إذا كنت من مستخدمي البريد الإلكتروني بشكل متكرر ، فمن المحتمل أنك رأيت بريدًا من زملاء العمل أو الزملاء أو الأصدقاء أو العائلة التي لديها توقيع في النهاية. قد يعطي الاسم ورقم الهاتف والمسمى الوظيفي والمعلومات الأخرى ذات الصلة. يمكن للتوقيع أن يجعل البريد الإلكتروني يبدو احترافيًا للغاية.

في حين أن معظم الاتصالات الإلكترونية هي الآن في شكل رسائل فورية أو رسائل نصية أو دردشة فيديو أو وسائط اجتماعية ، لا يزال البريد الإلكتروني مستخدمًا على نطاق واسع في عالم الأعمال. لهذا السبب ، من المهم أن يكون لديك علامة ذات مظهر احترافي تبرز وتتيح للآخرين معرفة من يتواصلون معه.

هل أنت من مستخدمي Outlook؟ يعد إنشاء توقيع بريد إلكتروني في Microsoft Outlook أمرًا بسيطًا إلى حد ما ؛ يمكن أن يتم ذلك في بضع دقائق فقط.

إذا كان لديك واحد بالفعل ، ونسيت كيفية تغييره ، فسوف نوضح لك كيفية القيام بذلك. دعونا نلقي نظرة على كيفية إضافة أو تعديل توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. بعد ذلك ، قمنا بتضمين بعض الملاحظات حول كيفية جعله يبدو احترافيًا.

إضافة توقيع في Microsoft Outlook

تعد إضافة توقيع في Outlook عملية مباشرة إلى حد ما. سنفعل ذلك في إصدار الويب من Outlook ، ولكن يمكن أيضًا القيام بذلك باستخدام خطوات متطابقة تقريبًا داخل تطبيق Outlook. لقطات الشاشة في هذه المقالة مأخوذة من إصدار الويب من Outlook.

الخطوة 1: سجّل الدخول إلى Microsoft Outlook

سجّل الدخول إلى Microsoft Outlook.

الخطوة الثانية : افتح إعدادات Outlook

افتح إعدادات حسابك. قم بذلك عن طريق النقر فوق رمز الإعدادات في الزاوية العلوية اليمنى من المستعرض الخاص بك.

الخطوة 3: انقر فوق "عرض كافة إعدادات Outlook"

الخطوة الرابعة: انقر فوق البريد - إنشاء والرد

في قائمة الإعدادات ، انقر فوق "البريد" ثم "إنشاء والرد". في الجزء العلوي من النافذة على الجانب الأيمن من الشاشة ، يجب أن ترى على الفور قسم "توقيع البريد الإلكتروني".

الخطوة 5: أضف معلومات التوقيع

أضف جميع الأشياء التي تريد أن تظهر في توقيعك. انظر القسم أدناه حول كيفية التأكد من أن خطك يبدو احترافيًا.

يمكنك تغيير الخطوط واستخدام خيارات تنسيق النص القياسية الأخرى. من الممكن أيضًا إضافة الصور إذا كنت ترغب في ذلك.

الخطوة 6: حدد الخيارات

حدد الخيارات لتحديد متى يجب استخدام التوقيع. يمكن تضمينه في الرسائل والرسائل الجديدة التي ترد عليها أو تعيد توجيهها.

الخطوة 7: حفظ التغييرات

لا تنس النقر فوق الزر "حفظ" في الزاوية اليمنى السفلى. بمجرد الحفظ ، تكون قد انتهيت ؛ يجب أن يكون لديك توقيع احترافي لطيف على رسائلك الإلكترونية.

حدِّث توقيع Microsoft Outlook الخاص بك

إذا لم تكن راضيًا عن شكل توقيعك الجديد ، فلا تقلق. من السهل تعديله. من الشائع أيضًا أن تحتاج إلى إجراء تغييرات عندما تتغير معلومات الاتصال ، أو تتلقى مسمى وظيفيًا جديدًا ، أو تريد فقط تنظيفهالأمر قليلاً.

لتحديثه ، ما عليك سوى اتباع نفس الخطوات التي تم استخدامها لإنشاء واحدة جديدة. عندما تصل إلى قسم التوقيع الخاص بالإعدادات (الخطوة 4) ، انقر فوق نافذة النص على الجانب الأيمن ، ثم قم بتحرير مربع النص لتبدو بالشكل الذي تريده. بكل بساطة. لا تنس حفظ إعداداتك.

كيفية جعل توقيعك في Outlook يبدو احترافيًا

هناك طرق عديدة للتأكد من أن توقيع بريدك الإلكتروني يبدو احترافيًا. أهم أولوياتك: قم بتضمين اسمك الكامل متبوعًا بوظيفتك أو منصبك ، ثم معلومات الاتصال. فيما يلي العناصر التي ستضيف أكبر قيمة.

1. الاسم

قد ترغب في استخدام اسمك الرسمي. اترك أي ألقاب أو أسماء مختصرة إلا إذا كان لديك بيئة عمل أو عملاء غير رسمي. عملت معك في الماضي.

3. اسم الشركة

إذا كنت تعمل في شركة ، يحتاج المستلمون إلى معرفة اسمها. إذا كنت لا تعمل لصالح شركة ، يمكنك تعيين شيء مثل "مقاول مستقل" أو "مطور مستقل". يمكنك أيضًا ترك هذا الجزء خارجًا إذا كنت لا تمثل شركة.

عند إضافة معلومات الشركة ، قد تفكر في إضافة شعار شركتك. تحقق مع شركتك أولاً لمعرفة ما إذا كان لديهم أشياء محددة يرغبون في تضمينها.

4. الشهادات

أنتقد تسرد أيضًا أي شهادات تمتلكها أنت أو شركتك. قد تأتي الشهادات مع شعار أو رمز يمكن إضافته أيضًا.

5. معلومات الاتصال

قد يكون هذا هو الجزء الأكثر أهمية. وفر طرقًا بديلة لشخص ما للتواصل معك. أضف رقم هاتفك أو موقع الويب الخاص بشركتك أو أي طرق أخرى قد تكون لديك. يمكنك أيضًا تضمين عنوان بريدك الإلكتروني على الرغم من أنه سيكون بالفعل في الرسالة الموجودة في قسم "من". لا يضر وجوده هناك حيث يمكن لأي شخص رؤيته والوصول إليه بسهولة.

6. وسائل التواصل الاجتماعي

فكر في الارتباط بأي حسابات وسائط اجتماعية احترافية مثل LinkedIn أو غيرها من الحسابات التي تمثلها. عملك.

7. صورة

صورة لك اختيارية ، لكن من الجيد أن يرى الأشخاص من يتواصلون معه. إذا كانت ثقافة شركتك رسمية ، فتأكد من استخدام صورة ذات مظهر احترافي.

ما لا يجب تضمينه في توقيع Outlook الخاص بك

كما ترى ، سيسمح لك قسم التوقيع لإضافة الكثير من النصوص أو الصور ، ولكن لا حرج في إبقائها بسيطة. الهدف هو توفير البيانات التي تضيف أكبر قيمة إلى رسائلك.

لا تطرف. إذا أضفت الكثير ، فقد يبدو الأمر مشوشًا. قد يؤدي التحميل الزائد للمعلومات إلى تجاهل المستلم لها فقط ، خاصةً إذا كان في عجلة من أمره.قائلا في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بهم. أوصي بعدم القيام بذلك ما لم يكن شعارًا أو شعارًا لشركتك. غالبًا ما تكون الاقتباسات ذات رأي أو سياسية أو مثيرة للجدل ؛ قد تخاطر بإهانة شخص ما. إذا كنت ترغب في أن تكون محترفًا ، فإن الاقتباسات هي شيء يجب عليك تجنبه.

آخر شيء يجب التفكير فيه: تجنب جعل توقيعك مشتتًا للغاية. تريد أن يتم ملاحظته ، ولكنك أيضًا لا تريده أن يكون ملفتًا للنظر لدرجة أنه يبتعد عن رسالتك.

يجب أن يخبر التوقيع الأشخاص من أنت ، وماذا تفعل ، ولمن تعمل ، وكيفية الاتصال بك ، وربما لماذا يمكنهم الوثوق بك.

لماذا تحتاج إلى توقيع بريد إلكتروني من أجل Outlook

هناك بعض الأسباب الوجيهة الأخرى للحصول على لقب منسق مسبقًا. في حين أنها قد تبدو بسيطة ، لا تقلل من أهميتها.

كما رأينا بالفعل ، يجعل توقيع البريد الإلكتروني رسائلك تبدو أكثر احترافية. يمكن أن يوفر التوقيع وقتًا ثمينًا.

على الرغم من أنه قد لا يبدو كثيرًا ، إلا أن إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة وإضافة اسمك وتفاصيل أخرى باستمرار يمكن أن يبتعد عن المهام الأخرى. باستخدام الإعداد الافتراضي المُنشأ مسبقًا ، هناك شيء أقل عليك القيام به لكل رسالة.

يضمن التوقيع أيضًا تضمين اسمك والتفاصيل الأخرى دائمًا في كل بريد إلكتروني. لن تنسى إضافة معلومات الاتصال الهامة للغاية. يحافظ التوقيع القياسي على معلومات الاتصال الخاصة بك ثابتة حتى تعرفكيرسلون نفس الشيء بالضبط إلى كل مستلم.

هناك سبب أخير: سيعرف المستلم من الذي يتلقى الرسالة منه. غالبًا ما تكون عناوين البريد الإلكتروني عبارة عن أجزاء مختلطة من أسمائنا مقترنة بأرقام أو أحرف أخرى.

نتيجة لذلك ، قد لا يعرف الشخص الذي يتلقى الرسالة اسمك بالكامل. يضمن التوقيع الرسمي أن المستلم يعرف من أنت.

الكلمات الأخيرة

يعد توقيع بريدك الإلكتروني في Outlook جزءًا حيويًا من اتصالاتك. يوفر معلومات عنك ويمنح القراء طرقًا بديلة للاتصال بك. يوفر الوقت عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها حيث لن تضطر إلى ملء نص متكرر باستمرار.

بمجرد إعداد توقيع Outlook الخاص بك ، تأكد من مراجعته بشكل متكرر وتأكد من مواصلته حتى الآن إذا تغير أي شيء.

نأمل أن تساعدك هذه المقالة في إعداد توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي في Outlook. لا تتردد في التواصل معنا بخصوص أي أسئلة أو تعليقات.