Якщо ви використовуєте Microsoft Word для роботи, можливість вставки PDF-файлу в документ може бути критично важливою. Як технічний письменник та інженер-програміст, я часто використовую цю функцію.

Коли у мене є звіт, створений у форматі PDF в іншій програмі, і мені потрібно вставити його в документ Word, використання цієї функції може заощадити час. Я не хочу повторно вводити всю цю інформацію в Word.

На щастя, мені це не потрібно, і вам теж. За допомогою декількох простих кроків ви можете легко вставити PDF-файл у свій документ. Дізнайтеся, як це зробити, нижче.

Короткі нотатки

Існує кілька способів вставки PDF-файлів у документ Word.

Один із швидких і простих способів - відкрити PDF-документ, виділити весь текст, скопіювати його, а потім вставити у Word.

Цей метод працює для деяких текстів, але якщо PDF-файл має будь-яке форматування, ви, швидше за все, втратите його; він не буде виглядати коректно після вставки в Word. Крім того, ви можете втратити дані. З цих причин ми не рекомендуємо використовувати це рішення.

Іншими методами є вставка PDF-файлу або перетягування його в документ Word. Я віддаю перевагу вставці його як об'єкта; я відчуваю, що маю більше контролю над тим, куди він потрапляє і як він додається. Ми розглянемо обидва методи нижче.

Приєднувати чи не приєднувати

Коли ви використовуєте один із наведених нижче методів для вставки PDF-файлу, вам потрібно буде вирішити, чи хочете ви, щоб він був пов'язаний з документом Word чи ні. Що це означає?

Пов'язані

Посилання на PDF-файл може бути дуже корисним, якщо інформація в ньому буде змінюватися або оновлюватися. Використання посилання схоже на використання ярлика: коли ви натискаєте на піктограму в документі Word, ви відкриваєте власне PDF-файл у його зовнішньому розташуванні.

Будь-які зміни, які ви вносите в PDF, відображатимуться у вашому документі Word; вам не потрібно буде оновлювати його щоразу, коли PDF змінюється. Звучить чудово, чи не так?

Недолік: PDF-файл не вбудовується в сам документ Word. Через це вам завжди потрібно буде зберігати копію PDF-файлу в тому ж місці, куди ви його прив'язали. Якщо документ Word не може знайти PDF-файл, він не зможе його відкрити і відобразити.

Без зв'язку

Якщо ви вирішите не пов'язувати, Word вбудує PDF-файл у документ Word. PDF-файл буде частиною документа; незалежно від того, куди ви його надсилаєте, копіюєте чи відкриваєте, документ Word все одно міститиме PDF-файл усередині нього.

Позитив: вам не потрібно турбуватися про надсилання PDF та Word документів при спільному доступі.

Негатив: якщо вам потрібно внести зміни до PDF-файлу, вони не будуть автоматично відображатися в Word. Вам потрібно буде видалити PDF-файл з документа Word, а потім вставити його заново.

Спосіб 1: Вставка як об'єкт

Метод 1 є кращим методом, він забезпечує більший контроль і точність.

Примітка: Скріншоти, наведені нижче, зроблені зі старої версії MS Word. Однак, у нових версіях Word кроки залишаються незмінними.

Крок 1: Клацніть місце в документі Word, куди ви хочете вставити PDF-файл.

Крок 2: У Microsoft Word перейдіть на вкладку меню "Вставка".

Крок 3: Виберіть "Об'єкт", щоб вставити об'єкт.

Ця опція зазвичай знаходиться у верхній правій частині панелі інструментів. У нових версіях Word вона може відображати лише піктограму з маленьким віконцем у розділі "Текст". Наведіть курсор на піктограми, щоб визначити ту, яка позначена як "Об'єкт".

Крок 4: Виберіть вкладку "Створити з файлу".

Після того, як вікно об'єкта з'явиться, ви побачите дві вкладки. Виберіть ту, що має назву "Створити з файлу".

Крок 5: Виберіть свій PDF-файл.

Натисніть на кнопку "Огляд", перейдіть до папки, в якій зберігається Ваш PDF-файл, і виберіть файл.

Крок 6: Виберіть свої варіанти.

Якщо ви бажаєте вставити PDF-файл як посилання (як описано вище), встановіть прапорець "Посилання на файл".

Якщо ви хочете, щоб файл відображався тільки у вигляді іконки, встановіть прапорець "Відображати як іконку". Він відобразить іконку, що представляє PDF-файл; якщо ви двічі клацнете по ній, PDF-файл відкриється. Якщо ви не встановите цей прапорець, він вставить весь документ у ваш Word-документ.

Після завершення вибору натисніть кнопку "ОК". PDF-файл буде вставлено у ваш документ. Дивіться приклади нижче. На зображенні зліва відображається PDF-файл, а на зображенні праворуч - лише піктограма.

Спосіб 2: Drag-and-Drop

Метод перетягування простий, але у нього є і зворотна сторона: ви не маєте великого контролю над як PDF-файл вставлено.

PDF-файл буде від'єднано; залежно від версії Word, яку ви використовуєте, він з'явиться у вигляді піктограми або самого документа. У мене стара версія Word 2010 року, яка відкриває весь PDF-файл. Однак, коли я спробував це зробити у Word 365, він показав лише піктограму.

Нижче наведено кроки для методу перетягування. Я використовую стару версію Word на комп'ютері з Windows 7, тому ваші кроки можуть виглядати інакше. Однак у новіших версіях Word кроки виконуються аналогічно.

Крок 1: Перейдіть до місця в документі Word, куди ви хочете вставити PDF-файл.

Крок 2: Відкрийте Провідник файлів Windows і перейдіть до PDF-файлу, який ви хочете вставити.

Крок 3: Виберіть PDF-файл і перетягніть його в документ Word.

Щоб вибрати і перетягнути файл, натисніть на PDF-файл лівою кнопкою миші і утримуйте її, а потім обережно перетягніть файл так, щоб він опинився над верхньою частиною документа Word.

Після того, як він опиниться в потрібному місці, відпустіть ліву кнопку миші, і PDF-файл буде розміщено в цьому місці.

Якщо у вас виникнуть проблеми з відображенням PDF-файлу, ви завжди можете видалити його з документу і вставити знову.

На цьому я завершую цю навчальну статтю. Сподіваюся, вона буде для вас корисною. Як завжди, дайте мені знати, якщо у вас виникнуть проблеми при спробі вставити PDF-файл у документ Word.