आपने अभी-अभी अपने सहकर्मियों को एक अत्यावश्यक ईमेल लिखना समाप्त किया है, और आप उसे भेजने की जल्दी में हैं—ठीक करने का समय नहीं है। आप भेजें बटन दबाएं। फिर, इसके तुरंत बाद, अहसास हिट होता है: आपने अपनी पूरी समूह जानकारी भेज दी है जिसे उन्हें नहीं देखना चाहिए। गप ।

आप क्या करते हैं? यदि आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, और आपके प्राप्तकर्ता आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, और आप जल्दी से कार्रवाई करते हैं, तो हो सकता है कि किसी के देखे बिना आप संदेश को याद कर सकें।

यह एक लंबा शॉट हो सकता है - लेकिन मैं' मैंने इसे काम करते देखा है। इसे आजमाने के लिए तैयार हैं? यह जानने के लिए पढ़ें कि कैसे।

मुझे याद करने की आवश्यकता क्यों होगी?

मैं कभी-कभी संवेदनशील जानकारी के साथ काम करता हूं, और मैंने इसे गलत व्यक्ति को भेजने की गलती की है। यह शायद सबसे खराब स्थिति है क्योंकि संदेश को वापस बुलाना हमेशा काम नहीं करता। जब निजी डेटा की बात आती है तो आपको निश्चित रूप से इस पर भरोसा नहीं करना चाहिए। हम नीचे एक नज़र डालेंगे कि कब वापस बुलाना काम करता है और क्या नहीं।

दूसरी ओर, टाइपो के साथ मेल भेजना कोई बड़ी बात नहीं है। हाँ, यह शर्मनाक है, लेकिन यह दुनिया का अंत नहीं है। इससे आपको अंदाजा भी हो सकता है कि जब आप उन्हें भेजते हैं तो वास्तव में आपके संदेशों को कौन पढ़ता है। रिकॉल संभवतः आपको व्याकरण की आपदा से उबरने में मदद कर सकता है - लेकिन फिर से, इस पर भरोसा न करें।

यहां एक डोज है: यदि आप किसी से परेशान या नाराज हैं और पल की गर्मी में, उन्हें लिखें एक कटु, अनफ़िल्टर्ड, आहत करने वाला संदेश—ऐसा संदेश जो टूट जाता हैरिश्तों। यह आपको आहत लॉकर में डाल सकता है, चाहे वह बॉस, सहकर्मी, मित्र या महत्वपूर्ण अन्य हो। मेरे साथ ऐसा हुआ है—मैं वास्तव में चाहता हूं कि मेरे पास तब रिकॉल बटन होता!

कभी-कभी हम संदेश को संबोधित करते समय ऑटो-फिल पर ध्यान नहीं दे रहे होते हैं और बहुत देर हो जाने पर पता चलता है कि यह गलत व्यक्ति। मुझे किसी और के लिए ईमेल मिले हैं; यह सब समय होता है। यदि आप भाग्यशाली हैं, तो एक रिकॉल काम कर सकता है और आपको अपनी गलती से बचा सकता है।

मुझे यकीन है कि ऐसी अन्य स्थितियां हैं जिनके बारे में मैं नहीं सोच रहा हूं, लेकिन आपको तस्वीर मिल गई है। एक मेल भेजना आसान है जो आप चाहते हैं कि आपने नहीं भेजा था। आइए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक एप्लिकेशन के भीतर ईमेल को याद करने के तरीके पर एक नजर डालें। आउटलुक में। याद रखें कि समय एक महत्वपूर्ण कारक है। व्यक्ति द्वारा इसे खोलने से पहले आपको यह अवश्य करना चाहिए! आपके नियंत्रण से परे अन्य कारक भी हैं जो प्रक्रिया को विफल कर सकते हैं। आप उनके बारे में अगले अनुभाग में अधिक पढ़ सकते हैं।

यहां बताया गया है कि क्या करना है:

1। भेजे गए आइटम फ़ोल्डर का चयन करें

आउटलुक के बाईं ओर नेविगेशन या फ़ोल्डर फलक में, "भेजे गए आइटम" फ़ोल्डर का चयन करें।

2। भेजे गए संदेश को ढूँढ़ें

भेजे गए आइटम की सूची में, जिसे आप वापस बुलाना चाहते हैं उसे ढूँढ़ें और चुनें। इसे अपनी विंडो में खोलने के लिए डबल-क्लिक करें।

3। कार्रवाई का चयन करेंयाद करें

विंडो में, "संदेश" टैब चुनें। फिर, "मूव" सेक्शन से, "मोर मूव एक्शन" चुनें।

अब "इस संदेश को याद करें" चुनें।

4। विकल्प चुनें

आपको यह तय करना होगा कि क्या आप "संदेश की अपठित प्रतियों को हटाना" चाहते हैं या "अपठित प्रतियों को हटाएं और एक नए संदेश के साथ बदलें।" आप यह बताने के लिए एक संदेश प्राप्त करना भी चुन सकते हैं कि क्या रिकॉल सफल रहा है। यदि आप पुष्टि प्राप्त करना चाहते हैं तो बॉक्स को चेक करें। इसकी अनुशंसा की जाती है क्योंकि यह एकमात्र तरीका हो सकता है जिससे आप जान सकें कि यह काम करता है या नहीं।

"ओके" पर क्लिक करें। यदि आपने संदेश को बदलने के लिए चुना है, तो यह संदेश के साथ एक नई विंडो खोलेगा। आवश्यक परिवर्तन करें, फिर जब आप इसे भेजने के लिए तैयार हों तो “भेजें” पर क्लिक करें।

5। पुष्टि के लिए देखें

मान लें कि आपने अधिसूचना के लिए साइन अप किया है, आपको एक संदेश दिखाई देगा जो आपको बताएगा कि क्या हुआ। यह आपको बताएगा कि मूल ईमेल किसे भेजा गया था, इसका विषय और इसे कब भेजा गया था। याद करने की तिथि और समय के साथ आप देखेंगे कि क्या याद सफल रहा था। ईमेल का काम? सच कहूं तो यह एक बकवास है। उस ने कहा, यह संभव है, तो आइए एक नजर डालते हैं कि ईमेल रिकॉल के सफल होने के लिए क्या होना चाहिए।

आउटलुक ऐप

पहली आवश्यकता यह है कि आप माइक्रोसॉफ्ट का उपयोग कर रहे होंगेआउटलुक डेस्कटॉप अनुप्रयोग। आप Microsoft के वेब इंटरफ़ेस से वापस बुलाने में सक्षम नहीं होंगे।

Microsoft Exchange

आपको Microsoft Exchange मेल सिस्टम का उपयोग करना चाहिए। आपको और प्राप्तकर्ता को एक ही एक्सचेंज सर्वर पर होना चाहिए। यदि यह काम की स्थिति है, तो इस बात की संभावना है कि आप उसी एक्सचेंज सर्वर पर होंगे जिस पर आपके सहकर्मी हैं। इसका मतलब है कि यह उनके लिए काम कर सकता है, लेकिन आपकी कंपनी के बाहर किसी के साथ नहीं।

खुले संदेश

रिकॉल तभी काम करेगा जब प्राप्तकर्ता ने अभी तक ईमेल नहीं खोला है . एक बार जब वे इसे खोलते हैं, तब तक बहुत देर हो चुकी होती है। यह उनके स्थानीय इनबॉक्स में डाउनलोड किया गया है।

अनुरोध को अनदेखा करने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया

आउटलुक को कॉन्फ़िगर किया जा सकता है ताकि संदेशों को आपके इनबॉक्स से वापस नहीं लाया जा सके। यदि आपके प्राप्तकर्ता के मामले में ऐसा है, तो आपका रिकॉल काम नहीं करेगा।

रीडायरेक्ट मेल

यदि आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं, उसके पास संदेशों को अन्य फ़ोल्डरों में ले जाने के लिए नियम स्थापित हैं , और उन नियमों में आपका संदेश शामिल है, तो रिकॉल कार्य नहीं करेगा। यह केवल तभी काम करता है जब संदेश अपठित हो और व्यक्ति के इनबॉक्स में रहता है। एक अच्छा मौका है कि रिकॉल विफल हो जाएगा। खेदजनक ईमेल से निपटने का सबसे अच्छा तरीका है कि उन्हें पहले स्थान पर न भेजा जाए। यह आसान लगता है, लेकिन मुझे पता है कि ऐसा नहीं है। हकीकत में, यह हम सभी के साथ होता है, लेकिनकुछ चीजें हैं जो हम उन्हें भेजने से रोकने के लिए कर सकते हैं।

निम्न विधि अजीब लग सकती है, लेकिन यह मददगार है: आप आउटलुक को ईमेल भेजने से पहले देरी के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। इसका मतलब है कि जब आप भेजें बटन दबाते हैं, तो संदेश भेजने से पहले एक निर्धारित समय के लिए आपके आउटबॉक्स में रहता है। इससे आपको वास्तव में भेजे जाने से पहले ईमेल को हटाने/रद्द करने का मौका मिलता है। ऐसा करने के तरीके के बारे में निर्देशों के लिए, Microsoft के इस लेख पर एक नज़र डालें।

मेरी राय में, सबसे अच्छी बात यह है कि आपने जो लिखा है उसे भेजने से पहले अच्छी तरह से समीक्षा या प्रूफरीड करें। मुझे पता है कि कभी-कभी हम जल्दी में होते हैं, लेकिन सेल्फ प्रूफरीडिंग आपकी 95% गलतियों को पकड़ लेगी। यदि आप प्रूफ़रीडिंग में अच्छे नहीं हैं, तो ग्रामरली जैसे व्याकरण चेकर का प्रयास करें, जिसका उपयोग आउटलुक में आपके टेक्स्ट की समीक्षा करने के लिए किया जा सकता है।

अपने ईमेल को कई बार दोबारा पढ़ने से कई समस्याओं से बचा जा सकता है। यह सुनिश्चित करता है कि आप जानते हैं कि आप क्या भेज रहे हैं। प्राप्तकर्ता सूची (यहां तक ​​कि सीसी सूची भी) और विषय की समीक्षा करना न भूलें, क्योंकि यह वह जगह है जहां अक्सर कोई समस्या होती है।

जहां तक ​​आपके सहकर्मी को भेजे गए खराब ईमेल का सवाल है, वह थोड़ा अलग हो सकता है। मैंने पाया है कि इसके लिए सबसे अच्छी बात यह है कि पहले संदेश लिखा जाए। इसे अभी तक किसी को भी संबोधित न करें, क्योंकि आप इसे गलती से नहीं भेजना चाहते हैं।

एक बार जब आप इसे लिख लें, तो इसे फिर से पढ़ें। फिर अपने कंप्यूटर से या कम से कम आउटलुक से दूर हो जाएं। आइएलगभग 15 से 20 मिनट बाद उस पर वापस जाएँ और उसे फिर से पढ़ें। क्या आपने जो कहा उससे आप खुश हैं? क्या आप उस व्यक्ति से संवाद करना चाहते हैं?

दूर जाने से आपको पल-पल की उस गर्म प्रतिक्रिया को रोकने का मौका मिलता है जहां आप ऐसी बातें कहते हैं जिनके लिए आपको पछतावा होता है। यह आपको पाठ को संशोधित करने की भी अनुमति देगा यदि आप अपनी समस्या को समझाने के लिए एक शांत तरीके के बारे में सोच सकते हैं।

यदि आपको लगता है कि आपका संदेश बहुत कठोर है या उचित नहीं है, तो आप इसे हमेशा हटा सकते हैं और एक नया लिख ​​सकते हैं एक बाद में। यदि आप वास्तव में इसे भेजने के लिए तैयार हैं, तो प्राप्तकर्ता के नाम के साथ "टू" फ़ील्ड भरें और इसे भेज दें। यह प्रक्रिया कम से कम आपको शांत होने का मौका देती है और यह सुनिश्चित करती है कि आप एक तर्कसंगत निर्णय ले रहे हैं।

अंतिम शब्द

यदि आप किसी ऐसे ईमेल के कारण बाध्य हैं जिसे भेजने के लिए आपको खेद है, तो यह है संभव है कि आउटलुक की रिकॉल सुविधा प्राप्तकर्ताओं द्वारा इसे पढ़ने से पहले ईमेल को हटाने में आपकी मदद कर सके।

निश्चित रूप से इस सुविधा पर आपको भरोसा नहीं करना चाहिए। इसे काम करने में कई चर चलते हैं। संभावना है कि आपके द्वारा वापस बुलाने का अनुरोध भेजे जाने से पहले वह व्यक्ति इसे पढ़ लेगा।

सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपना समय लें, अपने ईमेल को प्रूफरीड करें, और कोशिश करें कि ऐसे प्रतिक्रियाशील संदेश न भेजें जिनके बारे में सोचने में आपने समय नहीं लगाया है। . दूसरे शब्दों में, पछतावे वाले ईमेल के लिए रोकथाम सबसे अच्छा उपाय है।