আপনি সবেমাত্র আপনার সহকর্মীদের কাছে একটি জরুরি ইমেল লেখা শেষ করেছেন, এবং আপনি এটি পাঠাতে তাড়াহুড়ো করছেন—প্রুফরিড করার সময় নেই৷ আপনি পাঠান বোতাম টিপুন. তারপর, অবিলম্বে পরে, উপলব্ধি হিট: আপনি আপনার পুরো গ্রুপ তথ্য পাঠিয়েছেন তাদের দেখা উচিত নয়। গল্প ।

তুমি কি কর? আপনি যদি মাইক্রোসফট আউটলুক ব্যবহার করেন, এবং আপনার প্রাপকরা আউটলুক ব্যবহার করেন এবং আপনি দ্রুত পদক্ষেপ নেন, তাহলে কেউ এটি দেখার আগেই আপনি বার্তাটি স্মরণ করতে সক্ষম হবেন৷

এটি একটি দীর্ঘ শট হতে পারে — কিন্তু আমি' এটা কাজ দেখেছি। এটা চেষ্টা করার জন্য প্রস্তুত? কিভাবে শিখতে পড়ুন।

কেন আমাকে স্মরণ করতে হবে?

আমি মাঝে মাঝে সংবেদনশীল তথ্য নিয়ে কাজ করি এবং আমি ভুল ব্যক্তির কাছে পাঠাতে ভুল করেছি। এটি সম্ভবত একটি সবচেয়ে খারাপ পরিস্থিতি কারণ বার্তাটি স্মরণ করা সবসময় কাজ করে না। ব্যক্তিগত ডেটার ক্ষেত্রে আপনার অবশ্যই এটির উপর নির্ভর করা উচিত নয়। কখন প্রত্যাহার করা হয় এবং কখন কাজ করে না তা আমরা নীচে দেখে নেব৷

অন্যদিকে, টাইপো সহ মেল পাঠানো এত বড় ব্যাপার নয়৷ হ্যাঁ, এটি বিব্রতকর, তবে এটি বিশ্বের শেষ নয়। এমনকি এটি আপনাকে একটি ধারণা দিতে পারে যে আপনি যখন আপনার বার্তাগুলি পাঠান তখন কে আসলে পড়ে। রিকল সম্ভবত আপনাকে ব্যাকরণের বিপর্যয় থেকে পুনরুদ্ধার করতে সাহায্য করতে পারে—কিন্তু আবার, এটার উপর ভরসা করবেন না।

এখানে একটি অস্বস্তিকর বিষয়: আপনি যদি কারও প্রতি বিরক্ত বা রাগান্বিত হন এবং মুহূর্তের উত্তাপে, তাদের লিখুন একটি নিষ্ঠুর, অনাবৃত, আঘাতমূলক বার্তা—যে ধরনের ভাঙেসম্পর্ক এটি আপনাকে একটি আঘাতের লকারে ফেলতে পারে, এটি একজন বস, সহকর্মী, বন্ধু বা উল্লেখযোগ্য অন্য যেই হোক না কেন। এটা আমার সাথে ঘটেছে—আমি সত্যিই চাই তখন আমার কাছে একটি রিকল বোতাম থাকত!

কখনও কখনও আমরা যখন বার্তাটি সম্বোধন করি তখন আমরা অটো-ফিল করার দিকে মনোযোগ দিই না এবং অনেক দেরি করে আবিষ্কার করি যে এটি বার্তাটিতে চলে গেছে ভুল মানুষ. আমি অন্য কারো উদ্দেশ্যে ইমেল পেয়েছি; এটা সব সময় এরকম ঘটে. আপনি ভাগ্যবান হলে, একটি প্রত্যাহার কাজ করতে পারে এবং আপনাকে আপনার ভুল থেকে বাঁচাতে পারে।

আমি নিশ্চিত যে এমন অন্যান্য পরিস্থিতি রয়েছে যা আমি ভাবছি না, কিন্তু আপনি ছবিটি পাবেন। আপনি না পাঠাতে চান এমন একটি মেইল ​​পাঠানো সহজ। মাইক্রোসফট আউটলুক অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে কীভাবে ইমেলগুলি রিকল করা যায় তা দেখে নেওয়া যাক৷

একটি ইমেল প্রত্যাহার করার পদক্ষেপগুলি

নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি আপনাকে একটি ইমেল প্রত্যাহার করার চেষ্টা করার অনুমতি দেবে আউটলুকে। মনে রাখবেন সময় একটি গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর। ব্যক্তি এটি খোলার আগে আপনাকে অবশ্যই এটি করতে হবে! এছাড়াও আপনার নিয়ন্ত্রণের বাইরে অন্যান্য কারণ রয়েছে যা প্রক্রিয়াটি ব্যর্থ হতে পারে। আপনি পরবর্তী বিভাগে সেগুলি সম্পর্কে আরও পড়তে পারেন৷

এখানে কী করতে হবে:

1. প্রেরিত আইটেম ফোল্ডার নির্বাচন করুন

আউটলুকের বাম দিকে নেভিগেশন বা ফোল্ডার প্যানে, "প্রেরিত আইটেম" ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন৷

2. প্রেরিত বার্তা খুঁজুন

প্রেরিত আইটেমগুলির তালিকায়, আপনি যেটিকে স্মরণ করতে চান তা খুঁজুন এবং নির্বাচন করুন৷ এটির নিজস্ব উইন্ডোতে এটি খুলতে ডাবল-ক্লিক করুন৷

3. অ্যাকশন টু সিলেক্ট করুনরিকল

উইন্ডোতে, "মেসেজ" ট্যাবটি নির্বাচন করুন। তারপর, "মুভ" বিভাগ থেকে, "আরো মুভ অ্যাকশন" নির্বাচন করুন।

এখন "এই বার্তাটি স্মরণ করুন" নির্বাচন করুন।

4। বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন

আপনি "বার্তার অপঠিত অনুলিপিগুলি মুছুন" বা "অপঠিত অনুলিপিগুলি মুছুন এবং একটি নতুন বার্তা দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে চান কিনা তা আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে।" প্রত্যাহার সফল হয়েছে কিনা তা জানিয়ে আপনি একটি বার্তা গ্রহণ করতেও বেছে নিতে পারেন। আপনি নিশ্চিতকরণ পেতে চান তাহলে বক্স চেক করুন. এটি সুপারিশ করা হয় কারণ এটি কাজ করে কিনা তা আপনার জানা একমাত্র উপায় হতে পারে৷

ক্লিক করুন, "ঠিক আছে।" আপনি যদি বার্তাটি প্রতিস্থাপন করার জন্য নির্বাচন করেন তবে এটি বার্তা সহ একটি নতুন উইন্ডো খুলবে। প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করুন, তারপর যখন আপনি এটি পাঠাতে প্রস্তুত হন তখন "পাঠান" এ ক্লিক করুন।

5. নিশ্চিতকরণের জন্য দেখুন

ধরে নিচ্ছি আপনি বিজ্ঞপ্তির জন্য সাইন আপ করেছেন, আপনি একটি বার্তা দেখতে পাবেন যা আপনাকে জানিয়ে দেবে কি হয়েছে৷ এটি আপনাকে বলবে যে আসল ইমেলটি কাকে পাঠানো হয়েছিল, এর বিষয় এবং এটি পাঠানোর সময়। প্রত্যাহার করার তারিখ এবং সময় সহ, আপনি প্রত্যাহার সফল হয়েছে কিনা তা দেখতে পাবেন।

কাজের জন্য প্রত্যাহার করার জন্য আপনার যা প্রয়োজন

সুতরাং, যদি তারাগুলি সারিবদ্ধ থাকে, তাহলে প্রত্যাহার করা হবে ইমেইল কাজ? সত্যি বলতে, এটা একটা ক্র্যাপশুট। এটা বলা হয়েছে, এটা সম্ভব, তাই আসুন সফল হতে ইমেল রিকলের জন্য কী করা দরকার তা একবার দেখে নেওয়া যাক।

আউটলুক অ্যাপ

প্রথম প্রয়োজন হল আপনি অবশ্যই মাইক্রোসফ্ট ব্যবহার করছেনআউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন। আপনি Microsoft এর ওয়েব ইন্টারফেস থেকে প্রত্যাহার করতে পারবেন না৷

Microsoft Exchange

আপনি অবশ্যই একটি Microsoft Exchange মেল সিস্টেম ব্যবহার করছেন৷ আপনি এবং প্রাপককে অবশ্যই একই এক্সচেঞ্জ সার্ভারে থাকতে হবে। যদি এটি একটি কাজের পরিস্থিতি হয়, তাহলে আপনি আপনার সহকর্মীদের মতো একই এক্সচেঞ্জ সার্ভারে থাকবেন। এর মানে এটি তাদের জন্য কাজ করতে পারে, কিন্তু আপনার কোম্পানির বাইরের কারো সাথে নয়।

খোলা বার্তা

প্রত্যাহার শুধুমাত্র তখনই কাজ করবে যদি প্রাপক এখনও ইমেলটি না খুলে থাকেন . একবার তারা এটি খুললে, তখন অনেক দেরি হয়ে যায়। এটি তাদের স্থানীয় ইনবক্সে ডাউনলোড করা হয়েছে৷

অনুরোধকে উপেক্ষা করার জন্য কনফিগার করা হয়েছে

আউটলুক কনফিগার করা যেতে পারে যাতে আপনার ইনবক্স থেকে বার্তাগুলিকে ফিরিয়ে আনা না যায়৷ যদি আপনার প্রাপকের ক্ষেত্রে এটি হয় তবে আপনার রিকল কাজ করবে না।

পুনঃনির্দেশিত মেল

আপনি যাকে ইমেল করছেন তার কাছে বার্তাগুলিকে অন্য ফোল্ডারে স্থানান্তর করার নিয়ম সেট আপ করা থাকলে , এবং এই নিয়ম আপনার বার্তা অন্তর্ভুক্ত, প্রত্যাহার কাজ করবে না. এটি শুধুমাত্র তখনই কাজ করে যখন বার্তাটি অপঠিত হয় এবং ব্যক্তির ইনবক্সে থেকে যায়৷

ইমেল পাঠানো রোধ করুন যা প্রত্যাহার করা প্রয়োজন

যেমন আমরা দেখেছি, একটি Outlook বার্তা ফেরত নেওয়া যেতে পারে, কিন্তু প্রত্যাহার ব্যর্থ হবে একটি ভাল সম্ভাবনা আছে. দুঃখজনক ইমেলগুলি মোকাবেলা করার সর্বোত্তম উপায় হল সেগুলি প্রথমে না পাঠানো। এটি সহজ শোনাচ্ছে, কিন্তু আমি জানি যে এটি নয়। বাস্তবে, এটা আমাদের সবারই ঘটে, কিন্তুসেগুলি পাঠানো প্রতিরোধ করার জন্য আমরা কিছু জিনিস করতে পারি৷

নিম্নলিখিত পদ্ধতিটি অদ্ভুত শোনাতে পারে, তবে এটি সহায়ক: আপনি ইমেল পাঠানোর আগে আউটলুককে দেরি করার জন্য কনফিগার করতে পারেন৷ এর মানে আপনি যখন পাঠান বোতামটি চাপেন, তখন বার্তাটি পাঠানোর আগে একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য আপনার আউটবক্সে থেকে যায়। এটি আপনাকে ইমেলগুলি আসলে পাঠানোর আগে মুছে ফেলা/বাতিল করার সুযোগ দেয়। এটি কীভাবে করবেন তার নির্দেশাবলীর জন্য, মাইক্রোসফ্ট থেকে এই নিবন্ধটি দেখুন৷

আমার মতে, এটি পাঠানোর আগে আপনি যা লিখেছেন তা পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পর্যালোচনা বা প্রুফরিড করা সবচেয়ে ভাল৷ আমি জানি যে কখনও কখনও আমরা তাড়াহুড়ো করে থাকি, কিন্তু স্ব-প্রুফরিডিং আপনার 95% ভুল ধরবে। আপনি যদি প্রুফরিডিংয়ে ভালো না হন, তাহলে একটি ব্যাকরণ পরীক্ষক ব্যবহার করে দেখুন যেমন Grammarly, যা Outlook-এ আপনার পাঠ্য পর্যালোচনা করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

আপনার ইমেল একাধিকবার পুনরায় পড়া অনেক সমস্যা প্রতিরোধ করতে পারে। এটি নিশ্চিত করে যে আপনি কী পাঠাচ্ছেন তা আপনি জানেন। প্রাপকের তালিকা (এমনকি সিসি তালিকা) এবং বিষয় পর্যালোচনা করতে ভুলবেন না, কারণ এখানেই প্রায়শই যে কোনও সমস্যা দেখা দেয়।

যে বাজে ইমেলটির জন্য আপনি আপনার সহকর্মীকে পাঠানোর জন্য দুঃখিত, যেটি একটু ভিন্ন হতে পারে। আমি খুঁজে পেয়েছি যে এটি করার জন্য সর্বোত্তম জিনিসটি প্রথমে বার্তাটি লিখতে হবে। এটিকে এখনও কাউকে সম্বোধন করবেন না, কারণ আপনি এটি দুর্ঘটনাক্রমে পাঠাতে চান না।

একবার আপনি এটি লিখলে, এটি পুনরায় পড়ুন। তারপরে আপনার কম্পিউটার থেকে বা অন্তত আউটলুক থেকে দূরে সরে যান। আসোপ্রায় 15 থেকে 20 মিনিট পরে এটিতে ফিরে যান এবং এটি পুনরায় পড়ুন। আপনি যা বলেছেন তাতে খুশি? আপনি কি সেইভাবে ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করতে চান?

সরে যাওয়া আপনাকে সেই মুহূর্তের উত্তাপ-প্রতিক্রিয়া প্রতিরোধ করার একটি সুযোগ দেয় যেখানে আপনি এমন কিছু বলেন যেখানে আপনি অনুশোচনা করেন। আপনি যদি আপনার সমস্যাটি ব্যাখ্যা করার জন্য একটি শান্ত উপায় সম্পর্কে চিন্তা করতে পারেন তবে এটি আপনাকে পাঠ্যটি সংশোধন করার অনুমতি দেবে।

আপনি যদি মনে করেন আপনার বার্তাটি খুব কঠোর বা উপযুক্ত নয়, তাহলে আপনি সর্বদা এটি মুছে ফেলতে পারেন এবং একটি নতুন লিখতে পারেন একটি পরে আপনি যদি সত্যিই এটি পাঠাতে প্রস্তুত হন, তাহলে প্রাপকের নাম দিয়ে "টু" ক্ষেত্রটি পূরণ করুন এবং এটিকে পাঠান। এই প্রক্রিয়াটি অন্ততপক্ষে আপনাকে শান্ত হওয়ার এবং আপনি একটি যৌক্তিক সিদ্ধান্ত নিচ্ছেন তা নিশ্চিত করার একটি সুযোগ দেয়৷

চূড়ান্ত শব্দ

আপনি যদি কোনো ইমেল পাঠানোর জন্য অনুশোচনা করে থাকেন তবে এটি হল আউটলুকের প্রত্যাহার বৈশিষ্ট্য প্রাপকদের পড়ার আগে ইমেলটি সরাতে সাহায্য করতে পারে।

এই বৈশিষ্ট্যটি অবশ্যই এমন কিছু নয় যার উপর আপনার নির্ভর করা উচিত৷ অনেক ভেরিয়েবল এটা কাজ করতে যেতে. আপনি প্রত্যাহার করার অনুরোধ পাঠানোর আগে ব্যক্তিটি এটি পড়ার সম্ভাবনা রয়েছে।

সর্বোত্তম অনুশীলন হল আপনার সময় নেওয়া, আপনার ইমেলগুলি প্রুফরিড করা এবং এমন প্রতিক্রিয়াশীল বার্তাগুলি না পাঠানোর চেষ্টা করুন যেগুলি সম্পর্কে আপনি চিন্তা করে সময় ব্যয় করেননি . অন্য কথায়, অনুশোচনাপূর্ণ ইমেলগুলির জন্য প্রতিরোধ হল সর্বোত্তম প্রতিকার৷