Om du använder Microsoft Word i ditt arbete kan det vara viktigt att kunna infoga en PDF-fil i ett dokument. Som teknisk skribent och programvaruingenjör använder jag ofta den här funktionen.

När jag har en rapport som skapats i PDF-format från ett annat program och jag behöver infoga den i ett Word-dokument kan den här funktionen vara tidsbesparande. Jag vill inte behöva skriva om all information i Word.

Som tur är behöver jag inte göra det, och det behöver inte du heller. Med några enkla steg kan du enkelt infoga PDF-filen i ditt dokument. Läs mer om hur du gör nedan.

Snabba anteckningar

Det finns flera metoder som du kan använda för att infoga en PDF-fil i ett Word-dokument.

Ett snabbt och enkelt sätt är att öppna PDF-dokumentet, markera all text, kopiera den och sedan klistra in den i Word.

Den här metoden fungerar för viss text, men om PDF-filen har någon formatering kommer du sannolikt att förlora den; den kommer inte att se korrekt ut när du klistrar in den i Word. Dessutom kan du förlora data. Av dessa skäl rekommenderar vi inte den här lösningen.

De andra metoderna är att infoga PDF-filen eller att dra och släppa den i Word-dokumentet. Jag föredrar att infoga den som ett objekt, eftersom det känns som om jag har mer kontroll över var den hamnar och hur den läggs till. Vi beskriver båda metoderna nedan.

Att länka eller inte länka

När du använder någon av metoderna nedan för att infoga PDF-filen måste du bestämma om du vill att den ska vara länkad till Word-dokumentet eller inte. Vad betyder det?

Länkad

Det kan vara bra att länka PDF-filen om informationen i den kommer att ändras eller uppdateras. Att använda en länk är ungefär som att ha en genväg: när du klickar på ikonen i Word-dokumentet öppnar du den faktiska PDF-filen på dess externa plats.

Alla ändringar som du gör i PDF-filen kommer att visas i Word-dokumentet, och du behöver inte uppdatera det varje gång PDF-filen ändras.

Nackdelen är att PDF-filen inte är inbäddad i själva Word-dokumentet. Därför måste du alltid ha en kopia av PDF-filen på samma plats som du länkade den till. Om Word-dokumentet inte kan hitta PDF-filen kan det inte öppna och visa den.

Ej länkad

Om du väljer att inte länka kommer Word att bädda in PDF-filen i Word-dokumentet. PDF-filen kommer att vara en del av dokumentet; oavsett vart du skickar den, kopierar den eller öppnar den kommer Word-dokumentet fortfarande att ha PDF-filen inuti.

Det positiva är att du inte behöver oroa dig för att skicka både PDF- och Word-dokumentet när du delar det.

Det negativa är att om du behöver göra uppdateringar i PDF-filen kommer de inte automatiskt att visas i Word, utan du måste ta bort PDF-filen från Word-dokumentet och sedan lägga in den igen.

Metod 1: Infoga som ett objekt

Metod 1 är att föredra, eftersom den ger mycket kontroll och precision.

Obs: Skärmdumparna nedan är från en äldre version av MS Word, men stegen är desamma i nyare versioner av Word.

Steg 1: Klicka på den plats i Word-dokumentet där du vill infoga PDF-filen.

Steg 2: I Microsoft Word klickar du på menyfliken "Infoga".

Steg 3: Välj "Object" för att infoga ett objekt.

Det här alternativet finns vanligtvis på den övre högra sidan av verktygsfältet. I nyare versioner av Word kanske det bara visas en ikon med ett litet fönster i avsnittet "Text". För markören över ikonerna för att identifiera den som är markerad med "Objekt".

Steg 4: Välj fliken "Skapa från fil".

När objektfönstret visas ser du två flikar. Välj den som heter "Create From File" (Skapa från fil).

Steg 5: Välj din PDF-fil.

Klicka på knappen "Bläddra", navigera till den mapp där PDF-filen är lagrad och välj filen.

Steg 6: Välj dina alternativ.

Om du vill infoga PDF-filen som en länk (som diskuterats ovan) markerar du kryssrutan "Länk till fil".

Om du vill att filen endast ska visas som en ikon markerar du kryssrutan "Visa som ikon". Det visas en ikon som representerar PDF-filen och om du dubbelklickar på den öppnas PDF-filen. Om du inte markerar den här rutan infogas hela dokumentet i Word-dokumentet.

När du är klar med dina val klickar du på knappen "OK". PDF-filen infogas i dokumentet. Se exemplen nedan. Bilden till vänster visar PDF-filen, medan bilden till höger bara visar en ikon.

Metod 2: Dra och släpp

Dra-och-släpp-metoden är enkel, men det finns en nackdel: du har inte mycket kontroll över hur PDF-filen infogas.

PDF-filen kommer att vara olänkad, och beroende på vilken version av Word du använder kommer den att visas som en ikon eller som själva dokumentet. Jag har en gammal version av Word från 2010 som visar hela PDF-filen, men när jag försökte i Word 365 visades bara en ikon.

Följande är stegen för drag-och-släpp-metoden. Jag använder en äldre version av Word på en Windows 7-maskin, så din kan se annorlunda ut. Stegen utförs dock på samma sätt i nyare versioner av Word.

Steg 1: Bläddra till den plats i Word-dokumentet där du vill infoga PDF-filen.

Steg 2: Öppna Windows File Explorer och navigera till PDF-filen som du vill infoga.

Steg 3: Välj PDF-filen och dra den till Word-dokumentet.

Om du vill välja och dra filen klickar du på PDF-filen med vänster musknapp och håller den nedtryckt, och drar sedan försiktigt filen så att den ligger över Word-dokumentet.

När den är på den plats du vill ha släpper du vänster musknapp och PDF-filen placeras på den platsen.

Om du får problem med hur PDF-filen presenteras kan du alltid radera den från dokumentet och lägga in den igen.

Det var allt för att avsluta den här artikeln. Jag hoppas att du har haft nytta av den. Låt mig veta om du har några problem med att infoga en PDF-fil i ett Word-dokument.