Αν χρησιμοποιείτε συχνά ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, πιθανώς έχετε δει μηνύματα από συναδέλφους, συνεργάτες, φίλους ή συγγενείς που έχουν υπογραφή στο τέλος. Μπορεί να αναγράφει το όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου, τον τίτλο εργασίας και άλλες σχετικές πληροφορίες. Μια υπογραφή μπορεί να κάνει ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο να φαίνεται εξαιρετικά επαγγελματικό.

Ενώ οι περισσότερες ηλεκτρονικές επικοινωνίες έχουν πλέον τη μορφή άμεσων μηνυμάτων, μηνυμάτων κειμένου, συνομιλίας βίντεο ή μέσων κοινωνικής δικτύωσης, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως στον επιχειρηματικό κόσμο. Εξαιτίας αυτού, είναι κρίσιμο να έχετε ένα επαγγελματικό σήμα που να ξεχωρίζει και να επιτρέπει στους άλλους να γνωρίζουν με ποιον επικοινωνούν.

Είστε χρήστης του Outlook; Η δημιουργία μιας υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook είναι μάλλον απλή- μπορεί να γίνει μέσα σε λίγα λεπτά.

Αν έχετε ήδη μία και έχετε ξεχάσει πώς να την αλλάξετε, θα σας δείξουμε πώς. Ας δούμε πώς να προσθέσετε ή να τροποποιήσετε την υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Μετά από αυτό, έχουμε συμπεριλάβει μερικές σημειώσεις για το πώς να την κάνετε να φαίνεται επαγγελματική.

Προσθήκη υπογραφής στο Microsoft Outlook

Η προσθήκη μιας υπογραφής στο Outlook είναι μια αρκετά απλή διαδικασία. Θα το κάνουμε αυτό στην έκδοση web του Outlook, αλλά μπορεί επίσης να γίνει με σχεδόν πανομοιότυπα βήματα μέσα στην εφαρμογή του Outlook. Τα στιγμιότυπα οθόνης σε αυτό το άρθρο είναι από την έκδοση web του Outlook.

Βήμα 1: Συνδεθείτε στο Microsoft Outlook

Συνδεθείτε στο Microsoft Outlook.

Βήμα 2: Ανοίξτε τις ρυθμίσεις του Outlook

Ανοίξτε τις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ρυθμίσεων στην επάνω δεξιά γωνία του προγράμματος περιήγησής σας.

Βήμα 3: Κάντε κλικ στο "Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook"

Βήμα 4: Κάντε κλικ στο Mail - Σύνταξη και απάντηση

Στο μενού ρυθμίσεων, κάντε κλικ στο "Mail" και στη συνέχεια στο "Σύνταξη και απάντηση". Στο επάνω μέρος του παραθύρου στη δεξιά πλευρά της οθόνης, θα πρέπει να δείτε αμέσως την ενότητα "Υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".

Βήμα 5: Προσθέστε τα στοιχεία της υπογραφής σας

Προσθέστε όλα τα πράγματα που θέλετε να εμφανίζονται στην υπογραφή σας. Δείτε την ενότητα παρακάτω για το πώς να βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή σας φαίνεται επαγγελματική.

Μπορείτε να αλλάξετε γραμματοσειρές και να χρησιμοποιήσετε άλλες τυπικές επιλογές μορφοποίησης κειμένου. Είναι επίσης δυνατό να προσθέσετε εικόνες, αν θέλετε.

Βήμα 6: Επιλογή επιλογών

Επιλέξτε επιλογές για να καθορίσετε πότε θα πρέπει να χρησιμοποιείται η υπογραφή. Μπορεί να συμπεριληφθεί σε νέα μηνύματα και σε μηνύματα στα οποία απαντάτε ή τα οποία προωθείτε.

Βήμα 7: Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας

Μην ξεχάσετε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση" στην κάτω δεξιά γωνία. Μόλις αποθηκεύσετε, τελειώσατε- θα πρέπει να έχετε μια ωραία επαγγελματική υπογραφή στα μηνύματά σας.

Ενημέρωση της υπογραφής του Microsoft Outlook

Αν δεν είστε ευχαριστημένοι με τον τρόπο που φαίνεται η νέα σας υπογραφή, μην ανησυχείτε. Είναι εύκολο να την επεξεργαστείτε. Είναι επίσης σύνηθες να χρειαστεί να κάνετε αλλαγές όταν αλλάζουν τα στοιχεία επικοινωνίας, όταν λαμβάνετε νέο τίτλο εργασίας ή όταν απλώς θέλετε να την φρεσκάρετε λίγο.

Για να την ενημερώσετε, ακολουθήστε τα ίδια βήματα που χρησιμοποιήθηκαν για τη δημιουργία της νέας. Όταν φτάσετε στο τμήμα των ρυθμίσεων για την υπογραφή (βήμα 4), κάντε κλικ στο παράθυρο κειμένου στη δεξιά πλευρά και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το πλαίσιο κειμένου ώστε να φαίνεται όπως θα θέλατε. Είναι τόσο απλό. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας.

Πώς να κάνετε την υπογραφή σας στο Outlook να φαίνεται επαγγελματική

Υπάρχουν πολυάριθμοι τρόποι για να διασφαλίσετε ότι η υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου θα φαίνεται επαγγελματική. Οι πρώτες σας προτεραιότητες: να συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας και στη συνέχεια την εργασία ή τη θέση σας και, στη συνέχεια, τα στοιχεία επικοινωνίας. Τα παρακάτω είναι στοιχεία που θα προσθέσουν τη μεγαλύτερη αξία.

1. Όνομα

Μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε το επίσημο όνομά σας. Αφήστε τα παρατσούκλια ή τα συντομευμένα ονόματα εκτός αν έχετε ένα πιο χαλαρό εργασιακό περιβάλλον ή πελάτες.

2. Τίτλος

Αυτό μπορεί να είναι κρίσιμο, ιδίως για όσους δεν σας γνωρίζουν καλά ή δεν έχουν συνεργαστεί μαζί σας στο παρελθόν.

3. Όνομα εταιρείας

Εάν εργάζεστε για μια εταιρεία, οι παραλήπτες πρέπει να γνωρίζουν το όνομά της. Εάν δεν εργάζεστε για μια εταιρεία, μπορείτε να γράψετε κάτι όπως "Ανεξάρτητος εργολάβος" ή "Ελεύθερος προγραμματιστής." Μπορείτε επίσης να παραλείψετε αυτό το μέρος εάν δεν εκπροσωπείτε μια εταιρεία.

Όταν προσθέτετε πληροφορίες για την εταιρεία, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας σας. Ελέγξτε πρώτα με την εταιρεία σας για να δείτε αν έχει συγκεκριμένα πράγματα που θα ήθελε να συμπεριλάβετε.

4. Πιστοποιήσεις

Μπορείτε επίσης να αναφέρετε τυχόν πιστοποιήσεις που έχετε εσείς ή η εταιρεία σας. Οι πιστοποιήσεις μπορεί να συνοδεύονται από ένα λογότυπο ή σύμβολο που μπορεί επίσης να προστεθεί.

5. Στοιχεία επικοινωνίας

Αυτό μπορεί να είναι το πιο σημαντικό μέρος. Παρέχετε εναλλακτικούς τρόπους για να έρθει κάποιος σε επαφή μαζί σας. Προσθέστε τον αριθμό τηλεφώνου σας, τον ιστότοπο της επιχείρησής σας ή οποιαδήποτε άλλη μέθοδο έχετε. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, παρόλο που θα βρίσκεται ήδη στο μήνυμα στην ενότητα "Από". Δεν βλάπτει να την έχετε εκεί όπου κάποιος μπορεί εύκολα να τη δει και να έχει πρόσβαση σε αυτήν.

6. Μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Εξετάστε το ενδεχόμενο σύνδεσης με τυχόν επαγγελματικούς λογαριασμούς στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, όπως το LinkedIn ή άλλους που αντιπροσωπεύουν την επιχείρησή σας.

7. Φωτογραφία

Η φωτογραφία σας είναι προαιρετική, αλλά είναι ωραίο για τους ανθρώπους να βλέπουν με ποιον επικοινωνούν. Εάν η εταιρική σας κουλτούρα είναι επίσημη, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε μια φωτογραφία με επαγγελματική εμφάνιση.

Τι δεν πρέπει να συμπεριλάβετε στην υπογραφή σας στο Outlook

Όπως μπορείτε να δείτε, η ενότητα της υπογραφής θα σας επιτρέψει να προσθέσετε άφθονο κείμενο ή εικόνες, αλλά δεν είναι κακό να το κρατήσετε απλό. Ο στόχος είναι να παρέχετε δεδομένα που προσθέτουν τη μεγαλύτερη αξία στα μηνύματά σας.

Μην το παρακάνετε. Αν προσθέσετε πάρα πολλά, μπορεί να φαίνεται ακατάστατο. Η υπερφόρτωση με πληροφορίες μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να το αγνοήσει, ειδικά αν βιάζεται.

Συχνά θα δείτε ανθρώπους να συμπεριλαμβάνουν κάποιο απόσπασμα ή ρητό στην υπογραφή του email τους. Συνιστώ να μην το κάνετε αυτό, εκτός αν πρόκειται για σύνθημα ή σλόγκαν της εταιρείας σας. Τα αποσπάσματα μπορεί συχνά να είναι ισχυρογνώμονες, πολιτικά ή αμφιλεγόμενα- μπορεί να κινδυνεύσετε να προσβάλλετε κάποιον. Αν η επιθυμία σας είναι να είστε επαγγελματίες, τα αποσπάσματα είναι κάτι που πρέπει να αποφύγετε.

Ένα τελευταίο πράγμα που πρέπει να σκεφτείτε: αποφύγετε να κάνετε την υπογραφή σας πολύ ενοχλητική. Θέλετε να την προσέξουν, αλλά δεν θέλετε επίσης να είναι τόσο εντυπωσιακή που να αφαιρεί από το μήνυμά σας.

Η υπογραφή θα πρέπει να λέει στους ανθρώπους ποιος είστε, τι κάνετε, για ποιον εργάζεστε, πώς να επικοινωνήσουν μαζί σας και ενδεχομένως γιατί μπορούν να σας εμπιστευτούν.

Γιατί χρειάζεστε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το Outlook

Υπάρχουν και άλλοι καλοί λόγοι για να έχετε ένα προ-διαμορφωμένο ψευδώνυμο. Αν και μπορεί να φαίνονται απλοί, μην υποτιμάτε τη σημασία τους.

Όπως έχουμε ήδη δει, η υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνει τα μηνύματά σας να φαίνονται πιο επαγγελματικά. Μια υπογραφή μπορεί να εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο.

Αν και μπορεί να μην φαίνεται πολύ, η αποστολή πολλαπλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η συνεχής προσθήκη του ονόματός σας και άλλων λεπτομερειών μπορεί να σας αποσπάσει από άλλες εργασίες. Με μια προκαθορισμένη προεπιλογή, υπάρχει ένα πράγμα λιγότερο που πρέπει να κάνετε για κάθε μήνυμα.

Μια υπογραφή διασφαλίζει επίσης ότι το όνομά σας και άλλα στοιχεία περιλαμβάνονται πάντα σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν θα ξεχάσετε να προσθέσετε τα πολύ σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας σας. Μια τυπική υπογραφή διατηρεί σταθερά τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε να ξέρετε ότι στέλνετε ακριβώς το ίδιο πράγμα σε κάθε παραλήπτη.

Υπάρχει και ένας τελευταίος λόγος: ο παραλήπτης θα γνωρίζει από ποιον λαμβάνει το μήνυμα. Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συχνά ανακατεμένα τμήματα των ονομάτων μας σε συνδυασμό με αριθμούς ή άλλα γράμματα.

Ως αποτέλεσμα, το άτομο που λαμβάνει το μήνυμα μπορεί να μην γνωρίζει το πλήρες όνομά σας. Μια επίσημη υπογραφή διασφαλίζει ότι ο παραλήπτης γνωρίζει ποιος είστε.

Τελικά λόγια

Η υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Outlook αποτελεί ζωτικό μέρος της επικοινωνίας σας. Παρέχει πληροφορίες για εσάς και δίνει στους αναγνώστες σας εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας μαζί σας. Εξοικονομεί χρόνο κατά την πληκτρολόγηση και την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς δεν θα χρειάζεται να συμπληρώνετε συνεχώς επαναλαμβανόμενο κείμενο.

Αφού ρυθμίσετε την υπογραφή σας στο Outlook, φροντίστε να την επανεξετάζετε συχνά και να την ενημερώνετε αν αλλάξει κάτι.

Ελπίζουμε ότι αυτό το άρθρο σας βοήθησε να δημιουργήσετε την επαγγελματική υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Outlook. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας για τυχόν ερωτήσεις ή σχόλια.