Soziale Netzwerke und Instant-Messaging-Apps erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Inmitten all dieser Aktivitäten bleibt ein computergestütztes Kommunikationsmittel unangefochten an der Spitze: die E-Mail. Mit schätzungsweise 269 Milliarden E-Mails, die täglich verschickt werden, ist sie das bei weitem am häufigsten genutzte Mittel, um im Internet miteinander zu kommunizieren. Wie viele erhalten Sie?

Microsoft Outlook ist ein beliebtes E-Mail-Programm, das alles kann: Ihre Nachrichten in Ordnern und Kategorien organisieren, Junk-Mails aus dem Blickfeld nehmen und einzelne Nachrichten an Ihren Kalender oder Ihre Aufgabenliste senden.

Aber es ist nicht die einzige Wahl und auch nicht das beste Programm für jeden. Sollten Sie Outlook verwenden oder eine Alternative finden? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wo Outlook seine Stärken hat und wo nicht, welche anderen Softwareoptionen zur Verfügung stehen und ob diese Ihren Anforderungen besser entsprechen.

Top-Alternativen zu Microsoft Outlook

1. mailbird (Windows)

Mailbird ist ein eleganter und benutzerfreundlicher Windows-E-Mail-Client (eine Mac-Version ist derzeit in der Entwicklung). Er ist der Gewinner unserer Zusammenstellung der besten E-Mail-Clients für Windows und wurde in unserem Mailbird-Test ausführlich behandelt. Wir haben auch einen ausführlicheren Vergleich zwischen Mailbird und Outlook erstellt, lesen Sie ihn.

Mailbird ist derzeit nur für Windows verfügbar und kann für $79 einmalig auf der offiziellen Website oder für ein Jahresabonnement von $39 erworben werden.

Während Outlook mit Ribbons voller Icons und fortschrittlichen Funktionen aufwartet, zielt Mailbird darauf ab, Sie mit einer minimalen Oberfläche und einer einfach zu bedienenden App von Ablenkungen zu befreien. Es hilft Ihnen, Ihren Posteingang effizient zu bearbeiten, indem es Funktionen wie Schlummern und Später senden bietet.

Ordner und Suchfunktionen helfen Ihnen bei der Verwaltung Ihrer E-Mails. Regeln für die automatische Sortierung Ihrer E-Mails und erweiterte Suchbegriffe werden jedoch nicht angeboten. Mailbird prüft auch nicht auf Spam - dafür ist Ihr E-Mail-Anbieter zuständig. Mailbird blockiert jedoch entfernte Bilder und lässt sich in zahlreiche Anwendungen und Dienste von Drittanbietern integrieren.

Wenn Sie ein Windows-Benutzer sind und die meiste Zeit in Ihrem Posteingang verbringen, ist Mailbird eine großartige Alternative zu Outlook.

2. spark (Mac, iOS, Android)

Funke ist derzeit mein persönlicher Lieblings-E-Mail-Client, der für Mac, iOS und Android verfügbar ist. Wie bei Mailbird liegt der Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit und Effizienz, und wir haben ihn als einfachsten E-Mail-Client in unserer Zusammenstellung der besten E-Mail-Clients für Mac gefunden.

Spark ist kostenlos für Mac (aus dem Mac App Store), iOS (App Store) und Android (Google Play Store). Für Geschäftskunden ist eine Premium-Version erhältlich.

Spark bietet eine optimierte Benutzeroberfläche, die Ihnen hilft, die wichtigsten E-Mails auf einen Blick zu erkennen, damit Sie sie schnell bearbeiten können. Eine intelligente Posteingangsansicht trennt ungelesene E-Mails von gelesenen, echte Nachrichten von Werbung und markierte (angeheftete) Nachrichten von nicht angehefteten. Die App zeigt nur dann eine Benachrichtigung an, wenn eine geschäftskritische E-Mail eingeht.

Mit Quick Reply können Sie mit einem einzigen Klick eine einfache Antwort senden. Wie bei Mailbird können Sie E-Mails in den Schlummermodus versetzen und zeitlich planen. Konfigurierbare Wischaktionen ermöglichen es Ihnen, schnell auf eine E-Mail zu reagieren.

Nachrichten können mit Hilfe von Ordnern, Tags und Flaggen organisiert werden, allerdings nicht automatisch - Sie können keine Regeln erstellen. Mit den erweiterten Suchkriterien können Sie Ihre Suchergebnisse genau eingrenzen, während der Spam-Filter Junk-Nachrichten aus der Ansicht entfernt.

Wenn Sie ein Mac-Benutzer sind und einen reaktionsschnellen, effizienten E-Mail-Client bevorzugen, sollten Sie sich Spark genauer ansehen. Es ist die Alternative zu Mailbird für Mac-Benutzer, wenn auch etwas robuster.

3. eM-Client (Windows, Mac)

eM-Kunde bietet ein gutes Gleichgewicht zwischen der Leistungsfähigkeit von Outlook und dem Minimalismus von Mailbird und Spark. Es ist sowohl für Windows als auch für Mac verfügbar. Wir berichten in einem ausführlichen Testbericht darüber und vergleichen eM Client und Outlook in größerer Tiefe.

eM Client ist für Windows und Mac erhältlich und kostet $49,95 (oder $119,95 mit lebenslangen Upgrades) auf der offiziellen Website.

eM Client wird Outlook-Benutzern bekannt vorkommen. Die Menüstruktur und die Terminologie sind sehr ähnlich, aber die Benutzeroberfläche ist weniger unübersichtlich. Die Software verfügt über viele Funktionen von Outlook, soll aber auch den Arbeitsablauf in Ihrem Posteingang erleichtern. So können Sie beispielsweise eingehende E-Mails in den Schlummermodus versetzen und ausgehende E-Mails später versenden.

Dieser Client enthält viele der fortschrittlichen Funktionen von Outlook. Sie können Ihre Nachrichten nach Ordnern, Tags und Markierungen organisieren und über Regeln Automatisierungen hinzufügen. Mit den Regeln von eM Client können Sie jedoch nicht so viel tun wie mit Outlook. Die Such- und Suchordnerfunktionen der App sind jedoch mit denen von Outlook vergleichbar.

eM Client filtert Spam und blockiert Bilder aus der Ferne. eM Client bietet auch E-Mail-Verschlüsselung für sensible Nachrichten, eine Funktion, auf die nur ein Teil der Outlook-Benutzer zugreifen kann. Wie Outlook sind ein integrierter Kalender, ein Aufgabenmanager und eine Kontakt-App verfügbar. Die Outlook-Bibliothek mit Add-Ins von Drittanbietern ermöglicht jedoch eine bessere Integration mit anderen Diensten.

Wenn Sie die Leistung von Outlook ohne das damit verbundene Durcheinander wünschen, sollten Sie sich eM Client ansehen. eM Client verfügt über eine modernere Oberfläche und bessere Tools zur Bearbeitung Ihres Posteingangs.

4. airmail (Mac, iOS)

Luftpost ist ein schneller und attraktiver E-Mail-Client für Mac und iOS, der mit einem Apple Design Award ausgezeichnet wurde. Wie eM Client bietet er ein solides Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit. Mehr darüber erfahren Sie in unserem Airmail-Testbericht.

Airmail ist für Mac und iOS verfügbar. Die Grundfunktionen sind kostenlos. Airmail Pro kostet 2,99 $/Monat oder 9,99 $/Jahr. Airmail for Business kostet 49,99 $ als einmaliger Kauf.

Airmail Pro enthält viele der Workflow-Funktionen von Spark, wie z. B. Swipe-Aktionen, einen intelligenten Posteingang, einen vereinheitlichten Posteingang, Snooze und späteres Senden. Es bietet auch viele der fortgeschrittenen Funktionen von Outlook, wie z. B. erstklassige Sortierung und Suche, E-Mail-Filterung und automatische Reaktion auf E-Mails über Regeln.

Wie andere Apps unterstützt es Ordner, Tags und Flaggen, aber es geht noch weiter: Sie können E-Mails auch als "Zu erledigen", "Memo" und "Erledigt" markieren und Airmail wie einen einfachen Aufgabenmanager verwenden.

Und schließlich bietet Airmail eine hervorragende Unterstützung für Anwendungen von Drittanbietern: Es ist ganz einfach, eine E-Mail an Ihren bevorzugten Taskmanager, Kalender oder Ihre Notizen-App zu senden.

5. die PostBox (Windows, Mac)

Wenn Sie mehr Wert auf Leistung als auf Benutzerfreundlichkeit legen, könnte PostBox die Outlook-Alternative sein, nach der Sie suchen.

Postbox ist für Windows und Mac verfügbar und kann für 29 $/Jahr abonniert oder für 59 $ auf der offiziellen Website erworben werden.

Postbox bietet eine Oberfläche mit Registerkarten, so dass Sie mehrere E-Mails gleichzeitig öffnen können. Die Suche ist schnell und effektiv, und Sie können nicht nur nach E-Mail-Inhalten, sondern auch nach Dateien und Bildern suchen. Sie können einige Ordner als Favoriten markieren, um schneller darauf zugreifen zu können. Die Verschlüsselung erfolgt über Enigmail.

E-Mail-Vorlagen beschleunigen die Erstellung neuer E-Mails und enthalten umformatierte Clips und einen Signatur-Manager. Sie können die Oberfläche und das Layout an Ihre Arbeitsabläufe anpassen und die Funktionalität mit Postbox Labs erweitern.

Aber es geht nicht nur um die Leistung, sondern auch um die Benutzerfreundlichkeit: Sie können E-Mails mit einem einzigen Mausklick filtern und mit wenigen Tastendrücken über die Schnellleiste schnelle Aktionen ausführen.

Da Postbox für fortgeschrittene Benutzer konzipiert ist, überlässt es einen Großteil der Anpassungen Ihnen. Es blockiert standardmäßig keine entfernten Bilder. Außerdem müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte während der Einrichtungsphase durchführen. Bevor Sie beispielsweise ein Gmail-Konto hinzufügen, müssen Sie das IMAP-Protokoll aktivieren.

6. mailMate (Mac)

MailMate ist eine weitere Mac-Anwendung für Power-User, die sogar noch ausgefallener ist als Postbox. Sie ist tastaturgesteuert und textbasiert, wobei sie die Funktion über den Stil und die Benutzerfreundlichkeit stellt. Wir haben sie zum leistungsstärksten E-Mail-Client für Mac gekürt.

MailMate ist nur für Mac erhältlich und kostet 49,99 $ auf der offiziellen Website.

E-Mail ist eine uralte Technologie. Der einzige einheitliche Standard für die Formatierung ist reiner Text, und genau den verwendet MailMate. Markdown ist die einzige Möglichkeit, Ihren Nachrichten Formatierungen hinzuzufügen, was es für einige Benutzer ungeeignet macht. Wie Outlook bietet MailMate intelligente Ordner, aber sie sind auf Steroiden. Kompliziertere Regeln filtern Ihre E-Mails automatisch.

Bei all dieser Leistung finden Sie dennoch viele Annehmlichkeiten: E-Mail-Kopfzeilen sind anklickbar. Wenn Sie auf einen Namen oder eine E-Mail-Adresse klicken, werden alle E-Mails dieser Person angezeigt. Wenn Sie auf eine Betreffzeile klicken, werden alle E-Mails mit demselben Betreff aufgelistet. Wenn Sie auf mehrere Elemente klicken, werden alle gefiltert.

MailMate ist nicht für jedermann geeignet, da es zum Beispiel das Exchange-Protokoll von Microsoft nicht unterstützt. Exchange-Benutzer sind mit Outlook besser bedient.

7. die Fledermaus (Windows)

Der geekigste E-Mail-Client für Windows-Benutzer ist The Bat! Bei diesem Programm geht es sowohl um Sicherheit als auch um Leistung. Es ist nicht so benutzerfreundlich wie die Anwendungen weiter oben in unserer Liste, unterstützt aber mehrere Verschlüsselungsprotokolle, darunter PGP, GnuPG und S/MIME.

The Bat! ist nur für Windows erhältlich und kann über die offizielle Website erworben werden. The Bat! Home kostet derzeit 28,77 Euro, The Bat! Professional 35,97 Euro.

Zum ersten Mal hörte ich von The Bat! vor einigen Jahrzehnten in einer Usenet-Gruppe, in der die leistungsfähigsten Anwendungen für Windows diskutiert wurden, z. B. Dateimanager, Skriptsprachen und E-Mail-Clients. Diese Art von Power-Usern ist immer noch die Zielgruppe - alle anderen sind mit einer Alternative besser bedient.

Es können beliebig viele E-Mail-Adressen eingerichtet werden. Der MailTicker ist eine konfigurierbare Benachrichtigungsleiste für Ihren Desktop, die Sie über alle eingehenden E-Mails, die Sie interessieren, auf dem Laufenden hält.

Neben der Verschlüsselung gehören zu den weiteren Leistungsmerkmalen das Filtersystem, Vorlagen, der sichere Umgang mit angehängten Dateien und RSS-Feed-Abonnements.

8. canary Mail (Mac, iOS)

Um beim Thema Sicherheit zu bleiben, Kanarische Post ist eine der sichersten Alternativen auf unserer Liste, die für Mac und iOS verfügbar ist und bald auch für Android erhältlich sein wird.

Canary Mail ist für Mac und iOS erhältlich und kann kostenlos aus den Mac und iOS App Stores heruntergeladen werden. Die Pro-Version ist für 19,99 $ als In-App-Kauf erhältlich.

Wie The Bat! setzt auch Canary Mail auf Verschlüsselung und ist einfacher zu bedienen. Zu den weiteren Funktionen gehören Schlummerfunktion, intelligente Filter, Erkennung wichtiger E-Mails, Vorlagen und die Suche in natürlicher Sprache.

9. unibox (Mac)

Unibox unterscheidet sich deutlich von den anderen E-Mail-Clients auf unserer Liste: Es weicht von der üblichen Art und Weise ab, E-Mails zu verschicken, um denjenigen vertrauter zu werden, die mit dem Chat aufgewachsen sind.

Unibox kostet 13,99 $ im Mac App Store und ist in einem 9,99 $/Monat Setapp-Abonnement enthalten (siehe unseren Setapp-Test).

Was ist der Unterschied zu Unibox? Anstatt Ihre E-Mails aufzulisten, werden die Personen aufgelistet, von denen sie stammen, zusammen mit einem hilfreichen Avatar. Wenn Sie auf eine Person klicken, wird Ihre aktuelle Konversation mit ihr angezeigt, formatiert wie eine Chat-App. Wenn Sie auf den unteren Teil des Bildschirms klicken, sehen Sie alle E-Mails, die sich auf diese Person beziehen.

10. thunderbird (Mac, Windows, Linux)

Mozilla Thunderbird schließlich ist die beste kostenlose Alternative zu Outlook und bietet fast die gleichen Funktionen wie Outlook, allerdings ohne die Microsoft-Integration.

Thunderbird ist kostenlos und Open-Source und für Mac, Windows und Linux verfügbar.

Es ist nicht die attraktivste Anwendung auf unserer Liste, aber eine der funktionellsten. Wie Outlook verwendet es Ordner, Tags und Flaggen, um Ihre E-Mails zu organisieren, sowie Regeln für die Automatisierung. Auch die Suchkriterien und intelligenten Ordner sind ähnlich fortschrittlich.

Thunderbird sucht nach Spam, blockiert entfernte Bilder und verschlüsselt (mit einem Add-on) auch Ihre E-Mails. Eine breite Palette von Add-ons ist verfügbar, um die Funktionalität der App und die Integration mit anderen Diensten zu erweitern.

Wenn Sie eine kostenlose Alternative zu Outlook benötigen und auf die enge Integration mit Microsoft Office verzichten können, ist Thunderbird die richtige Wahl.

Kurzer Überblick über Microsoft Outlook

Werfen wir zunächst einen kurzen Blick auf Outlook: Was macht es richtig, und warum sollten Sie sich nach einer Alternative umsehen?

Was sind die Stärken von Outlook?

Unterstützte Plattformen

Outlook ist überall verfügbar, wo Sie es brauchen: auf dem Desktop (Windows und Mac), auf dem Handy (iOS, Android und Windows Phone) und sogar im Internet.

Einfaches Einrichten

Wie viele moderne E-Mail-Clients ist auch Outlook einfach einzurichten: Sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben, werden Ihre Servereinstellungen automatisch erkannt und konfiguriert. Microsoft 365-Abonnenten müssen nicht einmal eine E-Mail-Adresse angeben.

Organisation & Management

Viele von uns erhalten täglich Dutzende oder sogar Hunderte von E-Mails und haben ein Archiv mit Zehntausenden von E-Mails. Outlook leistet gute Arbeit, um den Überblick zu behalten.

Mit Outlook können Sie E-Mails mithilfe von Ordnern, Kategorien (Tags) und Markierungen organisieren. Um Zeit und Mühe zu sparen, können Sie E-Mail-Regeln erstellen, die automatisch auf bestimmte Nachrichten reagieren. Sie können sie verschieben oder weiterleiten, Kategorien festlegen, Benachrichtigungen anzeigen lassen und vieles mehr. Wenn Sie möchten, dass jede Nachricht von Ihrem Chef automatisch ganz oben in Ihrem Posteingang landet, kann Outlook das erledigen.

Die Suche in Outlook ist ähnlich ausgeklügelt. Sie können nicht nur eine einfache Suche nach einem Wort oder einem Satz durchführen, sondern auch komplexe Suchkriterien definieren. Wenn Sie eine bestimmte Suche routinemäßig durchführen müssen, können Sie intelligente Ordner erstellen, die automatisch die gewünschten Nachrichten oder Dateien anzeigen.

Sicherheit und Datenschutz

Outlook erkennt Junk-Mails automatisch und verschiebt sie in einen speziellen Ordner. Sie können dem Programm auch manuell mitteilen, ob es sich bei einer Nachricht um Spam handelt oder nicht, und es lernt aus Ihren Eingaben.

Die App schützt Sie auch vor Spammern, indem sie Remote-Bilder blockiert. Remote-Bilder werden im Internet und nicht im Nachrichtentext gespeichert. Sie werden oft verwendet, um zu erkennen, ob Sie eine E-Mail tatsächlich angesehen haben. Wenn Sie die Bilder ansehen, wissen die Spammer, dass Ihre E-Mail echt ist, was zu mehr Spam führt.

Integrationen

Outlook ist eng in Microsoft Office integriert und bietet einen Kalender, einen Aufgabenmanager, eine Kontakt-App und ein Notizmodul.

Viele Dienste von Drittanbietern sind bestrebt, die Popularität von Outlook zu nutzen und durch Add-Ins zu integrieren.

Was sind die Schwachstellen von Outlook?

Einschränkungen der Benutzeroberfläche

Die Office-Integration und die vertraute Oberfläche von Outlook sind ideal für alle, die in einer Microsoft-Umgebung arbeiten. Wenn Sie jedoch mit anderer Software arbeiten, kann es sich fehl am Platz anfühlen, und die Integration (wenn überhaupt) ist nicht so eng.

Außerdem fehlen Funktionen, die in E-Mail-Anwendungen zu finden sind, die sich auf die effiziente Verwaltung des Posteingangs konzentrieren. So können Sie beispielsweise keine E-Mails in die Warteschleife legen oder eine ausgehende Nachricht so planen, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt gesendet wird.

E-Mail-Verschlüsselung

Einige E-Mail-Clients bieten die Möglichkeit, ausgehende E-Mails zu verschlüsseln - eine wertvolle Funktion für den Versand sensibler E-Mails, die sowohl für den Absender als auch für den Empfänger einige Voreinstellungen erfordert.

Leider können nicht alle Versionen von Outlook diese Funktion nutzen, sondern nur diejenigen, die den Windows-Client verwenden und Microsoft 365 abonniert haben.

Kosten

Outlook ist teurer als die meisten anderen E-Mail-Programme. 139,99 Dollar kostet es im Microsoft Store. Es ist auch in einem Microsoft 365-Abonnement enthalten, das 69 Dollar pro Jahr kostet.

Wenn Sie jedoch bereits Microsoft Office nutzen, ist die App bereits auf Ihrem Computer installiert, so dass sie sozusagen kostenlos ist.

Was sollten Sie also tun?

Microsoft Outlook ist ein fantastischer E-Mail-Client. Wenn Sie Office verwenden, ist er bereits auf Ihrem Computer installiert. Outlook arbeitet gut mit anderen Microsoft-Anwendungen und Diensten von Drittanbietern zusammen und bietet viele erweiterte Funktionen.

Wenn Sie ein Programm bevorzugen, das einfacher zu bedienen ist, sollten Sie Mailbird für Windows und Spark für Mac in Betracht ziehen. Es handelt sich um attraktive Anwendungen mit einer minimalen Benutzeroberfläche, die sich darauf konzentriert, Ablenkungen zu beseitigen, damit Sie Ihren Posteingang effizient bearbeiten können. Mac-Benutzer, die sich wünschen, dass E-Mail mehr wie Instant Messaging funktioniert, sollten sich Unibox ansehen.

Etwas mehr Leistung bieten eM Client (Windows, Mac) und Airmail (Mac), deren Oberflächen weniger überladen sind als die von Outlook und die versuchen, das Beste aus beiden Welten zu vereinen: Effizienz und Leistung.

Power-User bevorzugen vielleicht die zusätzlichen Funktionen von PostBox (Windows, Mac), MailMate (Mac) oder vielleicht sogar The Bat! (Windows), die auf Kosten der Benutzerfreundlichkeit flexiblere Suchkriterien und Automatisierungen bieten.

Wenn Sie eine kostenlose Alternative suchen, sollten Mac-Benutzer einen Blick auf Spark werfen. Eine weitere kostenlose Option, Thunderbird, bietet auf den meisten Plattformen ähnliche Funktionen wie Outlook.