Калі вы часта карыстаецеся электроннай поштай, вы, верагодна, бачылі ліст ад супрацоўнікаў, калег, сяброў ці членаў сям'і з подпісам у канцы. Тут можа быць указана іх імя, нумар тэлефона, пасада і іншая адпаведная інфармацыя. Подпіс можа зрабіць электронную пошту надзвычай прафесійнай.

У той час як большасць электронных камунікацый цяпер у форме імгненных паведамленняў, тэкставых паведамленняў, відэачата або сацыяльных сетак, электронная пошта па-ранейшаму шырока выкарыстоўваецца ў дзелавым свеце. З-за гэтага вельмі важна мець знак прафесійнага выгляду, які вылучаецца і дазваляе іншым ведаць, з кім яны маюць зносіны.

Вы карыстаецеся Outlook? Стварыць подпіс электроннай пошты ў Microsoft Outlook даволі проста; гэта можна зрабіць усяго за некалькі хвілін.

Калі ў вас ужо ёсць, і вы забыліся, як яго змяніць, мы пакажам вам, як. Давайце паглядзім, як дадаць або змяніць свой электронны подпіс. Пасля гэтага мы ўключылі некалькі заўваг аб тым, як зрабіць гэта прафесійным.

Дадайце подпіс у Microsoft Outlook

Даданне подпісу ў Outlook - даволі просты працэс. Мы будзем рабіць гэта ў вэб-версіі Outlook, але гэта таксама можна зрабіць, выкарыстоўваючы амаль ідэнтычныя дзеянні ў праграме Outlook. Здымкі экрана ў гэтым артыкуле зроблены з вэб-версіі Outlook.

Крок 1: Увайдзіце ў Microsoft Outlook

Увайдзіце ў Microsoft Outlook.

Крок 2 : Адкрыйце налады Outlook

Адкрыйце налады ўліковага запісу. Зрабіце гэта, націснуўшы на значок налад у правым верхнім куце браўзера.

Крок 3: Націсніце на «Праглядзець усе налады Outlook»

Крок 4: Пстрыкніце «Пошта» — «Напісаць і адказаць»

У меню налад націсніце «Пошта», а затым «Напісаць і адказаць». У верхняй частцы акна ў правай частцы экрана вы адразу ж павінны ўбачыць раздзел «Подпіс электроннай пошты».

Крок 5: Дадайце інфармацыю аб подпісе

Дадайце ўсе тое, што вы хочаце паказаць у сваім подпісе. Глядзіце раздзел ніжэй аб тым, як пераканацца, што ваш выглядае прафесійна.

Вы можаце змяняць шрыфты і выкарыстоўваць іншыя стандартныя параметры фарматавання тэксту. Пры жаданні таксама можна дадаваць выявы.

Крок 6: Выберыце параметры

Выберыце параметры, каб вызначыць, калі трэба выкарыстоўваць подпіс. Ён можа быць уключаны ў новыя паведамленні і паведамленні, на якія вы адказваеце або перасылаеце.

Крок 7: Захавайце змены

Не забудзьцеся націснуць кнопку «Захаваць» у ніжні правы кут. Пасля захавання ўсё гатова; вы павінны мець прыгожы прафесійна выглядаючы подпіс на сваіх лістах.

Абнавіце свой подпіс Microsoft Outlook

Калі вы не задаволены тым, як выглядае ваш новы подпіс, не хвалюйцеся. Яго лёгка рэдагаваць. Таксама часта трэба ўносіць змены, калі змяняецца кантактная інфармацыя, вы атрымліваеце новую пасаду або проста хочаце пачысціцьгэта крыху палепшылася.

Каб абнавіць яго, проста выканайце тыя ж крокі, якія выкарыстоўваліся для стварэння новага. Калі вы дойдзеце да раздзела подпісаў налад (крок 4), націсніце на тэкставае акно з правага боку, затым адрэдагуйце тэкставае поле, каб яно выглядала так, як вам хацелася б. Гэта так проста. Не забудзьцеся захаваць свае налады.

Як зрабіць ваш подпіс у Outlook прафесійным

Існуе шмат спосабаў пераканацца, што ваш электронны подпіс выглядае прафесійна. Вашы галоўныя прыярытэты: укажыце сваё поўнае імя, а затым працу або пасаду, а затым кантактную інфармацыю. Ніжэй прыведзены элементы, якія дададуць найбольшую каштоўнасць.

1. Імя

Вы можаце выкарыстоўваць сваё афіцыйнае імя. Пакіньце любыя мянушкі або скарочаныя імёны, за выключэннем выпадкаў, калі ў вас больш нязмушаная працоўная абстаноўка або кліенты.

2. Назва

Гэта можа быць крытычна важным, асабліва для тых, хто можа вас дрэнна ведаць ці не ведае працаваў з вамі ў мінулым.

3. Назва кампаніі

Калі вы працуеце ў кампаніі, атрымальнікі павінны ведаць яе назву. Калі вы не працуеце ў кампаніі, вы можаце пазначыць нешта накшталт «Незалежны падрадчык» або «Пазаштатны распрацоўшчык». Вы таксама можаце прапусціць гэтую частку, калі вы не прадстаўляеце кампанію.

Пры даданні інфармацыі аб кампаніі вы можаце разгледзець магчымасць дадання лагатыпа вашай кампаніі. Спачатку пракансультуйцеся з вашай кампаніяй, ці ёсць у іх канкрэтныя рэчы, якія яны хацелі б, каб вы ўключылі.

4. Сертыфікаты

Выможа таксама пералічыць усе сертыфікаты, якія ёсць у вас ці вашай кампаніі. Сертыфікаты могуць суправаджацца лагатыпам або сімвалам, які таксама можна дадаць.

5. Кантактная інфармацыя

Гэта можа быць самай важнай часткай. Прапануйце камусьці альтэрнатыўныя спосабы звязацца з вамі. Дадайце свой нумар тэлефона, вэб-сайт вашага бізнесу або любыя іншыя спосабы, якія ў вас ёсць. Вы таксама можаце ўключыць свой адрас электроннай пошты, нават калі ён ужо будзе ў паведамленні ў раздзеле «Ад». Не перашкодзіць мець яго там, дзе хто-небудзь можа лёгка ўбачыць яго і атрымаць да яго доступ.

6. Сацыяльныя медыя

Падумайце аб спасылцы на любыя прафесійныя акаўнты ў сацыяльных сетках, такіх як LinkedIn або іншыя, якія прадстаўляюць ваш бізнес.

7. Фота

Фатаграфія сябе неабавязковая, але людзям прыемна бачыць, з кім яны маюць зносіны. Калі культура вашай кампаніі з'яўляецца фармальнай, пераканайцеся, што вы выкарыстоўваеце фатаграфію прафесійнага выгляду.

Што вы не павінны ўключаць у свой подпіс Outlook

Як бачыце, раздзел подпісу дазволіць вам каб дадаць шмат тэксту або малюнкаў, але няма нічога дрэннага ў тым, каб гэта было проста. Мэта складаецца ў тым, каб даць даныя, якія дадаюць найбольшую каштоўнасць вашым паведамленням.

Не перашчыруйце. Калі дадаць занадта шмат, гэта можа выглядаць беспарадкам. Перагрузка інфармацыяй можа прывесці да таго, што атрымальнік проста праігнаруе яе, асабліва калі ён спяшаецца.

Вы часта бачыце, як людзі ўключаюць нейкія цытаты абокажуць у сваім подпісе электроннай пошты. Я не рэкамендую гэта рабіць, калі гэта не дэвіз або слоган вашай кампаніі. Цытаты часта могуць быць упэўненымі, палітычнымі або спрэчнымі; вы можаце рызыкнуць кагосьці пакрыўдзіць. Калі вы жадаеце быць прафесіяналам, вам варта пазбягаць цытат.

Апошняе, пра што трэба падумаць: пазбягайце таго, каб ваш подпіс занадта адцягваў увагу. Вы хочаце, каб гэта заўважылі, але вы таксама не хочаце, каб гэта было настолькі кідкім, што адцягвае ад вашага паведамлення.

Подпіс павінен паведамляць людзям, хто вы, чым займаецеся, кім працуеце, як з вамі звязацца і, магчыма, чаму яны могуць вам давяраць.

Навошта вам патрэбен подпіс электроннай пошты для Outlook

Ёсць і іншыя важкія прычыны мець папярэдне адфарматаваны псеўданім. Хаця яны могуць здацца простымі, не варта недаацэньваць іх важнасць.

Як мы ўжо бачылі, подпіс электроннай пошты робіць вашыя паведамленні больш прафесійнымі. Подпіс можа зэканоміць каштоўны час.

Хоць гэта можа здацца нязначным, адпраўка некалькіх электронных лістоў і пастаяннае даданне вашага імя і іншых звестак можа пазбавіць вас выканання іншых задач. Дзякуючы папярэдне створаным стандартным параметрам, вы павінны зрабіць адну рэч менш для кожнага паведамлення.

Подпіс таксама гарантуе, што ваша імя і іншыя дадзеныя заўсёды будуць уключаны ў кожны ліст электроннай пошты. Вы не забудзецеся дадаць сваю важную кантактную інфармацыю. Стандартны подпіс захоўвае вашу кантактную інфармацыю пастаяннай, каб вас ведалідасылаюць адно і тое ж кожнаму атрымальніку.

Ёсць апошняя прычына: атрымальнік будзе ведаць, ад каго ён атрымлівае паведамленне. Адрасы электроннай пошты часта ўяўляюць сабой пераблытаныя часткі нашых імёнаў у спалучэнні з лічбамі або іншымі літарамі.

У выніку чалавек, які атрымлівае паведамленне, можа не ведаць вашага поўнага імя. Афіцыйны подпіс гарантуе, што атрымальнік ведае, хто вы ёсць.

Заключныя словы

Ваш электронны подпіс Outlook з'яўляецца важнай часткай вашых зносін. Ён змяшчае інфармацыю пра вас і прапануе вашым чытачам альтэрнатыўныя спосабы звязацца з вамі. Гэта эканоміць час пры наборы і адпраўцы электронных лістоў, таму што вам не трэба будзе ўвесь час запаўняць паўтаральны тэкст.

Пасля таго, як вы наладзілі свой подпіс у Outlook, не забудзьцеся часта праглядаць яго і сачыць за тым, каб захаваць яго на сённяшні дзень, калі што-небудзь зменіцца.

Спадзяюся, гэты артыкул дапамог вам наладзіць свой прафесійны подпіс электроннай пошты ў Outlook. Калі ласка, не саромейцеся звяртацца да нас з любымі пытаннямі або каментарамі.