Als u Microsoft Word voor uw werk gebruikt, kan de mogelijkheid om een PDF-bestand in een document in te voegen van cruciaal belang zijn. Als technisch schrijver en software-ingenieur gebruik ik deze functie vaak.

Wanneer ik een rapport in PDF-formaat heb gemaakt vanuit een andere toepassing, en ik moet het invoegen in een Word-document, kan het gebruik van deze functie een tijdsbesparing zijn. Ik wil niet al die informatie opnieuw moeten typen in Word.

Gelukkig hoeft dat niet, en u ook niet. Met een paar eenvoudige stappen kunt u de PDF gemakkelijk in uw document invoegen. Hieronder leest u hoe.

Snelle opmerkingen

Er zijn verschillende methoden om een PDF in een Word-document in te voegen.

Een snelle en eenvoudige manier is om het PDF-document te openen, alle tekst te selecteren, te kopiëren en in Word te plakken.

Deze methode werkt voor sommige tekst, maar als de PDF opmaak heeft, zult u die waarschijnlijk verliezen; die zal er niet correct uitzien nadat u hem in Word hebt geplakt. Bovendien kunt u gegevens verliezen. Om deze redenen raden wij deze oplossing niet aan.

De andere methoden zijn het PDF-bestand invoegen of het in uw Word-document slepen. Ik geef de voorkeur aan invoegen als object; ik heb het gevoel dat ik meer controle heb over waar het naartoe gaat en hoe het wordt toegevoegd. We behandelen beide methoden hieronder.

Linken of niet linken

Wanneer u een van de onderstaande methoden gebruikt om uw PDF in te voegen, moet u beslissen of u het aan het Word-document wilt koppelen of niet. Wat betekent dat?

Gekoppeld

Het koppelen van de PDF kan geweldig zijn als de informatie erin zal veranderen of worden bijgewerkt. Het gebruik van een link is een soort snelkoppeling: als u op het pictogram in het Word-document klikt, opent u het eigenlijke PDF-bestand op de externe locatie.

Alle wijzigingen die u in de PDF maakt, verschijnen in uw Word-document; u hoeft het niet telkens bij te werken als de PDF verandert. Klinkt geweldig, toch?

Het nadeel? De PDF is niet ingebed in het eigenlijke Word-document. Daarom moet u altijd een kopie van de PDF bewaren op dezelfde plaats waar u hem hebt gekoppeld. Als het Word-document het PDF-bestand niet kan vinden, kan het het niet openen en weergeven.

Ongebonden

Als u ervoor kiest niet te koppelen, zal Word de PDF in het Word-document insluiten. De PDF zal deel uitmaken van het document; waar u het ook naartoe stuurt, kopieert of opent, het Word-document zal nog steeds het PDF-bestand bevatten.

Het positieve: u hoeft zich geen zorgen te maken over het verzenden van de PDF en het Word-document bij het delen.

Het nadeel: als u wijzigingen in het PDF-bestand moet aanbrengen, verschijnen die niet automatisch in Word. U moet de PDF uit het Word-document verwijderen en opnieuw invoegen.

Methode 1: invoegen als een object

Methode 1 geniet de voorkeur. Ze biedt veel controle en precisie.

Opmerking: De onderstaande screenshots zijn van een oudere versie van MS Word. De stappen blijven echter hetzelfde in nieuwere versies van Word.

Stap 1: Klik op de plaats in het Word-document waar u de PDF wilt invoegen.

Stap 2: Klik in Microsoft Word op het tabblad "Invoegen".

Stap 3: Selecteer "Object" om een object in te voegen.

Deze optie staat meestal rechtsboven in de werkbalk. In nieuwere versies van Word kan het zijn dat er alleen een pictogram met een klein venster in het gedeelte "Tekst" staat. Beweeg uw cursor over de pictogrammen om het pictogram met de tekst "Object" te vinden.

Stap 4: Selecteer het tabblad "Create From File".

Zodra het objectvenster verschijnt, ziet u twee tabbladen. Selecteer het tabblad "Aanmaken uit bestand".

Stap 5: Selecteer uw PDF-bestand.

Klik op de knop "Bladeren", navigeer naar de map waar uw PDF-bestand is opgeslagen en selecteer het bestand.

Stap 6: Selecteer uw opties.

Als u de PDF als link wilt invoegen (zoals hierboven besproken), vinkt u het vakje "Link naar bestand" aan.

Als u wilt dat het bestand alleen als pictogram wordt weergegeven, vinkt u het vakje "Als pictogram weergeven" aan. Er verschijnt dan een pictogram dat het PDF-bestand voorstelt; als u erop dubbelklikt, wordt de PDF geopend. Als u dit vakje niet aanvinkt, wordt het hele document in uw Word-document ingevoegd.

Zodra u klaar bent met uw selecties, klikt u op de knop "OK". De PDF wordt in uw document ingevoegd. Zie de onderstaande voorbeelden. De afbeelding links toont de PDF, terwijl de afbeelding rechts alleen een pictogram toont.

Methode 2: Slepen en neerzetten

De drag-and-drop methode is eenvoudig, maar er is een nadeel: je hebt niet veel controle over hoe de PDF is ingevoegd.

De PDF wordt niet gelinkt; afhankelijk van de versie van Word die je gebruikt, komt hij binnen als een pictogram of als het document zelf. Ik heb een oude 2010 versie van Word die de hele PDF erin zet. Toen ik het echter probeerde in Word 365, toonde het alleen een pictogram.

Ik gebruik een oudere versie van Word op een Windows 7 machine, dus die van u kan er anders uitzien. De stappen worden echter op dezelfde manier uitgevoerd in nieuwere versies van Word.

Stap 1: Blader naar de plaats in het Word-document waar u de PDF wilt invoegen.

Stap 2: Open Windows Bestandsbeheer en navigeer naar de PDF die u wilt invoegen.

Stap 3: Selecteer de PDF en sleep hem naar het Word-document.

Om het bestand te selecteren en te verslepen, klikt u met de linkermuisknop op de PDF en houdt u deze ingedrukt, waarna u het bestand voorzichtig versleept, zodat het zich boven het Word-document bevindt.

Zodra het op de gewenste plaats staat, laat u de linkermuisknop los, en de PDF wordt op die plaats geplaatst.

Als u problemen ondervindt met de presentatie van de PDF, kunt u deze altijd uit het document verwijderen en opnieuw invoegen.

Ik hoop dat je er iets aan hebt. Laat het me weten als je problemen hebt met het invoegen van een PDF in een Word-document.