro lavoro vi porta lontano dall'ufficio per giorni interi, potreste acquistare uno scanner più portatile. Molti degli scanner per documenti più portatili non dispongono di un alimentatore di fogli: sono adatti per la scansione di una sola pagina alla volta, ma diventano frustranti con lavori più grandi.

Per questo motivo in questa raccolta abbiamo incluso solo scanner portatili con ADF. Se volete acquistare un secondo scanner per questo scopo, vi consiglio il Doxie Q. Se invece preferite acquistare un solo scanner per l'ufficio e per i viaggi, il Fujitsu ScanSnap S1300i o il Brother ADS-1700W offrono un migliore equilibrio di funzioni.

Ci sono altri buoni scanner per documenti che meritano di essere inseriti in questo elenco consigliato? Fateci sapere la vostra opinione.