यदि आप अक्सर ईमेल उपयोगकर्ता हैं, तो संभवतः आपने सहकर्मियों, सहकर्मियों, मित्रों, या परिवार के ऐसे मेल देखे होंगे जिनके अंत में एक हस्ताक्षर होता है। यह उनका नाम, फोन नंबर, नौकरी का शीर्षक और अन्य प्रासंगिक जानकारी दे सकता है। एक हस्ताक्षर एक ईमेल को अत्यधिक पेशेवर बना सकता है।

जबकि अधिकांश इलेक्ट्रॉनिक संचार अब त्वरित संदेश, पाठ संदेश, वीडियो चैट या सोशल मीडिया के रूप में हैं, व्यापार की दुनिया में ईमेल का अभी भी व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। इस वजह से, एक पेशेवर दिखने वाला चिह्न होना महत्वपूर्ण है जो अलग दिखता है और दूसरों को यह बताता है कि वे किसके साथ संचार कर रहे हैं।

क्या आप एक आउटलुक उपयोगकर्ता हैं? Microsoft Outlook में एक ईमेल हस्ताक्षर बनाना अपेक्षाकृत सरल है; इसे कुछ ही मिनटों में किया जा सकता है।

अगर आपके पास पहले से एक है, और आप भूल गए हैं कि इसे कैसे बदलना है, तो हम आपको बताएंगे कि कैसे। आइए देखें कि अपना ईमेल हस्ताक्षर कैसे जोड़ें या संशोधित करें। उसके बाद, हमने इसे पेशेवर दिखने के तरीके पर कुछ नोट्स शामिल किए हैं।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में एक हस्ताक्षर जोड़ें

आउटलुक में एक हस्ताक्षर जोड़ना एक काफी सीधी प्रक्रिया है। हम इसे आउटलुक के वेब संस्करण में करेंगे, लेकिन यह आउटलुक ऐप के भीतर लगभग समान चरणों का उपयोग करके भी किया जा सकता है। इस आलेख के स्क्रीनशॉट आउटलुक के वेब संस्करण से हैं।

चरण 1: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में लॉग इन करें

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में साइन इन करें।

चरण 2 : आउटलुक सेटिंग्स खोलें

अपनी खाता सेटिंग खोलें। अपने ब्राउज़र के ऊपरी-दाएं कोने में सेटिंग आइकन पर क्लिक करके ऐसा करें।

चरण 3: "सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें" पर क्लिक करें

चरण 4: मेल पर क्लिक करें - लिखें और उत्तर दें

सेटिंग मेनू पर, "मेल" पर क्लिक करें और फिर "लिखें और उत्तर दें" पर क्लिक करें। स्क्रीन के दाईं ओर विंडो के शीर्ष पर, आपको तुरंत "ईमेल हस्ताक्षर" अनुभाग देखना चाहिए।

चरण 5: अपनी हस्ताक्षर जानकारी जोड़ें

सभी जोड़ें वे चीजें जो आप अपने हस्ताक्षर में दिखाना चाहते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए नीचे दिया गया अनुभाग देखें कि आपका पेशेवर कैसे दिखता है।

आप फ़ॉन्ट बदल सकते हैं और अन्य मानक टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप चाहें तो छवियों को जोड़ना भी संभव है।

चरण 6: विकल्पों का चयन करें

हस्ताक्षर का उपयोग कब किया जाना चाहिए यह निर्धारित करने के लिए विकल्पों का चयन करें। इसे उन नए संदेशों और संदेशों में शामिल किया जा सकता है जिनका आप उत्तर देते हैं या अग्रेषित करते हैं।

चरण 7: अपने परिवर्तन सहेजें

निचला दायां कोना। एक बार सहेज लेने के बाद, आपका काम हो गया; आपके ईमेल पर एक अच्छा पेशेवर दिखने वाला हस्ताक्षर होना चाहिए।

अपने Microsoft Outlook हस्ताक्षर को अपडेट करें

यदि आप अपने नए हस्ताक्षर के स्वरूप से खुश नहीं हैं, तो कोई चिंता की बात नहीं है। इसे संपादित करना आसान है। संपर्क जानकारी में परिवर्तन होने पर परिवर्तन करने की आवश्यकता भी सामान्य है, आपको एक नया कार्य शीर्षक प्राप्त होता है, या आप केवल ब्रश करना चाहते हैंइसे थोड़ा बढ़ाएँ।

इसे अपडेट करने के लिए, बस उन्हीं चरणों का पालन करें जिनका उपयोग एक नया बनाने के लिए किया गया था। जब आप सेटिंग्स के सिग्नेचर सेक्शन (चरण 4) में पहुंच जाते हैं, तो दाईं ओर टेक्स्ट विंडो पर क्लिक करें, फिर टेक्स्ट बॉक्स को संपादित करके जैसा चाहें वैसा देखें। यह इत्ना आसान है। अपनी सेटिंग्स को सेव करना न भूलें।

अपने आउटलुक सिग्नेचर को प्रोफेशनल कैसे बनाएं

यह सुनिश्चित करने के कई तरीके हैं कि आपका ईमेल सिग्नेचर प्रोफेशनल दिखे। आपकी शीर्ष प्राथमिकताएं: अपना पूरा नाम शामिल करें और उसके बाद अपनी नौकरी या पद, फिर संपर्क जानकारी शामिल करें। निम्नलिखित आइटम हैं जो सबसे अधिक मूल्य जोड़ेंगे।

1. नाम

आप अपने औपचारिक नाम का उपयोग करना चाह सकते हैं। किसी भी उपनाम या संक्षिप्त नाम को छोड़ दें जब तक कि आपके पास अधिक आकस्मिक कार्य वातावरण या ग्राहक न हों। पहले आपके साथ काम कर चुके हैं।

3. कंपनी का नाम

अगर आप किसी कंपनी के लिए काम करते हैं, तो प्राप्तकर्ताओं को इसका नाम पता होना चाहिए। अगर आप किसी कंपनी के लिए काम नहीं करते हैं, तो आप "स्वतंत्र ठेकेदार" या "फ्रीलांस डेवलपर" जैसा कुछ डाल सकते हैं। यदि आप किसी कंपनी का प्रतिनिधित्व नहीं कर रहे हैं तो आप इस भाग को छोड़ भी सकते हैं।

कंपनी की जानकारी जोड़ते समय, आप अपनी कंपनी का लोगो जोड़ने पर विचार कर सकते हैं। यह देखने के लिए पहले अपनी कंपनी से संपर्क करें कि क्या उनके पास विशिष्ट चीजें हैं जिन्हें वे चाहते हैं कि आप शामिल करें।

4. प्रमाणन

आपआपके या आपकी कंपनी के पास मौजूद किसी प्रमाणन को भी सूचीबद्ध कर सकता है। प्रमाणन एक लोगो या प्रतीक के साथ आ सकता है जिसे जोड़ा भी जा सकता है।

5. संपर्क जानकारी

यह सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकता है। किसी को आपसे संपर्क करने के लिए वैकल्पिक तरीके प्रदान करें। अपना फ़ोन नंबर, अपनी व्यावसायिक वेबसाइट, या कोई अन्य तरीका जो आपके पास हो, जोड़ें। आप अपना ईमेल पता भी शामिल कर सकते हैं, भले ही वह पहले से ही "प्रेषक" अनुभाग पर संदेश में हो। इसे वहां रखने में कोई दिक्कत नहीं है जहां कोई इसे आसानी से देख सकता है और इसे एक्सेस कर सकता है। आपका व्यवसाय।

7. फोटो

आपका एक फोटो वैकल्पिक है, लेकिन लोगों के लिए यह देखना अच्छा है कि वे किसके साथ संवाद कर रहे हैं। अगर आपकी कंपनी की संस्कृति औपचारिक है, तो पेशेवर दिखने वाली तस्वीर का उपयोग करना सुनिश्चित करें।

आपको अपने आउटलुक हस्ताक्षर में क्या शामिल नहीं करना चाहिए

जैसा कि आप देख सकते हैं, हस्ताक्षर अनुभाग आपको अनुमति देगा पाठ या चित्रों की बहुतायत जोड़ने के लिए, लेकिन इसे सरल रखने में कुछ भी गलत नहीं है। लक्ष्य डेटा प्रदान करना है जो आपके संदेशों में सबसे अधिक मूल्य जोड़ता है।

इसे ज़्यादा मत करो। यदि आप बहुत अधिक जोड़ते हैं, तो यह अव्यवस्थित दिख सकता है। सूचना अधिभार के कारण प्राप्तकर्ता इसे अनदेखा कर सकता है, खासकर यदि वे हड़बड़ी में हों।

आप अक्सर देखेंगे कि लोग किसी प्रकार का उद्धरण शामिल करते हैं याउनके ईमेल हस्ताक्षर में कह रहे हैं। मैं इसके खिलाफ अनुशंसा करता हूं जब तक कि यह आपकी कंपनी का आदर्श वाक्य या नारा न हो। उद्धरण अक्सर रायशुमारी वाले, राजनीतिक या विवादास्पद हो सकते हैं; आप किसी को ठेस पहुँचाने का जोखिम उठा सकते हैं। यदि आपकी इच्छा पेशेवर होने की है, तो कोट्स कुछ ऐसी चीजें हैं जिनसे आपको बचना चाहिए।

एक आखिरी बात जो आपको सोचनी चाहिए: अपने हस्ताक्षर को बहुत अधिक ध्यान भंग करने से बचें। आप चाहते हैं कि यह देखा जाए, लेकिन आप यह भी नहीं चाहते कि यह इतना आकर्षक हो कि यह आपके संदेश से दूर हो जाए।

हस्ताक्षर को लोगों को बताना चाहिए कि आप कौन हैं, आप क्या करते हैं, आप किसके लिए काम करते हैं, आपसे कैसे संपर्क करें, और संभवतः वे आप पर भरोसा क्यों कर सकते हैं।

आपको ईमेल हस्ताक्षर की आवश्यकता क्यों है आउटलुक

पूर्व स्वरूपित मोनिकर रखने के कुछ अन्य अच्छे कारण हैं। हालांकि वे सरल लग सकते हैं, लेकिन उनके महत्व को कम न समझें।

जैसा कि हमने पहले ही देखा है, एक ईमेल हस्ताक्षर आपके संदेशों को अधिक पेशेवर बनाता है। एक हस्ताक्षर बहुमूल्य समय बचा सकता है।

हालांकि यह ज्यादा नहीं लग सकता है, कई ईमेल भेजना और लगातार अपना नाम और अन्य विवरण जोड़ना अन्य कार्यों से दूर कर सकता है। पूर्व-निर्मित डिफ़ॉल्ट के साथ, प्रत्येक संदेश के लिए आपको एक कम काम करना होगा।

एक हस्ताक्षर यह भी सुनिश्चित करता है कि आपका नाम और अन्य विवरण हमेशा प्रत्येक ईमेल में शामिल हों। आप अपनी सभी महत्वपूर्ण संपर्क जानकारी जोड़ना नहीं भूलेंगे। एक मानक हस्ताक्षर आपकी संपर्क जानकारी को स्थिर रखता है ताकि आप स्वयं को जान सकेंप्रत्येक प्राप्तकर्ता को ठीक वही चीज़ भेज रहे हैं।

एक अंतिम कारण है: प्राप्तकर्ता को पता चल जाएगा कि वे किससे संदेश प्राप्त कर रहे हैं। ईमेल पते अक्सर संख्याओं या अन्य अक्षरों के साथ संयुक्त रूप से हमारे नामों के अव्यवस्थित भाग होते हैं।

परिणामस्वरूप, हो सकता है कि संदेश प्राप्त करने वाला व्यक्ति आपका पूरा नाम न जानता हो। एक औपचारिक हस्ताक्षर यह सुनिश्चित करता है कि प्राप्तकर्ता जानता है कि आप कौन हैं।

अंतिम शब्द

आपका आउटलुक ईमेल हस्ताक्षर आपके संचार का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह आपके बारे में जानकारी प्रदान करता है और आपके पाठकों को आपसे संपर्क करने के वैकल्पिक तरीके प्रदान करता है। ईमेल टाइप करने और भेजने में समय की बचत होती है क्योंकि आपको बार-बार दोहराए जाने वाले टेक्स्ट को लगातार भरना नहीं पड़ेगा।

एक बार जब आप अपना आउटलुक सिग्नेचर सेट कर लेते हैं, तो इसकी बार-बार समीक्षा करना सुनिश्चित करें और सुनिश्चित करें कि आप इसे जारी रखते हैं। आज तक अगर कुछ बदलता है।

उम्मीद है, इस लेख ने आपको आउटलुक में अपना पेशेवर ईमेल हस्ताक्षर स्थापित करने में मदद की है। कृपया किसी भी प्रश्न या टिप्पणी के साथ हमसे बेझिझक संपर्क करें।