Hvis du bruger e-mails ofte, har du sikkert set mails fra kolleger, kollegaer, venner eller familie, som har en signatur til sidst. Den kan indeholde deres navn, telefonnummer, stillingsbetegnelse og andre relevante oplysninger. En signatur kan få en e-mail til at se yderst professionel ud.

Selv om de fleste elektroniske meddelelser nu er i form af instant messaging, tekstbeskeder, videochat eller sociale medier, er e-mail stadig meget udbredt i forretningsverdenen. Derfor er det vigtigt at have et professionelt udseende mærke, der skiller sig ud og lader andre vide, hvem de kommunikerer med.

Er du Outlook-bruger? Det er ret nemt at oprette en e-mail-signatur i Microsoft Outlook, og det kan gøres på få minutter.

Hvis du allerede har en, og du har glemt, hvordan du ændrer den, viser vi dig hvordan. Lad os se på, hvordan du tilføjer eller ændrer din e-mail-signatur. Derefter har vi inkluderet nogle noter om, hvordan du får den til at se professionel ud.

Tilføj en signatur i Microsoft Outlook

Tilføjelse af en signatur i Outlook er en ret ligetil proces. Vi vil gøre dette i webversionen af Outlook, men det kan også gøres ved hjælp af næsten identiske trin i Outlook-appen. Skærmbillederne i denne artikel er fra webversionen af Outlook.

Trin 1: Log ind på Microsoft Outlook

Log ind på Microsoft Outlook.

Trin 2: Åbn Outlook-indstillingerne

Åbn dine kontoindstillinger ved at klikke på ikonet for indstillinger i øverste højre hjørne af din browser.

Trin 3: Klik på "Vis alle Outlook-indstillinger"

Trin 4: Klik på Mail - Skriv og svar

Klik på "Mail" i menuen "Indstillinger" og derefter på "Skriv og svar". Øverst i vinduet i højre side af skærmen bør du straks se afsnittet "E-mail-signatur".

Trin 5: Tilføj dine signaturoplysninger

Tilføj alle de ting, som du ønsker at få vist i din signatur. Se afsnittet nedenfor om, hvordan du sikrer, at din signatur ser professionel ud.

Du kan ændre skrifttyper og bruge andre standard tekstformateringsmuligheder. Det er også muligt at tilføje billeder, hvis du ønsker det.

Trin 6: Vælg indstillinger

Vælg indstillinger for at bestemme, hvornår signaturen skal bruges. Den kan medtages i nye meddelelser og meddelelser, som du svarer på eller videresender.

Trin 7: Gem dine ændringer

Glem ikke at klikke på knappen "Gem" nederst i højre hjørne. Når du har gemt, er du færdig; du bør have en flot professionel signatur på dine e-mails.

Opdater din Microsoft Outlook-signatur

Hvis du ikke er tilfreds med din nye signatur, er der ingen grund til bekymring. Det er nemt at redigere den. Det er også almindeligt at skulle foretage ændringer, når kontaktoplysningerne ændres, du får en ny jobtitel, eller du bare vil pudse den lidt op.

For at opdatere den skal du blot følge de samme trin som ved oprettelsen af den nye. Når du kommer til signaturafsnittet i indstillingerne (trin 4), skal du klikke på tekstvinduet i højre side og redigere tekstfeltet, så det ser ud, som du ønsker. Så enkelt er det. Glem ikke at gemme dine indstillinger.

Sådan får du din Outlook-signatur til at se professionel ud

Der er mange måder at sikre, at din e-mail-signatur ser professionel ud på. Det vigtigste er at få dit fulde navn med efterfulgt af dit job eller din stilling og derefter kontaktoplysninger. Følgende er de elementer, der vil give mest værdi.

1. Navn

Du kan bruge dit officielle navn, men udelad kælenavne eller forkortede navne, medmindre du har et mere afslappet arbejdsmiljø eller kunder.

2. Titel

Dette kan være afgørende, især for dem, der måske ikke kender dig godt eller ikke har arbejdet sammen med dig tidligere.

3. Virksomhedens navn

Hvis du arbejder for en virksomhed, skal modtagerne kende virksomhedens navn. Hvis du ikke arbejder for en virksomhed, kan du skrive noget som "Independent Contractor" eller "Freelance Developer". Du kan også udelade denne del, hvis du ikke repræsenterer en virksomhed.

Når du tilføjer virksomhedsoplysninger, kan du overveje at tilføje dit firmalogo. Kontakt din virksomhed først for at høre, om de har specifikke ting, som de gerne vil have, at du skal medtage.

4. Certificeringer

Du kan også angive eventuelle certificeringer, som du eller din virksomhed har. Certificeringer kan være ledsaget af et logo eller et symbol, som også kan tilføjes.

5. Kontaktoplysninger

Dette er måske den vigtigste del. Angiv alternative måder, hvorpå nogen kan komme i kontakt med dig. Tilføj dit telefonnummer, din virksomheds websted eller andre metoder, du måtte have. Du kan også inkludere din e-mailadresse, selv om den allerede vil være i meddelelsen i afsnittet "Fra". Det skader ikke at have den der, hvor nogen let kan se den og få adgang til den.

6. Sociale medier

Overvej at linke til professionelle konti på sociale medier som f.eks. LinkedIn eller andre, der repræsenterer din virksomhed.

7. Foto

Et billede af dig selv er valgfrit, men det er rart for folk at se, hvem de kommunikerer med. Hvis din virksomhedskultur er formel, skal du sørge for at bruge et professionelt udseende billede.

Hvad du ikke bør medtage i din Outlook-signatur

Som du kan se, giver signatursektionen dig mulighed for at tilføje en masse tekst eller billeder, men der er ikke noget galt med at holde det enkelt. Målet er at give data, der tilføjer mest værdi til dine beskeder.

Overdriv ikke. Hvis du tilføjer for meget, kan det se rodet ud, og hvis du fylder for meget, kan det få modtageren til at ignorere det, især hvis han/hun har travlt.

Du vil ofte se folk inkludere en eller anden form for citat eller ordsprog i deres e-mail-signatur. Jeg anbefaler, at du ikke gør det, medmindre det er et motto eller slogan for din virksomhed. Citater kan ofte være meningsfulde, politiske eller kontroversielle; du kan risikere at fornærme nogen. Hvis dit ønske er at være professionel, er citater noget, du bør undgå.

En sidste ting at tænke på: Undgå at gøre din signatur for distraherende. Du vil gerne have, at den bliver bemærket, men den må heller ikke være så iøjnefaldende, at den fjerner sig fra dit budskab.

Signaturen skal fortælle folk, hvem du er, hvad du laver, hvem du arbejder for, hvordan de kan kontakte dig, og eventuelt hvorfor de kan stole på dig.

Hvorfor du har brug for en e-mail-signatur til Outlook

Der er andre gode grunde til at have et præformateret navn. Selv om de kan virke simple, skal du ikke undervurdere deres betydning.

Som vi allerede har set, får en e-mail-signatur dine beskeder til at se mere professionelle ud, og en signatur kan spare værdifuld tid.

Selv om det måske ikke ser ud af meget, kan det at sende flere e-mails og konstant tilføje dit navn og andre oplysninger tage tid fra andre opgaver. Med en forudindstillet standard er der én ting mindre, du skal gøre for hver enkelt besked.

En signatur sikrer også, at dit navn og andre oplysninger altid er med i hver e-mail. Du glemmer ikke at tilføje dine vigtige kontaktoplysninger. En standardsignatur holder dine kontaktoplysninger konstant, så du ved, at du sender nøjagtig det samme til hver modtager.

Der er en sidste grund: Modtageren vil vide, hvem han/hun modtager beskeden fra. E-mail-adresser er ofte sammenblandede dele af vores navne kombineret med tal eller andre bogstaver.

Det betyder, at den person, der modtager beskeden, måske ikke kender dit fulde navn. En formel signatur sikrer, at modtageren ved, hvem du er.

Sidste ord

Din Outlook-e-mailsignatur er en vigtig del af din kommunikation. Den indeholder oplysninger om dig og giver dine læsere alternative måder at kontakte dig på. Den sparer tid, når du skriver og sender e-mails, da du ikke hele tiden skal udfylde gentagende tekst.

Når du har oprettet din Outlook-signatur, skal du sørge for at gennemgå den ofte og sørge for at holde den opdateret, hvis der sker ændringer.

Forhåbentlig har denne artikel hjulpet dig med at opsætte din professionelle e-mail-signatur i Outlook. Du er velkommen til at kontakte os med spørgsmål eller kommentarer.