আপনি যদি ঘন ঘন ইমেল ব্যবহারকারী হন, আপনি সম্ভবত সহকর্মী, সহকর্মী, বন্ধু বা পরিবারের কাছ থেকে মেইল ​​দেখেছেন যার শেষে একটি স্বাক্ষর রয়েছে। এটি তাদের নাম, ফোন নম্বর, কাজের শিরোনাম এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য দিতে পারে। একটি স্বাক্ষর একটি ইমেলকে অত্যন্ত পেশাদার দেখাতে পারে৷

যদিও বেশিরভাগ ইলেকট্রনিক যোগাযোগগুলি এখন তাত্ক্ষণিক বার্তা, পাঠ্য বার্তা, ভিডিও চ্যাট বা সোশ্যাল মিডিয়ার আকারে, ইমেল এখনও ব্যবসায়িক জগতে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়৷ এই কারণে, এটি একটি পেশাদার চেহারার চিহ্ন থাকা গুরুত্বপূর্ণ যা আলাদা এবং অন্যদের জানাতে দেয় যে তারা কার সাথে যোগাযোগ করছে।

আপনি কি একজন আউটলুক ব্যবহারকারী? মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে একটি ইমেল স্বাক্ষর তৈরি করা বেশ সহজ; এটি মাত্র কয়েক মিনিটের মধ্যে করা যেতে পারে।

আপনার যদি ইতিমধ্যেই একটি থাকে এবং আপনি এটি কীভাবে পরিবর্তন করবেন তা ভুলে গেছেন, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে। আসুন দেখি কিভাবে আপনার ইমেল স্বাক্ষর যোগ বা পরিবর্তন করবেন। এর পরে, আমরা কীভাবে এটিকে পেশাদার দেখাতে হয় সে সম্পর্কে কিছু নোট অন্তর্ভুক্ত করেছি৷

Microsoft Outlook এ একটি স্বাক্ষর যোগ করুন

আউটলুকে একটি স্বাক্ষর যোগ করা একটি মোটামুটি সহজ প্রক্রিয়া৷ আমরা আউটলুকের ওয়েব সংস্করণে এটি করব, তবে এটি Outlook অ্যাপের মধ্যে প্রায় অভিন্ন পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করেও করা যেতে পারে। এই নিবন্ধের স্ক্রিনশটগুলি Outlook-এর ওয়েব সংস্করণ থেকে নেওয়া হয়েছে৷

ধাপ 1: Microsoft Outlook এ লগ ইন করুন

Microsoft Outlook এ সাইন ইন করুন৷

ধাপ 2 : Outlook সেটিংস খুলুন

আপনার অ্যাকাউন্ট সেটিংস খুলুন। আপনার ব্রাউজারের উপরের-ডান কোণে সেটিংস আইকনে ক্লিক করে এটি করুন৷

ধাপ 3: "সব আউটলুক সেটিংস দেখুন" এ ক্লিক করুন

ধাপ 4: মেইলে ক্লিক করুন - রচনা করুন এবং উত্তর দিন

সেটিংস মেনুতে, "মেল" এ ক্লিক করুন এবং তারপরে "কম্পোজ করুন এবং উত্তর দিন।" স্ক্রিনের ডানদিকে উইন্ডোর উপরে, আপনি অবিলম্বে "ইমেল স্বাক্ষর" বিভাগটি দেখতে পাবেন৷

ধাপ 5: আপনার স্বাক্ষর তথ্য যোগ করুন

সমস্ত যোগ করুন যে জিনিসগুলি আপনি আপনার স্বাক্ষরে দেখাতে চান। কীভাবে আপনারটি পেশাদার দেখাচ্ছে তা নিশ্চিত করতে নীচের বিভাগটি দেখুন৷

আপনি ফন্টগুলি পরিবর্তন করতে পারেন এবং অন্যান্য সাধারণ পাঠ্য বিন্যাস বিকল্পগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷ আপনি চাইলে ছবি যোগ করাও সম্ভব৷

ধাপ 6: বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন

কখন স্বাক্ষর ব্যবহার করা উচিত তা নির্ধারণ করতে বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷ এটি নতুন বার্তা এবং বার্তাগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে যা আপনি উত্তর দেন বা ফরওয়ার্ড করেন৷

ধাপ 7: আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন

এতে "সংরক্ষণ করুন" বোতামটি ক্লিক করতে ভুলবেন না। নীচের ডান কোণে। একবার আপনি সংরক্ষণ করলে, আপনি সম্পন্ন করেছেন; আপনার ইমেলগুলিতে আপনার একটি সুন্দর পেশাদার চেহারার স্বাক্ষর থাকা উচিত।

আপনার Microsoft Outlook স্বাক্ষর আপডেট করুন

আপনার নতুন স্বাক্ষর যেভাবে দেখায় তাতে আপনি খুশি না হলে, কোন চিন্তা নেই। এটি সম্পাদনা করা সহজ। যোগাযোগের তথ্য পরিবর্তিত হলে, আপনি একটি নতুন চাকরির শিরোনাম পান, বা আপনি কেবল ব্রাশ করতে চান তখন পরিবর্তন করার প্রয়োজন হওয়াও সাধারণএটি একটু উপরে।

এটি আপডেট করতে, নতুনটি তৈরি করতে যে ধাপগুলি ব্যবহার করা হয়েছিল ঠিক সেই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন। যখন আপনি সেটিংসের স্বাক্ষর বিভাগে যান (পদক্ষেপ 4), ডান দিকের পাঠ্য উইন্ডোতে ক্লিক করুন, তারপরে আপনি যেভাবে চান তা দেখতে পাঠ্য বাক্সটি সম্পাদনা করুন। এটা যে সহজ. আপনার সেটিংস সংরক্ষণ করতে ভুলবেন না।

কিভাবে আপনার Outlook স্বাক্ষরকে পেশাদার দেখাবেন

আপনার ইমেল স্বাক্ষর পেশাদার দেখায় তা নিশ্চিত করার অনেক উপায় রয়েছে। আপনার শীর্ষ অগ্রাধিকার: আপনার কাজ বা অবস্থান অনুসরণ করে আপনার পুরো নাম অন্তর্ভুক্ত করুন, তারপরে যোগাযোগের তথ্য। নিম্নলিখিত আইটেমগুলি সবচেয়ে বেশি মান যোগ করবে৷

1. নাম

আপনি আপনার আনুষ্ঠানিক নাম ব্যবহার করতে চাইতে পারেন৷ আপনার কাছে আরও নৈমিত্তিক কাজের পরিবেশ বা ক্লায়েন্ট না থাকলে যেকোনো ডাকনাম বা ছোট করা নাম ত্যাগ করুন।

2. শিরোনাম

এটি গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে, বিশেষ করে যারা আপনাকে ভালোভাবে চেনেন না বা জানেন না তাদের জন্য অতীতে আপনার সাথে কাজ করেছেন।

3. কোম্পানির নাম

আপনি যদি একটি কোম্পানির জন্য কাজ করেন, তাহলে প্রাপকদের তার নাম জানতে হবে। আপনি যদি কোনো কোম্পানির জন্য কাজ না করেন, তাহলে আপনি "স্বাধীন ঠিকাদার" বা "ফ্রিল্যান্স ডেভেলপার" এর মতো কিছু রাখতে পারেন। আপনি যদি কোনও কোম্পানির প্রতিনিধিত্ব না করেন তবে আপনি এই অংশটি ছেড়েও যেতে পারেন৷

কোম্পানির তথ্য যোগ করার সময়, আপনি আপনার কোম্পানির লোগো যোগ করার কথা বিবেচনা করতে পারেন৷ প্রথমে আপনার কোম্পানির সাথে চেক করে দেখুন তাদের কাছে নির্দিষ্ট কিছু আছে কিনা যা তারা আপনাকে অন্তর্ভুক্ত করতে চায়।

4. সার্টিফিকেশন

আপনিআপনার বা আপনার কোম্পানির যে কোনো সার্টিফিকেশন তালিকাভুক্ত করতে পারে। সার্টিফিকেশন একটি লোগো বা প্রতীকের সাথে আসতে পারে যা যোগ করা যেতে পারে।

5. যোগাযোগের তথ্য

এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ হতে পারে। কেউ আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য বিকল্প উপায় প্রদান করুন। আপনার ফোন নম্বর, আপনার ব্যবসার ওয়েবসাইট বা আপনার কাছে থাকা অন্য কোনো পদ্ধতি যোগ করুন। আপনি আপনার ইমেল ঠিকানাও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যদিও এটি ইতিমধ্যেই "থেকে" বিভাগে বার্তায় থাকবে। যেখানে কেউ সহজেই এটি দেখতে এবং অ্যাক্সেস করতে পারে সেখানে এটি থাকা ক্ষতি করে না৷

6. সোশ্যাল মিডিয়া

যেকোন পেশাদার সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্ট যেমন লিঙ্কডইন বা প্রতিনিধিত্ব করে এমন অন্যদের সাথে লিঙ্ক করার কথা বিবেচনা করুন আপনার ব্যবসা।

7. ছবি

নিজের একটি ছবি ঐচ্ছিক, কিন্তু লোকেরা কার সাথে যোগাযোগ করছে তা দেখতে ভাল। যদি আপনার কোম্পানির সংস্কৃতি আনুষ্ঠানিক হয়, তাহলে পেশাদার চেহারার ফটো ব্যবহার করতে ভুলবেন না।

আপনার আউটলুক স্বাক্ষরে আপনার কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়

যেমন আপনি দেখতে পাচ্ছেন, স্বাক্ষর বিভাগ আপনাকে অনুমতি দেবে প্রচুর পরিমাণে পাঠ্য বা ছবি যুক্ত করতে, তবে এটিকে সহজ রাখার সাথে কোনও ভুল নেই। লক্ষ্য হল ডেটা প্রদান করা যা আপনার বার্তাগুলিতে সর্বাধিক মূল্য যোগ করে।

অতিরিক্ত করবেন না। আপনি যদি খুব বেশি যোগ করেন তবে এটি বিশৃঙ্খল দেখাতে পারে। তথ্য ওভারলোডের কারণে প্রাপক এটিকে উপেক্ষা করতে পারে, বিশেষ করে যদি তারা তাড়াহুড়ো করে।

আপনি প্রায়শই দেখতে পাবেন যে লোকেরা কিছু ধরণের উদ্ধৃতি অন্তর্ভুক্ত করে বাতাদের ইমেল স্বাক্ষরে বলছে। আমি এটির বিরুদ্ধে সুপারিশ করছি যদি না এটি আপনার কোম্পানির নীতিবাক্য বা স্লোগান হয়। উদ্ধৃতিগুলি প্রায়ই মতামতপূর্ণ, রাজনৈতিক বা বিতর্কিত হতে পারে; আপনি কাউকে আঘাত করার ঝুঁকি নিতে পারেন। যদি আপনার ইচ্ছা পেশাদার হতে হয়, তাহলে উদ্ধৃতিগুলি এমন কিছু যা আপনার এড়ানো উচিত।

একটি শেষ কথা ভাবতে হবে: আপনার স্বাক্ষরকে খুব বেশি বিভ্রান্তিকর করা এড়িয়ে চলুন। আপনি এটি লক্ষ্য করতে চান, কিন্তু আপনি এটিকে এতটা নজরকাড়া হতে চান না যে এটি আপনার বার্তা থেকে দূরে চলে যায়।

স্বাক্ষরটি লোকেদেরকে বলতে হবে আপনি কে, আপনি কি করেন, আপনি কার জন্য কাজ করেন, কিভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করবেন এবং সম্ভবত কেন তারা আপনাকে বিশ্বাস করতে পারে।

কেন আপনার জন্য একটি ইমেল স্বাক্ষর প্রয়োজন আউটলুক

প্রি-ফরম্যাট করা মনিকারের আরও কিছু ভাল কারণ আছে। যদিও সেগুলি সহজ মনে হতে পারে, তাদের গুরুত্বকে অবমূল্যায়ন করবেন না৷

যেমন আমরা ইতিমধ্যে দেখেছি, একটি ইমেল স্বাক্ষর আপনার বার্তাগুলিকে আরও পেশাদার দেখায়৷ একটি স্বাক্ষর মূল্যবান সময় বাঁচাতে পারে।

যদিও এটি খুব বেশি মনে নাও হতে পারে, তবে একাধিক ইমেল পাঠানো এবং ক্রমাগত আপনার নাম এবং অন্যান্য বিবরণ যোগ করা অন্যান্য কাজগুলি থেকে দূরে রাখতে পারে। একটি পূর্ব-তৈরি ডিফল্টের সাথে, প্রতিটি বার্তার জন্য আপনাকে একটি কম জিনিস করতে হবে৷

একটি স্বাক্ষর এছাড়াও নিশ্চিত করে যে আপনার নাম এবং অন্যান্য বিবরণ সর্বদা প্রতিটি ইমেলে অন্তর্ভুক্ত থাকে৷ আপনি আপনার সমস্ত-গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগের তথ্য যোগ করতে ভুলবেন না। একটি আদর্শ স্বাক্ষর আপনার যোগাযোগের তথ্যকে স্থির রাখে যাতে আপনি আপনাকে চিনতে পারেনপ্রত্যেক প্রাপকের কাছে ঠিক একই জিনিস পাঠাচ্ছে।

একটি শেষ কারণ আছে: প্রাপক জানতে পারবে তারা কার কাছ থেকে বার্তাটি পাচ্ছে। ইমেল ঠিকানাগুলি প্রায়শই সংখ্যা বা অন্যান্য অক্ষরের সাথে একত্রিত আমাদের নামের অংশবিশেষ।

ফলে, যে ব্যক্তি বার্তাটি পাবে সে আপনার পুরো নাম নাও জানতে পারে৷ একটি আনুষ্ঠানিক স্বাক্ষর নিশ্চিত করে যে প্রাপক জানেন যে আপনি কে।

চূড়ান্ত শব্দ

আপনার Outlook ইমেল স্বাক্ষর আপনার যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। এটি আপনার সম্পর্কে তথ্য প্রদান করে এবং আপনার পাঠকদের আপনার সাথে যোগাযোগ করার বিকল্প উপায় দেয়৷ এটি ইমেলগুলি টাইপ করার এবং পাঠানোর সময় সাশ্রয় করে কারণ আপনাকে ক্রমাগত পুনরাবৃত্তিমূলক পাঠ্য পূরণ করতে হবে না৷

আপনি একবার আপনার আউটলুক স্বাক্ষর সেট আপ করার পরে, এটি ঘন ঘন পর্যালোচনা করতে ভুলবেন না এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি চালিয়ে যাচ্ছেন৷ আজ পর্যন্ত যদি কিছু পরিবর্তন হয়।

আশা করি, এই নিবন্ধটি আপনাকে Outlook এ আপনার পেশাদার ইমেল স্বাক্ষর সেট আপ করতে সাহায্য করেছে। যেকোন প্রশ্ন বা মন্তব্যের জন্য অনুগ্রহ করে নির্দ্বিধায় আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন।