Se utilizzate Microsoft Word per lavoro, la possibilità di inserire un file PDF in un documento può essere fondamentale. Come scrittore tecnico e ingegnere software, mi trovo a utilizzare spesso questa funzione.

Quando ho un report creato in formato PDF da un'altra applicazione e devo inserirlo in un documento di Word, l'uso di questa funzione può essere un risparmio di tempo. Non voglio dover digitare nuovamente tutte le informazioni in Word.

Per fortuna non è necessario, e non lo sarà nemmeno per voi. Con pochi semplici passaggi, potete inserire facilmente il PDF nel vostro documento. Scoprite come qui di seguito.

Note rapide

Esistono diversi metodi per inserire un PDF in un documento Word.

Un modo semplice e veloce è quello di aprire il documento PDF, selezionare tutto il testo, copiarlo e incollarlo in Word.

Questo metodo funziona per alcuni testi, ma se il PDF ha una formattazione, è molto probabile che la si perda e che non appaia corretta dopo averla incollata in Word. Inoltre, è possibile che si perdano dei dati. Per questi motivi, non raccomandiamo questa soluzione.

Gli altri metodi consistono nell'inserire il file PDF o nel trascinarlo nel documento di Word. Io preferisco inserirlo come oggetto; mi sembra di avere un maggiore controllo su dove va e come viene aggiunto. Di seguito illustriamo entrambi i metodi.

Collegare o non collegare

Quando si utilizza uno dei metodi indicati di seguito per inserire il PDF, è necessario decidere se si desidera che sia collegato o meno al documento Word. Cosa significa?

Collegato

Il collegamento al PDF può essere un'ottima soluzione se le informazioni in esso contenute cambiano o vengono aggiornate. L'uso di un collegamento è un po' come avere una scorciatoia: quando si fa clic sull'icona all'interno del documento Word, si apre il file PDF vero e proprio nella sua posizione esterna.

Tutte le modifiche apportate al PDF verranno visualizzate nel documento Word; non sarà necessario aggiornarlo ogni volta che il PDF cambia. Sembra fantastico, vero?

Lo svantaggio è che il PDF non è incorporato nel documento Word vero e proprio. Per questo motivo, è sempre necessario mantenere una copia del PDF nella stessa posizione in cui è stato collegato. Se il documento Word non trova il file PDF, non può aprirlo e visualizzarlo.

Non collegato

Se si sceglie di non effettuare il collegamento, Word incorporerà il PDF nel documento Word. Il PDF sarà parte del documento; indipendentemente da dove lo si invii, lo si copi o lo si apra, il documento Word avrà ancora il file PDF al suo interno.

L'aspetto positivo è che non ci si deve preoccupare di inviare il PDF e il documento Word durante la condivisione.

L'aspetto negativo è che se si devono apportare aggiornamenti al file PDF, questi non vengono visualizzati automaticamente in Word. È necessario eliminare il PDF dal documento Word e poi reinserirlo.

Metodo 1: inserimento come oggetto

Il metodo 1 è il metodo preferito e offre un grande controllo e una grande precisione.

Nota: le schermate riportate di seguito provengono da una versione precedente di MS Word, ma i passaggi rimangono invariati nelle versioni più recenti di Word.

Fase 1: fare clic sulla posizione del documento Word in cui si desidera inserire il PDF.

Fase 2: in Microsoft Word, fare clic sulla scheda di menu "Inserisci".

Fase 3: Selezionare "Oggetto" per inserire un oggetto.

Questa opzione si trova di solito nella parte superiore destra della barra degli strumenti. Nelle versioni più recenti di Word, potrebbe essere visualizzata solo un'icona con una piccola finestra nella sezione denominata "Testo". Passate il cursore sulle icone per identificare quella contrassegnata come "Oggetto".

Passo 4: selezionare la scheda "Crea da file".

Una volta visualizzata la finestra dell'oggetto, si vedranno due schede. Selezionare quella denominata "Crea da file".

Fase 5: selezionare il file PDF.

Fare clic sul pulsante "Sfoglia", navigare nella cartella in cui è memorizzato il file PDF e selezionare il file.

Fase 6: selezionare le opzioni.

Se si desidera inserire il PDF come link (come discusso in precedenza), selezionare la casella di controllo "Link to File".

Se si desidera che il file venga visualizzato solo come icona, selezionare la casella di controllo "Visualizza come icona". Verrà visualizzata un'icona che rappresenta il file PDF; facendo doppio clic su di essa, il PDF verrà aperto. Se non si seleziona questa casella, il documento verrà inserito interamente nel documento Word.

Una volta terminate le selezioni, fare clic sul pulsante "OK". Il PDF verrà inserito nel documento. Vedere gli esempi seguenti. L'immagine a sinistra mostra il PDF, mentre l'immagine a destra mostra solo un'icona.

Metodo 2: Trascinamento

Il metodo del drag-and-drop è semplice, ma ha un lato negativo: non si ha un grande controllo su come il PDF è inserito.

Il PDF sarà scollegato; a seconda della versione di Word in uso, verrà inserito come icona o come documento stesso. Io ho una vecchia versione 2010 di Word che inserisce l'intero PDF. Quando ho provato con Word 365, tuttavia, ha mostrato solo un'icona.

Di seguito sono riportati i passaggi per il metodo di trascinamento. Io sto usando una vecchia versione di Word su un computer Windows 7, quindi la vostra potrebbe essere diversa. Tuttavia, i passaggi vengono eseguiti allo stesso modo nelle versioni più recenti di Word.

Fase 1: scorrere fino alla posizione del documento Word in cui si desidera inserire il PDF.

Fase 2: aprire Esplora file di Windows e navigare fino al PDF che si desidera inserire.

Fase 3: Selezionare il PDF e trascinarlo nel documento Word.

Per selezionare e trascinare il file, fare clic sul PDF con il pulsante sinistro del mouse e tenerlo premuto, quindi trascinare con attenzione il file in modo che si trovi sopra il documento Word.

Una volta posizionato nel punto desiderato, rilasciare il pulsante sinistro del mouse e il PDF verrà posizionato in quel punto.

Se si verificano problemi con la presentazione del PDF, è sempre possibile eliminarlo dal documento e reinserirlo.

Spero che questo articolo di esercitazione sia stato utile. Come sempre, fatemi sapere se avete problemi nell'inserire un PDF in un documento Word.