لقد انتهيت للتو من كتابة رسالة بريد إلكتروني عاجلة إلى زملائك ، وأنت في عجلة من أمرك لإرسالها - ولا يوجد وقت للتدقيق. تضغط على زر الإرسال. ثم ، بعد ذلك مباشرة ، يأتي الإدراك: لقد أرسلت معلومات مجموعتك بالكامل لا ينبغي أن يروها. بلع .

ماذا تفعل؟ إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook ، وكان المستلمون لديك يستخدمون Outlook ، وكنت تتخذ إجراءً سريعًا ، فقد تتمكن من تذكر الرسالة قبل أن يراها أي شخص.

قد تكون لقطة طويلة — لكنني " لقد رأيت أنها تعمل. جاهز لتجربته؟ تابع القراءة لمعرفة كيفية القيام بذلك.

لماذا أحتاج إلى الاستدعاء؟

أعمل أحيانًا على معلومات حساسة ، وقد أخطأت في إرسالها إلى الشخص الخطأ. ربما يكون هذا هو السيناريو الأسوأ لأن استدعاء الرسالة لا يعمل دائمًا. يجب عليك بالتأكيد عدم الاعتماد عليها عندما يتعلق الأمر بالبيانات الخاصة. سنلقي نظرة أدناه على الحالات التي تعمل فيها عمليات الاستدعاء ولا تعمل.

من ناحية أخرى ، لا يعد إرسال بريد به أخطاء إملائية أمرًا بالغ الأهمية. نعم ، إنه أمر محرج ، لكنها ليست نهاية العالم. قد يعطيك فكرة عن من يقرأ رسائلك بالفعل عند إرسالها. يمكن أن يساعدك التذكير على التعافي من كارثة قواعد اللغة - ولكن مرة أخرى ، لا تعتمد عليها.

إليك ما هو غريب: إذا كنت غاضبًا أو غاضبًا من شخص ما ، وفي خضم هذه اللحظة ، اكتبه رسالة لاذعة ، غير مصفاة ، مؤذية - من النوع الذي ينكسرالعلاقات. قد يضعك هذا في خزانة مؤلمة ، سواء كان رئيسًا أو زميلًا في العمل أو صديقًا أو شخصًا مهمًا آخر. لقد حدث هذا لي - أتمنى حقًا أن يكون لدي زر استدعاء بعد ذلك!

في بعض الأحيان لا ننتبه للملء التلقائي عندما نعالج الرسالة ونكتشف ، بعد فوات الأوان ، أنها انتقلت إلى الشخص الخطأ. لقد تلقيت رسائل بريد إلكتروني مخصصة لشخص آخر ؛ يحدث ذلك في كل وقت. إذا كنت محظوظًا ، فقد تنجح عملية الاستدعاء وتنقذك من خطأك.

أنا متأكد من وجود مواقف أخرى لا أفكر فيها ، لكنك حصلت على الصورة. من السهل إرسال بريد لم تكن ترغب في إرساله. دعنا نلقي نظرة على كيفية استدعاء رسائل البريد الإلكتروني داخل تطبيق Microsoft Outlook.

خطوات استدعاء بريد إلكتروني

ستتيح لك الخطوات التالية محاولة لاستدعاء بريد إلكتروني في Outlook. تذكر أن الوقت عامل حاسم. يجب أن تفعل هذا قبل أن يفتحه الشخص! هناك أيضًا عوامل أخرى خارجة عن إرادتك قد تتسبب في فشل العملية. يمكنك قراءة المزيد عن هؤلاء في القسم التالي.

إليك ما يجب فعله:

1. حدد مجلد العناصر المرسلة

في جزء التنقل أو المجلد على الجانب الأيسر من Outlook ، حدد مجلد "العناصر المرسلة".

2. ابحث عن الرسالة المرسلة

في قائمة العناصر المرسلة ، ابحث عن العنصر الذي ترغب في استدعائه وحدده. انقر نقرًا مزدوجًا لفتحه في النافذة الخاصة به.

3. حدد إجراء لاستدعاء

في النافذة ، حدد علامة التبويب "رسالة". ثم ، من قسم "النقل" ، حدد "مزيد من إجراءات النقل".

الآن حدد "استدعاء هذه الرسالة."

4. حدد خيارات

سوف تحتاج إلى تحديد ما إذا كنت تريد "حذف النسخ غير المقروءة من الرسالة" أو "حذف النسخ غير المقروءة واستبدالها برسالة جديدة." يمكنك أيضًا اختيار تلقي رسالة تخبرك بما إذا كان الاستدعاء ناجحًا أم لا. حدد المربع إذا كنت ترغب في تلقي التأكيد. هذا موصى به لأنه قد يكون الطريقة الوحيدة لمعرفة ما إذا كان يعمل.

انقر ، "موافق". إذا اخترت استبدال الرسالة ، فسوف تفتح نافذة جديدة بالرسالة. قم بإجراء التغييرات اللازمة ، ثم انقر فوق "إرسال" عندما تكون مستعدًا لإرساله.

5. ابحث عن التأكيد

بافتراض أنك اشتركت في الإشعار ، سترى رسالة تخبرك بما حدث. سيخبرك إلى من تم إرسال البريد الإلكتروني الأصلي وموضوعه ووقت إرساله. سترى ما إذا كان الاستدعاء ناجحًا ، جنبًا إلى جنب مع تاريخ الاستدعاء ووقته.

ما تحتاجه للاستدعاء للعمل

لذلك ، إذا تم محاذاة النجوم ، فسيتذكر عمل البريد الإلكتروني؟ لأكون صريحًا ، إنها لعبة قذرة. ومع ذلك ، فمن الممكن ، لذلك دعونا نلقي نظرة على ما يجب أن يحدث حتى يكون استدعاء البريد الإلكتروني ناجحًا.

تطبيق Outlook

الشرط الأول هو ذلك يجب أن تستخدم برنامج Microsoftتطبيق Outlook لسطح المكتب. لن تتمكن من الاستدعاء من واجهة ويب Microsoft.

Microsoft Exchange

يجب أن تستخدم نظام بريد Microsoft Exchange. يجب أن تكون أنت والمستلم على نفس خادم التبادل. إذا كانت حالة عمل ، فمن المحتمل أن تكون على نفس خادم Exchange مثل زملائك في العمل. هذا يعني أنه قد يعمل لصالحهم ، ولكن ليس مع أي شخص خارج شركتك.

فتح الرسائل

لن يعمل الاستدعاء إلا إذا لم يفتح المستلم البريد الإلكتروني بعد . بمجرد فتحه ، يكون الوقت قد فات. تم تنزيله على صندوق الوارد المحلي الخاص بهم.

مهيأ لتجاهل الطلب

يمكن تكوين Outlook بحيث لا يمكن استدعاء الرسائل من صندوق الوارد الخاص بك. إذا كان هذا هو الحال بالنسبة للمستلم الخاص بك ، فلن تعمل عملية الاستدعاء.

إعادة توجيه البريد

إذا كان لدى الشخص الذي ترسل إليه بريدًا إلكترونيًا قواعد معدة لنقل الرسائل إلى مجلدات أخرى ، وهذه القواعد تتضمن رسالتك ، لن يعمل الاستدعاء. يعمل فقط عندما تكون الرسالة غير مقروءة وتبقى في صندوق الوارد الخاص بالشخص.

منع إرسال البريد الإلكتروني الذي يحتاج إلى الاستدعاء

كما رأينا ، يمكن استعادة رسالة Outlook ، ولكن هناك فرصة جيدة لفشل الاستدعاء. أفضل طريقة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني المؤسفة هي عدم إرسالها في المقام الأول. يبدو الأمر بسيطًا ، لكنني أعلم أنه ليس كذلك. في الواقع ، هذا يحدث لنا جميعًا ، لكنهناك بعض الأشياء التي يمكننا القيام بها لمنع إرسالها.

قد تبدو الطريقة التالية غريبة ، لكنها مفيدة: يمكنك تكوين Outlook للحصول على تأخير قبل إرسال البريد الإلكتروني. هذا يعني أنه عندما تضغط على زر الإرسال ، تظل الرسالة في صندوق الصادر الخاص بك لفترة محددة قبل إرسالها. يمنحك ذلك فرصة لحذف / إلغاء رسائل البريد الإلكتروني قبل إرسالها فعليًا. للحصول على إرشادات حول كيفية القيام بذلك ، ألق نظرة على هذه المقالة من Microsoft.

في رأيي ، فإن أفضل ما يمكنك فعله هو مراجعة ما كتبته أو تدقيقه بدقة قبل إرساله. أعلم أننا في بعض الأحيان في عجلة من أمرنا ، لكن التدقيق اللغوي الذاتي سيكتشف 95٪ من أخطائك. إذا لم تكن جيدًا في التدقيق اللغوي ، فجرب مدققًا نحويًا مثل Grammarly ، والذي يمكن استخدامه لمراجعة النص الخاص بك في Outlook.

يمكن أن تمنع إعادة قراءة بريدك الإلكتروني عدة مرات حدوث العديد من المشكلات. يضمن لك معرفة ما ترسله. لا تنس مراجعة قائمة المستلمين (حتى قائمة CC) والموضوع ، لأن هذا هو المكان الذي تحدث فيه أي مشاكل غالبًا.

أما بالنسبة إلى البريد الإلكتروني السيئ الذي ندمت على إرساله إلى زميلك في العمل ، يمكن أن يكون مختلفًا بعض الشيء. لقد وجدت أن أفضل شيء للقيام بذلك هو كتابة الرسالة أولاً. لا تخاطبه لأي شخص حتى الآن ، لأنك لا تريد إرساله عن طريق الخطأ.

بمجرد كتابته ، أعد قراءته. ثم ابتعد عن جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو على الأقل من Outlook. يأتيعد إليه بعد حوالي 15 إلى 20 دقيقة وأعد قراءته. هل أنت سعيد بما قلته؟ هل هذه هي الطريقة التي تريد التواصل بها مع الشخص؟

يمنحك الابتعاد فرصة لمنع ردة الفعل اللحظية تلك عندما تقول أشياء تندم عليها. سيسمح لك هذا أيضًا بمراجعة النص إذا كان بإمكانك التفكير في طريقة أكثر هدوءًا لشرح مشكلتك.

إذا كنت تشعر أن رسالتك قاسية جدًا أو غير مناسبة ، فيمكنك دائمًا حذفها وكتابة رسالة جديدة واحد في وقت لاحق. إذا كنت مستعدًا حقًا لإرساله ، فاملأ الحقل "إلى" باسم المستلم وأرسله. تمنحك هذه العملية على الأقل فرصة للتهدئة والتأكد من أنك تتخذ قرارًا عقلانيًا.

الكلمات الأخيرة

إذا كنت في مأزق بسبب رسالة بريد إلكتروني ندمت على إرسالها ، فهي من الممكن أن تساعدك ميزة استدعاء Outlook في إزالة البريد الإلكتروني قبل قراءته من قبل المستلمين.

هذه الميزة بالتأكيد ليست شيئًا يجب الاعتماد عليه. العديد من المتغيرات تدخل في جعلها تعمل. من المحتمل أن يقرأها الشخص قبل أن تتمكن من إرسال طلب الاستدعاء.

أفضل ممارسة هي أن تأخذ وقتك ، وتصحيح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ومحاولة عدم إرسال رسائل تفاعلية لم تمضِ وقتًا في التفكير فيها . بمعنى آخر ، الوقاية هي أفضل علاج لرسائل البريد الإلكتروني المؤسفة.