Du er lige blevet færdig med at skrive en vigtig e-mail til dine kolleger, og du har travlt med at sende den - du har ikke tid til at læse korrektur. Du trykker på send-knappen, og straks efter går det op for dig: Du har sendt hele gruppen oplysninger, som de ikke burde se. Gulp .

Hvad gør du? Hvis du bruger Microsoft Outlook, og dine modtagere bruger Outlook, og du handler hurtigt, kan du måske huske beskeden, før nogen ser den.

Det kan være et langt skud - men jeg har set det virke. Er du klar til at prøve det? Læs videre for at lære hvordan.

Hvorfor skal jeg tilbagekalde?

Jeg arbejder nogle gange med følsomme oplysninger, og jeg har begået den fejl at sende dem til den forkerte person. Det er nok det værst tænkelige scenarie, fordi det ikke altid virker at tilbagekalde beskeden. Du bør bestemt ikke stole på det, når det drejer sig om private data. Vi vil nedenfor se på, hvornår tilbagekaldelse virker og ikke virker.

Det er derimod ikke så slemt at sende mails med stavefejl. Ja, det er pinligt, men det er ikke verdens undergang. Det kan endda give dig et indtryk af, hvem der rent faktisk læser dine beskeder, når du sender dem. Recall kan muligvis hjælpe dig med at komme dig ovenpå en grammatisk katastrofe - men igen, regn ikke med det.

Her er en god idé: Hvis du er vred eller sur på nogen og i øjeblikkets hede skriver en skarp, ufiltreret, sårende besked til vedkommende - den slags, der ødelægger relationer. Det kan give dig et skadet skab, uanset om det er en chef, kollega, ven eller kæreste. Det er sket for mig - jeg ville virkelig ønske, at jeg havde haft en tilbagekaldelsesknap dengang!

Nogle gange er vi ikke opmærksomme på automatisk udfyldning, når vi adresserer beskeden og opdager for sent, at den er gået til den forkerte person. Jeg har modtaget e-mails, der var beregnet til en anden person; det sker hele tiden. Hvis du er heldig, kan en tilbagekaldelse virke og redde dig fra din fejltagelse.

Jeg er sikker på, at der er andre situationer, som jeg ikke tænker på, men du forstår billedet. Det er nemt at sende en mail, som du ønsker, at du ikke havde sendt. Lad os se på, hvordan du kan huske e-mails i Microsoft Outlook-programmet.

Trin for at tilbagekalde en e-mail

De følgende trin giver dig mulighed for at forsøg for at tilbagekalde en e-mail i Outlook. Husk, at tiden er en kritisk faktor. Du skal gøre det, før personen åbner den! Der er også andre faktorer, som du ikke har indflydelse på, der kan få processen til at mislykkes. Du kan læse mere om dem i næste afsnit.

Her er hvad du skal gøre:

1. Vælg mappen Sendt post

Vælg mappen "Sendt post" i navigations- eller mappevinduet til venstre i Outlook.

2. Find den sendte meddelelse

Find og vælg det emne, du vil hente frem på listen over sendte emner, og dobbeltklik på det for at åbne det i sit eget vindue.

3. Vælg Handling til tilbagekaldelse

I vinduet skal du vælge fanen "Message" (Meddelelse). Vælg derefter "More Move Actions" (Flere flytningshandlinger) i afsnittet "Move" (Flyt).

Vælg nu "Genopkald denne meddelelse".

4. Vælg Indstillinger

Du skal beslutte, om du vil "Slet ulæste kopier af meddelelsen" eller "Slet ulæste kopier og erstat med en ny meddelelse". Du kan også vælge at modtage en meddelelse, der fortæller dig, om tilbagekaldelsen er lykkedes. Markér feltet, hvis du ønsker at modtage en bekræftelse. Dette anbefales, da det kan være den eneste måde, du ved, om det virker.

Klik på "OK". Hvis du har valgt at erstatte meddelelsen, åbnes et nyt vindue med meddelelsen. Foretag de nødvendige ændringer, og klik derefter på "Send", når du er klar til at sende den.

5. Søg efter bekræftelse

Hvis du har tilmeldt dig notifikationen, får du vist en meddelelse, der fortæller dig, hvad der er sket. Den fortæller dig, hvem den oprindelige e-mail blev sendt til, emnet og tidspunktet for afsendelsen. Du kan se, om tilbagekaldelsen lykkedes, samt dato og klokkeslæt for tilbagekaldelsen.

Det skal du bruge for at få tilbagekaldelse til at virke

Så hvis stjernerne står på linje, virker det så at tilbagekalde en e-mail? For at være ærlig, er det et rent gætværk. Når det er sagt, er det muligt, så lad os se på, hvad der skal ske, for at en tilbagekaldelse af en e-mail bliver en succes.

Outlook-app

Det første krav er, at du skal bruge Microsoft Outlook-desktopapplikationen. Du kan ikke huske fra Microsofts webgrænseflade.

Microsoft Exchange

Du skal bruge et Microsoft Exchange-mailsystem. Du og modtageren skal være på den samme Exchange-server. Hvis det er en arbejdssituation, er der en chance for, at du er på den samme Exchange-server som dine kolleger. Det betyder, at det måske virker for dem, men ikke for nogen uden for din virksomhed.

Åbnede meddelelser

Tilbagekaldelsen virker kun, hvis modtageren endnu ikke har åbnet e-mailen. Når de åbner den, er det for sent. Den er blevet downloadet til deres lokale indbakke.

Konfigureret til at ignorere anmodningen

Outlook kan være konfigureret således, at meddelelser ikke kan genkaldes fra din indbakke. Hvis det er tilfældet for din modtager, vil din genkaldelse ikke fungere.

Omdirigeret post

Hvis den person, du sender en e-mail til, har regler for at flytte meddelelser til andre mapper, og disse regler omfatter din meddelelse, virker tilbagekaldelsen ikke. Den virker kun, når meddelelsen er ulæst og forbliver i personens indbakke.

Undgå at sende e-mail, der skal tilbagekaldes

Som vi har set, kan en Outlook-besked tages tilbage, men der er en god chance for, at tilbagekaldelsen vil mislykkes. Den bedste måde at håndtere beklagelige e-mails på er ikke at sende dem i første omgang. Det lyder simpelt, men jeg ved, at det ikke er det. I virkeligheden sker det for os alle, men der er nogle ting, vi kan gøre for at undgå at sende dem.

Følgende metode lyder måske mærkeligt, men den er nyttig: Du kan konfigurere Outlook til at have en forsinkelse, før den sender e-mailen. Det betyder, at når du trykker på send-knappen, forbliver meddelelsen i din udbakke i et bestemt tidsrum, før den sendes. Det giver dig en chance for at slette/aflyse e-mails, før de rent faktisk sendes. Du kan finde instruktioner om, hvordan du gør det, i denne artikel fra Microsoft.

Efter min mening er det bedste at gøre at gennemgå eller korrekturlæse det, du har skrevet, inden du sender det. Jeg ved godt, at vi nogle gange har travlt, men ved selv at korrekturlæse vil du opdage 95 % af dine fejl. Hvis du ikke er god til at korrekturlæse, kan du prøve en grammatik-tjekker som Grammarly, som kan bruges til at gennemgå din tekst i Outlook.

Hvis du læser din e-mail flere gange, kan du undgå mange problemer. Det sikrer, at du ved, hvad du sender. Glem ikke at gennemgå modtagerlisten (selv CC-listen) og emnet, da det ofte er her, problemerne opstår.

Hvad angår den grimme e-mail, som du fortryder at have sendt til din kollega, kan det være lidt anderledes. Jeg har fundet ud af, at det bedste at gøre i den forbindelse er først at skrive beskeden. Du må ikke adressere den til nogen endnu, da du ikke ønsker at sende den ved et uheld.

Når du har skrevet det, skal du læse det igen. Gå derefter væk fra din computer eller i det mindste fra Outlook. Kom tilbage til det 15-20 minutter senere og læs det igen. Er du tilfreds med det, du sagde? Er det sådan, du ønsker at kommunikere til personen?

Ved at gå væk har du en chance for at undgå den reaktion, som du får i hedeture, hvor du siger ting, du fortryder. Det giver dig også mulighed for at revidere teksten, hvis du kan finde en mere rolig måde at forklare dit problem på.

Hvis du føler, at din besked er for hård eller uhensigtsmæssig, kan du altid slette den og skrive en ny senere. Hvis du virkelig er klar til at sende den, skal du udfylde feltet "Til" med modtagerens navn og sende den af sted. Denne proces giver dig i det mindste en chance for at falde til ro og sikre, at du træffer en rationel beslutning.

Sidste ord

Hvis du er i knibe på grund af en e-mail, som du fortryder at have sendt, er det muligt, at Outlooks tilbagekaldelsesfunktion kan hjælpe dig med at fjerne e-mailen, før modtagerne læser den.

Denne funktion er bestemt ikke noget, du bør stole på. Der er mange variabler, der spiller ind på, at den fungerer. Der er stor sandsynlighed for, at personen læser den, før du kan sende anmodningen om tilbagekaldelse.

Den bedste praksis er at tage sig god tid, læse korrektur på dine e-mails og forsøge at undgå at sende reaktive beskeder, som du ikke har brugt tid på at tænke over. Med andre ord er forebyggelse det bedste middel mod beklagelige e-mails.