Με την έλευση των άμεσων μηνυμάτων, των μηνυμάτων κειμένου, της βιντεοσυνομιλίας, των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και άλλων, πολλοί έχουν ξεχάσει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στον κόσμο των επιχειρήσεων, ωστόσο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να αποτελεί κρίσιμη μέθοδο επικοινωνίας.

Εάν χρησιμοποιείτε τακτικά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ιδίως για επαγγελματικούς λόγους, είναι σημαντικό τα μηνύματά σας να φαίνονται επαγγελματικά. Η ύπαρξη μιας επαγγελματικής υπογραφής στο κάτω μέρος των μηνυμάτων σας μπορεί να συμβάλει σε μεγάλο βαθμό στην επισημοποίηση των μηνυμάτων που στέλνετε σε συναδέλφους, διευθυντές και πελάτες.

Αν δεν έχετε ήδη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αν έχετε, αλλά έχετε ξεχάσει πώς να την αλλάξετε, ήρθατε στο σωστό μέρος.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να προσθέσετε ή να αλλάξετε την υπογραφή του email σας και να την κάνετε να φαίνεται επαγγελματική.

Πώς να προσθέσετε μια υπογραφή στο Gmail

Η προσθήκη μιας υπογραφής στο Gmail είναι εύκολη και μπορεί να γίνει γρήγορα. Απλά ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1: Μεταβείτε στις ρυθμίσεις του Gmail

Στο Gmail, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.

Βήμα 2: Κάντε κλικ στο κουμπί "Δείτε όλες τις ρυθμίσεις".

Βήμα 3: Κάντε κλικ στο κουμπί "Create New".

Μετακινηθείτε προς τα κάτω και βρείτε την ενότητα "Υπογραφή". Θα βρίσκεται σχεδόν στο τέλος της σελίδας. Μόλις φτάσετε εκεί, κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία νέας".

Βήμα 4: Εισάγετε το όνομα της υπογραφής

Μόλις εισαγάγετε το όνομα, κάντε κλικ στο κουμπί "Create" (Δημιουργία). Στο παρακάτω παράδειγμα χρησιμοποίησα το όνομά μου, αλλά μπορείτε να πληκτρολογήσετε ό,τι θέλετε.

Βήμα 5: Εισάγετε την υπογραφή σας

Στο παράθυρο κειμένου στη δεξιά πλευρά του ονόματος, μπορείτε να εισάγετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε να υπάρχουν στην υπογραφή σας. Μπορείτε να μορφοποιήσετε το κείμενο και να προσθέσετε ακόμη και εικόνες ή συνδέσμους URL, αν θέλετε.

Ποιες πληροφορίες πρέπει να προσθέσετε για να κάνετε την υπογραφή του email σας να φαίνεται επαγγελματική; Δείτε την ενότητα παρακάτω για περισσότερες λεπτομέρειες.

Βήμα 6: Ορισμός προεπιλογών υπογραφής

Θα πρέπει να επιλέξετε μια υπογραφή που θα χρησιμοποιείται για τα νέα μηνύματα και μια για την απάντηση ή την προώθηση μηνυμάτων. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες από μία, ώστε να επιλέξετε διαφορετικές υπογραφές για τα νέα μηνύματα και για την απάντηση/προώθηση μηνυμάτων. Εάν έχετε πολλές υπογραφές, όλες θα εμφανιστούν στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Βήμα 7: Αποθήκευση αλλαγών

Μην ξεχάσετε να μετακινηθείτε στο κάτω μέρος της οθόνης και να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας. Μόλις το κάνετε, είστε έτοιμοι.

Πώς να ενημερώσετε την υπογραφή σας στο Gmail

Ίσως χρειαστεί να ενημερώσετε την υπογραφή σας όταν αποκτήσετε νέο αριθμό επικοινωνίας ή νέο τίτλο εργασίας. Ίσως θέλετε να την αλλάξετε για να δείχνει πιο επαγγελματική. Όποια και αν είναι η περίπτωση, αν δεν σας αρέσει η εμφάνιση της υπογραφής σας, μην ανησυχείτε. Είναι εύκολο να την τροποποιήσετε.

Για να την ενημερώσετε, απλώς ακολουθήστε τα ίδια βήματα που χρησιμοποιήθηκαν για τη δημιουργία της νέας. Όταν φτάσετε στην ενότητα της υπογραφής στις ρυθμίσεις σας (Βήμα 2), κάντε κλικ στο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε τις αλλαγές στο παράθυρο κειμένου στη δεξιά πλευρά.

Μην ξεχάσετε να πάτε στο κάτω μέρος της σελίδας και να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας.

Πώς να κάνετε την υπογραφή σας στο Gmail να φαίνεται επαγγελματική

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να κάνετε την υπογραφή σας στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο να φαίνεται επαγγελματική. Ξεκινήστε με το πλήρες όνομά σας, ακολουθούμενο από πληροφορίες που αφορούν τη δουλειά ή τη θέση σας. Τα παρακάτω είναι πράγματα που θα προσθέσουν τη μεγαλύτερη αξία.

1. Όνομα

Πιθανώς να θέλετε να χρησιμοποιήσετε το επίσημο όνομά σας αντί για τυχόν ψευδώνυμα ή συντομευμένα ονόματα, εκτός αν έχετε ένα πιο χαλαρό εργασιακό περιβάλλον ή πελάτες.

2. Τίτλος

Αναφέρετε τον τίτλο εργασίας σας. Αυτό μπορεί να είναι κρίσιμο, ιδίως για τους παραλήπτες που μπορεί να μη σας γνωρίζουν καλά ή να μην έχουν συνεργαστεί μαζί σας στο παρελθόν.

3. Όνομα εταιρείας

Εάν εργάζεστε για μια εταιρεία, ενημερώστε τους για ποιον εργάζεστε. Εάν δεν εργάζεστε για μια συγκεκριμένη εταιρεία, μπορείτε να γράψετε "Ανεξάρτητος εργολάβος" ή "Ελεύθερος προγραμματιστής".

Όταν προσθέτετε πληροφορίες για την εταιρεία, ίσως θέλετε να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας σας. Ρωτήστε αν η εταιρεία σας έχει μια τυποποιημένη μορφή για τις υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4. Πιστοποιήσεις

Μπορείτε να αναφέρετε τυχόν πιστοποιήσεις που έχετε εσείς ή η εταιρεία σας. Ορισμένες πιστοποιήσεις συνοδεύονται από ένα λογότυπο ή σύμβολο, το οποίο μπορείτε επίσης να προσθέσετε.

5. Στοιχεία επικοινωνίας

Προσθέστε τον αριθμό τηλεφώνου σας, τον ιστότοπο της επιχείρησής σας ή οποιαδήποτε άλλη πληροφορία επικοινωνίας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, παρόλο που θα βρίσκεται ήδη στο μήνυμα στην ενότητα "Από". Δεν βλάπτει να την έχετε σε σημείο που μπορεί κάποιος να τη βρει εύκολα.

6. Πληροφορίες για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο σύνδεσης με οποιονδήποτε επαγγελματικό λογαριασμό κοινωνικής δικτύωσης, όπως το LinkedIn.

7. Φωτογραφία

Το να συμπεριλάβετε μια φωτογραφία σας είναι προαιρετικό, αν και μπορεί να είναι ωραίο για τους ανθρώπους να βλέπουν με ποιον επικοινωνούν. Απλά φροντίστε να χρησιμοποιήσετε μια φωτογραφία που να δείχνει επαγγελματική.

Τι δεν πρέπει να συμπεριλάβετε στην υπογραφή σας στο Gmail

Μην το παρακάνετε. Η προσθήκη πολλών πληροφοριών θα κάνει την υπογραφή σας ακατάστατη και δυσανάγνωστη. Αν είναι γεμάτη με πληροφορίες που δεν ενδιαφέρουν κανέναν, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ο παραλήπτης να την αγνοήσει εντελώς.

Μερικές φορές θα δείτε ανθρώπους να περιλαμβάνουν ένα αγαπημένο απόσπασμα στην υπογραφή τους στο Gmail. Θα απέφευγα να προσθέσω κάτι τέτοιο, εκτός αν πρόκειται για ένα σύνθημα ή ένα σλόγκαν που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας. Αποσπάσματα που είναι ισχυρογνώμονες, πολιτικά ή αμφιλεγόμενα μπορεί να προσβάλλουν κάποιον - και ο χώρος εργασίας δεν είναι ο χώρος όπου θέλετε να το κάνετε αυτό.

Αποφύγετε να κάνετε την υπογραφή σας στο Gmail να σας αποσπά την προσοχή. Μην την κάνετε τόσο εντυπωσιακή ώστε να απομακρύνεται από το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Η υπογραφή θα πρέπει να παρέχει πληροφορίες που θα λένε στους ανθρώπους ποιος είστε, τι κάνετε, για ποιον εργάζεστε, πώς μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας και ίσως γιατί μπορούν να σας εμπιστευτούν.

Γιατί χρειάζομαι μια υπογραφή email για το Gmail;

Οι υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσδίδουν έναν αέρα επαγγελματισμού στις επικοινωνίες σας. Αποτελούν ζωτικό μέρος του μηνύματός σας, ακόμη και αν συμπληρώνονται αυτόματα πριν πατήσετε το κουμπί αποστολής.

Μια καλή υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξοικονομεί χρόνο. Εάν στέλνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η αυτόματη προσθήκη του ονόματος και των πληροφοριών σας στο τέλος μπορεί να σας γλιτώσει από πολύ εκνευρισμό και σύγχυση.

Σας εμποδίζει επίσης να ξεχάσετε να δώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, κάτι που μπορεί να συμβεί όταν βιάζεστε να στείλετε ένα σημαντικό μήνυμα.

Τέλος, η υπογραφή του Gmail παρέχει συνέπεια. Στέλνει τις ίδιες πληροφορίες, σωστά, κάθε φορά. Ανησυχείτε ποτέ αν δώσατε τον σωστό αριθμό τηλεφώνου ή αναρωτιέστε αν ο παραλήπτης σας δεν θα καταλάβει από ποιον είναι το email σας;

Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να διαφέρει κατά πολύ από το πραγματικό σας όνομα. Η υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail διασφαλίζει ότι ο παραλήπτης γνωρίζει από ποιον προέρχεται το μήνυμα.

Τελικά λόγια

Οι υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αποτελέσουν ζωτικό μέρος των μηνυμάτων σας στο Gmail. Παρέχουν σημαντικές πληροφορίες για εσάς και δίνουν στους αναγνώστες εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας μαζί σας. Εξοικονομούν χρόνο, καθώς συμπληρώνουν αυτόματα τα βασικά στοιχεία για εσάς. Τέλος, διασφαλίζουν ότι στέλνετε με συνέπεια τις ίδιες πληροφορίες σε όλους τους παραλήπτες σας.

Αφού ρυθμίσετε την υπογραφή του email σας για το Gmail, φροντίστε να την επανεξετάζετε συχνά και να την ενημερώνετε κάθε φορά που αλλάζει κάποια πληροφορία σας.

Ελπίζω αυτό το άρθρο να σας βοήθησε με το σχεδιασμό της επαγγελματικής υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Gmail. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας για τυχόν ερωτήσεις ή σχόλια.