Nếu bạn sử dụng Microsoft Word cho công việc, khả năng chèn tệp PDF vào tài liệu có thể rất quan trọng. Là một nhà văn công nghệ và kỹ sư phần mềm, tôi thấy mình thường xuyên sử dụng tính năng này.

Khi tôi có một báo cáo được tạo ở định dạng PDF từ một ứng dụng khác và tôi cần chèn báo cáo đó vào tài liệu Word, việc sử dụng tính năng này có thể là một người tiết kiệm thời gian. Tôi không muốn phải nhập lại tất cả thông tin đó trong Word.

Rất may là tôi không cần phải làm vậy và bạn cũng vậy. Với một vài bước đơn giản, bạn có thể dễ dàng chèn PDF vào tài liệu của mình. Tìm hiểu cách thực hiện bên dưới.

Ghi chú nhanh

Có nhiều phương pháp bạn có thể sử dụng để chèn tệp PDF vào tài liệu Word.

Một cách nhanh chóng và đơn giản là mở tài liệu PDF, chọn tất cả văn bản, sao chép rồi dán vào Word.

Phương pháp này hiệu quả với một số văn bản, nhưng nếu PDF có bất kỳ định dạng nào, rất có thể bạn sẽ mất nó; nó sẽ không chính xác sau khi bạn dán nó vào Word. Ngoài ra, bạn có thể mất dữ liệu. Vì những lý do này, chúng tôi không khuyến nghị giải pháp này.

Các phương pháp khác là chèn tệp PDF hoặc kéo và thả tệp vào tài liệu Word của bạn. Tôi thích chèn nó như một đối tượng; Tôi cảm thấy như mình có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với nơi nó sẽ diễn ra và cách nó được thêm vào. Chúng tôi đề cập đến cả hai phương pháp bên dưới.

Để liên kết hoặc không liên kết

Khi bạn sử dụng một trong các phương pháp bên dưới để chèn tệp PDF của mình, bạn sẽ cần quyết định xem bạn có muốn liên kết tệp đó vớitài liệu Word hay không. Điều đó có nghĩa là gì?

Được liên kết

Việc liên kết tệp PDF có thể là điều tuyệt vời nếu thông tin trong đó sẽ thay đổi hoặc được cập nhật. Sử dụng liên kết giống như có một phím tắt: khi bạn nhấp vào biểu tượng trong tài liệu Word, bạn sẽ mở tệp PDF thực ở vị trí bên ngoài.

Mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tệp PDF sẽ hiển thị trong tài liệu Word của bạn; sẽ không cần phải cập nhật nó mỗi khi PDF thay đổi. Nghe thật tuyệt phải không?

Nhược điểm? PDF không được nhúng trong tài liệu Word thực tế. Do đó, bạn sẽ luôn cần giữ một bản sao của tệp PDF ở cùng vị trí mà bạn đã liên kết nó. Nếu tài liệu Word không thể tìm thấy tệp PDF thì tài liệu đó không thể mở và hiển thị tệp đó.

Đã hủy liên kết

Nếu bạn chọn không liên kết, Word sẽ nhúng tệp PDF vào Tài liệu văn bản. PDF sẽ là một phần của tài liệu; bất kể bạn gửi, sao chép hay mở tài liệu ở đâu, tài liệu Word vẫn sẽ có tệp PDF bên trong.

Tích cực: bạn không phải lo lắng về việc gửi tài liệu PDF và Word khi chia sẻ.

Điểm trừ: nếu bạn cần cập nhật tệp PDF, chúng sẽ không tự động hiển thị trong Word. Bạn sẽ cần xóa tệp PDF khỏi tài liệu Word rồi chèn lại.

Phương pháp 1: Chèn dưới dạng đối tượng

Phương pháp 1 là phương pháp được ưu tiên. Nó cung cấp rất nhiều khả năng kiểm soát và độ chính xác.

Lưu ý: Các ảnh chụp màn hình bên dưới làtừ phiên bản MS Word cũ hơn. Tuy nhiên, các bước vẫn giữ nguyên trong các phiên bản Word mới hơn.

Bước 1: Nhấp vào vị trí trong tài liệu Word mà bạn muốn chèn tệp PDF.

Bước 2: Trong Microsoft Word, nhấp vào tab menu “Chèn”.

Bước 3: Chọn “Đối tượng” để chèn đối tượng.

Tùy chọn này thường nằm trên phía trên bên phải của thanh công cụ. Trong các phiên bản Word mới hơn, nó chỉ có thể hiển thị một biểu tượng có cửa sổ nhỏ trong phần có tên là “Văn bản”. Di chuột qua các biểu tượng để xác định biểu tượng được đánh dấu là “Đối tượng”.

Bước 4: Chọn tab “Tạo từ tệp”.

Sau khi cửa sổ đối tượng xuất hiện, bạn sẽ thấy hai tab. Chọn mục có nhãn “Tạo từ tệp”.

Bước 5: Chọn tệp PDF của bạn.

Nhấp vào nút “Duyệt qua”, điều hướng đến thư mục chứa tệp PDF của bạn được lưu trữ và chọn tệp.

Bước 6: Chọn các tùy chọn của bạn.

Nếu bạn muốn chèn tệp PDF dưới dạng liên kết (như đã thảo luận ở trên), hãy chọn “Liên kết tới Tệp”.

Nếu bạn chỉ muốn tệp được hiển thị dưới dạng biểu tượng, hãy chọn hộp kiểm “Hiển thị dưới dạng biểu tượng”. Nó sẽ hiển thị một biểu tượng đại diện cho tệp PDF; nếu bạn nhấp đúp vào nó, tệp PDF sẽ mở ra. Nếu bạn không chọn hộp này, nó sẽ chèn toàn bộ tài liệu vào tài liệu Word của bạn.

Sau khi bạn hoàn tất các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào nút “OK”. PDF sẽ được chèn vào tài liệu của bạn. Nhìn thấycác ví dụ dưới đây. Hình ảnh bên trái hiển thị tệp PDF, trong khi hình ảnh bên phải chỉ hiển thị một biểu tượng.

Phương pháp 2: Kéo và thả

Phương pháp kéo và thả đơn giản, nhưng có một nhược điểm: bạn không có nhiều quyền kiểm soát đối với cách PDF được chèn vào.

Tệp PDF sẽ bị hủy liên kết; tùy thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng, nó sẽ xuất hiện dưới dạng biểu tượng hoặc dưới dạng chính tài liệu. Tôi có một phiên bản Word 2010 cũ có chứa toàn bộ tệp PDF. Tuy nhiên, khi tôi thử nó trong Word 365, nó chỉ hiển thị một biểu tượng.

Sau đây là các bước cho phương pháp kéo và thả. Tôi đang sử dụng phiên bản Word cũ hơn trên máy Windows 7 nên phiên bản của bạn có thể trông khác. Tuy nhiên, các bước được thực hiện theo cách tương tự trong các phiên bản Word mới hơn.

Bước 1: Cuộn đến vị trí trong tài liệu Word mà bạn muốn chèn tệp PDF.

Bước 2: Mở Windows File Explorer và điều hướng đến tệp PDF bạn muốn chèn.

Bước 3: Chọn tệp PDF và Kéo tệp đó vào Tài liệu Word.

Để chọn và kéo tệp, nhấp vào tệp PDF bằng nút chuột trái và giữ tệp đó, sau đó cẩn thận kéo tệp sao cho tệp nằm trên đầu tài liệu Word.

Sau khi nó ở vị trí bạn mong muốn, hãy nhả nút chuột trái và tệp PDF sẽ được đặt ở vị trí đó.

Nếu bạn gặp phải bất kỳ vấn đề nào với cách thức tệp PDF được trình bày, bạn luôn có thể xóa nó khỏidoc và chèn lại.

Vậy là kết thúc bài viết hướng dẫn này. Tôi hy vọng bạn tìm thấy nó hữu ích. Như thường lệ, hãy cho tôi biết nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào khi cố chèn tệp PDF vào tài liệu Word.