Mit dem Aufkommen von Instant Messaging, Textnachrichten, Videochats, sozialen Medien usw. haben viele die E-Mail vergessen. In der Geschäftswelt ist die E-Mail jedoch nach wie vor eine wichtige Kommunikationsmethode.

Wenn Sie regelmäßig E-Mails versenden, vor allem im geschäftlichen Bereich, ist es wichtig, dass Ihre E-Mails professionell aussehen. Eine professionelle Signatur am Ende Ihrer Nachrichten kann viel dazu beitragen, E-Mails, die Sie an Kollegen, Manager und Kunden senden, zu formalisieren.

Wenn Sie noch keine E-Mail-Signatur haben oder eine haben, aber vergessen haben, wie man sie ändert, dann sind Sie hier genau richtig.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur hinzufügen oder ändern können, damit sie professionell aussieht.

So fügen Sie eine Signatur in Gmail hinzu

Das Hinzufügen einer Signatur in Google Mail ist einfach und schnell erledigt: Gehen Sie einfach wie folgt vor:

Schritt 1: Gehen Sie zu den Google Mail-Einstellungen

Klicken Sie in Google Mail auf das Symbol Einstellungen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

Schritt 2: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Alle Einstellungen anzeigen".

Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu erstellen".

Scrollen Sie nach unten und suchen Sie den Bereich "Signatur", der sich fast am Ende der Seite befindet. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche "Neu erstellen".

Schritt 4: Eingabe des Signaturnamens

Sobald Sie den Namen eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen". Im folgenden Beispiel habe ich einfach meinen Namen verwendet, aber Sie können alles eingeben, was Sie wollen.

Schritt 5: Geben Sie Ihre Unterschrift ein

In das Textfenster auf der rechten Seite des Namens können Sie alle Informationen eingeben, die Sie in Ihrer Signatur haben möchten. Sie können den Text formatieren und sogar Bilder oder URL-Links hinzufügen, wenn Sie möchten.

Welche Informationen Sie hinzufügen sollten, damit Ihre E-Mail-Signatur professionell aussieht, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Schritt 6: Standardwerte für die Signatur festlegen

Sie müssen eine Signatur auswählen, die für neue Nachrichten und eine für die Beantwortung oder Weiterleitung von Nachrichten verwendet werden soll. Sie können mehrere Signaturen hinzufügen, so dass Sie für neue Nachrichten und für die Beantwortung/Weiterleitung von Nachrichten unterschiedliche Signaturen auswählen können. Wenn Sie mehrere Signaturen haben, werden alle in der Dropdown-Liste angezeigt.

Schritt 7: Änderungen speichern

Vergessen Sie nicht, bis zum Ende des Bildschirms zu scrollen und Ihre Änderungen zu speichern - dann sind Sie fertig.

So aktualisieren Sie Ihre Gmail-Signatur

Vielleicht müssen Sie Ihre Signatur aktualisieren, wenn Sie eine neue Kontaktnummer oder eine neue Berufsbezeichnung erhalten haben. Vielleicht möchten Sie sie ändern, um sie professioneller aussehen zu lassen. Was auch immer der Fall ist, wenn Ihnen das Aussehen Ihrer Signatur nicht gefällt, keine Sorge, sie lässt sich leicht ändern.

Um sie zu aktualisieren, befolgen Sie einfach die gleichen Schritte wie bei der Erstellung der neuen Signatur. Wenn Sie in Ihren Einstellungen (Schritt 2) zum Abschnitt "Signatur" gelangen, klicken Sie auf den Namen und nehmen Sie dann die Änderungen im Textfenster auf der rechten Seite vor.

Vergessen Sie nicht, zum Ende der Seite zu gehen und Ihre Einstellungen zu speichern.

Wie Sie Ihre Gmail-Signatur professionell aussehen lassen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihrer E-Mail-Signatur ein professionelles Aussehen zu verleihen. Beginnen Sie mit Ihrem vollständigen Namen, gefolgt von Informationen, die sich auf Ihre Tätigkeit oder Position beziehen. Im Folgenden finden Sie die Dinge, die den größten Mehrwert bieten.

1. der Name

Wahrscheinlich sollten Sie Ihren offiziellen Namen anstelle von Spitznamen oder abgekürzten Namen verwenden, es sei denn, Sie haben ein zwangloses Arbeitsumfeld oder Kunden.

2. titel

Geben Sie Ihre Berufsbezeichnung an, da dies vor allem für Empfänger, die Sie nicht gut kennen oder in der Vergangenheit nicht mit Ihnen gearbeitet haben, entscheidend sein kann.

3. der Name des Unternehmens

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, geben Sie an, für wen Sie arbeiten. Wenn Sie nicht für ein bestimmtes Unternehmen arbeiten, können Sie "Unabhängiger Auftragnehmer" oder "Freiberuflicher Entwickler" angeben.

Wenn Sie Unternehmensinformationen hinzufügen, können Sie auch Ihr Firmenlogo einfügen. Fragen Sie, ob Ihr Unternehmen ein Standardformat für E-Mail-Signaturen hat.

4. bescheinigungen

Sie können alle Zertifizierungen, die Sie oder Ihr Unternehmen besitzen, auflisten. Einige Zertifizierungen sind mit einem Logo oder Symbol versehen, das Sie ebenfalls hinzufügen können.

5. kontaktinformationen

Bieten Sie dem Empfänger alternative Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Fügen Sie Ihre Telefonnummer, die Website Ihres Unternehmens oder andere Kontaktinformationen hinzu. Sie können auch Ihre E-Mail-Adresse angeben, auch wenn diese bereits in der Nachricht im Abschnitt "Von" enthalten ist. Es schadet nicht, sie dort zu haben, wo man sie leicht finden kann.

6. informationen über soziale Medien

Sie können eine Verknüpfung zu einem professionellen Konto in sozialen Medien wie LinkedIn in Betracht ziehen.

7. foto

Das Einfügen eines Fotos von Ihnen ist optional, obwohl es für die Leute schön sein kann, um zu sehen, mit wem sie kommunizieren. Achten Sie nur darauf, ein professionell aussehendes Foto zu verwenden.

Was Sie nicht in Ihre Gmail-Signatur aufnehmen sollten

Übertreiben Sie es nicht. Wenn Sie zu viele Informationen hinzufügen, wird Ihre Signatur unübersichtlich und schwer lesbar. Wenn sie voller Informationen ist, die niemanden interessieren, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Empfänger sie ganz ignoriert.

Manchmal sieht man Leute, die ein Lieblingszitat in ihre Google Mail-Signatur einfügen. Ich würde es vermeiden, so etwas hinzuzufügen, es sei denn, es handelt sich um ein Motto oder einen Slogan, den Ihr Unternehmen verwendet. Zitate, die meinungsfreudig, politisch oder kontrovers sind, könnten jemanden beleidigen - und das wollen Sie am Arbeitsplatz nicht tun.

Achten Sie darauf, dass Ihre Google Mail-Signatur nicht so auffällig ist, dass sie vom Inhalt Ihrer E-Mail-Nachricht ablenkt.

Die Unterschrift sollte Informationen darüber enthalten, wer Sie sind, was Sie tun, für wen Sie arbeiten, wie man Sie kontaktieren kann und warum man Ihnen vertrauen kann. Nichts davon sollte von Ihrer Botschaft ablenken.

Warum brauche ich eine E-Mail-Signatur für Google Mail?

E-Mail-Signaturen verleihen Ihrer Kommunikation einen Hauch von Professionalität und sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Nachricht, selbst wenn sie automatisch ausgefüllt werden, bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken.

Eine gute E-Mail-Signatur spart Zeit: Wenn Sie viele E-Mails verschicken, kann das automatische Hinzufügen Ihres Namens und Ihrer Informationen am Ende der E-Mail viel Frust und Verwirrung ersparen.

Es verhindert auch, dass Sie vergessen, Ihre Kontaktdaten anzugeben, was passieren kann, wenn Sie es eilig haben, eine wichtige Nachricht zu versenden.

Schließlich sorgt eine Google Mail-Signatur für Konsistenz: Sie sendet jedes Mal dieselben Informationen, und zwar korrekt. Haben Sie sich jemals Sorgen gemacht, ob Sie die richtige Telefonnummer angegeben haben, oder sich gefragt, ob der Empfänger nicht weiß, von wem Ihre E-Mail stammt?

Eine E-Mail-Signatur in Google Mail stellt sicher, dass der Empfänger weiß, von wem die Nachricht stammt.

Letzte Worte

E-Mail-Signaturen können ein wichtiger Bestandteil Ihrer Google Mail-Nachrichten sein. Sie liefern wichtige Informationen über Sie und bieten den Lesern alternative Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Sie sparen Zeit, indem sie wichtige Informationen automatisch für Sie ausfüllen. Und schließlich stellen sie sicher, dass Sie allen Empfängern stets dieselben Informationen senden.

Sobald Sie Ihre E-Mail-Signatur für Google Mail eingerichtet haben, sollten Sie sie regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass Sie sie immer auf dem neuesten Stand halten, wenn sich Ihre Informationen ändern.

Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen bei der Gestaltung Ihrer professionellen E-Mail-Signatur in Google Mail geholfen. Bei Fragen oder Kommentaren können Sie sich gerne an uns wenden.