Dacă folosiți Microsoft Word la locul de muncă, capacitatea de a insera un fișier PDF într-un document poate fi esențială. În calitate de redactor tehnic și inginer de software, mă aflu în situația de a folosi această funcție foarte des.

Atunci când am un raport creat în format PDF dintr-o altă aplicație și trebuie să îl inserez într-un document Word, utilizarea acestei funcții poate economisi timp. Nu vreau să fiu nevoit să rescriu toate informațiile în Word.

Din fericire, nu trebuie să o fac, și nici tu nu va trebui să o faci. Cu câțiva pași simpli, poți insera cu ușurință PDF-ul în documentul tău. Află cum mai jos.

Note rapide

Există mai multe metode pe care le puteți utiliza pentru a insera un PDF într-un document Word.

O modalitate rapidă și simplă este să deschideți documentul PDF, să selectați tot textul, să îl copiați și apoi să îl lipiți în Word.

Această metodă funcționează pentru o parte din text, dar dacă PDF-ul are formatare, cel mai probabil o veți pierde; nu va arăta corect după ce îl veți lipi în Word. În plus, puteți pierde date. Din aceste motive, nu vă recomandăm această soluție.

Celelalte metode constau în inserarea fișierului PDF sau în glisarea și plasarea acestuia în documentul Word. Eu prefer să îl inserez ca obiect; am impresia că am mai mult control asupra destinației și modului în care este adăugat. Ambele metode sunt prezentate mai jos.

A lega sau a nu lega

Când utilizați una dintre metodele de mai jos pentru a insera PDF-ul, va trebui să decideți dacă doriți ca acesta să fie legat de documentul Word sau nu. Ce înseamnă asta?

Legat de

Folosirea unui link către PDF poate fi foarte bună dacă informațiile din acesta se vor schimba sau vor fi actualizate. Utilizarea unui link este ca și cum ați avea o scurtătură: când faceți clic pe pictograma din documentul Word, deschideți fișierul PDF real în locația sa externă.

Orice modificare pe care o faceți la PDF va apărea în documentul Word; nu va fi nevoie să îl actualizați de fiecare dată când PDF-ul se modifică. Sună grozav, nu-i așa?

Dezavantajul? PDF-ul nu este încorporat în documentul Word. Din acest motiv, va trebui să păstrați întotdeauna o copie a PDF-ului în aceeași locație în care l-ați creat. Dacă documentul Word nu poate găsi fișierul PDF, nu îl poate deschide și afișa.

Fără legătură

Dacă alegeți să nu creați o legătură, Word va încorpora PDF-ul în documentul Word. PDF-ul va face parte din document; indiferent unde îl trimiteți, îl copiați sau îl deschideți, documentul Word va avea în continuare fișierul PDF în interiorul său.

Partea pozitivă: nu trebuie să vă faceți griji cu privire la trimiterea documentului PDF și a documentului Word atunci când partajați.

Partea negativă: dacă trebuie să faceți actualizări la fișierul PDF, acestea nu vor apărea automat în Word. Va trebui să ștergeți PDF-ul din documentul Word și apoi să îl reintroduceți.

Metoda 1: Inserarea ca obiect

Metoda 1 este metoda preferată, deoarece oferă un control și o precizie foarte mari.

Notă: Capturile de ecran de mai jos sunt dintr-o versiune mai veche a MS Word. Cu toate acestea, pașii rămân aceiași în versiunile mai noi ale Word.

Pasul 1: Faceți clic pe locația din documentul Word în care doriți să inserați PDF-ul.

Pasul 2: În Microsoft Word, faceți clic pe fila de meniu "Insert".

Pasul 3: Selectați "Object" (Obiect) pentru a insera un obiect.

Această opțiune se află de obicei în partea din dreapta sus a barei de instrumente. În versiunile mai noi ale Word, este posibil să afișeze doar o pictogramă cu o fereastră mică în secțiunea numită "Text." Treceți cursorul peste pictograme pentru a o identifica pe cea marcată "Obiect".

Pasul 4: Selectați fila "Create From File".

După ce apare fereastra obiectului, veți vedea două file. Selectați-o pe cea intitulată "Create From File" (Creare din fișier).

Pasul 5: Selectați fișierul PDF.

Faceți clic pe butonul "Browse" (Răsfoiește), navigați până la dosarul în care este stocat fișierul PDF și selectați fișierul.

Pasul 6: Selectați-vă opțiunile.

Dacă doriți să inserați PDF-ul ca un link (așa cum s-a discutat mai sus), bifați caseta de selectare "Link to File".

Dacă doriți ca fișierul să fie afișat doar ca o pictogramă, bifați caseta "Display as icon" (Afișare ca pictogramă). Se va afișa o pictogramă reprezentând fișierul PDF; dacă faceți dublu clic pe ea, se va deschide PDF-ul. Dacă nu bifați această casetă, se va insera întregul document în documentul Word.

După ce ați terminat selecțiile, faceți clic pe butonul "OK". PDF-ul va fi inserat în documentul dvs. Vedeți exemplele de mai jos. Imaginea din stânga afișează PDF-ul, în timp ce imaginea din dreapta prezintă doar o pictogramă.

Metoda 2: Glisați și aruncați

Metoda drag-and-drop este simplă, dar există și un dezavantaj: nu aveți un control foarte mare asupra cum PDF-ul este inserat.

PDF-ul va fi dezlegat; în funcție de versiunea de Word pe care o utilizați, va apărea ca o pictogramă sau ca document propriu-zis. Am o versiune veche de Word 2010 care introduce întregul PDF. Când am încercat în Word 365, însă, a apărut doar o pictogramă.

În cele ce urmează sunt pașii pentru metoda drag-and-drop. Eu folosesc o versiune mai veche de Word pe un computer cu Windows 7, așa că este posibil ca a dumneavoastră să arate diferit. Cu toate acestea, pașii se execută în același mod în versiunile mai noi de Word.

Pasul 1: Derulați până la locația din documentul Word în care doriți să inserați PDF-ul.

Pasul 2: Deschideți Windows File Explorer și navigați până la PDF-ul pe care doriți să îl inserați.

Pasul 3: Selectați PDF-ul și trageți-l în documentul Word.

Pentru a selecta și glisa fișierul, faceți clic pe PDF cu butonul stâng al mouse-ului și țineți-l apăsat, apoi glisați cu grijă fișierul astfel încât să se afle deasupra documentului Word.

După ce se află în locul dorit, eliberați butonul stâng al mouse-ului, iar PDF-ul va fi plasat în acel loc.

Dacă întâmpinați probleme legate de modul în care este prezentat PDF-ul, puteți oricând să îl ștergeți din document și să îl reintroduceți.

Cu asta se încheie acest articol tutorial. Sper că vi s-a părut util. Ca întotdeauna, anunțați-mă dacă aveți probleme în încercarea de a insera un PDF într-un document Word.