ইন্সট্যান্ট মেসেজিং, টেক্সট মেসেজিং, ভিডিও চ্যাট, সোশ্যাল মিডিয়া এবং আরও অনেক কিছুর আবির্ভাবের সাথে, অনেকেই ইমেল সম্পর্কে ভুলে গেছেন। ব্যবসায়িক জগতে, যদিও, ইমেল এখনও যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতি৷

আপনি যদি ইমেলের নিয়মিত ব্যবহারকারী হন, বিশেষ করে ব্যবসার জন্য, আপনার ইমেলগুলি পেশাদার দেখাতে গুরুত্বপূর্ণ৷ আপনার বার্তাগুলির নীচে একটি পেশাদার স্বাক্ষর থাকলে আপনি সহকর্মী, পরিচালক এবং ক্লায়েন্টদের পাঠান এমন ইমেলগুলিকে আনুষ্ঠানিক করতে অনেক দূর যেতে পারে৷

তাহলে আপনি এটি কীভাবে করবেন? আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি ইমেল স্বাক্ষর না থাকে, বা আপনার কাছে একটি থাকে তবে কীভাবে এটি পরিবর্তন করবেন তা ভুলে গেছেন, আপনি সঠিক জায়গায় এসেছেন৷

এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে আপনার ইমেল স্বাক্ষর যোগ করা যায় বা পরিবর্তন করা যায় এবং এটিকে পেশাদার দেখাতে হয়।

Gmail-এ কীভাবে একটি স্বাক্ষর যোগ করবেন

একটি যোগ করা জিমেইলে স্বাক্ষর সহজ এবং দ্রুত করা যায়। শুধু নিম্নলিখিত ধাপগুলি ব্যবহার করুন:

ধাপ 1: Gmail সেটিংসে যান

Gmail-এ, স্ক্রিনের উপরের ডানদিকের কোণায় সেটিংস আইকনে ক্লিক করুন৷

ধাপ 2: "সব সেটিংস দেখুন" বোতামে ক্লিক করুন

ধাপ 3: "নতুন তৈরি করুন" বোতামে ক্লিক করুন

নিচে স্ক্রোল করুন এবং "স্বাক্ষর" বিভাগটি খুঁজুন। এটি প্রায় পৃষ্ঠার শেষের কাছাকাছি হবে। একবার আপনি সেখানে গেলে, "নতুন তৈরি করুন" বোতামে ক্লিক করুন৷

ধাপ 4: স্বাক্ষর নাম লিখুন

একবার আপনি নামটি লিখলে, "তৈরি করুন" বোতামে ক্লিক করুন৷ আমি শুধু নীচের উদাহরণে আমার নাম ব্যবহার করেছি, কিন্তুআপনি যা চান তা টাইপ করতে পারেন।

ধাপ 5: আপনার স্বাক্ষর লিখুন

নামের ডানদিকে টেক্সট উইন্ডোতে, আপনি যে সমস্ত তথ্য পেতে চান তা লিখতে পারেন আপনার স্বাক্ষরে। আপনি টেক্সট ফরম্যাট করতে পারেন এবং আপনি চাইলে ছবি বা URL লিঙ্কও যোগ করতে পারেন।

আপনার ইমেল স্বাক্ষরকে পেশাদার দেখাতে আপনার কোন তথ্য যোগ করা উচিত? আরও বিশদ বিবরণের জন্য নীচের বিভাগটি দেখুন৷

ধাপ 6: স্বাক্ষর ডিফল্ট সেট করুন

আপনাকে নতুন বার্তাগুলির জন্য একটি স্বাক্ষর নির্বাচন করতে হবে এবং একটি বার্তার উত্তর বা ফরোয়ার্ড করার জন্য ব্যবহার করতে হবে৷ . আপনি একাধিক যোগ করতে পারেন, তাই আপনি নতুন বার্তা এবং উত্তর/ফরোয়ার্ড বার্তাগুলির জন্য আলাদা বেছে নিতে পারেন। আপনার একাধিক স্বাক্ষর থাকলে, সেগুলি সবই ড্রপ-ডাউন তালিকায় উপস্থিত হবে৷

ধাপ 7: পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন

স্ক্রীনের নীচে স্ক্রোল করতে ভুলবেন না এবং আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন। একবার আপনার হয়ে গেলে, আপনার হয়ে গেছে।

কিভাবে আপনার Gmail স্বাক্ষর আপডেট করবেন

আপনি একটি নতুন যোগাযোগ নম্বর বা চাকরির শিরোনাম পেলে আপনার স্বাক্ষর আপডেট করতে হতে পারে। হয়তো আপনি আরও পেশাদার দেখতে এটি পরিবর্তন করতে চান। যাই হোক না কেন, আপনি যদি আপনার স্বাক্ষর দেখতে পছন্দ না করেন তবে কোন চিন্তা নেই। এটি পরিবর্তন করা সহজ৷

এটি আপডেট করতে, নতুনটি তৈরি করতে যে পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করা হয়েছিল কেবল সেই একই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷ আপনি যখন আপনার সেটিংসে স্বাক্ষর বিভাগে যান (ধাপ 2), তখন নামটি ক্লিক করুন, তারপর ডানদিকে পাঠ্য উইন্ডোতে পরিবর্তনগুলি করুন৷

এটিএটা সহজ. পৃষ্ঠার নীচে যেতে এবং আপনার সেটিংস সংরক্ষণ করতে ভুলবেন না৷

কিভাবে আপনার Gmail স্বাক্ষরকে পেশাদার দেখাবেন

আপনার ইমেল স্বাক্ষরকে পেশাদার দেখানোর বিভিন্ন উপায় রয়েছে৷ আপনার পুরো নাম দিয়ে শুরু করুন, তারপরে আপনার চাকরি বা অবস্থানের সাথে সম্পর্কিত তথ্য। নিম্নলিখিত জিনিসগুলি সবচেয়ে বেশি মূল্য যোগ করবে।

1. নাম

আপনি সম্ভবত কোনও ডাকনাম বা সংক্ষিপ্ত নামের পরিবর্তে আপনার আনুষ্ঠানিক নাম ব্যবহার করতে চান যদি না আপনার আরও নৈমিত্তিক কাজের পরিবেশ বা ক্লায়েন্ট।

2. শিরোনাম

আপনার কাজের শিরোনাম প্রদান করুন। এটি গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে, বিশেষ করে প্রাপকদের জন্য যারা আপনাকে ভালভাবে চেনেন না বা অতীতে আপনার সাথে কাজ করেননি।

3. কোম্পানির নাম

আপনি যদি কোনো কোম্পানির জন্য কাজ করেন তবে তাদের জানান আপনি যার জন্য কাজ করছেন। আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট কোম্পানির জন্য কাজ না করেন, তাহলে আপনি "স্বাধীন ঠিকাদার" বা "ফ্রিল্যান্স ডেভেলপার" রাখতে পারেন।

কোম্পানির তথ্য যোগ করার সময়, আপনি আপনার কোম্পানির লোগো যোগ করতে চাইতে পারেন। আপনার কোম্পানির ইমেল স্বাক্ষরের জন্য একটি আদর্শ বিন্যাস আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন।

4. সার্টিফিকেশন

আপনার বা আপনার কোম্পানির যে কোনো সার্টিফিকেশন তালিকাভুক্ত করতে পারেন। কিছু শংসাপত্র একটি লোগো বা প্রতীকের সাথে আসে যা আপনি যোগ করতে পারেন।

5. যোগাযোগের তথ্য

আপনার প্রাপককে আপনার সাথে যোগাযোগ করার বিকল্প উপায় প্রদান করুন। আপনার ফোন নম্বর, ব্যবসার ওয়েবসাইট বা অন্য কোনো যোগাযোগের তথ্য যোগ করুন। আপনি আপনার ইমেল অন্তর্ভুক্ত করতে পারেনঠিকানা, যদিও এটি ইতিমধ্যেই "থেকে" বিভাগে বার্তায় থাকবে। যেখানে কেউ এটি সহজে খুঁজে পেতে পারে সেখানে এটি থাকা ক্ষতি করে না।

6. সোশ্যাল মিডিয়া তথ্য

আপনি লিঙ্কডইন-এর মতো যেকোনো পেশাদার সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্টে লিঙ্ক করার কথা বিবেচনা করতে পারেন।

7. ছবি

নিজের একটি ফটো অন্তর্ভুক্ত করা ঐচ্ছিক, যদিও লোকেরা কার সাথে যোগাযোগ করছে তা দেখতে ভাল হতে পারে৷ শুধু একটি পেশাদার চেহারার ফটো ব্যবহার নিশ্চিত করুন৷

আপনার Gmail স্বাক্ষরে যা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়

এটি অতিরিক্ত করবেন না৷ অত্যধিক তথ্য যোগ করা আপনার স্বাক্ষর বিশৃঙ্খল এবং পড়া কঠিন হবে. যদি এটি এমন তথ্যে পূর্ণ হয় যা কেউ চিন্তা করে না, তাহলে একটি ভাল সুযোগ রয়েছে যে প্রাপক এটিকে সম্পূর্ণরূপে উপেক্ষা করবেন৷

আপনি কখনও কখনও দেখতে পাবেন যে লোকেরা তাদের Gmail স্বাক্ষরে একটি প্রিয় উদ্ধৃতি অন্তর্ভুক্ত করে৷ আমি এরকম কিছু যোগ করা এড়াব যদি না এটি আপনার কোম্পানি ব্যবহার করে একটি নীতিবাক্য বা স্লোগান। মতামতযুক্ত, রাজনৈতিক বা বিতর্কিত উক্তিগুলি কাউকে বিরক্ত করতে পারে—এবং কর্মক্ষেত্র এমন নয় যেখানে আপনি এটি করতে চান৷

আপনার Gmail স্বাক্ষরকে বিভ্রান্তিকর করা এড়িয়ে চলুন৷ এটিকে এতটা আকর্ষণীয় করবেন না যে এটি আপনার ইমেল বার্তার মূল অংশ থেকে দূরে নিয়ে যায়।

স্বাক্ষরটি এমন তথ্য প্রদান করা উচিত যা লোকেদের জানায় যে আপনি কে, আপনি কী করেন, আপনি কার জন্য কাজ করেন, কীভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করবেন এবং কেন তারা আপনাকে বিশ্বাস করতে পারে। এর কোনোটিই আপনার বার্তা থেকে বিরত থাকা উচিত নয়৷

৷কেন আমার Gmail এর জন্য একটি ইমেল স্বাক্ষর প্রয়োজন?

ইমেল স্বাক্ষর আপনার যোগাযোগে পেশাদারিত্বের একটি হাওয়া দেয়। সেগুলি আপনার বার্তার একটি অত্যাবশ্যক অংশ, এমনকি আপনি পাঠান বোতামে আঘাত করার আগে সেগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয়ে গেলেও৷

একটি ভাল ইমেল স্বাক্ষর সময় বাঁচায়৷ আপনি যদি প্রচুর ইমেল পাঠান, তাহলে নীচে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নাম এবং তথ্য যোগ করা অনেক হতাশা এবং বিভ্রান্তি বাঁচাতে পারে।

এছাড়াও এটি আপনাকে আপনার যোগাযোগের তথ্য প্রদান করতে ভুলে যাওয়া থেকে বিরত রাখে, যেটি ঘটতে পারে যখন আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ বার্তা পাঠাতে তাড়াহুড়ো করেন৷

অবশেষে, একটি Gmail স্বাক্ষর ধারাবাহিকতা প্রদান করে৷ এটি প্রতিবার সঠিকভাবে একই তথ্য পাঠায়। আপনি যদি সঠিক ফোন নম্বর প্রদান করেন বা আপনার প্রাপক আপনার ইমেল কার কাছ থেকে এসেছে তা জানতে না পারলে আপনি কি কখনও চিন্তা করেন?

আপনার ইমেল ঠিকানা আপনার প্রকৃত নামের থেকে অনেক আলাদা হতে পারে। Gmail-এ একটি ইমেল স্বাক্ষর নিশ্চিত করে যে প্রাপক জানেন যে বার্তাটি কার কাছ থেকে আসছে৷

চূড়ান্ত শব্দ

ইমেল স্বাক্ষরগুলি আপনার Gmail বার্তাগুলির একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হতে পারে৷ তারা আপনার সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রদান করে এবং পাঠকদের আপনার সাথে যোগাযোগ করার বিকল্প উপায় দেয়। তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি পূরণ করে সময় বাঁচায়। অবশেষে, তারা নিশ্চিত করে যে আপনি ধারাবাহিকভাবে আপনার সমস্ত প্রাপকদের কাছে একই তথ্য পাঠাচ্ছেন।

আপনি একবার Gmail এর জন্য আপনার ইমেল স্বাক্ষর সেট আপ করার পরে, এটি ঘন ঘন পর্যালোচনা করতে ভুলবেন না এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি আপ টু ডেট রেখেছেনযখনই আপনার কোনো তথ্য পরিবর্তন হয়৷

আমি আশা করি এই নিবন্ধটি আপনাকে Gmail-এ আপনার পেশাদার ইমেল স্বাক্ষর ডিজাইন করতে সাহায্য করেছে৷ যেকোন প্রশ্ন বা মন্তব্যের জন্য অনুগ্রহ করে নির্দ্বিধায় আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন।