Sosiaaliset verkostot ja pikaviestisovellukset nousevat ja laskevat suosiossaan. Kaiken tämän toiminnan keskellä yksi tietokonepohjainen viestintäväline pysyy ylivoimaisena: sähköposti. Arviolta 269 miljardia sähköpostia lähetetään päivittäin, joten se on ylivoimaisesti käytetyin tapa, jolla puhumme toisillemme verkossa. Kuinka monta sähköpostia sinä vastaanotat?

Microsoft Outlook on suosittu sähköpostiohjelma. Se pystyy kaikkeen: se järjestää viestit kansioihin ja luokkiin, poistaa roskapostin näkyvistä ja mahdollistaa yksittäisten viestien lähettämisen kalenteriin tai tehtäväluetteloon.

Mutta se ei ole ainoa vaihtoehto, eikä se ole paras ohjelma kaikille. Pitäisikö sinun käyttää Outlookia vai etsiä vaihtoehto? Lue lisää, missä Outlook on erinomainen ja missä ei, muita saatavilla olevia ohjelmistovaihtoehtoja ja sitä, sopivatko ne paremmin tarpeisiisi.

Parhaat vaihtoehdot Microsoft Outlook

1. Mailbird (Windows)

Mailbird on tyylikäs ja helppokäyttöinen Windows-sähköpostiohjelma (Mac-versio on parhaillaan kehitteillä). Se on voittaja parhaassa Windows-sähköpostiohjelmassamme, ja sitä käsiteltiin perusteellisesti Mailbird-arviossamme. Meillä on myös perusteellisempi vertailu Mailbirdistä ja Outlookista, tutustu siihen.

Mailbird on tällä hetkellä saatavilla vain Windowsille. Se on saatavilla 79 dollarilla kertaluonteisena ostoksena sen virallisilta verkkosivuilta tai 39 dollarin vuositilauksena.

Kun Outlook tarjoaa nauhoja täynnä kuvakkeita ja kehittyneitä ominaisuuksia, Mailbird pyrkii vapauttamaan sinut häiriötekijöistä minimaalisella käyttöliittymällä ja helppokäyttöisellä sovelluksella. Se auttaa sinua työskentelemään tehokkaasti postilaatikkosi läpi tarjoamalla ominaisuuksia, kuten torkku ja lähetä myöhemmin.

Kansiot ja haku auttavat sinua hallitsemaan sähköpostiasi. Sääntöjä, jotka lajittelevat postisi automaattisesti, ja kehittyneitä hakuehtoja ei kuitenkaan ole tarjolla. Se ei myöskään tarkista roskapostia - se on riippuvainen sähköpostipalveluntarjoajasta. Mailbird estää kuitenkin etäkuvat ja on integroitavissa lukuisiin kolmannen osapuolen sovelluksiin ja palveluihin.

Jos olet Windows-käyttäjä ja vietät suurimman osan ajastasi postilaatikossasi, Mailbird on loistava vaihtoehto Outlookille.

2. Spark (Mac, iOS, Android)

Kipinä Se on tällä hetkellä henkilökohtainen suosikkisähköpostiohjelmani. Se on saatavilla Macille, iOS:lle ja Androidille. Mailbirdin tavoin se keskittyy helppokäyttöisyyteen ja tehokkuuteen, ja se onkin helpoin sähköpostiohjelma parhaassa Macin sähköpostiohjelmassa.

Spark on ilmainen Macille (Mac App Storesta), iOS:lle (App Store) ja Androidille (Google Play Store). Yrityskäyttäjille on saatavilla premium-versio.

Spark tarjoaa virtaviivaistetun käyttöliittymän, jonka avulla näet yhdellä silmäyksellä tärkeimmät sähköpostit, jotta voit käsitellä ne nopeasti. Smart Inbox -näkymä erottaa lukemattomat postit luetuista, todelliset viestit mainoksista ja merkityt (kiinnitetyt) viestit kiinnittämättömistä. Sovellus näyttää ilmoituksen vain silloin, kun tehtävän kannalta tärkeä sähköposti saapuu.

Pikavastauksen avulla voit lähettää yksinkertaisen vastauksen yhdellä napsautuksella. Mailbirdin tapaan voit torkuttaa ja ajoittaa sähköpostit. Määritettävissä olevat pyyhkäisytoiminnot mahdollistavat nopean toimimisen sähköpostin suhteen.

Viestejä voi järjestää kansioiden, tunnisteiden ja lippujen avulla, mutta ei automaattisesti - sääntöjä ei voi luoda. Tarkennettujen hakuehtojen avulla voit rajata hakutuloksia tarkasti, ja roskapostisuodatin poistaa roskaviestit näkyvistä.

Jos olet Mac-käyttäjä ja pidät reagoivasta ja tehokkaasta sähköpostiohjelmasta, tutustu Sparkiin. Se on Mac-käyttäjien vaihtoehto Mailbirdille, vaikka se onkin hieman vankempi.

3. eM Client (Windows, Mac)

eM Client tarjoaa hyvän tasapainon Outlookin tehon ja Mailbirdin ja Sparkin minimalismin välillä. Se on saatavilla sekä Windowsille että Macille. Käsittelemme sitä täydellisessä katsauksessa ja vertailemme myös eM Clientia ja Outlookia perusteellisemmin.

eM Client on saatavana Windowsille ja Macille, ja se maksaa 49,95 dollaria (tai 119,95 dollaria elinikäisillä päivityksillä) virallisella verkkosivustolla.

eM Client tuntuu tutulta Outlookin käyttäjille. Sen valikkorakenne ja terminologia ovat hyvin samankaltaisia, mutta sen käyttöliittymä on paljon vähemmän sekava. Vaikka siinä on paljon Outlookin tehoja, sen tavoitteena on myös helpottaa postilaatikon työnkulkua. Sen avulla voit esimerkiksi torkuttaa saapuvat sähköpostit ja lähettää lähtevät myöhemmin.

Tämä asiakas sisältää monia Outlookin kehittyneitä ominaisuuksia. Voit järjestää viestejäsi kansioittain, merkitä ja liputtaa sekä lisätä automaatiota sääntöjen avulla. eM Clientin säännöt eivät kuitenkaan anna sinulle mahdollisuutta tehdä yhtä paljon kuin Outlookissa. Sovelluksen haku- ja hakukansio ominaisuudet ovat kuitenkin Outlookin kanssa samantasoisia.

eM Client suodattaa roskapostin ja estää etäkuvat. Se tarjoaa myös sähköpostin salauksen arkaluontoisille viesteille, ominaisuus, jota vain osa Outlookin käyttäjistä voi käyttää. Kuten Outlookissa, saatavilla on integroitu kalenteri, tehtävienhallinta ja yhteystietosovellus. Outlookin kolmannen osapuolen lisäosien kirjasto mahdollistaa kuitenkin paremman integroinnin muiden palvelujen kanssa.

Jos haluat Outlookin tehon ilman sen mukanaan tuomaa sotkua, tutustu eM Clientiin. Siinä on nykyaikaisempi käyttöliittymä ja paremmat työkalut saapuneiden postilaatikkojesi käsittelyyn.

4. Airmail (Mac, iOS)

Lentoposti on nopea ja houkutteleva sähköpostiohjelma Macille ja iOS:lle; se voitti Apple Design Award -palkinnon. eM Clientin tavoin se tarjoaa hyvän tasapainon helppokäyttöisyyden ja tehon välillä. Voit tutustua siihen tarkemmin Airmail-arviossamme.

Airmail on saatavilla Macille ja iOS:lle. Perusominaisuudet ovat ilmaisia. Airmail Pro maksaa 2,99 dollaria/kk tai 9,99 dollaria/vuosi. Airmail for Business maksaa 49,99 dollaria kertaluonteisena ostoksena.

Airmail Pro sisältää monia Sparkin työnkulkuominaisuuksia, kuten pyyhkäisytoiminnot, älykkään postilaatikon, yhtenäisen postilaatikon, torkkupysäytyksen ja lähetä myöhemmin. Se tarjoaa myös monia Outlookin kehittyneitä ominaisuuksia, kuten huippuluokan lajittelun ja haun, sähköpostin suodatuksen ja sähköpostien automaattisen käsittelyn sääntöjen avulla.

Kuten muutkin sovellukset, se tukee kansioita, tunnisteita ja lippuja, mutta se menee pidemmälle. Voit myös merkitä sähköpostit tehtäviksi, muistioiksi ja valmiiksi ja käyttää Airmailia kuin pelkkää tehtävienhallintaa.

Sen sijaan, että yrittäisit tehdä kaiken, Airmail tarjoaa erinomaisen tuen kolmannen osapuolen sovelluksille. On helppoa lähettää sähköposti suosikkitehtävienhallinta-, kalenteri- tai muistiinpanosovellukseesi.

5. PostBox (Windows, Mac)

Jos pidät enemmän tehosta kuin helppokäyttöisyydestä, PostBox voi olla etsimäsi Outlook-vaihtoehto.

Postbox on saatavilla Windowsille ja Macille. Voit tilata sen 29 dollarilla vuodessa tai ostaa sen suoraan virallisilta sivuilta 59 dollarilla.

Postbox tarjoaa välilehtipohjaisen käyttöliittymän, jonka avulla voit pitää useita sähköposteja auki kerralla. Haku on nopeaa ja tehokasta, ja voit etsiä sähköpostin sisällön lisäksi tiedostoja ja kuvia. Voit merkitä joitakin kansioita suosikeiksi, jotta pääset niihin nopeammin käsiksi. Salaus on mahdollista Enigmailin kautta.

Sähköpostimallit nopeuttavat uusien sähköpostiviestien luomista ja sisältävät uudelleenmuotoiltuja leikkeitä ja allekirjoituksenhallinnan. Voit mukauttaa käyttöliittymää ja ulkoasua työnkulkuusi sopivaksi ja laajentaa sen toimintoja Postbox Labsin avulla.

Mutta kyse ei ole vain tehosta, vaan tarjolla on myös monia käytettävyysominaisuuksia. Voit suodattaa sähköposteja yhdellä napsautuksella ja tehdä sähköposteihin nopeita toimenpiteitä muutamalla näppäinpainalluksella pikapalkin avulla.

Koska Postbox on suunniteltu edistyneille käyttäjille, se jättää suuren osan räätälöinnistä sinulle. Se ei estä oletusarvoisesti etäkuvia. Samoin saatat joutua suorittamaan lisävaiheita asennusvaiheessa. Esimerkiksi ennen Gmail-tilin lisäämistä sinun on otettava IMAP-protokolla käyttöön.

6. MailMate (Mac)

MailMate on toinen tehokäyttäjille suunnattu Mac-sovellus, ja tämä on vielä nörttimpi kuin Postbox. Se on näppäimistökeskeinen ja tekstipohjainen, ja se valitsee toiminnot tyylin ja helppokäyttöisyyden edelle. Me nimesimme sen Macin tehokkaimmaksi sähköpostiohjelmaksi.

MailMate on saatavana vain Macille. 49,99 dollaria virallisella verkkosivustolla.

Sähköposti on ikivanha tekniikka. Ainoa yhtenäinen muotoilustandardi on tavallinen teksti, joten MailMate käyttää sitä. Markdown on ainoa tapa lisätä muotoilua viesteihin, joten se ei sovellu joillekin käyttäjille. Outlookin tavoin MailMate tarjoaa älykkäitä kansioita, mutta ne ovat steroideja. Monimutkaisemmat säännöt suodattavat postisi automaattisesti.

Kaiken tämän tehon keskellä on silti paljon mukavuuksia. Sähköpostin otsikot ovat napsautettavissa. Jos napsautat nimeä tai sähköpostiosoitetta, kaikki kyseisen henkilön sähköpostit tulevat näkyviin. Napsauta otsikkoriviä, niin kaikki samansisältöiset sähköpostit listataan. Jos napsautat useampaa kuin yhtä kohdetta, suodatat ne kaikki.

MailMate ei sovi kaikille. Se ei esimerkiksi tue Microsoftin Exchange-protokollaa. Exchange-käyttäjille on parempi käyttää Outlookia.

7. The Bat! (Windows)

Windows-käyttäjien nörttimäisin sähköpostiohjelma on The Bat!. Tässä on kyse yhtä paljon turvallisuudesta kuin tehosta. Se ei ole yhtä käyttäjäystävällinen kuin aiemmat sovellukset listallamme. Se tukee kuitenkin useita salausprotokollia, kuten PGP:tä, GnuPG:tä ja S/MIME:tä.

The Bat! on saatavilla vain Windowsille, ja sen voi ostaa virallisilta sivuilta. The Bat! Home maksaa tällä hetkellä 28,77 euroa ja The Bat! Professional 35,97 euroa.

Kuulin ensimmäisen kerran The Bat! -ohjelmasta pari vuosikymmentä sitten Usenet-ryhmässä, jossa keskusteltiin Windowsin tehokkaimmista sovelluksista, kuten tiedostonhallinnasta, skriptikielistä ja sähköpostiohjelmista. Tällaiset tehokäyttäjät ovat edelleen kohderyhmää - kaikille muille löytyy parempi vaihtoehto.

Sähköpostiosoitteita voidaan määrittää mikä tahansa määrä. MailTicker on konfiguroitava ilmoituspalkki työpöydällesi. Se pitää sinut ajan tasalla kaikista saapuvista sähköposteista, joista välität.

Salauksen lisäksi muita tehokkaita ominaisuuksia ovat suodatusjärjestelmä, mallit, liitetiedostojen turvallinen käsittely ja RSS-syötetilaukset.

8. Canary Mail (Mac, iOS)

Turvallisuusteemassa pysytään, Canary Mail on yksi listamme turvallisimmista vaihtoehdoista. Se on saatavilla Macille ja iOS:lle, ja se on tulossa pian myös Androidille.

Canary Mail on saatavilla Macille ja iOS:lle. Se on ladattavissa ilmaiseksi Macin ja iOS:n App Storesta. Pro-versio on 19,99 dollarin hintainen sovelluksen sisäinen ostos.

Kuten The Bat!, Canary Mail keskittyy vahvasti salaukseen ja on myös helppokäyttöisempi. Muita ominaisuuksia ovat torkku, älykkäät suodattimet, tärkeiden sähköpostien tunnistaminen, mallit ja luonnollisen kielen haku.

9. Unibox (Mac)

Unibox eroaa melkoisesti muista listamme sähköpostiohjelmista. Se poikkeaa tavanomaisesta tavasta tehdä sähköpostia, jotta se olisi tutumpi niille, jotka ovat kasvaneet chatissa.

Unibox maksaa 13,99 dollaria Mac App Storessa, ja se sisältyy 9,99 dollaria/kuukausi maksavaan Setapp-tilaukseen (katso Setapp-arvostelumme).

Miten Unibox on erilainen? Sähköpostien listaamisen sijaan se luettelee sähköpostit lähettäneet henkilöt ja avuliaan avatarin. Kun napsautat henkilöä, saat näkyviin tämänhetkisen keskustelusi hänen kanssaan chat-sovelluksen tapaan. Kun napsautat näytön alareunaa, näet kaikki häneen liittyvät sähköpostit.

10. Thunderbird (Mac, Windows, Linux)

Lopuksi, Mozilla Thunderbird on paras ilmainen vaihtoehto Outlookille, joka vastaa sitä lähes ominaisuuksien osalta, lukuun ottamatta Microsoftin integrointia.

Thunderbird on ilmainen ja avoimen lähdekoodin sovellus, joka on saatavilla Macille, Windowsille ja Linuxille.

Se ei ole listamme houkuttelevin sovellus, mutta se on yksi toimivimmista. Outlookin tavoin se käyttää kansioita, tunnisteita ja lippuja sähköpostin järjestämiseen sekä sääntöjä automatisointiin. Hakukriteerit ja älykkäät kansiot ovat myös yhtä kehittyneitä.

Thunderbird etsii roskapostia, estää etäkuvat ja (lisäosan avulla) myös salaa sähköpostisi. Saatavilla on laaja valikoima lisäosia, joilla voit laajentaa sovelluksen toimintoja ja integroida sen muihin palveluihin.

Jos tarvitset ilmaisen vaihtoehdon Outlookille etkä tarvitse tiivistä integraatiota Microsoft Officen kanssa, Thunderbird on se.

Nopea yleiskatsaus Microsoft Outlookiin

Tutustutaan ensin lyhyesti Outlookiin. Mitä se tekee oikein ja miksi etsit vaihtoehtoa?

Mitkä ovat Outlookin vahvuudet?

Tuetut alustat

Outlook on käytettävissä kaikkialla, missä tarvitset sitä: työpöydällä (Windows ja Mac), mobiililaitteissa (iOS, Android ja Windows Phone) ja jopa verkossa.

Helppo asennus

Kuten monet nykyaikaiset sähköpostiohjelmat, Outlook on helppo ottaa käyttöön. Kun annat sähköpostiosoitteesi, palvelimen asetukset tunnistetaan ja määritetään automaattisesti. Microsoft 365 -tilaajien ei tarvitse edes antaa sähköpostiosoitetta.

Organisaatio & Johtaminen

Monet meistä vastaanottavat kymmeniä tai jopa satoja sähköposteja päivässä, ja arkisto sisältää kymmeniä tuhansia sähköposteja. Outlook tekee hyvää työtä pitääkseen sinut ajan tasalla.

Outlookissa voit järjestää sähköpostit kansioiden, luokkien (tunnisteiden) ja lippujen avulla. Voit säästää aikaa ja vaivaa luomalla sähköpostisääntöjä, jotka toimivat automaattisesti tiettyjen viestien kohdalla. Voit siirtää tai lähettää niitä eteenpäin, asettaa luokkia, näyttää ilmoituksia ja paljon muuta. Haluatko, että jokainen pomosi viesti siirretään automaattisesti saapuneiden viestien yläosaan? Outlook voi tehdä sen.

Outlookin haku on yhtä kehittynyt. Voit tehdä yksinkertaisen sanan tai lauseen haun, mutta myös monimutkaisia hakuehtoja voidaan määritellä. Jos sinun on suoritettava tietty haku rutiininomaisesti, voidaan luoda älykkäitä kansioita, jotka näyttävät automaattisesti tarvitsemasi viestit tai tiedostot.

Turvallisuus ja yksityisyys

Outlook tunnistaa roskapostin automaattisesti ja siirtää sen erityiseen kansioon. Voit myös ilmoittaa ohjelmalle manuaalisesti, onko viesti roskapostia vai ei, ja se oppii syötteistäsi.

Sovellus suojaa sinua myös roskapostittajilta estämällä etäkuvat. Etäkuvat tallennetaan internetiin eikä viestirunkoon. Niitä käytetään usein havaitsemaan, oletko todella katsonut sähköpostia. Jos katsot kuvia, roskapostittajat tietävät, että sähköpostisi on aito, mikä johtaa roskapostin lisääntymiseen.

Integraatiot

Outlook on tiiviisti integroitu Microsoft Officeen, ja se tarjoaa kalenterin, tehtävienhallinnan, yhteystietosovelluksen ja muistiinpanomoduulin.

Monet kolmannen osapuolen palvelut ovat innokkaita hyödyntämään Outlookin suosiota ja lisäämään integraatiota lisäosien avulla.

Mitkä ovat Outlookin heikkoudet?

Käyttöliittymän rajoitukset

Outlookin Office-integraatio ja tuttu käyttöliittymä sopivat erinomaisesti niille, jotka työskentelevät Microsoft-ympäristössä. Se voi kuitenkin tuntua sopimattomalta, jos työskentelet muiden ohjelmistojen kanssa, eikä sen integraatio (jos sellainen on) ole yhtä tiivis.

Siitä puuttuu myös ominaisuuksia, joita löytyy sähköpostisovelluksista, jotka keskittyvät postilaatikon tehokkaaseen käsittelyyn. Se ei esimerkiksi anna sinun torkuttaa sähköpostia tai ajoittaa lähtevää viestiä lähetettäväksi myöhemmin.

Sähköpostin salaus

Tämä on arvokas ominaisuus, kun lähetät arkaluonteisia sähköpostiviestejä, ja se vaatii ennakkoasetuksia sekä lähettäjältä että vastaanottajalta.

Valitettavasti tämä ei ole mahdollista kaikissa Outlook-versioissa, vaan se on käytettävissä vain niille, jotka käyttävät Windows-asiakasohjelmaa ja tilaavat Microsoft 365 -palvelun.

Kustannukset

Outlook on kalliimpi kuin useimmat sähköpostiohjelmat. Se maksaa 139,99 dollaria suorana ostoksena Microsoft Storesta. Se sisältyy myös Microsoft 365 -tilaukseen, joka maksaa 69 dollaria vuodessa.

Jos kuitenkin olet jo Microsoft Officen käyttäjä, sovellus on jo asennettu tietokoneellesi. Voit melkein ajatella, että se on ilmainen.

Mitä sinun pitäisi tehdä?

Microsoft Outlook on loistava sähköpostiohjelma. Jos käytät Officea, se on jo asennettu tietokoneellesi. Outlook toimii hyvin muiden Microsoftin sovellusten ja kolmansien osapuolten palvelujen kanssa ja tarjoaa monia kehittyneitä ominaisuuksia.

Jos haluat helpommin käytettävän ohjelman, harkitse Mailbirdiä Windowsissa ja Sparkia Macissa. Ne ovat houkuttelevia sovelluksia, joissa on minimaalinen käyttöliittymä, ja niissä keskitytään poistamaan häiriötekijät, jotta voit käsitellä postilaatikkoasi tehokkaasti. Mac-käyttäjien, jotka toivovat sähköpostin muistuttavan pikaviestintää, kannattaa tutustua Uniboxiin.

Hieman enemmän tehoa tarjoavat eM Client (Windows, Mac) ja Airmail (Mac), jotka pyrkivät saavuttamaan tasapainon. Niiden käyttöliittymät ovat vähemmän sekavia kuin Outlookin, koska ne pyrkivät tarjoamaan molempien maailmojen parhaat puolet: tehokkuuden ja tehon.

Tehokäyttäjät saattavat suosia PostBoxin (Windows, Mac), MailMaten (Mac) tai mahdollisesti jopa The Bat! (Windows) lisätoimintoja. Nämä sovellukset uhraavat helppokäyttöisyyden joustavampien hakukriteerien ja automaation vuoksi.

Lopuksi, jos haluat ilmaisen vaihtoehdon, Mac-käyttäjien kannattaa tutustua Sparkiin. Toinen ilmainen vaihtoehto, Thunderbird, on ominaisuuksiltaan lähellä Outlookia useimmilla alustoilla.