Вы толькі што скончылі складаць тэрміновы электронны ліст сваім калегам і спяшаецеся адправіць яго - няма часу на карэктуру. Вы націснулі кнопку адпраўкі. Затым, адразу пасля гэтага, прыходзіць разуменне: вы адправілі ўсёй сваёй групе інфармацыю, якую яны не павінны бачыць. Глыток .

Чым вы займаецеся? Калі вы карыстаецеся Microsoft Outlook, і вашы атрымальнікі выкарыстоўваюць Outlook, і вы хутка прымаеце меры, магчыма, вы зможаце адклікаць паведамленне, перш чым хто-небудзь яго ўбачыць.

Гэта можа быць далёкім варыянтам, але я я бачыў, як гэта працуе. Гатовы паспрабаваць? Чытайце далей, каб даведацца, як.

Чаму мне трэба адклікаць?

Часам я працую з канфідэнцыйнай інфармацыяй і зрабіў памылку, адправіўшы яе не таму чалавеку. Верагодна, гэта найгоршы сцэнар, таму што адкліканне паведамлення не заўсёды працуе. Вы дакладна не павінны спадзявацца на гэта, калі справа даходзіць да асабістых дадзеных. Ніжэй мы разгледзім, калі адкліканне працуе, а калі не.

З іншага боку, адпраўка пошты з памылкамі друку не такая ўжо і вялікая справа. Так, гэта няёмка, але гэта не канец свету. Гэта можа нават даць вам уяўленне аб тым, хто насамрэч чытае вашы паведамленні, калі вы іх адпраўляеце. Адкліканне, магчыма, можа дапамагчы вам акрыяць ад граматычнай катастрофы, але, зноў жа, не разлічвайце на гэта.

Вось дурань: калі вы засмучаныя або злыя на кагосьці і ў запале моманту напішыце яму з'едлівае, нефільтраванае, крыўднае паведамленне - такое, што ламаеццаадносіны. Гэта можа паставіць вас у крыўду, няхай гэта будзе начальнік, калега па працы, сябар ці значная асоба. Гэта здарылася са мной — мне б вельмі хацелася, каб у мяне была кнопка адклікання!

Часам мы не звяртаем увагі на аўтазапаўненне, калі звяртаемся да паведамлення, і занадта позна выяўляем, што яно трапіла ў няправільны чалавек. Я атрымаў электронныя лісты, прызначаныя для кагосьці іншага; гэта адбываецца ўвесь час. Калі вам пашанцуе, адкліканне можа спрацаваць і выратаваць вас ад вашай памылкі.

Я ўпэўнены, што ёсць і іншыя сітуацыі, пра якія я не думаю, але вы разумееце. Лёгка адправіць ліст, які вы хацелі б не дасылаць. Давайце паглядзім, як адклікаць электронную пошту ў дадатку Microsoft Outlook.

Крокі для адклікання электроннай пошты

Наступныя крокі дазволяць вам спрабаваць адклікаць электронную пошту. у Outlook. Памятайце, што час - вырашальны фактар. Вы павінны зрабіць гэта, перш чым чалавек адкрые яго! Існуюць таксама іншыя фактары, якія не залежаць ад вас і могуць прывесці да збою працэсу. Вы можаце прачытаць больш пра іх у наступным раздзеле.

Вось што трэба зрабіць:

1. Абярыце тэчку "Адпраўленыя"

У панэлі навігацыі або на панэлі тэчак злева ў Outlook абярыце папку "Адпраўленыя".

2. Знайдзіце адпраўленае паведамленне

У спісе адпраўленых элементаў знайдзіце і выберыце той, які хочаце адклікаць. Пстрыкніце двойчы, каб адкрыць яго ў асобным акне.

3. Выберыце Дзеянне дляАдкліканне

У акне абярыце ўкладку «Паведамленне». Затым у раздзеле «Перамясціць» выберыце «Дадатковыя дзеянні па перамяшчэнні».

Цяпер выберыце «Выклікаць гэта паведамленне».

4. Выберыце Параметры

Вам трэба будзе вырашыць, ці хочаце вы «Выдаліць непрачытаныя копіі паведамлення» або «Выдаліць непрачытаныя копіі і замяніць новым паведамленнем». Вы таксама можаце выбраць паведамленне аб паспяховым адкліканні. Пастаўце галачку, калі хочаце атрымаць пацверджанне. Гэта рэкамендуецца, таму што гэта можа быць адзіны спосаб даведацца, ці працуе гэта.

Націсніце «ОК». Калі вы выбралі замену паведамлення, адкрыецца новае акно з паведамленнем. Унясіце неабходныя змены, затым націсніце «Адправіць», калі будзеце гатовыя адправіць яго.

5. Шукайце пацвярджэнне

Калі вы падпісаліся на апавяшчэнне, вы ўбачыце паведамленне, якое паведамляе вам, што здарылася. Ён паведаміць вам, каму быў адпраўлены зыходны ліст, яго тэму і час адпраўкі. Вы ўбачыце, ці быў адкліканне паспяховым, а таксама дату і час адклікання.

Што вам трэба, каб адкліканне спрацавала

Такім чынам, калі зоркі супадаюць, ці адкліканне праца па электроннай пошце? Шчыра кажучы, гэта хрэн. Тым не менш, гэта магчыма, таму давайце паглядзім, што павінна адбыцца, каб адкліканне па электроннай пошце было паспяховым.

Прыкладанне Outlook

Першае патрабаванне: вы павінны выкарыстоўваць MicrosoftНастольнае прыкладанне Outlook. Вы не зможаце выклікаць з вэб-інтэрфейсу Microsoft.

Microsoft Exchange

Вы павінны выкарыстоўваць паштовую сістэму Microsoft Exchange. Вы і атрымальнік павінны знаходзіцца на адным серверы абмену. Калі гэта працоўная сітуацыя, ёсць верагоднасць, што вы будзеце на тым жа серверы Exchange, што і вашы калегі. Гэта азначае, што гэта можа працаваць для іх, але не для каго-небудзь па-за межамі вашай кампаніі.

Адкрытыя паведамленні

Адкліканне будзе працаваць толькі ў тым выпадку, калі атрымальнік яшчэ не адкрыў электронны ліст . Як толькі адкрыюць, то позна. Яно было спампавана ў іх мясцовую паштовую скрыню.

Наладжана ігнараваць запыт

Outlook можна наладзіць так, што паведамленні з вашай паштовай скрыні нельга адклікаць. Калі гэта так для вашага атрымальніка, ваша адкліканне не будзе працаваць.

Перанакіраваная пошта

Калі чалавек, якому вы пішаце электронную пошту, усталяваў правілы перамяшчэння паведамленняў у іншыя тэчкі , і гэтыя правілы ўключаюць ваша паведамленне, адкліканне не будзе працаваць. Гэта працуе толькі тады, калі паведамленне было непрачытаным і застаецца ў паштовай скрыні чалавека.

Прадухіліць адпраўку электроннай пошты, якую трэба адклікаць

Як мы бачылі, паведамленне Outlook можна забраць назад, але ёсць вялікая верагоднасць, што адкліканне не атрымаецца. Лепшы спосаб справіцца з электроннымі лістамі, якія выклікаюць шкадаванне, - не адпраўляць іх у першую чаргу. Гэта гучыць проста, але я ведаю, што гэта не так. На самай справе гэта здараецца з усімі намі, алеёсць некаторыя рэчы, якія мы можам зрабіць, каб прадухіліць іх адпраўку.

Наступны метад можа здацца дзіўным, але ён карысны: вы можаце наладзіць Outlook, каб мець затрымку перад адпраўкай электроннага ліста. Гэта азначае, што калі вы націскаеце кнопку адпраўкі, паведамленне застаецца ў вашай скрыні выходных на працягу зададзенага часу перад адпраўкай. Гэта дае вам магчымасць выдаляць/адмяняць электронныя лісты да іх адпраўкі. Каб атрымаць інструкцыі аб тым, як гэта зрабіць, звярніце ўвагу на гэты артыкул ад Microsoft.

На маю думку, лепш за ўсё ўважліва праглядзець або вычытаць тое, што вы напісалі перад адпраўкай. Я ведаю, што часам мы спяшаемся, але самастойная карэктура выявіць 95% вашых памылак. Калі вы дрэнна спраўляецеся з карэктурай, паспрабуйце праграму праверкі граматыкі, напрыклад Grammarly, якую можна выкарыстоўваць для прагляду вашага тэксту ў Outlook.

Некалькі разоў перачытваючы электронную пошту, можна пазбегнуць шматлікіх праблем. Гэта гарантуе, што вы ведаеце, што адпраўляеце. Не забудзьцеся праглядзець спіс атрымальнікаў (нават спіс CC) і тэму, бо менавіта тут часта ўзнікаюць праблемы.

Што тычыцца непрыемнага ліста, які вы шкадуеце адправіць свайму калегу, можа быць крыху іншым. Я выявіў, што лепш за ўсё для гэтага спачатку напісаць паведамленне. Пакуль не адрасуйце яго нікому, бо вы не хочаце адправіць яго выпадкова.

Напісаўшы, прачытайце яшчэ раз. Затым адыдзіце ад кампутара ці хаця б ад Outlook. Прыходзьцевярніцеся да яго прыкладна праз 15-20 хвілін і перачытайце. Вы задаволены тым, што сказалі? Ці так вы хочаце паведаміць чалавеку?

Адыход дае вам шанец прадухіліць гэтую гарачую рэакцыю на тое, што вы кажаце тое, пра што шкадуеце. Гэта таксама дазволіць вам перагледзець тэкст, калі вы можаце прыдумаць больш спакойны спосаб растлумачыць вашу праблему.

Калі вы лічыце, што ваша паведамленне занадта жорсткае або недарэчнае, вы заўсёды можаце выдаліць яго і напісаць новае адзін пазней. Калі вы сапраўды гатовыя адправіць яго, запоўніце поле «Каму» з імем атрымальніка і адпраўце яго. Гэты працэс, па меншай меры, дае вам магчымасць астыць і пераканацца, што вы прымаеце рацыянальнае рашэнне.

Заключныя словы

Калі вы апынуліся ў безвыходным становішчы з-за электроннага ліста, які шкадуеце аб адпраўцы, гэта Магчыма, функцыя адклікання Outlook можа дапамагчы вам выдаліць ліст да таго, як яго прачытаюць атрымальнікі.

Гэтую функцыю дакладна не варта спадзявацца. Шмат зменных залежыць ад таго, каб гэта працавала. Хутчэй за ўсё, чалавек прачытае яго, перш чым вы зможаце адправіць запыт на адкліканне.

Лепшая практыка - не спяшацца, вычытваць электронныя лісты і старацца не рассылаць рэактыўныя паведамленні, над якімі вы не патрацілі час на разважанні . Іншымі словамі, прафілактыка - лепшы сродак ад лістоў са шкадаваннем.